Was ist eine Datenschutz-Software?

Eine Datenschutz-Software ermöglicht es einer Datenschutz-Organisation, ihre gesetzlichen Aufgaben standardisiert, zeitsparend und vollumfänglich wahrzunehmen.

Eine Datenschutz-Management-Software unterstützt bei der Erstellung des Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, bei Betroffenenanfragen, der Dokumentation von Rechenschafts- und Meldepflichten, bei der Prüfung und Überwachung von Datenverarbeitungen, bei der Schulung der Mitarbeiter oder der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung.

Als integriertes System ist es in der Lage, den gesamten Prozess von der Antragstellung über die Verifizierung des Betroffenen bis hin zur Erledigung der Anfrage standardisiert zu verwalten. Datenschutzbeauftragte können so den Zeit- und Gemeinkostenaufwand erheblich senken.

Die Komplexität der Aufgaben einer Datenschutz-Organisation wächst mit der Größe und dem Grad der Internationalisierung des Unternehmens sowie mit der Kritikalität einer Verarbeitung. Ohne ein leistungsstarkes Datenschutz-Tool stößt dabei auch der kompetenteste Datenschutzbeauftragte rasch an seine Grenzen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Prüfungen und Datenschutz-Folgenabschätzung

Eine Datenschutz-Software bietet vielfältige Features zur Unterstützung einer Datenschutz-Organisation. Herzstück des Datenschutzes ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Seine Erstellung und Pflege kann an Datenschutzkoordinatoren oder Ansprechpartner in den Fachabteilungen delegiert werden. Über frei konfigurierbare Online-Masken kann jedem Mitarbeiter die Dokumentation „seiner“ Verarbeitungen zugewiesen werden.

Fristsetzungen per Maßnahmen und ein detailliertes Reporting bieten dem Datenschutzbeauftragten stets einen aktuellen Überblick über den Stand der Verarbeitungsübersicht/des Verfahrensverzeichnis in der Datenschutz-Software.

Gleiches gilt für die Datenschutz-Folgenabschätzung und für Prüfungen und Audits von Verarbeitungen, Auftragsverarbeitern oder technisch-organisatorischer Maßnahmen (TOM). Auch hier stehen Musterkataloge und Reports zur Anpassung an die eigenen Wünsche zur Verfügung.

Solche Lösungen werden in der Regel von Unternehmen aller Größen und Branchen eingesetzt, vom Mittelständler bis zum DAX-Unternehmen. Ein ausdifferenziertes Rechte- und Rollenmodell bietet Flexibilität für die Datenschutz-Organisation, die Rechtsabteilung, das Marketing und andere Benutzer, um die wachsenden Datenschutz-Anforderungen weltweit mit einer Datenschutz-Management-Software zu steuern: Risikobewertungen, Prüfungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, Reporting, Schulungen, Betroffenenanfragen und vieles mehr.

Schulung der Mitarbeiter

Nicht umgesetzter Datenschutz ist ein Risiko für das Unternehmen und deren Kunden. Datenschutzschulungen sind das beste Mittel, um Datenpannen zu vermeiden. Auch hier unterstützt eine Datenschutz-Management-Software in der Regel mit vorinstallierten Web-Based Trainings, die per automatisierter E-Mail an Mitarbeiter versendet werden können.

In diesem Fall kann man jedes Training den individuellen Wünschen anpassen oder gänzlich neue entwerfen und kreieren.

Betroffenenanfragen

Eine der größten Herausforderungen des Datenschutzbeauftragten ist die Sicherstellung der Betroffenenrechte. Unter ihnen ragt das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO mit Abstand heraus.

Laut einer aktuellen Umfrage von Gartner benötigen 36 Prozent der Unternehmen drei Wochen oder mehr, um auf eine Betroffenenanfrage zu reagieren. Damit bewegen sie sich hart an der Vier-Wochen-Frist, die der Gesetzgeber ihnen zur Beantwortung üblicherweise zugesteht. Mehr als ein Viertel der befragten Unternehmen gab dabei durchschnittliche Kosten von 1.000 bis 2.000 Euro pro Anfrage an.

Eine Datenschutz-Software kann als integriertes System in der Lage sein, den gesamten Prozess von der Antragstellung über die Verifizierung des Betroffenen bis hin zur Erledigung der Anfrage standardisiert zu verwalten. Datenschutzbeauftragte können so den Zeit- und Gemeinkostenaufwand erheblich senken.

Weitere Features und Hosting

Eine Datenschutz-Software kann auch weitere Features bieten, um ein Unternehmen stets datenschutz-compliant zu halten.

Ein Privacy Benchmark zeigt Ihnen auf einen Blick, wo das Unternehmen hinsichtlich des Datenschutzes steht.

Generatoren für die Datenschutzerklärung und das Cookie-Banner entlasten die Rechtsabteilung und sparen bares Geld.

Über 2B Advice PrIME

Die Einzelplatzlizenz der Datenschutz-Software 2B Advice PrIME steht als kostenlose Freeware zur Verfügung. Das Datenschutz-Tool kann selbst gehostet oder als Software-as-a-Service-Produkt (SaaS) genutzt werden.

Weitere Infos: 2B Advice PrIME