Ailance simplifie la conformité de votre entreprise en automatisant les rappels et les alertes pour différentes tâches de protection des données. Ainsi, chaque fois qu'une activité de traitement doit être vérifiée, une alerte automatique est générée. Des workflows assurent une vérification de la conformité en temps voulu. Vous trouverez ici un bref aperçu de la manière dont vous pouvez utiliser efficacement les workflows dans Ailance RoPA.
Que sont les workflows et comment puis-je les utiliser ?
Les processus automatisés (également appelés workflows) sont des outils qui exécutent des activités de routine de manière autonome et sans intervention manuelle. En automatisant les tâches répétitives ou complexes, ces processus permettent d'optimiser les flux de travail, de gagner du temps et de réduire à la fois les efforts manuels et le risque d'erreur humaine.
Ailance RoPA propose une série de processus automatiques intégrés que vous pouvez activer afin d'améliorer l'efficacité, de garantir un fonctionnement plus fluide et d'augmenter la fiabilité de l'ensemble du système.
Ces workflows de conformité sont déjà disponibles dans RoPA
Ailance RoPA propose les workflows suivants :
- Désignation du délégué à la protection des données pour l'Allemagne (installation du client) :
Vérifie si les nouveaux clients ont besoin d'un délégué à la protection des données (DPD). Si le client est situé en Allemagne, qu'il emploie 10 personnes ou plus et qu'il n'a pas encore désigné de DPD, le processus crée une tâche (to-do) avec des instructions pour désigner un DPD pour le client. - Désignation d'un DPD pour l'Allemagne (mise à jour client) :
Vérifie si les clients mis à jour ont besoin d'un DPO. Si le client est situé en Allemagne, qu'il emploie 10 personnes ou plus et qu'aucun DPD n'a été désigné, le processus crée une tâche (to-do) avec des instructions pour désigner un DPD pour le client.ConseilAfin de garantir un contrôle continu de la désignation du DPD, nous recommandons d'activer à la fois le processus automatique "Désignation du DPD pour l'Allemagne (installation du client)" et le processus automatique "Désignation du DPD pour l'Allemagne (mise à jour du client)".
Conseil de lecture : Création de to-do et attribution de tâches efficaces dans Ailance RoPA
- Identifier les activités de traitement obsolètes :
Effectue un scan hebdomadaire (tous les dimanches à 16h00) à la recherche d'activités de traitement qui n'ont pas été actualisées depuis un an ou plus. Si une telle activité de traitement est trouvée, le processus change son statut en "A mettre à jour". - Contrôle les activités de traitement obsolètes : Surveille le statut des activités de traitement. Lorsque le statut d'une activité de traitement est défini sur "A mettre à jour", le processus crée une tâche avec des instructions pour vérifier l'activité de traitement.
Conseil : Pour une gestion efficace du statut des activités de traitement, nous recommandons d'activer à la fois la détection automatique des activités de traitement obsolètes et la vérification automatique des activités de traitement obsolètes.
Comment activer les processus automatiques ?
Attention ! Seuls les membres de l'organisation ayant le rôle d'"administrateur (RdPC)" ou de "développeur de solutions" peuvent activer des processus automatiques.
Les workflows sont désactivés par défaut. Pour activer un processus automatique (workflow), procédez comme suit :
- Allez dans "Paramètres" et sélectionnez "Solutions et actifs".
- Ouvrez l'onglet "Solutions".
- Ouvrez la solution RoPA : cliquez sur la tuile "RoPA".
- Sélectionnez Workflows dans la barre de navigation sur la gauche.
- Cliquez sur le nom du processus automatisé (workflow) que vous souhaitez activer.
- Cochez la case "Actif" (Active).
- Cliquez sur "Enregistrer" (Save).
Si vous avez besoin d'un workflow pour votre organisation qui n'est pas encore représenté, ce n'est pas un problème : dans Ailance, vous pouvez créer un workflow de votre choix et l'utiliser dans RoPA.
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