Ausblick neue Solution: Ailance WhistleOps – Hinweisgeberschutz jetzt auch eigenständig nutzen

Unser Hinweisgebersystem WhistleOps gehört seit Jahren zu den bewährten Funktionen von 2B Advice PrIME. Ab Mitte Dezember 2026 stellen wir WhistleOps auch als eigenständige Ailance Solution bereit. Unternehmen können damit ein professionelles Hinweisgebersystem einsetzen, ohne zugleich eine umfangreiche Datenschutzmanagementsoftware nutzen zu müssen. Das entspricht unserem Grundgedanken von Ailance: Jedes Unternehmen soll genau die Solutions verwenden können, die es tatsächlich benötigt. Und wenn mehrere Lösungen zusammenarbeiten sollen, lassen sich ihre Informationen und Prozesse gezielt miteinander verbinden.

Ein Hinweisgebersystem muss mehr können als Meldungen entgegennehmen

Ein Beschäftigter beobachtet einen möglichen Verstoß gegen interne Vorgaben. Vielleicht geht es um eine unzulässige Vergabeentscheidung, eine Manipulation von Abrechnungen oder ein Fehlverhalten gegenüber Kollegen.

Er möchte den Vorgang melden, befürchtet aber Nachteile, wenn seine Identität bekannt wird.

Für das Unternehmen entsteht damit eine organisatorische Herausforderung. Es muss einen geeigneten Meldeweg bereitstellen, die Vertraulichkeit schützen, den Hinweis entgegennehmen, seine Stichhaltigkeit prüfen und gegebenenfalls Folgemaßnahmen einleiten.

Eine E-Mail-Adresse allein löst diese Aufgaben nicht.

Wer darf die Meldung lesen? Wie kann die Meldestelle Rückfragen stellen, ohne die Identität des Hinweisgebers offenzulegen? Wer übernimmt die Prüfung? Wie werden Entscheidungen dokumentiert, und wie wird sichergestellt, dass gesetzliche Rückmeldefristen eingehalten werden?

Gerade diese Fragen entscheiden darüber, ob ein Hinweisgebersystem im betrieblichen Alltag funktioniert.

Was WhistleOps leistet

Mit WhistleOps haben wir eine Software entwickelt, die den Umgang mit Hinweisen vom Eingang bis zur weiteren Bearbeitung unterstützt.

Im Mittelpunkt steht ein webbasierter, vertraulicher Meldekanal. Hinweisgeber können Informationen über ein individuell konfigurierbares Formular übermitteln. Dabei besteht auch die Möglichkeit, anonym zu bleiben.

Besonders wichtig ist die Zwei-Wege-Kommunikation mit anonymen Hinweisgebern.

Denn häufig reichen die Informationen einer ersten Meldung nicht aus, um den Sachverhalt zu beurteilen. Die Meldestelle muss möglicherweise nachfragen, Dokumente anfordern oder einzelne Angaben klären.

WhistleOps ermöglicht diesen Austausch, ohne dass der Hinweisgeber dafür seine Identität offenlegen muss.

Die weitere Bearbeitung erfolgt über ein integriertes Ticketsystem. Meldungen können als Vorgänge verwaltet und die Bearbeitungsschritte dokumentiert werden. Rollenbasierte Zugriffsrechte unterstützen die Beschränkung des Zugriffs auf die zuständigen Personen.

Zu den wesentlichen Funktionen gehören:

• Vertraulicher Meldekanal: Webbasierte Erfassung mit konfigurierbaren Formularen und der Möglichkeit anonymer Meldungen.
• Geschützte Kommunikation: Rückfragen und weiterer Austausch mit Hinweisgebern, auch wenn diese anonym bleiben.
• Strukturierte Fallbearbeitung: Integriertes Ticketsystem für die Bearbeitung und Dokumentation eingehender Hinweise.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Zugriff auf Meldungen und Vorgänge entsprechend den festgelegten Zuständigkeiten.
• Individuelle Konfiguration: Anpassung von Meldeformularen, Textbausteinen, Layout und vorgesehenen Arbeitsabläufen.

Damit unterstützt WhistleOps nicht nur die technische Entgegennahme eines Hinweises, sondern auch dessen organisatorische Bearbeitung.

Was Unternehmen damit konkret lösen

Ein Hinweisgebersystem soll nicht möglichst viele Meldungen produzieren. Es soll dazu beitragen, dass relevante Informationen die zuständigen Stellen erreichen und angemessen behandelt werden können.

Der praktische Nutzen entsteht an mehreren Stellen.

Hinweisgeber erhalten einen geschützten Kommunikationsweg. Sie müssen sich nicht unmittelbar an einen Vorgesetzten wenden, der möglicherweise selbst Gegenstand der Meldung ist.

Die Meldestelle kann Sachverhalte gezielter prüfen. Durch die Zwei-Wege-Kommunikation können fehlende Informationen ergänzt werden. Das ist insbesondere bei anonymen Meldungen hilfreich.

Zuständigkeiten werden nachvollziehbarer. Ein Hinweis bleibt nicht lediglich in einem gemeinsamen E-Mail-Postfach liegen, sondern kann als eigener Vorgang bearbeitet werden.

Die Dokumentation wird unterstützt. Die zuständigen Personen können den Umgang mit einer Meldung festhalten, statt Entscheidungen nachträglich aus unterschiedlichen E-Mails und Dokumenten rekonstruieren zu müssen.

Risiken können früher sichtbar werden. Werden mögliche Missstände intern gemeldet und sachgerecht geprüft, besteht die Möglichkeit, Probleme zu erkennen und abzustellen, bevor sich daraus größere Schäden entwickeln.

Eine Software kann die Qualität der Untersuchung oder eine angemessene Entscheidung nicht garantieren. Sie kann aber die Voraussetzungen für einen geordneten und vertraulichen Bearbeitungsprozess schaffen.

Hinweisgeberschutz ist eine eigenständige Compliance-Aufgabe

Nach § 12 Hinweisgeberschutzgesetz müssen Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten grundsätzlich eine interne Meldestelle einrichten und betreiben. Für bestimmte regulierte Unternehmen gilt diese Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl.

Auch die Bearbeitung unterliegt gesetzlichen Vorgaben.

Nach § 17 HinSchG ist der Eingang einer Meldung grundsätzlich spätestens nach sieben Tagen zu bestätigen. Innerhalb der dort geregelten Dreimonatsfrist muss die hinweisgebende Person eine Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen und die entsprechenden Gründe erhalten.

Dabei müssen die Vertraulichkeit und die Rechte betroffener Personen gewahrt bleiben.

Die Möglichkeit einer anonymen Meldung ist ein wichtiges Merkmal von WhistleOps. Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz schreibt jedoch nicht allgemein vor, dass jeder interne Meldekanal die Abgabe anonymer Meldungen technisch ermöglichen muss.

Für Unternehmen geht es deshalb nicht nur darum, eine Software bereitzustellen. Sie benötigen auch eine geeignete Organisation der Meldestelle, zuständige und fachkundige Personen sowie klare Verfahren für Prüfung, Kommunikation und Folgemaßnahmen.

WhistleOps unterstützt diese Prozesse. Die Verantwortung für ihre ordnungsgemäße Durchführung bleibt bei der jeweiligen Organisation.

Warum WhistleOps jetzt als eigene Ailance Solution erscheint

Unsere bisherigen Kunden kennen WhistleOps vor allem als Bestandteil von 2B Advice PrIME.

Das war insbesondere für Unternehmen praktisch, die ohnehin unser Datenschutzmanagement einsetzen. Sie konnten den Hinweisgeberschutz innerhalb ihrer vorhandenen Softwareumgebung nutzen.

Allerdings benötigt nicht jedes Unternehmen, das eine interne Meldestelle betreiben muss, auch eine umfassende Datenschutzmanagementlösung.

Vielleicht verfügt es bereits über ein geeignetes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, ein eigenes ISMS und etablierte Compliance-Prozesse. Es sucht lediglich eine zuverlässige Software für den Hinweisgeberschutz.

Warum sollte dieses Unternehmen zusätzlich Funktionen erwerben und betreiben müssen, für die überhaupt kein Bedarf besteht?

Ab Mitte Dezember 2026 kann WhistleOps deshalb als eigenständige Ailance Solution genutzt werden.

Kunden müssen nicht länger die übrigen Funktionen von PrIME einsetzen, nur um unser Hinweisgebersystem zu verwenden.

Damit wird WhistleOps nach CookieProof zu einem weiteren Beispiel für die modulare Bereitstellung unserer bewährten Softwarefunktionen auf der Ailance-Plattform.

Nur die Solutions einsetzen, die tatsächlich benötigt werden

Ailance wurde als Plattform für Integrated Risk Management entwickelt. Dabei verfolgen wir bewusst einen anderen Ansatz als klassische umfangreiche Softwarepakete.

Unternehmen sollen nicht gezwungen sein, zahlreiche Funktionen gleichzeitig einzuführen, nur weil sie ein einzelnes Problem lösen möchten.

Ein Unternehmen benötigt vielleicht zunächst ausschließlich ein Hinweisgebersystem. Ein anderes möchte seine Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren. Ein drittes sucht eine Lösung für KI-Governance, das Management von IT-Assets oder die Datenschutz-Folgenabschätzung.

Alle diese Anforderungen können unabhängig voneinander bestehen.

Mit Ailance lassen sich die dafür vorgesehenen Solutions einzeln auswählen und nutzen. Der Funktionsumfang der Plattform orientiert sich damit am tatsächlichen Bedarf.

Das hat mehrere Vorteile.

Der Einführungsaufwand kann auf den benötigten Anwendungsbereich begrenzt werden. Mitarbeiter müssen sich nicht mit Funktionen beschäftigen, die für ihre Aufgaben keine Bedeutung haben. Auch die Berechtigungsstruktur und die laufende Pflege können gezielter gestaltet werden.

Zugleich bleibt die Möglichkeit bestehen, weitere Solutions hinzuzunehmen, wenn sich die Anforderungen verändern.

Ein Unternehmen muss nicht seine Organisation an ein großes Softwarepaket anpassen. Es kann Ailance so zusammenstellen, dass die Plattform seine tatsächlichen Aufgaben unterstützt.

Eigenständig nutzbar, aber bei Bedarf miteinander verbunden

Die eigenständige Nutzung bedeutet nicht, dass die Solutions dauerhaft voneinander isoliert bleiben müssen.

Ein wesentlicher Vorteil von Ailance liegt darin, unterschiedliche Informationen, Datensätze und Arbeitsabläufe bei Bedarf miteinander verknüpfen zu können.

Dafür müssen die Zusammenhänge fachlich sinnvoll sein und die jeweiligen Berechtigungen berücksichtigt werden.

Ein Hinweis auf einen möglichen Sicherheitsverstoß könnte beispielsweise Anlass für eine gesonderte Bewertung im Informationssicherheitsmanagement sein. Aus einer Meldung über unzureichende organisatorische Kontrollen können Maßnahmen entstehen, deren Umsetzung anschließend in einem anderen Governance-Prozess verfolgt wird.

Solche Zusammenhänge lassen sich innerhalb einer integrierten Plattform grundsätzlich besser abbilden als zwischen vollständig voneinander getrennten Anwendungen.

Beim Hinweisgeberschutz ist allerdings eine wichtige Grenze zu beachten: Die Vertraulichkeit von Meldungen darf durch eine Integration nicht aufgehoben werden.

Die Inhalte einer Hinweisgebermeldung gehören nicht automatisch in ein allgemeines Risiko-, Datenschutz- oder Maßnahmenverzeichnis. Ob und in welchem Umfang Informationen weitergegeben oder miteinander verknüpft werden dürfen, muss im konkreten Fall geprüft werden.

Ailance ermöglicht es, Solutions entsprechend den tatsächlichen Anforderungen miteinander zu verbinden. Welche Informationen dabei zugänglich gemacht werden, muss sich nach Zweck, Zuständigkeit und Berechtigung richten.

So können die Vorteile integrierter Prozesse genutzt werden, ohne unterschiedliche Schutzanforderungen zu übergehen.

WhistleOps oder WhistleOps+: Software und Bearbeitungsservice

Nicht jedes Unternehmen möchte seine Meldestelle vollständig mit eigenen Mitarbeitern betreiben.

Manche Organisationen verfügen über entsprechende Fachkenntnisse und Kapazitäten. Andere möchten die Bearbeitung von Hinweisen ganz oder teilweise an einen externen Dienstleister übertragen.

Dafür bieten wir bereits zwei unterschiedliche Leistungsmodelle an.

WhistleOps stellt die Software für den vertraulichen Meldekanal und die strukturierte Fallbearbeitung bereit. Die zuständigen Personen im Unternehmen übernehmen die Prüfung und Bearbeitung der Hinweise selbst.

WhistleOps+ ergänzt die Software um Leistungen unseres Compliance-Teams. Dazu können die Einrichtung, die Erstprüfung eingehender Hinweise, die Kommunikation mit Hinweisgebern, die Fallvorbereitung und Empfehlungen für Folgemaßnahmen gehören. Auch eine Telefonhotline und die Unterstützung durch einen persönlichen Case Manager sind im entsprechenden Leistungsangebot vorgesehen.

Damit können Unternehmen entscheiden, ob sie lediglich die technische Lösung benötigen oder auch operative Unterstützung bei der Bearbeitung wünschen.

Die Beauftragung eines externen Dienstleisters entbindet den Beschäftigungsgeber allerdings nicht von seinen gesetzlichen Verantwortlichkeiten, insbesondere hinsichtlich erforderlicher Maßnahmen zur Abstellung festgestellter Verstöße.

Was bedeutet die neue Solution für bestehende 2B Advice PrIME Kunden?

Für unsere bisherigen PrIME-Kunden bleibt WhistleOps eine bekannte und bewährte Funktion.

Die Bereitstellung als Ailance Solution eröffnet zusätzliche Möglichkeiten: Insbesondere Unternehmen, die ausschließlich ein Hinweisgebersystem benötigen, können künftig auf die dafür vorgesehene eigenständige Lösung zugreifen.

Für Organisationen mit weitergehenden Anforderungen bleibt die Kombination mit anderen Ailance Solutions möglich.

Damit unterscheiden wir künftig deutlicher zwischen dem fachlichen Leistungsumfang einer einzelnen Solution und den Möglichkeiten, mehrere Governance-Aufgaben über eine gemeinsame Plattform zu unterstützen.

Ein professionelles Hinweisgebersystem benötigt keine umfangreiche Datenschutzmanagementsoftware, um seinen eigentlichen Zweck zu erfüllen. Gleichzeitig kann es sinnvoll sein, bestimmte Ergebnisse aus der Bearbeitung von Meldungen in nachgelagerte Compliance- oder Risikomanagementprozesse einzubeziehen.

Ailance lässt beide Wege offen.

Ausblick: Ailance WhistleOps ab Mitte Dezember 2026

Mit der eigenständigen Bereitstellung von WhistleOps setzen wir unsere modulare Produktstrategie fort.

Eine bereits etablierte Funktion wird als eigenständig nutzbare Solution auf Ailance bereitgestellt. Unternehmen können sich auf den Hinweisgeberschutz konzentrieren, ohne weitere Funktionen einsetzen zu müssen, die sie nicht benötigen.

Wenn später zusätzliche Aufgaben in Datenschutz, Compliance oder Risikomanagement hinzukommen, können weitere Solutions ergänzt und die dafür relevanten Informationen und Prozesse gezielt miteinander verbunden werden.

Genau das macht Ailance aus: Jede Solution kann für sich einen konkreten Bedarf erfüllen. Ihr zusätzlicher Wert entsteht dort, wo Unternehmen ihre Governance-Aufgaben bewusst miteinander verbinden möchten.

WhistleOps wird ab Mitte Dezember 2026 als eigenständige Ailance Solution verfügbar sein.

Weiterführende Informationen

• WhistleOps – Hinweisgebersystem von 2B Advice
• Ailance – die modulare IRM-Plattform
• Hinweisgeberschutzgesetz

Fragen und Antworten

Was ist Ailance WhistleOps?

Ailance WhistleOps ist eine Software für den vertraulichen Eingang und die strukturierte Bearbeitung von Hinweisen. Sie bietet einen webbasierten Meldekanal, unterstützt anonyme Meldungen und ermöglicht die weitere Bearbeitung über ein integriertes Ticketsystem.

Kann WhistleOps auch ohne eine Datenschutzmanagementsoftware genutzt werden?

Ja. Ab Mitte Dezember 2026 wird WhistleOps als eigenständige Ailance Solution bereitgestellt. Unternehmen können das Hinweisgebersystem damit nutzen, ohne zugleich die übrigen Funktionen von 2B Advice PrIME oder eine umfassende Datenschutzmanagementlösung einsetzen zu müssen.

Können Hinweisgeber mit der Meldestelle anonym kommunizieren?

Ja. WhistleOps unterstützt die Zwei-Wege-Kommunikation mit anonymen Hinweisgebern. Dadurch kann die Meldestelle Rückfragen stellen oder zusätzliche Informationen anfordern, ohne dass die hinweisgebende Person ihre Identität offenlegen muss.

Was ist der Unterschied zwischen WhistleOps und WhistleOps+?

WhistleOps stellt die Software für den vertraulichen Meldekanal und die strukturierte Fallbearbeitung bereit. Bei WhistleOps+ kommen zusätzliche Leistungen des Compliance-Teams von 2B Advice hinzu, beispielsweise Erstprüfung, Kommunikation mit Hinweisgebern, Fallvorbereitung oder Unterstützung bei Folgemaßnahmen.

Kann WhistleOps mit anderen Ailance Solutions verbunden werden?

Ja. WhistleOps kann grundsätzlich mit weiteren Ailance Solutions verbunden werden, wenn dies fachlich sinnvoll ist und die jeweiligen Berechtigungen berücksichtigt werden. Die Vertraulichkeit von Hinweisgebermeldungen muss dabei gewahrt bleiben; Inhalte einer Meldung dürfen nicht automatisch in andere Governance- oder Risikoprozesse übernommen werden.