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Ailance RoPA: Compliance-Erinnerungen und -Warnungen automatisieren

Workflow in Ailance RoPA aktivieren für mehr Compliance.
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Ailance vereinfacht die Compliance Ihres Unternehmens durch automatisierte Erinnerungen und Warnungen für verschiedene Datenschutzaufgaben. So wird jedes Mal, wenn eine Verarbeitungsaktivität überprüft werden muss, eine automatische Warnung generiert. Workflows sorgen für eine rechtzeitige Überprüfung der Compliance. Hier finden Sie eine kurze Übersicht, wie Sie Workflows in Ailance RoPA effektiv nutzen können.

Was sind Workflows und wie kann ich sie nutzen?

Automatisierte Prozesse (auch Workflows genannt) sind Werkzeuge, die Routinetätigkeiten selbstständig und ohne manuelles Eingreifen ausführen. Durch die Automatisierung sich wiederholender oder komplexer Aufgaben helfen diese Prozesse, Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und sowohl den manuellen Aufwand als auch das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren.

Ailance RoPA bietet eine Reihe integrierter automatischer Prozesse, die Sie aktivieren können, um die Effizienz zu steigern, einen reibungsloseren Betrieb zu gewährleisten und die Zuverlässigkeit des Gesamtsystems zu erhöhen.

Diese Compliance Workflows sind bereits in RoPA vorhanden

Ailance RoPA bietet folgende Workflows an:

  • Benennung des Datenschutzbeauftragten für Deutschland (Kundenanlage):
    Prüft, ob neue Kunden einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benötigen. Wenn der Kunde in Deutschland ansässig ist, 10 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt und noch keinen DSB benannt hat, erstellt der Prozess eine Aufgabe (To-do) mit Anweisungen zur Benennung eines DSB für den Kunden.
  • Benennung eines DSB für Deutschland (Kundenaktualisierung):
    Prüft, ob aktualisierte Kunden einen DSB benötigen. Wenn der Kunde in Deutschland ansässig ist, 10 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt und kein DSB benannt ist, erstellt der Prozess eine Aufgabe (To-do) mit Anweisungen zur Benennung eines DSB für den Kunden.

    Tipp:Um eine kontinuierliche Überprüfung der Benennung des DSB zu gewährleisten empfehlen wir, sowohl den automatischen Prozess „Benennung des DSB für Deutschland (Kundenanlage)“ als auch den automatischen Prozess „Benennung des DSB für Deutschland (Kundenaktualisierung)“ zu aktivieren.

Lese-Tipp: Effiziente To-do-Erstellung und Aufgabenzuteilung in Ailance RoPA

  • Veraltete Verarbeitungstätigkeiten identifizieren:
    Führt wöchentlich (jeden Sonntag um 16:00 Uhr) einen Scan nach Verarbeitungsaktivitäten durch, die seit einem Jahr oder länger nicht mehr aktualisiert wurden. Wenn eine solche Verarbeitungsaktivität gefunden wird, ändert der Prozess ihren Status in „Zu aktualisieren“.
  • Überprüfung veralteter Verarbeitungsaktivitäten: Überwacht den Status der Verarbeitungsaktivitäten. Wenn der Status einer Verarbeitungsaktivität auf „Zu aktualisieren“ gesetzt wird, erstellt der Prozess eine Aufgabe mit Anweisungen zur Überprüfung der Verarbeitungsaktivität.

    Tipp: Für eine effektive Statusverwaltung von Verarbeitungsaktivitäten empfehlen wir, sowohl die automatische Erkennung veralteter Verarbeitungsaktivitäten als auch die automatische Überprüfung veralteter Verarbeitungsaktivitäten zu aktivieren.

Wie aktiviere ich automatische Prozesse?

Achtung! Nur Organisationsmitglieder mit der Rolle „Administrator (RoPA)“ oder „Lösungsentwickler“ können automatische Prozesse aktivieren.

Workflows sind standardmäßig deaktiviert. Um einen automatischen Prozess (Workflow) zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ und wählen Sie „Solutions und Assets“.
  2. Öffnen Sie den Reiter „Solutions“.
  3. Öffnen Sie die RoPA-Solution: Klicken Sie auf die Kachel „RoPA“.
  4. Wählen Sie Workflows in der Navigationsleiste auf der linken Seite.
  5. Klicken Sie auf den Namen des automatisierten Prozesses (Workflow), den Sie aktivieren möchten.
  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aktiv“ (Active).
  7. Klicken Sie auf „Speichern“ (Save).
RoPA Workflow aktivieren.

Wenn Sie für Ihre Organisation einen Workflow benötigen, der noch nicht abgebildet wird, ist das kein Problem: In Ailance können Sie einen beliebigen Workflow anlegen und in RoPA nutzen.

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