Gestione delle note di malattia nel rispetto della protezione dei dati

di R. Olschewski

La gestione dei certificati di inabilità al lavoro all’interno dell’azienda pone le imprese e i responsabili della protezione dei dati di fronte a sfide particolari, data la particolare sensibilità delle informazioni in questione. Poiché è possibile identificare l’ente emittente, ovvero il medico (specialista), da tali dati si potrebbero eventualmente trarre conclusioni sul tipo di malattia o di trattamento.

Non esistono ancora disposizioni legislative o giurisprudenziali chiare in materia, nel senso di una legge sulla protezione dei dati dei lavoratori, anche se il Tribunale federale del lavoro, in una recente sentenza del 14 novembre 2012 (5 AZR 886/11), si è pronunciato in merito alla necessità di fornire tempestivamente la prova dell’inabilità al lavoro. Anche le disposizioni della legge sul pagamento della retribuzione nei giorni festivi e in caso di malattia, in particolare l’articolo 5 dell’EFZG, non forniscono chiarimenti in merito alla gestione conforme alla normativa sulla protezione dei dati.

Secondo l'attuale Relazione sulle attività del Commissario di Stato per la protezione dei dati della NRW (LDI NRW) Autorità di vigilanza (p. 65) stabilisce che i certificati di inabilità al lavoro non devono essere inviati all’ufficio del personale tramite il superiore diretto, ma devono essere inviati dal dipendente direttamente all’ufficio del personale. Una Trasmissione L'invio dell'attestato, in prima istanza, al superiore gerarchico competente è a carico della Autorità di vigilanza non lo ritiene necessario. A suo avviso, è sufficiente che l’ufficio del personale comunichi a sua volta al superiore gerarchico l’inabilità al lavoro del dipendente malato e – per quanto noto – la durata presunta della malattia. La prassi, spesso riscontrata, secondo cui i certificati di inabilità al lavoro vengono inviati tramite il superiore o la segreteria di reparto, non è conforme alle norme sulla protezione dei dati secondo il Garante della protezione dei dati della Renania Settentrionale-Vestfalia. Dalla motivazione della sua relazione di attività si evince che si dovrebbero evitare riferimenti alla natura della malattia, ad esempio tramite il medico curante.

È quindi consigliabile concordare e rendere nota una normativa interna all’azienda avente carattere vincolante, affinché, in caso di malattia, il dipendente non si trovi in una situazione di incertezza riguardo a chi debba presentare tale attestato. Sebbene la questione dell’ammissibilità di una comunicazione preventiva telefonica al reparto competente non fosse oggetto della decisione dell’LDI NRW, tale comunicazione dovrebbe risultare piuttosto indisputabile per i motivi sopra citati.

Naturalmente, una volta guarito, il dipendente deve comunicare di essere nuovamente idoneo al lavoro, e tale comunicazione dovrebbe essere effettuata sia all’ufficio del personale che al proprio superiore diretto.

Ulteriori informazioni:
www.ldi.nrw.de/