Asset-Item-Vorlagen in Ailance: Inhalte zentral pflegen und gezielt wiederverwenden

Lors de la Documentation von Verarbeitungstätigkeiten, technischen und organisatorischen Maßnahmen oder IT-Assets werden regelmäßig Inhalte benötigt, die bereits an anderer Stelle erarbeitet wurden. Werden diese für jeden Anwendungsfall erneut erfasst oder aus bestehenden Einträgen übernommen, entsteht zusätzlicher Bearbeitungsaufwand. Zugleich können unterschiedliche Fassungen entstehen, deren weitere Pflege nicht einheitlich geregelt ist.

Asset-Item-Vorlagen in Ailance ermöglichen es, solche Inhalte als vorbereitete Datensätze bereitzustellen und bei Bedarf für neue Einträge zu verwenden. Dabei lässt sich festlegen, welche Angaben nach der Übernahme individuell bearbeitet werden können und welche mit der zentral gepflegten Vorlage verbunden bleiben.

Vorlagen gezielt auswählen

Vollständig vorgeladene Beispielkataloge können den Einstieg in eine Lösung erleichtern. Sie führen allerdings auch dazu, dass Verzeichnisse Einträge enthalten, die im jeweiligen Unternehmen nicht benötigt werden. Anwender müssen diese zunächst prüfen, von tatsächlich eingesetzten Verfahren unterscheiden und gegebenenfalls entfernen.

Mit Asset-Item-Vorlagen stehen vorbereitete Inhalte zur Auswahl bereit, ohne dass daraus bereits operative Einträge entstehen. Über die Aktion „Aus Vorlage hinzufügen“ können Anwender die für ihren Anwendungsfall geeigneten Vorlagen übernehmen. Abhängig vom Auswahlfeld ist dies für einzelne oder mehrere Vorlagen gleichzeitig möglich.

Aus der ausgewählten Vorlage entsteht ein eigener Eintrag. Dieser kann anschließend um die unternehmensspezifischen Angaben ergänzt werden. Bei einer Verarbeitungstätigkeit kommt beispielsweise eine vorbereitete Beschreibung des typischen Ablaufs in Betracht, während die zuständige Fachabteilung die tatsächlich eingesetzten Systeme, Empfänger und betrieblichen Abläufe ergänzt.

Die Vorlage gibt damit eine gemeinsame fachliche Ausgangsbasis vor und kann den Erfassungsaufwand sowie Rückfragen zu grundlegenden Angaben reduzieren. Ob die übernommenen Inhalte den konkreten Sachverhalt zutreffend beschreiben, ist weiterhin im Rahmen der Bearbeitung zu prüfen.

Übernahme als Kopie oder Referenz

Für die Pflege wiederverwendbarer Inhalte ist maßgeblich, wie sich spätere Änderungen an einer Vorlage auf die daraus erstellten Einträge auswirken. Ailance unterscheidet hierzu zwischen zwei Verfahren, die der Solution Builder für die betreffenden Felder konfiguriert.

Bei der Übernahme per Kopie wird der Feldwert aus der Vorlage in den neuen Eintrag übernommen. Er kann dort anschließend unabhängig bearbeitet werden. Spätere Änderungen an der Vorlage verändern den lokalen Wert nicht.

Bei der Übernahme per Referenz bleibt der Feldwert mit der Vorlage verbunden. Wird dieser Wert in der Vorlage geändert, wird die Änderung auch in die daraus erstellten Einträge übernommen. Im einzelnen Eintrag ist das betreffende Feld schreibgeschützt; seine Pflege erfolgt über die Vorlage.

Beide Verfahren können innerhalb eines Eintrags verwendet werden. So lässt sich beispielsweise die allgemeine Beschreibung einer Sicherheitsmaßnahme zentral pflegen, während Responsable, Umsetzungsstand und Nachweise für den jeweiligen Einsatz gesondert dokumentiert werden. Gemeinsame Vorgaben bleiben dadurch einheitlich, ohne dass die Angaben zur konkreten Umsetzung vereinheitlicht werden müssen.

Anwendungsfälle in Datenschutz, AI Governance, ITASMA und ISMS

Welche Vorlagen zur Verfügung stehen, hängt von den hinterlegten Inhalten und der Konfiguration der jeweiligen Lösung ab. Die folgenden Beispiele zeigen, wie die Funktion eingesetzt werden kann.

Verarbeitungstätigkeiten im Datenschutzmanagement

Für wiederkehrende Verarbeitungen wie Bewerbermanagement, Personalverwaltung oder Kundenbetreuung können Vorlagen mit typischen Beschreibungen bereitgestellt werden. Die Fachbereiche übernehmen die geeignete Vorlage und passen die Angaben an die tatsächliche Traitement im Unternehmen an. Dies erleichtert die Erfassung und unterstützt eine einheitliche Beschreibung vergleichbarer Vorgänge.

Mesures techniques et organisationnelles

Bei der Zusammenstellung von TOMs können Anwender geeignete Maßnahmen aus vorbereiteten Bibliotheken auswählen, beispielsweise für Zugriffsschutz oder Datenlöschung. Ein vollständiger Maßnahmenkatalog muss dadurch nicht pauschal übernommen werden. Während die Beschreibung der Maßnahme zentral gepflegt werden kann, werden ihre konkrete Umsetzung und die zugehörigen Nachweise im jeweiligen Zusammenhang dokumentiert.

Gouvernance de l'IA

Für wiederkehrende KI-Anwendungsfälle, etwa einen internen KI-Assistenten oder einen Chatbot im Kundenservice, lassen sich Erfassungs- und Prüfinhalte vorbereiten. Dazu gehören beispielsweise Fragen zum Verwendungszweck, zu den eingesetzten Daten und zur menschlichen Kontrolle. Die verantwortlichen Teams ergänzen die tatsächlichen Eigenschaften der Anwendung und die Ergebnisse ihrer Prüfung. Ein gemeinsamer Fragenbestand unterstützt dabei die Vergleichbarkeit unterschiedlicher KI-Anwendungen.

ITASMA

Bei gleichartigen IT-Assets wie Notebooks, Servern oder SaaS-Anwendungen können typische Beschreibungen und Standardangaben als Vorlage hinterlegt werden. Die individuellen Angaben, etwa Gerätekennung, Standort oder zuständige Person, werden bei der Erfassung ergänzt. Wiederkehrende Informationen müssen damit nicht für jedes Asset erneut eingegeben werden; zugleich lässt sich der Bestand einheitlicher dokumentieren.

ISMS

Für das Informationssicherheitsmanagement kommen insbesondere Vorlagen für wiederkehrende Sicherheitskontrollen und Fragen interner Audits in Betracht. Eine zentral gepflegte Kontrollbeschreibung kann in mehreren Bereichen verwendet werden, während Umsetzungsstand, Nachweise und offene Maßnahmen jeweils gesondert dokumentiert werden.

Berechtigungen und Verhalten bei Aktualisierungen

Die Verwaltung der Vorlagen unterliegt eigenen Berechtigungen. Dadurch lässt sich festlegen, welche Personen zentrale Inhalte pflegen dürfen und welche diese zur Erstellung eigener Einträge verwenden.

Nicht mehr benötigte Vorlagen können deaktiviert werden. Sie stehen anschließend für neue Auswahlen nicht mehr zur Verfügung, bleiben jedoch für bestehende Verwendungen erhalten. Der Deaktivierungsstatus wird bei einem erneuten Lösungsimport beibehalten. Eine bewusst deaktivierte Vorlage wird durch ein Update somit nicht wieder aktiviert.

Für Unternehmen liegt der Nutzen insbesondere darin, bereits erarbeitetes Fachwissen mehrfach verwenden und dessen Pflege organisatorisch zuordnen zu können. Wiederkehrende Inhalte werden zentral vorbereitet; die Fachbereiche ergänzen die Angaben, die für ihre konkrete Traitement, Anwendung oder Maßnahme erforderlich sind. Voraussetzung hierfür ist eine geeignete Aufteilung zwischen zentral gepflegten Vorgaben und lokal zu bearbeitenden Informationen.

Questions et réponses

Was sind Asset-Item-Vorlagen in Ailance?

Asset-Item-Vorlagen sind vorbereitete Datensätze, die für neue Einträge wiederverwendet werden können. Sie schaffen eine gemeinsame fachliche Ausgangsbasis, ohne dass jede Information für jeden Anwendungsfall erneut erfasst werden muss.

Was ist der Unterschied zwischen einer Übernahme als Kopie und als Referenz?

Bei einer Kopie wird der Feldwert einmalig in den neuen Eintrag übernommen und kann dort unabhängig bearbeitet werden. Bei einer Referenz bleibt der Feldwert mit der zentralen Vorlage verbunden. Änderungen an der Vorlage werden dann auch in den verbundenen Einträgen berücksichtigt.

Können Kopien und Referenzen innerhalb eines Eintrags kombiniert werden?

Ja. Zentral zu pflegende Angaben können als Referenz eingebunden werden, während unternehmens- oder anwendungsspezifische Informationen unabhängig im jeweiligen Eintrag bearbeitet werden. So lassen sich gemeinsame Vorgaben und individuelle Umsetzung miteinander verbinden.

Für welche Bereiche können Asset-Item-Vorlagen eingesetzt werden?

Asset-Item-Vorlagen können unter anderem für Verarbeitungstätigkeiten, mesures techniques et organisationnelles, AI Governance, ITASMA und ISMS eingesetzt werden. Welche Vorlagen verfügbar sind, hängt von den hinterlegten Inhalten und der jeweiligen Konfiguration ab.

Was passiert mit bestehenden Einträgen, wenn eine Vorlage deaktiviert wird?

Eine deaktivierte Vorlage steht für neue Auswahlen nicht mehr zur Verfügung. Bereits bestehende Verwendungen bleiben jedoch erhalten. Der Deaktivierungsstatus wird auch bei einem erneuten Lösungsimport beibehalten.