Ailance semplifica la conformità della vostra organizzazione con promemoria e avvisi automatici per varie attività di protezione dei dati. Ogni volta che un'attività di trattamento deve essere controllata, viene generato un avviso automatico. I flussi di lavoro garantiscono controlli di conformità tempestivi. Ecco una breve panoramica su come utilizzare efficacemente i flussi di lavoro in Ailance RoPA.
Cosa sono i flussi di lavoro e come posso utilizzarli?
I processi automatizzati (noti anche come flussi di lavoro) sono strumenti che svolgono attività di routine in modo indipendente e senza intervento manuale. Automatizzando attività ripetitive o complesse, questi processi aiutano a ottimizzare i flussi di lavoro, a risparmiare tempo e a ridurre l'impegno manuale e il rischio di errori umani.
Ailance RoPA offre una serie di processi automatici integrati che potete attivare per aumentare l'efficienza, garantire operazioni più fluide e migliorare l'affidabilità complessiva del sistema.
Questi flussi di lavoro di conformità sono già disponibili in RoPA
Ailance RoPA offre i seguenti flussi di lavoro:
- Nomina del responsabile della protezione dei dati per la Germania (sistema clienti):
Verifica se i nuovi clienti necessitano di un responsabile della protezione dei dati (DPO). Se il cliente ha sede in Germania, ha 10 o più dipendenti e non ha ancora nominato un DPO, il processo crea un'attività (to-do) con le istruzioni per nominare un DPO per il cliente. - Nomina di un DPO per la Germania (aggiornamento clienti):
Verifica se i clienti aggiornati richiedono un DPO. Se il cliente ha sede in Germania, ha 10 o più dipendenti e non è stato nominato un DPO, il processo crea un'attività (to-do) con le istruzioni per nominare un DPO per il cliente.Suggerimento:Per garantire un monitoraggio continuo della nomina del DPO, si consiglia di attivare sia il processo automatico "Designazione del DPO per la Germania (installazione del cliente)" sia il processo automatico "Designazione del DPO per la Germania (aggiornamento del cliente)".
Suggerimento di lettura: Creazione efficiente di impegni e assegnazione di compiti in Ailance RoPA
- Identificare le attività di elaborazione obsolete:
Esegue una scansione settimanale (ogni domenica alle 16:00) per le attività di elaborazione che non sono state aggiornate da un anno o più. Se viene trovata un'attività di elaborazione di questo tipo, il processo cambia il suo stato in "Da aggiornare". - Controlla le attività di elaborazione obsolete: Controlla lo stato delle attività di elaborazione. Se lo stato di un'attività di elaborazione è impostato su "Da aggiornare", il processo crea un'attività con istruzioni per il controllo dell'attività di elaborazione.
Suggerimento: per una gestione efficace dello stato delle attività di elaborazione, si consiglia di attivare sia il rilevamento automatico delle attività di elaborazione obsolete sia il controllo automatico delle attività di elaborazione obsolete.
Come si attivano i processi automatici?
Attenzione! Solo i membri dell'organizzazione con il ruolo di "Amministratore (RoPA)" o "Sviluppatore di soluzioni" possono attivare processi automatici.
I flussi di lavoro sono disattivati per impostazione predefinita. Per attivare un processo automatico (flusso di lavoro), procedere come segue:
- Andate su "Impostazioni" e selezionate "Soluzioni e asset".
- Aprire la scheda "Soluzioni".
- Aprire la soluzione RoPA: fare clic sul riquadro "RoPA".
- Selezionare Flussi di lavoro nella barra di navigazione a sinistra.
- Fare clic sul nome del processo automatico (flusso di lavoro) che si desidera attivare.
- Attivare la casella di controllo "Attivo".
- Fare clic su "Save" (Salva).
Se avete bisogno di un flusso di lavoro per la vostra organizzazione che non è ancora mappato, non c'è problema: potete creare qualsiasi flusso di lavoro in Ailance e utilizzarlo in RoPA.
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