Le site Répertoire des activités de traitement selon l'art. 30 RGPD est la pièce maîtresse de la documentation relative à la protection des données. Elle sert à la fois à structurer l'organisation interne de la protection des données et à remplir l'obligation de rendre des comptes prévue à l'article 5, paragraphe 2. RGPD. Le site Registre de traitement est également désigné au niveau international par l'abréviation RoPA : Records of Processing Activities. Ailance RoPA prend en charge la gestion numérique des activités de traitement de votre entreprise avec une facilité qui vous séduira. Dans cet article, nous vous montrons comment créer une nouvelle activité de traitement en quelques minutes seulement grâce à Ailance RoPA.
Création d'une activité de traitement dans Ailance RoPA
Vous pouvez créer une activité de traitement soit via le menu „ Nouvel élément “ (Nouvel article) ou via la synthèse des activités de traitement. Ces deux méthodes aboutissent au même résultat ; seules les premières étapes diffèrent. Choisissez la méthode qui vous convient le mieux et consultez la section correspondante ci-dessous pour obtenir des instructions étape par étape.
Création d'une activité de traitement via le menu „ Nouvel élément “
Pour créer une activité de traitement via le menu „ Nouvel élément “ (Nouvel article), procédez comme suit :
- Ouvrez le menu „ Nouvelle entrée “ : cliquez sur + NOUVEAU dans la barre latérale de gauche (+ NEW).
- Dans le menu, sélectionnez l'option „ Activité de traitement “ (Activité de traitement).
- Saisissez les données requises pour l'activité de traitement.
- Cliquez sur Créer (Créer).
- Ignorer les champs recommandés : dans la boîte de dialogue „ Vider les champs recommandés “, cliquez sur Enregistrer et continuer (Enregistrer et procéder).
- Remplissez les autres informations dans l'onglet „ Description “ (Détails de l'onglet Description).
- Remplissez les autres informations disponibles dans les onglets suivants :
- Base juridique (Base légale)
- Responsabilité (Responsabilité)
- Informations générales (Infos générales)
- Informations complémentaires (Informations supplémentaires)
- Informations sur le système (Info système)
- DSFA (DPIA)
- Notes (Notes)
- Cliquez sur „ Enregistrer “ (Save).
Conseil de lecture : Créer un bien matériel avec Ailance ITAsMa : rien de plus simple !
Création d'une activité de traitement à partir de la synthèse
Pour créer une activité de traitement à partir de la synthèse „ Activités de traitement “, procédez comme suit :
- Ouvrez la vue d'ensemble „ Activités de traitement “ : dans la barre latérale de gauche, cliquez sur ACTIVITÉS DE TRAITEMENT (ACTIVITÉS DE TRAITEMENT).
- Cliquez sur „ Activités de traitement “ en haut de la liste (Activités de traitement) sur + Ajouter (+Add).
- Saisissez les données requises pour l'activité de traitement.
- Cliquez sur Créer (Créer).
- Ignorez les champs recommandés : dans la boîte de dialogue „ Vider les champs recommandés “, cliquez sur „ Enregistrer et continuer “ (Enregistrer et procéder).
- Saisissez des informations supplémentaires dans l'onglet „ Description “.
- Saisissez des détails supplémentaires dans les onglets suivants :
- Base juridique (Base légale)
- Responsabilité (Responsabilité)
- Informations générales (Infos générales)
- Informations complémentaires (Informations supplémentaires)
- Informations sur le système (Info système)
- Analyse d'impact relative à la protection des données (DSFA=DPIA)
- Notes (Notes)
- Cliquez sur „ Enregistrer “ (Save).
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