Was muss ein Nachweis wirklich offenlegen?

IA-Anonymisation in Ailance unterstützt Unternehmen dabei, personenbezogene Angaben in hochgeladenen Dokumenten zu erkennen und zu ersetzen. Die Funktion lässt sich gezielt für Dateifelder aktivieren und in unterschiedliche Dokumentations- und Prüfprozesse einbinden.

Bei der Prüfung von Datenschutzmaßnahmen, IT-Systemen oder Lieferanten werden regelmäßig Dokumente als Nachweise benötigt. Diese enthalten häufig auch personenbezogene Angaben, die für die eigentliche Bewertung nicht erforderlich sind. Namen von Beschäftigten, Kontaktdaten oder personenbezogene Einträge in Protokollen können dadurch einem größeren Personenkreis zugänglich werden, als es der Prüfzweck verlangt.

Die manuelle Aufbereitung solcher Unterlagen verursacht zusätzlichen Aufwand. Zu berücksichtigen sind dabei auch Angaben außerhalb des eigentlichen Fließtexts, etwa in Tabellen, Kommentaren oder Dokumenteigenschaften. Werden diese Stellen übersehen, können personenbezogene Informationen trotz einer Bearbeitung im Dokument verbleiben.

Anonymisierung im bestehenden Arbeitsablauf

Ailance integriert die KI-gestützte Bearbeitung in den Upload von Dokumenten. Die Funktion wird für die vorgesehenen Dateifelder konfiguriert. Anwender können dort unterstützte Dateien mit aktivierter Option „Anonymous Upload“ hochladen und den zugehörigen Eintrag speichern.

Anschließend untersucht das System den Inhalt auf personenbezogene Angaben und ersetzt die erkannten Informationen. Die Traitement erfolgt im Hintergrund, sodass Anwender währenddessen an anderen Aufgaben weiterarbeiten können. Bis zum Abschluss ist die Datei für den Download gesperrt; ihr Bearbeitungsstatus wird angezeigt.

Nach Abschluss ersetzt die bearbeitete Fassung die ursprünglich hochgeladene Datei im betreffenden Dateifeld und steht zum Download bereit. Damit ist die Aufbereitung unmittelbar dem Vorgang zugeordnet, für den das Dokument benötigt wird.

Unterstützt werden derzeit DOCX-, XLSX- und TXT-Dateien. Bei Word-Dokumenten werden neben dem Text unter anderem Tabellen, Kopf- und Fußzeilen sowie Kommentare berücksichtigt. Auch Dokumenteigenschaften von Word- und Excel-Dateien sind Teil der Traitement. Die Formatierung soll dabei soweit wie möglich erhalten bleiben.

Einsatzmöglichkeiten in unterschiedlichen Lösungen

Die Funktion ist an entsprechend konfigurierte Dateifelder gebunden. Sie kann deshalb überall dort eingesetzt werden, wo unterstützte Dokumente als Nachweise oder Arbeitsunterlagen hochgeladen werden. Folgende Anwendungsfälle kommen beispielsweise in Betracht:

Datenschutzmanagement und TOM-Prüfungen

Für die Bewertung technischer und organisatorischer Maßnahmen werden häufig Verfahrensbeschreibungen oder Nachweise zur Umsetzung vorgelegt. Enthalten diese personenbezogene Angaben, die für die Bewertung der Maßnahme nicht benötigt werden, kann die KI-Anonymisation die Aufbereitung unterstützen. Datenschutzverantwortliche können sich anschließend auf den dokumentierten Ablauf und die Umsetzung der Maßnahme konzentrieren.

ISMS und interne Audits

Bei internen Audits werden unter anderem Prüfprotokolle und Nachweise zu Sicherheitskontrollen ausgewertet. Diese können Namen, Kontaktdaten oder personenbezogene Einzelangaben enthalten. Eine vorbereitende Bearbeitung kommt insbesondere dann in Betracht, wenn für die Prüfung der Kontrollmechanismus maßgeblich ist und die Identität einzelner Beteiligter keine Rolle spielt.

Lieferantenbewertungen

Lieferanten stellen zur Bewertung ihrer organisatorischen und technischen Maßnahmen unterschiedliche Unterlagen bereit. Personenbezogene Angaben zu Beschäftigten oder Ansprechpartnern können darin enthalten sein, ohne für die jeweilige Bewertung erforderlich zu sein. Die Funktion kann helfen, solche Angaben vor der weiteren internen Verwendung zu reduzieren.

Gouvernance de l'IA

Bei der Prüfung einer KI-Anwendung können Beispieldokumente, Testprotokolle oder dokumentierte Ausgaben benötigt werden. Sofern diese personenbezogene Angaben enthalten und in einem unterstützten Dateiformat vorliegen, kommt eine Aufbereitung vor der weiteren Prüfung in Betracht. Die Beurteilung der Anwendung lässt sich dadurch stärker auf ihre Funktionsweise und die dokumentierten Ergebnisse ausrichten.

ITASMA und IT-Dokumentation

Dokumente zu IT-Assets, Betriebsabläufen oder Supportvorgängen enthalten häufig Angaben zu einzelnen Nutzern. Soweit für die technische Bewertung die Systemeigenschaften oder der beschriebene Ablauf relevant sind, kann die Anonymisierungsfunktion die Vorbereitung der Unterlagen unterstützen.

Eigene KI-Infrastruktur und steuerbarer Einsatz

Pour les Anonymisation trainiert und hostet 2B Advice ein eigenes, auf diesen Anwendungszweck ausgerichtetes KI-System. Die im Kundenbetrieb verarbeiteten Daten werden niemals zu Trainingszwecken verwendet. Dies gilt auch für die zur Anonymisation hochgeladenen Dokumente.

Unternehmen behalten zugleich die Entscheidung darüber, welche KI-Funktionen sie einsetzen. Die KI-Funktionen in Ailance sind einzeln abschaltbar; auch eine vollständige Deaktivierung ist möglich. Für die Anonymisation wird zusätzlich festgelegt, in welchen Dateifeldern sie zur Verfügung steht. Der Einsatz kann damit auf die vorgesehenen Anwendungsfälle begrenzt werden.

Prüfung des Ergebnisses bleibt erforderlich

Die automatisierte Erkennung unterstützt die Bearbeitung, kann jedoch keine fehlerfreie Erfassung sämtlicher personenbezogener Angaben gewährleisten. Insbesondere aus dem Zusammenhang eines Dokuments können sich weiterhin Rückschlüsse auf Personen ergeben.

Vor einer Weitergabe ist deshalb zu prüfen, ob das Ergebnis für den vorgesehenen Zweck ausreicht und ob weitere Angaben bearbeitet werden müssen. Die Kennzeichnung einer Datei als verarbeitet ersetzt diese Prüfung nicht.

Der praktische Nutzen liegt darin, einen wiederkehrenden Bearbeitungsschritt in die bestehenden Abläufe einzubinden und die manuelle Aufbereitung zu unterstützen. Die zuständigen Mitarbeiter können die bearbeiteten Unterlagen anschließend gezielt auf ihre Eignung für den jeweiligen Prüf- oder Verwendungszweck kontrollieren.

Für weitere Informationen zur KI-Anonymisation und zu den übrigen KI-Funktionen in Ailance wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei 2B Advice. Dort erhalten Sie auch unser PDF zur Anwendung von KI im Unternehmen.

Questions et réponses

Was macht die KI-Anonymisierung in Ailance?

Die KI-Anonymisation untersucht hochgeladene Dokumente auf personenbezogene Angaben und ersetzt erkannte Informationen. Die Funktion kann für bestimmte Dateifelder aktiviert und in bestehende Dokumentations- und Prüfprozesse eingebunden werden.

Welche Dateiformate unterstützt die KI-Anonymisierung?

Unterstützt werden derzeit DOCX-, XLSX- und TXT-Dateien. Bei Word-Dokumenten werden neben dem Fließtext unter anderem Tabellen, Kopf- und Fußzeilen sowie Kommentare berücksichtigt. Auch Dokumenteigenschaften von Word- und Excel-Dateien sind Teil der Traitement.

Werden die hochgeladenen Dokumente zum Training der KI verwendet?

Nein. 2B Advice trainiert und hostet ein eigenes KI-System für diesen Anwendungszweck. Die im Kundenbetrieb verarbeiteten Daten und die zur Anonymisation hochgeladenen Dokumente werden nicht zu Trainingszwecken verwendet.

Kann die KI-Anonymisierung in Ailance deaktiviert werden?

Ja. Die KI-Funktionen in Ailance können einzeln abgeschaltet oder vollständig deaktiviert werden. Zusätzlich lässt sich festlegen, in welchen Dateifeldern die Anonymisierungsfunktion zur Verfügung steht.

Muss ein anonymisiertes Dokument anschließend noch geprüft werden?

Ja. Die automatisierte Erkennung kann nicht gewährleisten, dass sämtliche personenbezogenen Angaben vollständig erfasst werden. Vor einer Weitergabe sollte deshalb geprüft werden, ob die bearbeitete Datei für den vorgesehenen Zweck ausreichend anonymisiert ist und ob weitere Angaben bearbeitet werden müssen.