Warum Zeit mit manuellen Tätigkeiten verschwenden, wenn unsere Datenschutzmanagement-Software Ailance RoPA viele Aufgaben automatisch erledigen kann? Mit unserer neuen Workflow-Funktion, die bald in RoPA verfügbar sein wird, können Sie zum Beispiel bald Compliance-Aufgaben proaktiv verwalten lassen und sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. Wir stellen Ihnen acht Workflows-Highlights vor.
Acht Aufgaben, die RoPA Workflows automatisch erledigen kann
- Keine manuellen Statusaktualisierungen mehr
Vergessen Sie die manuelle Nachverfolgung, wenn Dokumente überprüft werden müssen. Workflows markiert automatisch alle Bearbeitungsvorgänge, die seit 12 Monaten nicht mehr bearbeitet wurden und aktualisiert deren Status auf „zu aktualisieren“. So ist Ihr RoPA immer auf dem neuesten Stand, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.
- Automatische To-Dos
Warum sollten Sie oder Ihr Team daran denken, Aufgaben zu erstellen? Wenn eine Bearbeitungsaktivität als „zu aktualisieren“ markiert wird, wird sofort eine Aufgabe erstellt. Workflows stellt sicher, dass nichts übersehen wird, damit Sie sich auf strategische Initiativen konzentrieren können.
- Compliance-Prüfungen auf Autopilot
Compliance ist in Unternehmen von entscheidender Bedeutung, muss aber nicht kompliziert sein. Jedes Mal, wenn eine Verarbeitungsaktivität geändert wird, aktualisiert Workflows Ihren Status auf „Compliance-Prüfung erforderlich“. Durch diesen automatischen Auslöser haben Sie die Compliance-Anforderungen immer im Blick, ohne Änderungen ständig selbst überwachen zu müssen.
- Sensible Daten? Kein Problem!
Die Verwaltung spezieller Datenkategorien ist jetzt noch einfacher. Wählen Sie diese Kategorien aus, und Workflows leitet automatisch eine vorläufige Datenschutz-Folgenabschätzung ein. Diese integrierte Sicherheitsfunktion stellt sicher, dass sensible Daten mit der erforderlichen Sorgfalt behandelt werden, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, einen wichtigen Schritt zu verpassen.
- Zweckänderungen? Wir kümmern uns darum
Änderungen des Verarbeitungszwecks können kritisch sein, aber die manuelle Nachverfolgung gehört jetzt der Vergangenheit an. Workflows ändert den Status der Verarbeitungsaktivität automatisch in „Konformitätsprüfung erforderlich“, wenn ein Zweck geändert wird. Ihr RoPA bleibt ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team und mit den Compliance-Anforderungen in Einklang.
- DSFA: Erstellung nach Bedarf
Es bestehen keine Zweifel mehr, wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) zu beginnen hat. Wenn eine DSFA erforderlich ist, wird sie automatisch von Workflows generiert. Dank dieser nahtlosen Integration sind Sie immer einen Schritt voraus und die Bewertungen sind bei Bedarf sofort verfügbar.
- Vorabgenehmigung? Schon erledigt
Die Verwaltung von Genehmigungen ist jetzt ein Kinderspiel. Sobald die Validierung als „Erforderlich“ markiert ist, erledigt Workflows den Rest. Sie markieren automatisch „Vorabgenehmigung erforderlich“ und definieren die erforderlichen Daten. Ihre Aufzeichnungen bleiben dadurch korrekt und konform.
- Intelligente DSB-Einbindung
Warum Zeit mit der manuellen Verfolgung von gesetzlichen Anforderungen verschwenden? Wenn Ihre Organisation mehr als 10 Mitarbeiter in Deutschland hat, erstellt Workflows automatisch eine Aufgabe für die verantwortliche Person, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu ernennen. So einfach ist das – Workflows kümmert sich um die Details, sodass Ihr DSB bei Bedarf eingesetzt wird und sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Lese-Tipp: 2B Advice Ailance – die neuesten Funktionen im Überblick
Bitte beachten Sie: Workflows ist noch nicht in RoPA verfügbar. Mit unserer Datenschutz-Software können Sie bereits jetzt komplexe Verarbeitungstätigkeiten einfach lösen. Und mit RoPA Workflows kann bald auch die Automatisierung komplexer Aufgaben noch einfacher umgesetzt werden.
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