Webforms in Ailance: Externe Mitwirkung ohne Plattformzugang

Webforms in Ailance: Externe Mitwirkung ohne Plattformzugang

Governance-Prozesse scheitern selten daran, dass intern zu wenig dokumentiert wird. Häufiger liegt das Problem darin, dass die benötigten Informationen außerhalb des Governance-Systems entstehen.

Der Fachbereich kennt den geplanten AI Use Case. Der Lieferant verfügt über die Angaben zu seinen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Der Auftragsverarbeiter kennt die Details einer Verarbeitung. Der Model Owner kann erklären, wie ein KI-Modell eingesetzt wird. Ein Kunde oder Betroffener möchte eine Datenschutzanfrage einreichen.

Viele dieser Personen arbeiten jedoch nicht direkt in Ailance – und sollen dort häufig auch keinen vollständigen Zugang erhalten.

Dann beginnt der bekannte Umweg: E-Mails werden verschickt, Excel-Dateien ausgetauscht, PDFs ausgefüllt und freie Formulare erstellt. Angaben fehlen, Versionen sind unklar und Rückfragen werden notwendig. Am Ende muss jemand die Informationen prüfen, strukturieren und manuell in Ailance übertragen.

Ailance Webforms beseitigen genau diesen Medienbruch.

Sie ermöglichen es, Informationen außerhalb der Plattform zu erfassen und direkt als strukturierte Ailance-Daten zu übernehmen.

Was sind Ailance Webforms?

Ailance Webforms sind extern nutzbare Formulare, die auf bestehenden Asset-Templates in Ailance basieren.

Ein Solution Builder kann ein geeignetes Template als Webform veröffentlichen. Dadurch wird aus einer internen Ailance-Maske ein kontrollierter Eingang für Personen, die keinen regulären Plattformzugang besitzen.

Die externe Person erhält ein klar definiertes Formular und gibt dort die benötigten Informationen ein. Welche Fragen angezeigt werden, welche Angaben verpflichtend sind und welche Eingaben zulässig sind, bestimmt der Solution Builder.

Dabei können unter anderem genutzt werden:

• Pflichtfelder
• Eingabevalidierungen
• definierte Feldtypen
• Auswahlmöglichkeiten
• Hilfetexte
• mehrsprachige Inhalte
• öffentliche Formular-IDs
• kontrollierte Veröffentlichungsstände

Die externe Person arbeitet damit nicht in einem losgelösten Formular neben dem System. Ihre Angaben werden bereits in der Struktur erfasst, in der sie anschließend in Ailance benötigt werden.

Aus externem Input werden direkt nutzbare Governance-Daten.

Welches Problem lösen Webforms?

In nahezu jedem Unternehmen gibt es Governance-Prozesse, die Informationen von Personen benötigen, die keine regulären Ailance-Nutzer sind.

Typische Beispiele sind:

• Ein Fachbereich meldet einen neuen Verarbeitungsvorgang.
• Ein Mitarbeiter reicht einen neuen AI Use Case ein.
• Ein Model Owner ergänzt Angaben zu einem KI-Modell.
• Ein Auftragsverarbeiter liefert Informationen zu einer Verarbeitung.
• Ein Lieferant beantwortet Fragen zu Datenschutz und Informationssicherheit.
• Ein Kunde oder Betroffener stellt eine Datenschutzanfrage.
• Ein Mitarbeiter meldet einen Incident.
• Ein Hinweisgeber reicht einen Sachverhalt strukturiert ein.

Ohne einen direkten Eingang in das Governance-System entstehen dafür häufig Ersatzlösungen: Microsoft Forms, SharePoint-Listen, Excel-Dateien, E-Mail-Vorlagen oder individuell entwickelte Portale.

Diese Lösungen wirken zunächst einfach. Langfristig erzeugen sie jedoch zusätzliche Arbeit:

• Daten liegen in mehreren Systemen.
• Pflichtangaben fehlen.
• Informationen müssen manuell übertragen werden.
• Rückfragen und Bearbeitungszeiten nehmen zu.
• Versionen und Zuständigkeiten werden unklar.
• Nachweise sind später schwer auffindbar.
• Neben dem Governance-System entstehen Schattenprozesse.

Das eigentliche Problem ist daher nicht das Fehlen eines Formulars. Es ist der Bruch zwischen dem Formular und dem nachfolgenden Governance-Prozess.

Ailance Webforms schließen diesen Bruch.

Wofür können Webforms eingesetzt werden?

Mit Webforms können Solution Builder gezielt Intake-Prozesse nach außen öffnen, ohne dafür ein separates Portal entwickeln zu müssen.

Besonders geeignet sind Prozesse, bei denen externe oder nur eingeschränkt beteiligte Personen einen klar definierten Beitrag leisten sollen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Ein Fachbereich, eine Konzerngesellschaft oder ein Auftragsverarbeiter kann Angaben zu einer Verarbeitung bereitstellen.

Statt die Informationen per E-Mail an das Datenschutzteam zu senden, werden sie über eine vorgegebene Struktur erfasst. Pflichtfelder und Validierungen sorgen dafür, dass bereits beim Eingang eine möglichst vollständige und einheitliche Datengrundlage entsteht.

AI Governance

Mitarbeiter können neue KI-Ideen, AI Tools oder konkrete AI Use Cases melden.

Der Solution Builder legt fest, welche Informationen für die erste Prüfung benötigt werden. Dazu können beispielsweise gehören:

• Zweck und geplanter Einsatz
• verantwortlicher Business Owner
• eingesetztes AI Tool oder Modell
• verwendete Datenarten
• mögliche Verarbeitung personenbezogener Daten
• externer Anbieter
• betroffene Prozesse oder Personengruppen
• bekannte Risiken
• gewünschter Einsatzbereich

Die Meldung kann anschließend in Ailance bewertet, ergänzt und in die vorgesehenen Prüf- und Freigabeprozesse überführt werden.

Datenschutzanfragen

Kunden, Beschäftigte oder andere betroffene Personen können Datenschutzanfragen über ein strukturiertes Webform einreichen.

Die benötigten Angaben werden gezielt abgefragt. Dadurch kann die Anfrage vollständiger in Ailance eingehen und dort direkt zugeordnet, bearbeitet und dokumentiert werden.

Lieferantenmanagement

Lieferanten können Angaben zu Datenschutz, Informationssicherheit, Zertifizierungen, Unterauftragnehmern, Ansprechpartnern oder technischen und organisatorischen Maßnahmen bereitstellen.

Die Informationen landen nicht in unterschiedlichen E-Mail-Postfächern oder Tabellen, sondern in einer einheitlichen, auswertbaren Struktur.

Incident- und Hinweisgebersysteme

Incidents oder Hinweise können über ein kontrolliertes Formular aufgenommen werden, ohne der meldenden Person vollständigen Plattformzugang zu geben.

Der Solution Builder definiert, welche Angaben für die erste Bewertung, Zuordnung und mögliche Eskalation benötigt werden.

Der gemeinsame Nenner ist immer derselbe:

Die Informationen werden außerhalb von Ailance eingegeben, entstehen aber innerhalb von Ailance bereits in der richtigen Struktur.

Wie funktioniert ein Webform in Ailance?

Der Ablauf besteht aus sieben Schritten.

1. Der Solution Builder wählt den Intake-Prozess aus

Zunächst wird entschieden, welcher Prozess für externe oder nicht regelmäßig in Ailance arbeitende Personen geöffnet werden soll.

Nicht jede interne Maske muss als Webform veröffentlicht werden. Sinnvoll ist ein Webform vor allem dann, wenn eine Person einen klar begrenzten Beitrag leisten soll: eine Verarbeitung melden, einen AI Use Case einreichen, Informationen zu einem Lieferanten ergänzen oder eine Anfrage stellen.

2. Ein geeignetes Asset-Template wird vorbereitet

Das Webform basiert auf einem Asset-Template in Ailance.

Der Solution Builder legt darin fest, welche Informationen benötigt werden und wie das Formular aufgebaut ist. Dazu gehören Felder, Abschnitte, Auswahlmöglichkeiten, Pflichtangaben, Hilfetexte und Validierungen.

Damit wird die Datenstruktur nicht erst nach der Einreichung geschaffen. Sie ist bereits Bestandteil des Formulars.

3. Die Texte für die externe Nutzung werden festgelegt

Anschließend werden die Texte gepflegt, die externe Nutzer beim Ausfüllen sehen.

Dazu gehören insbesondere:

• Überschrift und Erläuterungen
• Feldbeschriftungen und Hilfetexte
• Beschriftung des Absende-Buttons
• Erfolgsmeldung nach dem Absenden
• Fehlermeldung bei einer nicht erfolgreichen Übermittlung

Bei internationalen Prozessen können diese Inhalte in mehreren Sprachen bereitgestellt werden.

4. Das Webform wird veröffentlicht

Nach der Konfiguration veröffentlicht der Solution Builder das Webform.

Ailance erzeugt einen kontrollierten Veröffentlichungsstand und stellt die notwendigen Informationen für den Aufruf oder die Einbettung des Formulars bereit. Über die öffentliche Formular-ID kann das Webform eindeutig identifiziert werden.

Das Formular kann beispielsweise über einen Link bereitgestellt oder in eine bestehende Website, ein Intranet oder ein Serviceportal eingebunden werden.

5. Die externe Person füllt das Formular aus

Die Person öffnet das Webform, ohne dafür vollständigen Zugang zur Ailance-Plattform zu benötigen.

Sie sieht nur die für diesen Prozess vorgesehenen Fragen und Eingabemöglichkeiten. Pflichtfelder und Validierungen helfen dabei, die benötigten Informationen vollständig und in der richtigen Form einzugeben.

Anschließend wird das Formular abgesendet.

6. Die Informationen gehen strukturiert in Ailance ein

Die übermittelten Angaben erreichen Ailance nicht als unstrukturierte E-Mail oder angehängte Datei. Sie gehen in der durch das Asset-Template definierten Struktur ein.

Damit entfällt das manuelle Übertragen aus einem separaten Formularsystem.

Die Informationen können in Ailance geprüft, ergänzt, verantwortlichen Personen zugeordnet und im vorgesehenen Governance-Prozess weiterbearbeitet werden.

Je nach Lösung können sich daran beispielsweise anschließen:

• fachliche Prüfung
• Datenschutzprüfung
• Risikobewertung
• Freigabe
• Rückfrage
• Aufgabenverteilung
• Eskalation
• Reporting
• Audit-Dokumentation

7. Änderungen werden kontrolliert veröffentlicht

Verändert sich der Intake-Prozess, kann der Solution Builder das zugrunde liegende Template anpassen.

Neue Pflichtfelder können ergänzt, Formulierungen verbessert, Validierungen geändert oder weitere Sprachversionen hinzugefügt werden. Die Änderungen werden anschließend bewusst als neuer Stand veröffentlicht.

Wird das Formular nicht mehr benötigt, kann es zurückgezogen werden.

So bleibt der externe Intake kontrollierbar, ohne dass jede interne Änderung sofort und unbemerkt auf das veröffentlichte Formular durchschlägt.

Warum Webforms die Datenqualität verbessern

Die Qualität eines Governance-Prozesses hängt wesentlich von der Qualität der eingehenden Informationen ab.

Wenn Personen ihre Angaben frei per E-Mail übermitteln, entscheiden sie selbst, welche Informationen sie für relevant halten. Dadurch fehlen häufig genau die Angaben, die für eine Bewertung oder Entscheidung benötigt werden.

Bei einem Ailance Webform definiert der Solution Builder den Informationsbedarf im Voraus.

Pflichtfelder stellen sicher, dass wesentliche Angaben nicht übersprungen werden. Validierungen verhindern ungeeignete Eingaben. Auswahlfelder sorgen für einheitliche Werte. Erläuterungen helfen den ausfüllenden Personen, Fragen richtig zu verstehen.

Das reduziert:

• unvollständige Einreichungen
• missverständliche Angaben
• manuelle Nachbearbeitung
• Rückfragen
• uneinheitliche Daten
• Übertragungsfehler

Die Datenqualität wird damit nicht erst bei der internen Prüfung verbessert. Sie wird bereits bei der Erfassung gesteuert.

Der Unterschied zu gewöhnlichen Webformularen

Ein gewöhnliches Webformular sammelt Antworten.

Ein Ailance Webform erzeugt Governance-Daten.

Bei einem separaten Formular beginnt die eigentliche Arbeit häufig erst nach dem Absenden. Die Informationen müssen geprüft, strukturiert, zugeordnet und in das Governance-System übertragen werden.

Ein Ailance Webform ist dagegen Bestandteil der Lösung. Es basiert auf einem Asset-Template und nutzt die darin definierte Struktur. Pflichtfelder, Validierungen und Übersetzungen können unmittelbar verwendet werden. Das Formular wird kontrolliert veröffentlicht und besitzt eine eindeutige öffentliche Formular-ID.

Damit behält der Solution Builder die Kontrolle über den Prozess.

Nicht die externe Person entscheidet, welche Informationen sie in welcher Form übermittelt. Der Solution Builder legt fest, welche Angaben erforderlich sind und in welcher Struktur sie eingehen.

Warum Versionierung wichtig ist

Intake-Prozesse verändern sich.

Neue Pflichtfelder werden ergänzt. Fragen werden verständlicher formuliert. Validierungen werden angepasst. Zusätzliche Sprachen kommen hinzu. Nicht mehr benötigte Felder werden entfernt.

Würden sich solche Änderungen unmittelbar und unkontrolliert auf ein öffentliches Formular auswirken, wäre später kaum nachvollziehbar, welche Formularversion bei einer bestimmten Einreichung verwendet wurde.

Die Versionierung trennt deshalb die interne Bearbeitung des Templates vom veröffentlichten Stand.

Der Solution Builder entscheidet bewusst, wann eine Änderung nach außen gegeben wird. Dadurch bleibt nachvollziehbar, auf welcher Grundlage Informationen erhoben wurden.

Für Governance-, Prüf- und Auditprozesse ist diese Kontrolle wesentlich.

Mehrsprachige Webforms für internationale Prozesse

Governance-Prozesse enden selten an Landesgrenzen.

Ein zentraler Datenschutzprozess kann Gesellschaften und Beschäftigte in verschiedenen Ländern betreffen. Lieferanten sitzen in unterschiedlichen Regionen. AI Use Cases werden von internationalen Business Ownern eingereicht. Datenschutzanfragen können in mehreren Sprachen eingehen.

Durch übersetzbare Webforms muss nicht für jede Sprache ein eigener Prozess aufgebaut werden.

Die fachliche Struktur bleibt identisch. Lediglich die Sprache der Fragen, Erläuterungen und Rückmeldungen wird angepasst.

Das erhöht die Wiederverwendbarkeit zentraler Lösungen und reduziert lokale Sonderformulare. Gleichzeitig bleiben die eingehenden Daten vergleichbar und können in einem gemeinsamen Governance-Prozess weiterverarbeitet werden.

Webform oder externer Plattformzugang?

Webforms und externer Plattformzugang erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Ein Webform eignet sich, wenn eine Person Informationen einreichen soll, ohne anschließend selbst dauerhaft in Ailance weiterzuarbeiten.

Ein kontrollierter externer Zugang ist sinnvoll, wenn eine Person zusätzlich Aufgaben bearbeiten, Informationen wiederholt ergänzen, Bearbeitungsstände einsehen oder regelmäßig an einem Governance-Prozess teilnehmen soll.

Je nach Anwendungsfall kann Ailance dafür weitere Zugriffsmodelle nutzen, beispielsweise:

• Domain-User-Access-Patterns
• tokenbasierte Aufgabenbearbeitung
• Microsoft-Entra-ID-Anbindung
• begrenzte externe Berechtigungen

Der Solution Builder entscheidet damit nicht nur, welche Informationen benötigt werden. Er entscheidet auch, welche Form der Mitwirkung angemessen ist.

Eine einmalige Einreichung benötigt kein vollständiges Benutzerkonto. Eine fortlaufende Zusammenarbeit kann dagegen einen kontrollierten und klar begrenzten Zugang erfordern.

Automatische User- und Contact-Provisionierung

Wenn Personen regelmäßig an Governance-Prozessen teilnehmen, müssen ihre Rollen und Zuständigkeiten zuverlässig in Ailance abgebildet werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Process Owner
• Business Owner
• Model Owner
• Reviewer
• DPO
• Fachbereiche
• Lieferantenkontakte
• weitere verantwortliche oder beteiligte Personen

Durch die automatische User- und Contact-Provisionierung können Nutzer und Kontaktpersonen auf Basis von Microsoft Entra ID, Gruppenmitgliedschaften und definierten Attributen erstellt oder aktualisiert werden.

Diese Funktion ist nicht Bestandteil des eigentlichen Webforms. Sie ergänzt Webforms dort, wo aus einer einmaligen Einreichung eine weitergehende Zusammenarbeit mit eindeutig zugeordneten Personen und Verantwortlichkeiten entsteht.

Der eigentliche Nutzen: ein durchgängiger Datenfluss

Webforms verändern nicht nur die Oberfläche. Sie verändern den gesamten Datenfluss.

Ohne Webforms:

Informationen kommen per E-Mail, Excel oder PDF. Sie müssen gesucht, geprüft, nachgefordert, kopiert und manuell in Ailance übertragen werden.

Mit Ailance Webforms:

Informationen werden über ein kontrolliertes Formular erfasst und gehen direkt strukturiert in Ailance ein. Sie können dort geprüft, ergänzt und für Workflows, Freigaben, Auswertungen, Reports und Audits verwendet werden.

Das reduziert manuelle Arbeit und verbessert gleichzeitig:

• Datenqualität
• Bearbeitungsgeschwindigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Prozesskontrolle
• internationale Wiederverwendbarkeit
• Auditfähigkeit
• Zusammenarbeit mit externen Beteiligten

Ailance wird damit nicht nur zur Plattform für die interne Bearbeitung. Es wird auch zum kontrollierten Eingangspunkt für Informationen aus Fachbereichen, Konzerngesellschaften sowie von Lieferanten, Kunden und weiteren externen Beteiligten.

Fazit

Ailance Webforms sind kein zusätzliches Formularwerkzeug.

Sie sind ein Baustein für durchgängige Governance-Prozesse.

Solution Builder können ausgewählte Intake-Prozesse nach außen öffnen, ohne separate Portale zu entwickeln und ohne jeder beteiligten Person vollständigen Plattformzugang zu geben.

Die eingehenden Informationen folgen von Anfang an der benötigten Ailance-Struktur. Pflichtfelder, Validierungen, Übersetzungen und Versionierung sorgen dafür, dass externe Beiträge kontrolliert und direkt nutzbar ankommen.

Für Unternehmen bedeutet das weniger E-Mail-Chaos, weniger Tabellenpflege, weniger Schattenprozesse und weniger manuelle Datenübertragung.

Für Solution Builder bedeutet es mehr Kontrolle über Datenqualität, Prozess und Weiterverarbeitung.

Es geht nicht darum, möglichst viele Informationen irgendwie einzusammeln. Es geht darum, die richtigen Informationen kontrolliert in die richtige Struktur zu bringen.

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