Formulaires Web dans Ailance : participation externe sans accès à la plateforme

Formulaires Web dans Ailance : participation externe sans accès à la plateforme

Les processus de gouvernance échouent rarement parce que la documentation interne est insuffisante. Le plus souvent, le problème tient au fait que les informations nécessaires sont générées en dehors du système de gouvernance.

Le service concerné connaît le cas d'utilisation prévu de l'IA. Le prestataire dispose des informations relatives à ses mesures techniques et organisationnelles. Le sous-traitant connaît les détails d'une Traitement. Le propriétaire du modèle peut expliquer comment un modèle d'IA est utilisé. Un client ou une personne concernée souhaite déposer une demande relative à la protection des données.

Cependant, bon nombre de ces personnes ne travaillent pas directement chez Ailance – et, souvent, elles ne sont pas censées y avoir un accès complet.

C'est alors que commence le circuit habituel : on envoie des e-mails, on échange des fichiers Excel, on remplit des PDF et on crée des formulaires libres. Il manque des informations, les versions ne sont pas claires et des demandes de précisions s'imposent. Au final, quelqu'un doit vérifier les informations, les structurer et les transférer manuellement dans Ailance.

Les formulaires Web Ailance permettent justement d'éliminer cette rupture de média.

Ils permettent de collecter des informations en dehors de la plateforme et de les importer directement sous forme de données Ailance structurées.

Qu'est-ce que les formulaires Web Ailance ?

Les Webforms Ailance sont des formulaires utilisables en externe, basés sur des modèles d'actifs existants dans Ailance.

Un Solution Builder peut publier un modèle adapté sous forme de formulaire Web. Cela permet de transformer un masque Ailance interne en un point d'accès contrôlé pour les personnes qui ne disposent pas d'un accès régulier à la plateforme.

La personne externe reçoit un formulaire clairement défini et y saisit les informations requises. C'est le Solution Builder qui détermine les questions affichées, les informations obligatoires et les valeurs autorisées.

Dans ce cadre, il est notamment possible d'utiliser :

• Champs obligatoires
• Validations des données saisies
• types de champs définis
• options disponibles
• Textes d'aide
• contenus multilingues
• identifiants de formulaires publics
• versions de publication validées

La personne externe ne travaille donc pas dans un formulaire isolé, en dehors du système. Ses données sont d'emblée saisies dans la structure dans laquelle elles seront ensuite requises dans Ailance.

Les données externes sont transformées en données de gouvernance directement exploitables.

Quel problème les formulaires Web permettent-ils de résoudre ?

Dans presque toutes les entreprises, il existe des processus de gouvernance qui nécessitent des informations provenant de personnes qui ne sont pas des utilisateurs réguliers d'Ailance.

En voici quelques exemples typiques :

• Un service signale une nouvelle opération de traitement.
• Un collaborateur soumet un nouveau cas d'utilisation de l'IA.
• Un propriétaire de modèle ajoute des informations sur un modèle d'IA.
• Un sous-traitant fournit des informations concernant une Traitement.
• Un fournisseur répond aux questions concernant Protection des données et la sécurité de l'information.
• Un client ou une personne concernée formule une demande relative à la protection des données.
• Un collaborateur signale un incident.
• Un lanceur d'alerte soumet un signalement de manière structurée.

En l'absence d'une intégration directe dans le système de gouvernance, on recourt souvent à des solutions de contournement : Microsoft Forms, listes SharePoint, fichiers Excel, modèles d'e-mails ou portails développés sur mesure.

À première vue, ces solutions semblent simples. À long terme, elles génèrent toutefois une charge de travail supplémentaire :

• Les données sont stockées dans plusieurs systèmes.
• Certaines informations obligatoires manquent.
• Les informations doivent être saisies manuellement.
• Les demandes de précisions et les délais de traitement augmentent.
• Les versions et les responsabilités ne sont plus claires.
• Il est difficile de retrouver ces justificatifs par la suite.
• Des processus parallèles se développent en marge du système de gouvernance.

Le véritable problème n'est donc pas l'absence de formulaire. C'est la rupture entre le formulaire et le processus de gouvernance qui s'ensuit.

Les formulaires Web Ailance comblent cette lacune.

À quoi peuvent servir les formulaires Web ?

Grâce à Webforms, les Solution Builders peuvent ouvrir de manière ciblée les processus d'accueil au public, sans avoir à développer un portail distinct à cet effet.

Ces processus sont particulièrement adaptés aux situations dans lesquelles des personnes externes ou peu impliquées doivent apporter une contribution clairement définie.

Répertoire des activités de traitement

Un département, une filiale du groupe ou un sous-traitant peut fournir des informations concernant une Traitement mettre à disposition.

Au lieu d'envoyer les informations par e-mail à l' Équipe de protection des données Lorsqu'elles sont envoyées, elles sont saisies selon une structure prédéfinie. Les champs obligatoires et les validations garantissent la constitution, dès leur réception, d'une base de données aussi complète et homogène que possible.

Gouvernance de l'IA

Les collaborateurs peuvent signaler de nouvelles idées liées à l'IA, des outils d'IA ou des cas d'utilisation concrets de l'IA.

Le Solution Builder définit les informations nécessaires à la première vérification. Il peut s'agir, par exemple, des éléments suivants :

• Objectif et utilisation prévue
• responsable du projet
• outil ou modèle d'IA utilisé
• types de données utilisés
• éventuelle Traitement des données à caractère personnel
• prestataire externe
• concernés Processus ou groupes de personnes
• risques connus
• domaine d'application souhaité

La déclaration peut ensuite être évaluée et complétée dans Ailance, puis transmise aux processus de vérification et de validation prévus.

Demandes relatives à la protection des données

Clients, employés ou autres concernés Les personnes peuvent soumettre des demandes relatives à la protection des données via un formulaire en ligne structuré.

Les informations requises sont demandées de manière ciblée. Cela permet à Ailance de recevoir une demande plus complète, qui peut alors y être directement attribuée, traitée et documentée.

Gestion des fournisseurs

Les fournisseurs peuvent fournir des informations concernant la protection des données, la sécurité de l'information, les certifications, les sous-traitants, les interlocuteurs ou les mesures techniques et organisationnelles.

Les informations ne sont pas dispersées dans différentes boîtes mail ou différents tableaux, mais sont regroupées dans une structure uniforme et exploitable.

Systèmes de gestion des incidents et de signalement

Les incidents ou les signalements peuvent être enregistrés via un formulaire sécurisé, sans pour autant accorder à la personne qui effectue le signalement un accès complet à la plateforme.

Le Solution Builder définit les informations nécessaires à la première évaluation, à l'affectation et à une éventuelle remontée.

Le dénominateur commun est toujours le même :

Les informations sont saisies en dehors d'Ailance, mais sont déjà générées au sein d'Ailance selon la structure appropriée.

Comment fonctionne un formulaire Web dans Ailance ?

Le processus se déroule en sept étapes.

1. Solution Builder sélectionne le processus d'accueil

Dans un premier temps, il convient de déterminer quel processus doit être ouvert aux personnes externes ou à celles qui ne travaillent pas régulièrement chez Ailance.

Tous les formulaires internes ne doivent pas nécessairement être publiés sous forme de formulaire Web. Un formulaire Web est particulièrement utile lorsqu'une personne doit apporter une contribution clairement délimitée : une Traitement signaler un problème, soumettre un cas d'utilisation de l'IA, compléter les informations concernant un fournisseur ou envoyer une demande.

2. Un modèle d'actif adapté est préparé

Le formulaire Web repose sur un modèle d'élément dans Ailance.

Le Solution Builder y définit les informations requises et la structure du formulaire. Cela comprend les champs, les sections, les options de sélection, les champs obligatoires, les textes d'aide et les validations.

Ainsi, la structure des données n'est pas créée après la soumission. Elle fait déjà partie intégrante du formulaire.

3. Les textes destinés à un usage externe sont définis

Les textes que les utilisateurs externes voient lorsqu'ils remplissent le formulaire sont ensuite mis à jour.

Il s'agit notamment :

• Titre et explications
• Libellés des champs et textes d'aide
• Libellé du bouton « Envoyer »
• Message de confirmation après l'envoi
• Message d'erreur en cas d'échec Transmission

Dans le cadre de procédures internationales, ces contenus peuvent être fournis en plusieurs langues.

4. Le formulaire en ligne est publié

Une fois la configuration terminée, Solution Builder publie le formulaire Web.

Ailance génère une version de publication contrôlée et fournit les informations nécessaires pour afficher ou intégrer le formulaire. L'identifiant public du formulaire permet d'identifier de manière unique le formulaire Web.

Le formulaire peut, par exemple, être mis à disposition via un lien ou intégré à un site web existant, à un intranet ou à un portail de services.

5. La personne externe remplit le formulaire

La personne ouvre le formulaire en ligne sans avoir besoin d'un accès complet à la plateforme Ailance.

Elle ne voit que les questions et les champs de saisie prévus pour ce processus. Les champs obligatoires et les validations permettent de saisir les informations requises de manière complète et dans le format approprié.

Le formulaire est ensuite envoyé.

6. Les informations sont transmises à Ailance sous une forme structurée

Les informations transmises ne parviennent pas à Ailance sous forme d'e-mail non structuré ou de fichier joint. Elles sont intégrées dans la structure définie par le modèle d'actif.

Cela évite ainsi de devoir transférer manuellement les données depuis un système de formulaires distinct.

Les informations peuvent être vérifiées, complétées, attribuées aux personnes responsables et traitées dans le cadre du processus de gouvernance prévu au sein d'Ailance.

Selon la solution choisie, cela peut par exemple être suivi de :

• vérification technique
• Évaluation de la protection des données
• Évaluation des risques
• Validation
• Demande de précisions
• Répartition des tâches
• Escalade
• Rapports
• Audit-Documentation

7. Les modifications sont publiées de manière contrôlée

Si le processus d'intégration évolue, Solution Builder peut adapter le modèle sous-jacent.

Il est possible d'ajouter de nouveaux champs obligatoires, d'améliorer la formulation, de modifier les validations ou d'ajouter d'autres versions linguistiques. Les modifications sont ensuite publiées de manière explicite en tant que nouvelle version.

Si le formulaire n'est plus nécessaire, il peut être retiré.

Ainsi, la saisie externe reste maîtrisable, sans que chaque modification interne ne se répercute immédiatement et de manière imperceptible sur le formulaire publié.

Pourquoi les formulaires Web améliorent la qualité des données

La qualité d'un processus de gouvernance dépend essentiellement de la qualité des informations reçues.

Lorsque des personnes transmettent librement leurs données par e-mail, ce sont elles qui décident quelles informations elles jugent pertinentes. De ce fait, ce sont souvent précisément les informations nécessaires à une évaluation ou à une décision qui font défaut.

Dans le cas d'un formulaire Web Ailance, le Solution Builder définit au préalable les besoins en informations.

Les champs obligatoires garantissent que les informations essentielles ne soient pas omises. Les validations empêchent la saisie de données inappropriées. Les listes de sélection garantissent l'uniformité des valeurs. Les explications aident les personnes qui remplissent le formulaire à bien comprendre les questions.

Cela réduit :

• dossiers incomplets
• informations prêtant à confusion
• retouche manuelle
• Questions
• données hétérogènes
• erreurs de transmission

La qualité des données n'est donc pas améliorée seulement lors du contrôle interne. Elle est déjà contrôlée dès la saisie.

La différence par rapport aux formulaires Web classiques

Un formulaire Web classique recueille les réponses.

Un formulaire Web Ailance génère des données de gouvernance.

Dans le cas d'un formulaire distinct, le travail proprement dit ne commence souvent qu'après l'envoi. Les informations doivent être vérifiées, structurées, classées et transférées dans le système de gouvernance.

Un formulaire Web Ailance, en revanche, fait partie intégrante de la solution. Il repose sur un modèle d'actif et utilise la structure qui y est définie. Les champs obligatoires, les validations et les traductions peuvent être utilisés immédiatement. Le formulaire est publié après vérification et dispose d'un identifiant public unique.

Le Solution Builder conserve ainsi le contrôle du processus.

Ce n'est pas la personne externe qui décide quelles informations elle transmet et sous quelle forme. C'est le Solution Builder qui définit les informations requises et la structure dans laquelle elles doivent être saisies.

Pourquoi la gestion des versions est-elle importante ?

Les processus d'accueil évoluent.

De nouveaux champs obligatoires sont ajoutés. Les questions sont reformulées pour être plus claires. Les validations sont adaptées. De nouvelles langues sont ajoutées. Les champs qui ne sont plus nécessaires sont supprimés.

Si de telles modifications devaient avoir un impact immédiat et incontrôlé sur un formulaire public, il serait ensuite pratiquement impossible de déterminer quelle version du formulaire a été utilisée pour un dépôt donné.

Le système de gestion des versions permet ainsi de distinguer le traitement interne du modèle de la version publiée.

Le Solution Builder décide délibérément du moment où une modification est communiquée à l'extérieur. Cela permet de retracer la base sur laquelle les informations ont été collectées.

Ce contrôle est essentiel pour les processus de gouvernance, d'inspection et d'audit.

Formulaires Web multilingues pour les processus internationaux

Les processus de gouvernance s'arrêtent rarement aux frontières nationales.

Un processus centralisé de protection des données peut concerner des sociétés et des salariés dans différents pays. Les fournisseurs sont implantés dans différentes régions. Les cas d'utilisation de l'IA sont soumis par des responsables métier internationaux. Les demandes relatives à la protection des données peuvent être formulées dans plusieurs langues.

Grâce aux formulaires Web traduisibles, il n'est pas nécessaire de mettre en place un processus spécifique pour chaque langue.

La structure technique reste identique. Seule la formulation des questions, des explications et des commentaires est adaptée.

Cela renforce la réutilisabilité des solutions centralisées et réduit le nombre de formulaires spécifiques locaux. Parallèlement, les données reçues restent comparables et peuvent être traitées dans le cadre d'un processus de gouvernance commun.

Formulaire en ligne ou accès à une plateforme externe ?

Les formulaires Web et l'accès à des plateformes externes remplissent des fonctions différentes.

Un formulaire en ligne est indiqué lorsqu'une personne doit fournir des informations sans avoir à continuer à travailler elle-même de manière permanente dans Ailance.

Un accès externe contrôlé est utile lorsqu'une personne doit effectuer des tâches supplémentaires, compléter régulièrement des informations, consulter l'état d'avancement des tâches ou participer régulièrement à un processus de gouvernance.

En fonction du cas d'utilisation, Ailance peut recourir à d'autres modèles d'accès, par exemple :

• Modèles d'accès des utilisateurs au domaine
• traitement des tâches basé sur des jetons
• Intégration de Microsoft Entra ID
• autorisations externes limitées

Le Solution Builder ne se contente donc pas de déterminer quelles informations sont nécessaires ; il décide également quelle forme de participation est la plus appropriée.

Une soumission ponctuelle ne nécessite pas de compte utilisateur complet. En revanche, une collaboration à long terme peut nécessiter un accès contrôlé et clairement délimité.

Provisionnement automatique des utilisateurs et des contacts

Lorsque des personnes participent régulièrement à des processus de gouvernance, leurs rôles et leurs responsabilités doivent être clairement définis dans Ailance.

Il s'agit par exemple :

• Responsable du processus
• Chef d'entreprise
• Propriétaire du modèle
• Rédacteur
• DPO
• Domaines de spécialisation
• Coordonnées des fournisseurs
• autres responsable ou les personnes concernées

Grâce à la création automatique des utilisateurs et des contacts, il est possible de créer ou de mettre à jour des utilisateurs et des contacts en fonction de Microsoft Entra ID, de l'appartenance à des groupes et d'attributs définis.

Cette fonctionnalité ne fait pas partie intégrante du Webform proprement dit. Elle vient compléter les Webforms lorsque, à la suite d'une soumission ponctuelle, s'instaure une collaboration à long terme avec des personnes et des responsabilités clairement définies.

Le véritable avantage : un flux de données continu

Les formulaires Web ne se contentent pas de modifier l'interface. Ils modifient l'ensemble du flux de données.

Sans Webforms :

Les informations sont transmises par e-mail, sous forme de fichiers Excel ou PDF. Il faut les rechercher, les vérifier, en demander davantage, les copier et les transférer manuellement dans Ailance.

Avec Ailance Webforms :

Les informations sont saisies via un formulaire contrôlé et sont directement intégrées dans Ailance sous une forme structurée. Elles peuvent y être vérifiées, complétées et utilisées pour des workflows, des validations, des analyses, des rapports et des audits.

Cela permet de réduire le travail manuel tout en améliorant :

• Qualité des données
• vitesse de traitement
• traçabilité
• Contrôle des processus
• réutilisabilité à l'échelle internationale
• aptitude à l'audit
• Collaboration avec des parties prenantes externes

Ailance ne se contente donc pas d'être une plateforme dédiée au traitement interne. Elle devient également un point d'entrée contrôlé pour les informations provenant des services spécialisés, des filiales du groupe, ainsi que des fournisseurs, des clients et d'autres parties prenantes externes.

Conclusion

Ailance Webforms n'est pas un outil de création de formulaires supplémentaire.

Ils constituent un élément essentiel des processus de gouvernance de bout en bout.

Solution Builder permet d'ouvrir certains processus d'accueil à l'extérieur sans avoir à développer de portails distincts et sans accorder à chaque personne concernée un accès complet à la plateforme.

Dès le départ, les informations reçues respectent la structure Ailance requise. Les champs obligatoires, les validations, les traductions et la gestion des versions garantissent que les contributions externes sont contrôlées et parviennent sous une forme directement exploitable.

Pour les entreprises, cela se traduit par moins de désordre dans les e-mails, moins de gestion de tableaux, moins de processus parallèles et moins de tâches manuelles Transmission de données.

Pour Solution Builder, cela se traduit par un meilleur contrôle de la qualité des données, des processus et du traitement ultérieur.

Il ne s'agit pas de collecter n'importe comment le plus d'informations possible. Il s'agit d'intégrer de manière contrôlée les bonnes informations dans la structure appropriée.