Registre de traitement selon le RGPD : Obligation, structure et mise en œuvre d'un VVT expliquées simplement

Conditions générales de vente (CGV)

Ailance Solutions de 2B Advice (26 juin 2025)

Objet du contrat

Le client souhaite s'abonner ("Subscription") à une ou plusieurs Solutions (logiciels ou services) de 2B Advice GmbH (2B Advice) ou réaliser un projet avec 2B Advice. Les conditions des différentes Solutions sont convenues dans des contrats individuels séparés. Pour toutes les Solutions de 2B Advice, les conditions convenues par contrat s'appliquent dans l'ordre suivant :
- Description de la solution
- les présentes conditions générales
Dans ce contexte, les présentes CGV régissent les accords généraux applicables de manière identique à toutes les Solutions, tandis que les descriptions de prestations particulières définissent les conditions et les prestations de chaque Solution. Un client peut s'abonner à plusieurs Solutions et les commander ou les résilier indépendamment les unes des autres. Les règles et définitions contenues dans le présent contrat s'appliquent à une seule Solution à la fois.

L'acceptation de l'offre, le clic sur "Commande payante" ou l'utilisation d'une solution après avoir pris connaissance des présentes conditions générales de vente impliquent l'acceptation de ces conditions générales. De même, l'utilisation des services - logiciels comme prestations - vaut acceptation de ces conditions générales.

Les 2B Advice Solutions s'adressent exclusivement aux entreprises. Les consommateurs ne sont pas autorisés à utiliser les 2B Advice Solutions. Malgré leur haute disponibilité, les 2B Advice Solutions ne sont pas des applications critiques pour les entreprises. Le client assure expressément par la présente qu'il agit en tant qu'entrepreneur ou qu'il travaille pour une entreprise,
- qu'il est habilité à conclure des actes juridiques pour cette entreprise,
- que les informations fournies sont exactes, complètes et à jour et qu'il tiendra ces informations à jour,
- qu'il n'utilisera les Solutions que conformément aux présentes conditions générales et uniquement pour satisfaire aux exigences de la gestion intégrée des risques.

Modification des conditions générales

Le client est conscient du fait que les solutions convenues sont soumises à un développement et à une adaptation permanents. Cela peut inclure des modifications de solutions ou de parties de solutions, voire la suppression de certaines fonctionnalités.
2B Advice est donc en droit d'adapter les présentes conditions générales ainsi que les conditions des différents descriptifs de prestations des Solutions. Le client est conscient et accepte qu'il est d'accord avec les conditions générales modifiées si :
- les conditions modifiées lui sont parvenues sous forme de texte (par exemple par e-mail à l'adresse indiquée par le client), et que
- il n'a pas fait usage de son droit de résiliation spécial dans les 30 jours suivant la réception de la modification.
La notification des conditions générales modifiées contiendra une mention relative au droit de résiliation spécial dont dispose le client.

Contenu client

Le client est responsable du contenu qu'il saisit ou télécharge, publie, crée ou enregistre dans une solution (ci-après "votre contenu client" ). Le client est lui-même responsable de l'archivage et de la sauvegarde de son contenu. Le client est seul responsable des contenus clients irrécupérables ou perdus ; 2B Advice n'assume aucune responsabilité pour les contenus clients. Le client reste le propriétaire exclusif et unique des contenus du client. 2B Advice ne revendique aucun droit sur les contenus du client - en particulier, 2B Advice n'acquiert aucune propriété sur les contenus du client par le téléchargement. Cela vaut aussi bien pour les droits de propriété intellectuelle, les informations confidentielles, les secrets d'entreprise et commerciaux, le matériel protégé par le droit des marques ou le droit d'auteur que pour tous les autres contenus du client.
Le client garantit qu'il dispose de tous les droits nécessaires sur les contenus qu'il a téléchargés, postés, créés ou enregistrés. Si le client ne dispose pas des droits nécessaires, il libère 2B Advice ainsi que les collaborateurs de 2B Advice de toutes les prétentions de tiers en raison de la violation de tels droits.

Utilisation de 2B Advice Solutions, obligations du client

Le client est tenu de traiter son nom d'utilisateur et son mot de passe de manière strictement confidentielle et ne doit pas transmettre ses données d'accès à d'autres personnes. En outre, ni le client lui-même ni des tiers ne peuvent, avec son accord, faire ce qui suit :
- accéder à Ailance par une autre interface que l'interface d'authentification mise à disposition par 2B Advice - en particulier, une utilisation automatisée d'Ailance par des scripts, des robots ou des crawlers web est exclue ;
- tenter de neutraliser ou de contourner les mesures techniques que nous utilisons pour limiter l'accès à Ailance ou pour protéger nos droits, ou tenter d'accéder sans autorisation à 2B Advice Prime SaaS, ou modifier ou rediriger Ailance sans autorisation ;
- s'abstenir d'informer immédiatement 2B Advice de toute utilisation non autorisée de son nom d'utilisateur et/ou de son mot de passe, ainsi que de toute autre violation de la sécurité en rapport avec Ailance, à l'adresse électronique 2BSupport@2b-advice.com ;
- laisser le navigateur sans surveillance si la session de 2B Advice Prime SaaS n'est pas encore terminée
- copier ou adopter les solutions 2B Advice ou une partie de celles-ci ou tout autre matériel 2B Advice pour une utilisation dans ou pour un produit concurrent ;
- tenter de télécharger, de décompiler ou d'analyser par "rétro-ingénierie" le logiciel ou la technologie de 2B Advice Solutions
- Utiliser les Solutions 2B Advice d'une manière qui affecterait, surchargerait, rendrait inaccessible ou inopérante la technologie soutenant la Solution ou qui affecterait l'utilisation d'une Solution 2B Advice par d'autres clients ;
- télécharger du matériel contenant des virus, des vers, des chevaux de Troie ou tout autre logiciel malveillant
- utiliser 2B Advice Solutions à des fins non autorisées par la loi, ou inciter ou encourager des tiers à en faire un usage non autorisé par la loi ;
- utiliser tout ou partie de 2B Advice Solutions pour diffuser des contenus publicitaires ;
- transférer son compte à un autre client.
2B Advice n'est pas responsable des dommages résultant de la violation par le client des obligations définies dans la présente section.

Utilisation des fonctions de communication dans les solutions Ailance

Avec ses Solutions, 2B Advice met également à la disposition du client des fonctions permettant de communiquer avec 2B Advice, ses collaborateurs ainsi que des tiers. Les Solutions 2B Advice disposent à cet effet de fonctionnalités de communication intégrées. Le client s'engage à utiliser, envoyer ou recevoir ces fonctions de communication exclusivement pour des contenus appropriés et légitimes. Les fonctions de communication ne doivent pas être utilisées par le client pour :
- diffamer, dénigrer, harceler, menacer ou violer tout autre droit d'une autre personne
- publier, poster, télécharger ou diffuser des contenus inappropriés, diffamatoires, contrefaisants, obscènes ou choquants
- de télécharger des fichiers ou d'autres informations électroniques soumis au droit d'auteur, au droit des marques ou à tout autre droit de propriété intellectuelle, à moins et dans la mesure où le client n'est pas titulaire de ces droits ou n'a pas été autorisé par le titulaire des droits à utiliser ces contenus ;
- télécharger ou diffuser des fichiers contenant des virus, des vers, des chevaux de Troie ou tout autre logiciel malveillant
- diffuser de la publicité pour des biens ou des services
- de transmettre ou d'effectuer des sondages, des concours, des jeux-concours, des systèmes boule de neige ou des chaînes de lettres
- de télécharger des fichiers ou du contenu d'un autre client alors que le client sait ou peut raisonnablement penser que ce contenu ne peut pas être distribué légalement de cette manière ;
- supprimer ou rendre méconnaissables les informations relatives à l'auteur ou au titulaire des droits des fichiers téléchargés ou du matériel qu'ils contiennent
- d'interdire à d'autres clients d'utiliser les fonctions de communication ou d'en restreindre l'utilisation de manière illicite ;
- recueillir des informations sur d'autres personnes, y compris leurs noms et adresses électroniques, sans le consentement des personnes concernées
- d'enfreindre toute autre loi ou réglementation applicable au client.
2B Advice est autorisé à bloquer l'utilisation des fonctions de communication dans la mesure où une violation des obligations susmentionnées est constatée. 2B Advice n'est ni obligé ni autorisé à surveiller de manière proactive l'utilisation des fonctions de communication.

Le client est seul responsable de l'utilisation des fonctions de communication. 2B Advice fournira tous les renseignements nécessaires en rapport avec l'utilisation des fonctions de communication aux services compétents, si et dans la mesure où 2B Advice y est légalement obligé. 2B Advice informera le client - dans la mesure où la loi ne l'interdit pas - des demandes de renseignements correspondantes ainsi que du service demandeur, dans la mesure où aucune obligation légale de confidentialité ne s'y oppose.

Niveau de service et support

2B Advice héberge les solutions Ailance dans un environnement cloud chez Microsoft Azure. 2B Advice garantit une disponibilité des services de 99 % en moyenne annuelle. Les périodes de maintenance planifiées, pendant lesquelles les services ne sont temporairement pas disponibles ou seulement de manière limitée, sont annoncées au client suffisamment à l'avance par écrit et ne sont pas prises en compte comme temps d'arrêt dans le calcul du taux de disponibilité. L'assistance technique est fournie les jours ouvrables (du lundi au vendredi) pendant les heures de bureau habituelles (9h00-17h00 CET).

Réductions

Le client bénéficie d'une remise unique de 2 % sur les frais d'utilisation dus pour les 12 prochains mois s'il participe en tant que client de référence sur l'un des sites Internet de 2B Advice ou sur une plate-forme d'évaluation publique. La participation doit comprendre au minimum l'utilisation du logo de l'entreprise du client, une déclaration écrite d'un collaborateur du client avec mention de son nom.

Frais de voyage

- Les frais de voyage et d'hébergement ainsi que les temps de déplacement sont facturés séparément et ne sont pas inclus dans le prix de base des services. Ces frais ne sont encourus que si le client souhaite une assistance sur place ou si la fourniture du service ne peut se faire que par un déplacement.
- Les temps de déplacement sont calculés à raison d'une demi-journée par jour. Chaque kilomètre parcouru est facturé 1 € ; l'hébergement se fait dans des hôtels de classe moyenne ; pour les voyages en train, on utilise la 1ère classe.
- Les frais de déplacement sont calculés à partir du siège de 2B Advice à Bonn.
- Les frais de déplacement sont facturés à la fin du mois au cours duquel ils ont été engagés, sur la base des dépenses réelles.

Utilisation des données des clients

2B Advice est autorisé à utiliser les données du client conformément aux dispositions de la déclaration de protection des données applicable à la Solution. 2B Advice est notamment autorisée à utiliser les données non personnelles et les données d'utilisation du client sous forme agrégée aux fins suivantes : Assurer et améliorer les solutions de 2B Advice, développer de nouvelles offres et fonctionnalités, établir des évaluations statistiques sous forme agrégée ainsi qu'à des fins de recherche.

Protection des données et traitement des commandes

2B Advice s'engage à traiter de manière confidentielle et à protéger toutes les données personnelles du client qui sont traitées dans le cadre de l'utilisation des Solutions, conformément aux lois en vigueur sur la protection des données - en particulier le règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD). À cet effet, 2B Advice prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité des données.

Dans la mesure où 2B Advice traite des données personnelles pour le compte du client, les parties concluent un accord de traitement des commandes conformément à l'article 28 du RGPD. Dans ce contexte, 2B Advice agit en tant que sous-traitant et le client en tant que responsable au sens du RGPD. Toutes les données et tous les contenus apportés par le client dans les Solutions restent la propriété du client. 2B Advice traite ces données exclusivement sur instruction du client et pour l'exécution des obligations contractuelles.

Feedback - Droit d'utilisation

Le client accorde par la présente à 2B Advice un droit d'utilisation illimité dans l'espace, le temps et le contenu de tout feedback que le client transmet à 2B Advice concernant les solutions. L'utilisation de ce feedback par 2B Advice ne donne lieu à aucune obligation de paiement.

Le client assure qu'il ne transmettra pas à 2B Advice un feedback pour lequel il ne possède pas tous les droits nécessaires. Le client libère 2B Advice de toutes les prétentions de tiers, dans la mesure où de telles prétentions résultant de la violation de droits sur le feedback sont formulées à l'encontre de 2B Advice.

Prix

Pour l'utilisation de la solution "Ailance DSB" et des projets individuels, seuls les prix convenus individuellement sont applicables. Pour l'utilisation des solutions Ailance (offres SaaS), les prix publiés sur le site officiel de 2B Advice au moment de la conclusion du contrat s'appliquent - sauf si des prix différents ont été convenus individuellement par écrit. Toutes les indications de prix s'entendent hors taxe sur le chiffre d'affaires légalement applicable.

Échéance, mode de paiement et retard

Les frais pour une solution sont payables à l'avance dès réception de la facture : en cas de facturation mensuelle pour le mois suivant, en cas de paiement annuel pour l'année suivante, en cas de période de facturation différente pour la période convenue.

Le mode de paiement dépend du mode de paiement choisi pendant le processus de commande. Tous les prix sont calculés en euros. 2B Advice établit une facture conforme aux dispositions légales pour les montants facturés.

Si les données relatives à l'adresse, à la facturation, à la carte de crédit ou aux coordonnées bancaires du client changent, le client est tenu d'actualiser immédiatement ces modifications dans le portail client. Si les données d'enregistrement du client sont inexactes, non actuelles ou incomplètes et que le client ne donne pas suite immédiatement à une demande de mise à jour, 2B Advice est en droit de bloquer l'accès aux solutions jusqu'à la communication de données correctes et complètes ou de résilier le contrat de manière extraordinaire et sans préavis.
Dans la mesure où le client donne à 2B Advice une autorisation de prélèvement, 2B Advice est autorisé à prélever les montants des frais dus sur le compte du client à la date d'échéance respective, conformément aux données de paiement enregistrées et selon le mode de paiement choisi dans le processus de commande. Le client doit veiller à ce que son compte présente une couverture suffisante à la date d'échéance.
Si le client n'effectue pas le paiement à la date d'échéance fixée par le calendrier, il est en retard de paiement pour le montant correspondant, sans qu'un rappel ne soit nécessaire. Si un prélèvement n'est pas possible en raison d'une couverture insuffisante du compte à la date d'échéance, le client est également mis en demeure.

Liens vers d'autres contenus

Les Solutions peuvent contenir des liens vers des contenus de sites web de tiers. 2B Advice n'est pas responsable du contenu des sites liés - y compris des autres liens qu'ils contiennent - dans la mesure où 2B Advice ne s'approprie pas expressément le contenu du site lié.
En particulier, 2B Advice n'est pas responsable des éventuelles modifications des pages liées après la date de création du lien, et ne peut pas non plus empêcher ou influencer de telles modifications. Lors de la visite de sites liés, les dispositions et conditions applicables au service respectif du fournisseur tiers s'appliquent. Le client doit donc examiner attentivement les conditions d'utilisation, les déclarations de protection des données et les autres réglementations applicables des sites liés.

Intégrations avec des systèmes tiers

Dans la mesure où une intégration des Solutions Ailance avec des services de tiers (par exemple Microsoft 365 ou des services d'identité comme OpenID) est proposée, celle-ci s'effectue via des interfaces mises à disposition par 2B Advice. La responsabilité de 2B Advice se limite alors exclusivement à la mise à disposition technique de ses propres interfaces pour l'utilisation des Solutions. 2B Advice n'est pas responsable de la disponibilité, de la fonctionnalité ou de la modification des prestations ou des interfaces de ces services externes. Les modifications, les restrictions ou l'arrêt de tels services externes, par exemple par des modifications des API des fournisseurs tiers) ne constituent pas un défaut des prestations dues par 2B Advice dans le cadre du contrat.

Clause du client de référence

2B Advice a le droit d'inscrire le nom de votre entreprise dans une liste de clients de référence. Vous pouvez vous opposer à tout moment à l'inscription dans cette liste de clients de référence à l'adresse e-mail suivante : sales@2b-advice.com.

Devoir de coopération

Le client s'engage à tenir constamment à jour toutes les données et indications importantes pour le déroulement du contrat et en particulier à communiquer immédiatement les modifications des informations importantes pour la facturation. Si le client ne respecte pas cette obligation de collaboration et si, pour cette raison, des factures doivent à nouveau être établies, le client doit rembourser à 2B Advice les dépenses qui en résultent avec un montant forfaitaire de 50 €.

Exclusion d'un conseil juridique

L'utilisation des services Ailance ne crée pas de relation client-avocat entre le client et 2B Advice ou entre le client et un collaborateur de 2B Advice. Le client confirme et accepte que 2B Advice ne fournisse aucun service de conseil juridique en relation avec l'utilisation des services SaaS Ailance.
Les Solutions Ailance contiennent des informations générales. 2B Advice ne garantit pas et n'est pas responsable du fait que les informations contenues dans le service sont juridiquement exactes et toujours à jour, tant qu'elles n'ont pas été fournies dans le cadre d'un service de conseil individuel. En particulier, les informations générales contenues dans le service ne remplacent pas la nécessité de consulter un avocat ou un expert compétent en matière de protection des données pour toute question juridique. Ceci ne s'applique pas si les informations ont été élaborées individuellement pour le client dans le cadre d'un projet.

Durée du contrat

Sauf disposition contraire dans l'offre réservée par le client, la durée du contrat est d'un an à compter de la commande et de la première mise à disposition de la Solution. La durée du contrat est automatiquement prolongée d'une année supplémentaire (365 jours), sauf si le contrat est résilié valablement et dans les délais par l'une des parties conformément aux présentes conditions générales.

Résiliation ordinaire

Une Solution peut être résiliée par le Client avec un préavis de 60 jours avant la fin de la période contractuelle correspondante. La résiliation peut être déclarée par écrit pour l'abonnement concerné ou en utilisant l'option "Cancel Solution" au sein de la Solution. La date à laquelle l'option de résiliation est exercée au sein de la Solution est déterminante pour le respect du délai de résiliation.

Droit de résiliation spécial

Le client dispose d'un droit de résiliation spécial sans préavis dans les cas suivants :
- 2B Advice exerce son droit de modifier les présentes conditions générales d'Ailance ;
- la fonctionnalité de la Solution est modifiée de manière substantielle. Une modification de la fonctionnalité est considérée comme substantielle si l'objectif lié à la prestation supprimée ou modifiée ne peut pas être atteint d'une autre manière par le Service ou si les travaux d'adaptation nécessaires à cet effet seraient disproportionnés pour le Client (par exemple, transfert manuel de données dans d'autres champs ou autres procédures compliquées). Les modifications qui sont impérativement nécessaires pour adapter le logiciel aux exigences légales modifiées afin que la Solution reste conforme à la loi ne sont pas considérées comme des modifications substantielles.
De même, 2B Advice dispose d'un droit de résiliation spécial sans préavis si 2B Advice fait usage de son droit de modifier les conditions générales d'une Solution et que le client fait usage de son droit d'opposition à cette modification.

Une résiliation déclarée par voie de résiliation spéciale prend effet à la fin du mois en cours, mais au plus tard à la date à laquelle la modification annoncée entre en vigueur. Les règles relatives à la restitution et à la suppression des données des clients en cas de résiliation du contrat s'appliquent à la sauvegarde des données déposées dans le système jusqu'à cette date.

Résiliation extraordinaire sans préavis pour motif grave

Le droit des deux parties de résilier exceptionnellement une Solution sans préavis pour motif grave reste inchangé (§ 543 BGB).

Exportation des données et suppression des données après la fin du contrat

Après la fin de la relation contractuelle, le client a le droit d'exporter les données qu'il a enregistrées dans les Solutions dans un format courant et lisible par une machine. 2B Advice supprimera toutes les données des clients au plus tard 30 jours après la fin du contrat, à moins que des obligations légales de conservation ne s'opposent à leur suppression.

Limitation de responsabilité

2B Advice n'assume aucune responsabilité et ne garantit notamment pas qu'une Solution soit appropriée ou adéquate en termes de fiabilité, de disponibilité, de vitesse ainsi que de qualité des informations, des produits, des parties du Service ou des graphiques du Service pour un autre but que celui prévu.
2B Advice est exclusivement responsable des dommages résultant d'une négligence grave ou d'une intention de 2B Advice lui-même, d'un représentant légal, d'un collaborateur ou d'un auxiliaire d'exécution de 2B Advice. Cette limitation de responsabilité ne s'applique pas aux dommages résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité physique ou à la santé. Le montant de la responsabilité est limité à un maximum de 500.000 euros par sinistre. En ce qui concerne l'accessibilité et la disponibilité du service, le client reconnaît que les solutions ne sont pas des applications critiques pour l'entreprise. Par conséquent, 2B Advice n'est responsable que si la disponibilité de la Solution ne répond pas aux exigences de l'activité commerciale normale.
En cas d'indisponibilité en ligne imputable à 2B Advice, le client est tenu d'en informer 2B Advice par téléphone le plus tôt possible et de travailler ensemble à une solution. Le client est tenu d'assister 2B Advice dans la résolution du problème et d'utiliser une solution transitoire proposée par 2B Advice pour remédier à court terme à l'indisponibilité.
2B Advice n'est notamment pas responsable des dommages dus à un manque d'accessibilité qui trouvent leur origine dans le domaine de responsabilité du fournisseur d'accès à Internet du client ou qui sont dus à d'autres problèmes techniques chez le client.
En cas de perte de données, 2B Advice est uniquement tenu de rembourser les frais de récupération typiques engagés pour restaurer les données à partir des sauvegardes créées pour le client.

Droit applicable et juridiction compétente

Le présent contrat ainsi que l'utilisation de 2B Advice Prime SaaS sont exclusivement régis par le droit allemand, à l'exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises.
Si le client est un commerçant, une personne juridique de droit public ou un patrimoine de droit public ou si le client n'a pas de lieu de juridiction général en Allemagne, il est convenu que le tribunal matériellement compétent au siège de 2B Advice est le lieu de juridiction pour tous les litiges résultant de ou en rapport avec ce rapport contractuel. Le siège de 2B Advice se trouve actuellement à Bonn. Ceci ne s'applique pas aux litiges concernant des droits non pécuniaires qui sont attribués par la loi aux tribunaux d'instance sans tenir compte de la valeur du litige, ou si un tribunal exclusif est prescrit par la loi pour la plainte.