Ailance semplifica la Conformità della vostra organizzazione attraverso promemoria e avvisi automatici per varie attività di protezione dei dati. Viene generato un avviso automatico ogni volta che è necessario controllare un'attività di trattamento. I flussi di lavoro assicurano una revisione tempestiva delle attività di trattamento dei dati. Conformità. Qui troverete una breve panoramica su come creare i flussi di lavoro in Ailance RoPA efficacemente.
Cosa sono i flussi di lavoro e come posso utilizzarli?
I processi automatizzati (detti anche “flussi di lavoro”) sono strumenti che eseguono attività di routine in modo autonomo e senza alcun intervento manuale. Grazie all’automazione di attività ripetitive o complesse, questi processi contribuiscono a ottimizzare i flussi di lavoro, a risparmiare tempo e a ridurre sia lo sforzo manuale che il rischio di errori umani.
Ailance RoPA offre una serie di processi automatici integrati che è possibile attivare per aumentare l'efficienza, garantire un funzionamento più fluido e migliorare l'affidabilità dell'intero sistema.
Questi flussi di lavoro di conformità sono già disponibili in RoPA
Ailance RoPA offre i seguenti flussi di lavoro:
- Nomina del responsabile della protezione dei dati per la Germania (allegato del cliente):
Verifica se i nuovi clienti necessitano di un responsabile della protezione dei dati (RPD). Se il cliente ha sede in Germania, impiega 10 o più dipendenti e non ha ancora nominato un RPD, il processo crea un’attività (to-do) con le istruzioni per la nomina di un RPD per il cliente. - Nomina di un responsabile della protezione dei dati (RPD) per la Germania (aggiornamento clienti):
Verifica se i clienti aggiornati necessitano di un responsabile della protezione dei dati (DSB). Se il cliente ha sede in Germania, impiega 10 o più dipendenti e non è stato nominato alcun DSB, il processo crea un’attività (to-do) con le istruzioni per la nomina di un DSB per il cliente.Suggerimento:Per garantire una verifica continua della nomina del DSB, raccomandiamo di attivare sia il processo automatico „Nomina del DSB per la Germania (impianto del cliente)“ sia il processo automatico „Nomina del DSB per la Germania (aggiornamento del cliente)“.
Suggerimento di lettura: Creazione efficiente di impegni e assegnazione di compiti in Ailance RoPA
- Identificare le attività di trattamento obsolete:
Esegue settimanalmente (ogni domenica alle 16:00) una scansione alla ricerca di attività di elaborazione che non vengono aggiornate da un anno o più. Se viene individuata un’attività di elaborazione di questo tipo, il processo ne modifica lo stato in „Da aggiornare“. - Verifica delle attività di elaborazione obsolete: monitora lo stato delle attività di elaborazione. Quando lo stato di un’attività di elaborazione viene impostato su „Da aggiornare“, il processo crea un’attività con le istruzioni per la verifica dell’attività di elaborazione.
Suggerimento: per una gestione efficace dello stato delle attività di elaborazione, consigliamo di attivare sia il rilevamento automatico delle attività di elaborazione obsolete sia la verifica automatica delle stesse.
Come si attivano i processi automatici?
Attenzione! Solo i membri dell'organizzazione con il ruolo di „Amministratore (RoPA)“ o „Sviluppatore di soluzioni“ possono attivare i processi automatici.
I flussi di lavoro sono disattivati per impostazione predefinita. Per attivare un processo automatico (flusso di lavoro), procedere come segue:
- Vada su „Impostazioni“ e selezioni „Soluzioni e risorse“.
- Aprire la scheda „Solutions“.
- Aprire la soluzione RoPA: fare clic sul riquadro „RoPA“.
- Selezionare "Workflow" nella barra di navigazione a sinistra.
- Fare clic sul nome del processo automatizzato (workflow) che si desidera attivare.
- Selezionare la casella di controllo „Attivo“ (Active).
- Fare clic su „Salva“ (Save).
Se la vostra organizzazione necessita di un flusso di lavoro che non è ancora presente, non c'è alcun problema: in Ailance potete creare qualsiasi flusso di lavoro e utilizzarlo in RoPA.
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