Ailance simplifie la Conformité de votre entreprise grâce à des rappels et des alertes automatisés pour différentes tâches de protection des données. Ainsi, chaque fois qu'une activité de traitement doit être vérifiée, une alerte automatique est générée. Les flux de travail garantissent une vérification en temps utile des Conformité. Vous trouverez ici un bref aperçu de la manière dont vous pouvez créer des workflows en Ailance RoPA de manière efficace.
Que sont les workflows et comment puis-je les utiliser ?
Les processus automatisés (également appelés « workflows ») sont des outils qui exécutent des tâches routinières de manière autonome et sans intervention manuelle. En automatisant les tâches répétitives ou complexes, ces processus contribuent à optimiser les flux de travail, à gagner du temps et à réduire à la fois la charge de travail manuelle et le risque d'erreurs humaines.
Ailance RoPA propose une série de processus automatisés intégrés que vous pouvez activer afin d'améliorer l'efficacité, d'assurer un fonctionnement plus fluide et d'accroître la fiabilité de l'ensemble du système.
Ces workflows de conformité sont déjà disponibles dans RoPA
Ailance RoPA propose les workflows suivants :
- Désignation du délégué à la protection des données pour l'Allemagne (annexe client) :
Vérifie si les nouveaux clients doivent désigner un délégué à la protection des données (DPD). Si le client est établi en Allemagne, emploie au moins 10 salariés et n'a pas encore désigné de DPD, le processus crée une tâche (To-do) contenant des instructions pour la désignation d'un DPD pour le client. - Désignation d'un DPD pour l'Allemagne (mise à jour des données clients) :
Vérifie si les clients mis à jour ont besoin d’un DPD. Si le client est établi en Allemagne, emploie au moins 10 salariés et qu’aucun DPD n’a été désigné, le processus crée une tâche (To-do) contenant des instructions pour la désignation d’un DPD pour ce client.ConseilAfin de garantir un contrôle continu de la désignation du DPD, nous recommandons d'activer à la fois le processus automatique „ Désignation du DPD pour l'Allemagne (installation client) “ et le processus automatique „ Désignation du DPD pour l'Allemagne (mise à jour client) “.
Conseil de lecture : Création de to-do et attribution de tâches efficaces dans Ailance RoPA
- Identifier les activités de traitement obsolètes :
Effectue chaque semaine (tous les dimanches à 16 h) une analyse à la recherche d'activités de traitement qui n'ont pas été mises à jour depuis un an ou plus. Lorsqu'une telle activité de traitement est détectée, le processus modifie son statut en „ À mettre à jour “. - Vérification des activités de traitement obsolètes : surveille le statut des activités de traitement. Lorsque le statut d'une activité de traitement passe à „ À mettre à jour “, le processus crée une tâche contenant des instructions pour vérifier cette activité de traitement.
Conseil : pour une gestion efficace du statut des activités de traitement, nous vous recommandons d'activer à la fois la détection automatique des activités de traitement obsolètes et la vérification automatique de celles-ci.
Comment activer les processus automatiques ?
Attention ! Seuls les membres de l'organisation ayant le rôle „ Administrateur (RoPA) “ ou „ Développeur de solutions “ peuvent activer les processus automatiques.
Les workflows sont désactivés par défaut. Pour activer un processus automatique (workflow), procédez comme suit :
- Accédez à „ Paramètres “ et sélectionnez „ Solutions et ressources “.
- Ouvrez l'onglet „ Solutions “.
- Ouvrez la solution RoPA : cliquez sur la vignette „ RoPA “.
- Sélectionnez « Workflows » dans la barre de navigation à gauche.
- Cliquez sur le nom du processus automatisé (workflow) que vous souhaitez activer.
- Cochez la case „ Actif “ (Active).
- Cliquez sur „ Enregistrer “ (Save).
Si votre organisation a besoin d'un workflow qui n'est pas encore pris en charge, ce n'est pas un problème : dans Ailance, vous pouvez créer n'importe quel workflow et l'utiliser dans RoPA.
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