Traitement des déclarations de maladie conforme à la protection des données

par R. Olschewski

Le traitement des certificats d'arrêt de travail au sein de l'entreprise pose des défis particuliers aux entreprises et aux délégués à la protection des données en raison du caractère particulièrement sensible de ces informations. Étant donné que l'organisme émetteur, c'est-à-dire le médecin (spécialiste), est identifiable, il est possible d'en déduire la nature de la maladie ou du traitement.

Il n'existe pas encore de dispositions légales ou jurisprudentielles claires, au sens d'une loi sur la protection des données des salariés, concernant cette question, même si la Cour fédérale du travail s'est prononcée, dans un arrêt récent du 14 novembre 2012 (5 AZR 886/11), sur la nécessité de justifier rapidement l'incapacité de travail. Les dispositions de la loi relative au paiement de la rémunération les jours fériés et en cas de maladie, en particulier l’article 5 de l’EFZG, n’apportent pas non plus de réponse quant à la manière de traiter ces données dans le respect de la protection des données.

Selon le dernier Rapport d'activité du délégué à la protection des données du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (LDI NRW) présente la autorité de contrôle (p. 65) précise que les certificats d'incapacité de travail ne doivent pas être transmis au service des ressources humaines par l'intermédiaire du supérieur hiérarchique, mais doivent être envoyés directement par le salarié au service des ressources humaines. Une Transmission La transmission de l'attestation, dans un premier temps, au supérieur hiérarchique compétent est assurée par la autorité de contrôle n'est pas nécessaire. Selon elle, il suffit que le service des ressources humaines informe à son tour le supérieur hiérarchique de l'incapacité de travail du salarié malade et, dans la mesure où cela est connu, de la durée présumée de la maladie. La pratique courante consistant à envoyer les certificats d’incapacité de travail par l’intermédiaire du supérieur hiérarchique ou du secrétariat du service n’est pas conforme à la protection des données, selon le délégué à la protection des données de la Rhénanie-du-Nord-Westphalie. Il ressort de l’exposé des motifs de son rapport d’activité qu’il convient d’éviter toute mention du type de maladie, par exemple par le biais du médecin traitant.

Il est donc conseillé de convenir d'une réglementation interne à l'entreprise ayant force obligatoire et de la communiquer, afin qu'en cas de maladie, le salarié ne soit pas confronté à des incertitudes quant à la personne à qui il doit fournir cette attestation. La question de savoir si une notification préalable par téléphone au service concerné est admissible n’a certes pas fait l’objet de la décision du LDI NRW. Une telle notification ne devrait toutefois pas poser de problème pour les raisons susmentionnées.

Bien entendu, le salarié doit également signaler qu'il est à nouveau apte au travail lorsqu'il est rétabli ; il doit alors en informer à la fois le service des ressources humaines et son supérieur hiérarchique.

Plus d'informations :
www.ldi.nrw.de/