Moduli web in Ailance: collaborazione esterna senza accesso alla piattaforma

Moduli web in Ailance: collaborazione esterna senza accesso alla piattaforma

I processi di governance raramente falliscono a causa di una documentazione interna insufficiente. Più spesso il problema risiede nel fatto che le informazioni necessarie vengono generate al di fuori del sistema di governance.

Il dipartimento è a conoscenza del caso d’uso dell’IA previsto. Il fornitore dispone delle informazioni relative alle proprie misure tecniche e organizzative. Il responsabile del trattamento è a conoscenza dei dettagli di una Elaborazione. Il titolare del modello può spiegare come viene utilizzato un modello di IA. Un cliente o un interessato desidera presentare una richiesta relativa alla protezione dei dati.

Molte di queste persone, tuttavia, non lavorano direttamente presso Ailance – e spesso non dovrebbero nemmeno avere pieno accesso alla sede.

A questo punto inizia la solita trafila: si inviano e-mail, si scambiano file Excel, si compilano PDF e si creano moduli liberi. Mancano dati, le versioni non sono chiare e si rendono necessari ulteriori chiarimenti. Alla fine qualcuno deve verificare le informazioni, strutturarle e inserirle manualmente in Ailance.

Ailance Webforms elimina proprio questa discontinuità tra i diversi media.

Consentono di acquisire informazioni al di fuori della piattaforma e di importarle direttamente come dati strutturati di Ailance.

Cosa sono gli Ailance Webforms?

I Webform di Ailance sono moduli utilizzabili esternamente, basati su modelli di asset già esistenti in Ailance.

Un Solution Builder può pubblicare un modello adeguato come modulo web. In questo modo, una maschera interna di Ailance diventa un punto di accesso controllato per le persone che non dispongono di un accesso regolare alla piattaforma.

La persona esterna riceve un modulo chiaramente definito e inserisce in esso le informazioni richieste. È il Solution Builder a stabilire quali domande vengono visualizzate, quali dati sono obbligatori e quali inserimenti sono consentiti.

A tal fine è possibile utilizzare, tra l’altro:

• Campi obbligatori
• Convalide dei dati inseriti
• tipi di campo definiti
• Opzioni disponibili
• Testi di aiuto
• contenuti multilingue
• ID dei moduli pubblici
• stati di pubblicazione controllati

In questo modo, l'utente esterno non lavora su un modulo separato dal sistema. I dati inseriti vengono registrati direttamente nella struttura in cui saranno successivamente necessari in Ailance.

Gli input esterni si trasformano in dati di governance direttamente utilizzabili.

Quale problema risolvono i moduli web?

In quasi tutte le aziende esistono processi di governance che richiedono informazioni da parte di persone che non sono utenti abituali di Ailance.

Esempi tipici sono:

• Un dipartimento segnala una nuova operazione di elaborazione.
• Un dipendente presenta un nuovo caso d'uso dell'IA.
• Il proprietario di un modello inserisce le informazioni relative a un modello di IA.
• Un responsabile del trattamento fornisce informazioni relative a una Elaborazione.
• Un fornitore risponde alle domande su Protezione dei dati e la sicurezza delle informazioni.
• Un cliente o un interessato presenta una richiesta relativa alla protezione dei dati.
• Un dipendente segnala un incidente.
• Un informatore presenta i fatti in modo strutturato.

In assenza di un accesso diretto al sistema di governance, spesso si ricorre a soluzioni alternative: Microsoft Forms, elenchi di SharePoint, file Excel, modelli di e-mail o portali sviluppati su misura.

A prima vista, queste soluzioni sembrano semplici. A lungo termine, però, comportano un carico di lavoro aggiuntivo:

• I dati sono presenti in diversi sistemi.
• Mancano alcuni dati obbligatori.
• Le informazioni devono essere trasferite manualmente.
• Le richieste di chiarimenti e i tempi di elaborazione sono in aumento.
• Le versioni e le responsabilità diventano poco chiare.
• In seguito è difficile ritrovare i documenti giustificativi.
• Accanto al sistema di governance si sviluppano processi paralleli.

Il vero problema, quindi, non è la mancanza di un modulo. È la discontinuità tra il modulo e il successivo processo di governance.

Ailance Webforms colma questa lacuna.

Per cosa possono essere utilizzati i moduli web?

Grazie a Webforms, i Solution Builder possono aprire in modo mirato i processi di acquisizione al pubblico esterno, senza dover sviluppare un portale separato.

Sono particolarmente indicati i processi in cui persone esterne o con un coinvolgimento limitato devono fornire un contributo chiaramente definito.

Elenco delle attività di trattamento

Un dipartimento, una società del gruppo o un responsabile del trattamento può fornire informazioni relative a una Elaborazione mettere a disposizione.

Invece di inviare le informazioni via e-mail al Team per la protezione dei dati Per poterle inviare, vengono registrate secondo una struttura prestabilita. I campi obbligatori e i controlli di validità garantiscono che, già al momento della ricezione, si crei una base di dati il più possibile completa e uniforme.

Governance dell'IA

I dipendenti possono segnalare nuove idee relative all'IA, strumenti di IA o casi d'uso concreti dell'IA.

Il Solution Builder definisce quali informazioni sono necessarie per la prima verifica. Tra queste possono figurare, ad esempio:

• Finalità e impiego previsto
• Business Owner responsabile
• strumento o modello di intelligenza artificiale utilizzato
• Tipi di dati utilizzati
• possibile Elaborazione dati personali
• fornitore esterno
• colpiti Processi o gruppi di persone
• rischi noti
• ambito di applicazione desiderato

La segnalazione può quindi essere valutata e integrata in Ailance e trasferita nei processi di verifica e approvazione previsti.

Richieste relative alla protezione dei dati

Clienti, dipendenti o altri colpiti Gli utenti possono inviare richieste relative alla protezione dei dati tramite un modulo web strutturato.

I dati richiesti vengono raccolti in modo mirato. In questo modo, la richiesta giunge ad Ailance in forma completa e può essere immediatamente assegnata, elaborata e documentata.

Gestione dei fornitori

I fornitori possono fornire informazioni relative alla protezione dei dati, alla sicurezza delle informazioni, alle certificazioni, ai subappaltatori, ai referenti o alle misure tecniche e organizzative.

Le informazioni non finiscono in diverse caselle di posta elettronica o fogli di calcolo, bensì in una struttura uniforme e analizzabile.

Sistemi di gestione degli incidenti e di segnalazione

Gli incidenti o le segnalazioni possono essere registrati tramite un modulo controllato, senza concedere alla persona che effettua la segnalazione l'accesso completo alla piattaforma.

Il Solution Builder definisce quali dati sono necessari per la prima valutazione, l'assegnazione e l'eventuale escalation.

Il denominatore comune è sempre lo stesso:

Le informazioni vengono inserite al di fuori di Ailance, ma all’interno di Ailance vengono già generate con la struttura corretta.

Come funziona un modulo web in Ailance?

Il processo si articola in sette fasi.

1. Il Solution Builder seleziona il processo di intake

In primo luogo si decide quale processo debba essere accessibile alle persone esterne o a quelle che non lavorano regolarmente in Ailance.

Non tutte le maschere interne devono essere pubblicate come moduli web. Un modulo web è utile soprattutto quando una persona deve fornire un contributo ben definito: un Elaborazione segnalare, inviare un caso d’uso dell’IA, integrare informazioni su un fornitore o inviare una richiesta.

2. Viene preparato un modello di asset adeguato

Il modulo web si basa su un modello di risorsa in Ailance.

Il Solution Builder definisce quali informazioni sono necessarie e come è strutturato il modulo. Tra queste figurano campi, sezioni, opzioni di selezione, campi obbligatori, testi di aiuto e validazioni.

In questo modo, la struttura dei dati non viene creata solo dopo l'invio, ma è già parte integrante del modulo.

3. Vengono definiti i testi destinati all’uso esterno

Successivamente vengono aggiornati i testi che gli utenti esterni vedono durante la compilazione.

Tra questi figurano in particolare:

• Titolo e note esplicative
• Etichette dei campi e testi di aiuto
• Testo del pulsante "Invia"
• Messaggio di conferma dopo l'invio
• Messaggio di errore in caso di operazione non riuscita Trasmissione

Nel caso di procedimenti internazionali, questi contenuti possono essere resi disponibili in diverse lingue.

4. Il modulo web viene pubblicato

Una volta completata la configurazione, Solution Builder pubblica il modulo web.

Ailance genera uno stato di pubblicazione controllato e fornisce le informazioni necessarie per richiamare o incorporare il modulo. Il modulo web può essere identificato in modo univoco tramite l'ID pubblico del modulo.

Il modulo può, ad esempio, essere reso disponibile tramite un link oppure integrato in un sito web esistente, in una rete intranet o in un portale di servizi.

5. La persona esterna compila il modulo

L'utente apre il modulo web senza che sia necessario disporre di un accesso completo alla piattaforma Ailance.

Vede solo le domande e i campi di inserimento previsti per questa procedura. I campi obbligatori e i controlli di validità aiutano a inserire le informazioni richieste in modo completo e nel formato corretto.

Successivamente, il modulo verrà inviato.

6. Le informazioni vengono inserite in Ailance in modo strutturato

I dati trasmessi non pervengono ad Ailance sotto forma di e-mail non strutturata o di file allegato, ma vengono inseriti nella struttura definita dal modello di asset.

In questo modo non è più necessario effettuare il trasferimento manuale da un sistema di moduli separato.

Le informazioni possono essere verificate in Ailance, integrate, assegnate ai responsabili e ulteriormente elaborate nell'ambito del processo di governance previsto.

A seconda della soluzione, possono seguire, ad esempio:

• verifica tecnica
• Valutazione della protezione dei dati
• Valutazione del rischio
• Approvazione
• Richiesta di chiarimenti
• Ripartizione dei compiti
• Escalation
• Reportistica
• Audit-Documentazione

7. Le modifiche vengono pubblicate in modo controllato

Se il processo di acquisizione subisce delle modifiche, Solution Builder può adattare il modello sottostante.

È possibile aggiungere nuovi campi obbligatori, migliorare le formulazioni, modificare le regole di convalida o aggiungere ulteriori versioni linguistiche. Le modifiche vengono poi pubblicate espressamente come nuova versione.

Se il modulo non è più necessario, può essere ritirato.

In questo modo è possibile mantenere sotto controllo i dati inseriti esternamente, senza che ogni modifica interna si rifletta immediatamente e in modo impercettibile sul modulo pubblicato.

Perché i moduli web migliorano la qualità dei dati

La qualità di un processo di governance dipende in larga misura dalla qualità delle informazioni ricevute.

Quando le persone trasmettono liberamente i propri dati via e-mail, decidono autonomamente quali informazioni ritengono rilevanti. Di conseguenza, spesso mancano proprio quei dati necessari per una valutazione o una decisione.

Nel caso di un modulo web Ailance, il Solution Builder definisce in anticipo le esigenze informative.

I campi obbligatori garantiscono che non vengano tralasciate informazioni essenziali. Le verifiche di validità impediscono l'inserimento di dati non corretti. I campi a scelta multipla assicurano l'uniformità dei valori. Le spiegazioni aiutano chi compila il modulo a comprendere correttamente le domande.

Ciò riduce:

• documenti presentati in modo incompleto
• informazioni fuorvianti
• rifinitura manuale
• Ulteriori informazioni
• dati non uniformi
• Errori di trasmissione

La qualità dei dati non viene quindi migliorata solo in fase di verifica interna, ma viene controllata già al momento della raccolta.

La differenza rispetto ai normali moduli web

Un normale modulo web raccoglie le risposte.

Un modulo web Ailance genera dati relativi alla governance.

Nel caso di un modulo separato, il lavoro vero e proprio spesso inizia solo dopo l'invio. Le informazioni devono essere verificate, strutturate, classificate e trasferite nel sistema di governance.

Un modulo web Ailance, invece, è parte integrante della soluzione. Si basa su un modello di asset e utilizza la struttura ivi definita. I campi obbligatori, le convalide e le traduzioni possono essere utilizzati immediatamente. Il modulo viene pubblicato in modo controllato e dispone di un ID pubblico univoco.

In questo modo, Solution Builder mantiene il controllo sul processo.

Non è la persona esterna a decidere quali informazioni trasmettere e in quale forma. È il Solution Builder a stabilire quali dati sono necessari e in quale struttura devono essere inseriti.

Perché la gestione delle versioni è importante

I processi di accoglienza stanno cambiando.

Vengono aggiunti nuovi campi obbligatori. Le domande vengono formulate in modo più chiaro. Le regole di convalida vengono adeguate. Vengono aggiunte ulteriori lingue. I campi non più necessari vengono rimossi.

Se tali modifiche avessero un impatto immediato e incontrollato su un modulo pubblico, in seguito sarebbe quasi impossibile risalire a quale versione del modulo sia stata utilizzata per una determinata presentazione.

Il sistema di controllo delle versioni separa quindi l'elaborazione interna del modello dalla versione pubblicata.

Il Solution Builder decide consapevolmente quando comunicare una modifica all’esterno. In questo modo rimane tracciabile su quale base siano state raccolte le informazioni.

Questo controllo è fondamentale per i processi di governance, verifica e audit.

Moduli web multilingue per processi internazionali

I processi di governance raramente si fermano ai confini nazionali.

Un processo centrale di protezione dei dati può riguardare società e dipendenti in diversi paesi. I fornitori hanno sede in diverse regioni. I casi d’uso dell’IA vengono presentati da responsabili aziendali internazionali. Le richieste relative alla protezione dei dati possono pervenire in diverse lingue.

Grazie ai moduli web traducibili, non è necessario creare un processo specifico per ogni lingua.

La struttura tecnica rimane invariata. Viene adattata solo la formulazione delle domande, delle spiegazioni e dei feedback.

Ciò aumenta la riutilizzabilità delle soluzioni centralizzate e riduce il ricorso a moduli speciali a livello locale. Allo stesso tempo, i dati in entrata rimangono comparabili e possono essere ulteriormente elaborati nell’ambito di un processo di governance comune.

Modulo web o accesso a una piattaforma esterna?

I moduli web e l'accesso a piattaforme esterne svolgono funzioni diverse.

Un modulo web è indicato quando una persona deve inviare delle informazioni senza dover poi continuare a lavorare in modo continuativo su Ailance.

Un accesso esterno controllato è utile quando una persona deve svolgere ulteriori compiti, integrare ripetutamente delle informazioni, verificare lo stato di avanzamento delle attività o partecipare regolarmente a un processo di governance.

A seconda del caso d'uso, Ailance può avvalersi di ulteriori modelli di accesso, ad esempio:

• Modelli di accesso degli utenti ai domini
• elaborazione dei compiti basata su token
• Integrazione con Microsoft Entra ID
• autorizzazioni esterne limitate

Il Solution Builder non si limita quindi a decidere quali informazioni siano necessarie, ma stabilisce anche quale forma di partecipazione sia più adeguata.

Per un invio una tantum non è necessario disporre di un account utente completo. Una collaborazione continuativa può invece richiedere un accesso controllato e chiaramente delimitato.

Provisioning automatico di utenti e contatti

Se alcune persone partecipano regolarmente ai processi di governance, i loro ruoli e le loro responsabilità devono essere riportati in modo affidabile in Ailance.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Responsabile del processo
• Titolare dell'azienda
• Proprietario del modello
• Recensore
• DPO
• Dipartimenti
• Contatti dei fornitori
• altri responsabile o le persone coinvolte

Grazie alla creazione automatica di utenti e contatti, è possibile creare o aggiornare utenti e persone di riferimento sulla base di Microsoft Entra ID, dell'appartenenza a gruppi e di attributi definiti.

Questa funzione non fa parte del Webform vero e proprio. Essa integra il Webform nei casi in cui da un invio una tantum nasca una collaborazione più ampia con persone e responsabilità chiaramente assegnate.

Il vero vantaggio: un flusso di dati continuo

I moduli web non modificano solo l'interfaccia, ma cambiano l'intero flusso di dati.

Senza moduli web:

Le informazioni arrivano via e-mail, in formato Excel o PDF. Devono essere ricercate, verificate, richieste, copiate e trasferite manualmente in Ailance.

Con Ailance Webforms:

Le informazioni vengono raccolte tramite un modulo controllato e inserite direttamente in Ailance in formato strutturato. Una volta inserite, possono essere verificate, integrate e utilizzate per flussi di lavoro, approvazioni, analisi, report e audit.

Ciò riduce il lavoro manuale e, al contempo, migliora:

• Qualità dei dati
• Velocità di lavorazione
• tracciabilità
• Controllo dei processi
• riutilizzabilità a livello internazionale
• Capacità di revisione
• Collaborazione con soggetti esterni

Ailance non diventa così solo una piattaforma per l'elaborazione interna, ma anche un punto di ingresso controllato per le informazioni provenienti dai reparti specialistici, dalle società del gruppo, dai fornitori, dai clienti e da altri soggetti esterni.

Conclusione

Ailance Webforms non è un ulteriore strumento per la creazione di moduli.

Costituiscono un elemento fondamentale per processi di governance integrati.

I Solution Builder possono rendere accessibili all'esterno determinati processi di intake senza dover sviluppare portali separati e senza concedere a ogni persona coinvolta l'accesso completo alla piattaforma.

Le informazioni in entrata rispettano fin dall'inizio la struttura Ailance richiesta. I campi obbligatori, le validazioni, le traduzioni e la gestione delle versioni garantiscono che i contributi esterni arrivino in modo controllato e siano immediatamente utilizzabili.

Per le aziende ciò significa meno caos nelle e-mail, meno gestione dei fogli di calcolo, meno processi paralleli e meno operazioni manuali Trasmissione dei dati.

Per Solution Builder ciò significa un maggiore controllo sulla qualità dei dati, sui processi e sull'elaborazione successiva.

Non si tratta di raccogliere in qualche modo il maggior numero possibile di informazioni. Si tratta piuttosto di inserire le informazioni giuste, in modo controllato, nella struttura corretta.