Marcus Belke
CEO of 2B Advice GmbH, driving innovation in privacy compliance and risk management and leading the development of Ailance, the next-generation compliance platform.
Wer regelmäßig im Ailance RoPA arbeitet, kennt das: Zwischen Verarbeitungstätigkeiten, beteiligten Parteien und Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) wechselt man ständig hin und her. Dabei können Fokus und Zeit schnell verloren gehen.
Ein einfacher Trick schafft Abhilfe: der Multi-Tab-Workflow.
Voraussetzungen
Statt alles in einem Fenster zu bearbeiten, öffnest du RoPA einfach in mehreren Browser-Tabs parallel. So kannst du Daten vergleichen, Felder prüfen oder Informationen übernehmen, ohne ständig neu zu navigieren.
💡 Profi-Hinweis: Die Berechtigungen bleiben je Tab unverändert. Du siehst nur, wozu du wirklich berechtigt bist.
Voraussetzungen:
- Zugang zu Ailance mit Rechten für RoPA oder DSFA
- Browser mit Tab-Funktion (z. B. Google Chrome, Microsoft Edge, Apple Safari)
- Optional: zwei oder drei Fenster nebeneinander oder auf mehreren Monitoren
So funktioniert der Multi-Tab-Workflow - Schritt für Schritt
1. RoPA öffnen
Logge dich wie gewohnt in Ailance ein und öffne dein RoPA.
2. Bereiche in neuen Tabs öffnen
Mit Strg/⌘ + Klick, Mittelklick oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) „In neuem Tab öffnen“ lassen sich einzelne Seiten parallel öffnen.
3. Beispiel-Setup
- Tab 1: Verarbeitungstätigkeit (z. B. „Newsletter-Versand“)
- Tab 2: Beteiligte Parteien (z. B. Auftragsverarbeiter, gemeinsame Verantwortliche)
- Tab 3 (optional): DSFA-Entwurf oder Risikobewertung
4. Bearbeiten & nachschlagen
In jedem Tab kannst du Felder prüfen, Informationen ergänzen oder verlinkte Einträge vergleichen.
5. Navigation & Filter kombinieren
Setze pro Tab unterschiedliche Filter oder Suchbegriffe. So wird jeder Tab zu einem eigenen Arbeitsbereich.
Typische Workflows im Multi-Tab-Modus
- Verarbeitung ↔ Parteien:
Während du eine Verarbeitung pflegst, kannst du parallel Zuständigkeiten, Verträge oder Kontaktdaten der beteiligten Parteien prüfen. - Verarbeitung ↔ DSFA:
Relevante Risiken oder Schutzmaßnahmen aus der DSFA direkt in die Verarbeitung übernehmen. - Zwei Verarbeitungen:
Vergleich ähnlicher Prozesse (z. B. „Marketing-E-Mails“ vs. „Transaktions-E-Mails“).
Best Practices & Fallstricke
Best Practices
- 2–3 Tabs reichen.
- Tabs ordnen oder pinnen. Am besten mit klaren Seitentiteln – etwa „Newsletter-Versand | Verarbeitung“.
- Gezielte Filter je Tab. So wird jeder Tab ein eigener Arbeitsbereich.
- Rollen & Rechte beachten. Du siehst nur, was dein Profil erlaubt.
- Speichern wie gewohnt. Änderungen pro Tab nach Team-Standard sichern.
Fallstricke vermeiden
- Zu viele Tabs führen schnell zu Unübersichtlichkeit.
- Unklare Benennung erschwert das schnelle Auffinden.
- Paralleles Editieren desselben Objekts im Team sollte abgestimmt erfolgen, etwa durch Versionierung oder klare Verantwortlichkeiten.
Fazit zu Multi-Tab-Workflow
Der Multi-Tab-Workflow ist kein komplexes Feature, sondern ein smarter Praxis-Hack für den Datenschutz-Alltag.
Wer regelmäßig im Ailance RoPA arbeitet, spart damit Zeit und bleibt im Flow.
Einfach ausprobieren und effizienter als je zuvor dokumentieren.
Noch kein Ailance RoPA im Einsatz? Fordern Sie jetzt eine Demo an.
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