Marcus Belke
CEO de 2B Advice GmbH, moteur de l'innovation dans le domaine de la vie privée conformité et de la gestion des risques, et a dirigé le développement d'Ailance, la nouvelle génération de conformité plateforme.
Les systèmes GRC d'entreprise sont considérés depuis des années comme la norme en matière de gouvernance, de risques et Conformité dans les grandes organisations. Également dans le Protection des données elles sont souvent utilisées comme plateformes centrales pour répondre à des exigences réglementaires telles que la RGPD mettre en œuvre de manière structurée. Dans la pratique, cependant, un conflit de plus en plus marqué se fait jour : l'exigence d'un pilotage global se heurte souvent aux réalités opérationnelles. C'est notamment dans le domaine de la protection des données que se révèlent les faiblesses structurelles des approches GRC d'entreprise classiques.
Surdimensionnement : lorsque les systèmes sont plus importants que le problème
Les solutions GRC d'entreprise sont généralement conçues pour répondre à des besoins de contrôle très complexes à l'échelle du groupe. Elles couvrent un large éventail de cas d'utilisation, notamment les risques financiers, l'audit interne et le reporting réglementaire. La protection des données n'est souvent qu'un module parmi d'autres.
Cependant, cette ampleur entraîne souvent un surdimensionnement. Comparés à d’autres domaines GRC, les processus de protection des données sont souvent plus légers, à caractère plus opérationnel et nécessitent une étroite collaboration avec les services métier. Un système conçu pour la gestion stratégique des risques n’est donc pas nécessairement adapté de manière optimale au travail quotidien des délégués à la protection des données ou des services opérationnels.
Il en résulte des interfaces utilisateur complexes, des étapes de processus superflues et un faible niveau d'adhésion au sein de l'entreprise.
Coûts de personnalisation : le prix de l'adaptation
Pour pouvoir utiliser les systèmes GRC d'entreprise afin de répondre aux exigences en matière de protection des données, des adaptations importantes sont nécessaires. Les modules standard ne suffisent généralement pas pour répondre à des exigences spécifiques telles que les registres de traitement, les analyses d'impact relatives à la protection des données ou Droits des personnes concernées mettre en œuvre efficacement.
Cette personnalisation est non seulement chronophage, mais aussi coûteuse. Elle mobilise des ressources internes et des consultants externes sur de longues périodes. Parallèlement, elle engendre une forte dépendance vis-à-vis de configurations spécifiques, qui sont souvent difficiles à documenter et encore plus difficiles à maintenir.
Le point particulièrement critique est que chaque modification supplémentaire accroît la complexité du système et, par conséquent, le risque d'erreurs et d'incohérences.
Dépendance vis-à-vis du changement : chaque adaptation devient un projet
Les exigences réglementaires en matière de protection des données évoluent constamment. De nouvelles Lignes directrices, les décisions de justice ou les particularités nationales imposent des adaptations constantes des processus et des systèmes.
Dans un système GRC d'entreprise fortement personnalisé, toute modification peut rapidement se transformer en un projet à part entière. Même les ajustements les plus mineurs peuvent entraîner des processus de coordination, des tests et des mises en production de grande envergure. Le délai de mise sur le marché des modifications nécessaires s'en trouve ainsi considérablement allongé.
Pour les organismes de protection des données, cela signifie qu'ils réagissent plus lentement aux évolutions réglementaires. Un inconvénient évident dans un environnement qui exige de l'agilité.
Manque de flexibilité : des structures rigides dans un environnement dynamique
Un autre problème majeur réside dans le faible degré de flexibilité. Les systèmes GRC d'entreprise suivent souvent des modèles de données et des logiques de processus rigides. De ce fait, ils ne permettent de prendre en compte que de manière limitée les exigences spécifiques des services opérationnels ou les particularités propres à chaque pays.
Or, c'est précisément dans le domaine de la protection des données, où les processus sont étroitement liés aux opérations courantes, que la flexibilité est essentielle. La diversité des modèles économiques, des technologies et des flux de données exige des solutions adaptables.
Lorsque les systèmes n'offrent pas cette flexibilité, des solutions de contournement voient le jour, par exemple sous la forme de listes Excel ou de processus parallèles. Cela nuit non seulement à la qualité des données, mais aussi à la fonction de contrôle centrale du système GRC.
Conseil de lecture : Préparation d'un audit dans le domaine de la protection des données
Modèles alternatifs : la spécialisation plutôt que la généralisation
Dans ce contexte, les approches alternatives gagnent en importance. Au lieu de systèmes GRC d'entreprise monolithiques, de nombreuses organisations se tournent de plus en plus vers des modèles spécialisés.
Il s'agit notamment de plateformes dédiées à la gestion de la protection des données, spécialement conçues pour répondre aux exigences des RGPD sont axées sur. Ces solutions offrent souvent des processus préconfigurés, une plus grande facilité d'utilisation et une mise en œuvre plus rapide.
Une autre approche consiste à recourir à des architectures modulaires, dans lesquelles la protection des données est considérée comme un domaine à part entière, pouvant s'intégrer de manière flexible dans les environnements informatiques existants. Les API et les interfaces standard permettent ainsi une connexion transparente avec d'autres systèmes, sans la complexité d'un monolithe GRC centralisé.
Les plateformes « low-code » ou « no-code » gagnent également en importance, car elles permettent aux services opérationnels d'adapter eux-mêmes leurs processus sans devoir recourir à de longs projets informatiques.
Il est temps de faire le point
Si votre système Enterprise GRC actuel atteint ses limites en matière de protection des données, une optimisation ponctuelle ne suffit généralement plus. Il faut adopter une approche radicalement différente.
C'est précisément là qu'intervient Ailance : en tant que plateforme spécialisée et flexible dédiée à la gestion moderne de la protection des données. Ailance offre une architecture claire et orientée métier, qui s'adapte aux processus réels de votre organisation. Ailance se met rapidement en œuvre, s'utilise de manière intuitive et ne nécessite aucune personnalisation complexe.
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Marcus Belke est CEO de 2B Advice et juriste et expert en informatique pour la protection des données et le numérique. Conformité. Il écrit régulièrement sur la gouvernance de l'IA, RGPD-Conformité et la gestion des risques. Pour en savoir plus sur lui, rendez-vous sur son Page du profil de l'auteur.
Questions et réponses
Pourquoi les systèmes GRC d'entreprise échouent-ils souvent en matière de protection des données ?
Les systèmes GRC d'entreprise sont généralement destinés à la gestion complexe, à l'échelle du groupe, de la gouvernance, des risques et Conformité-conçus pour répondre à ces exigences. La protection des données n'y constitue souvent qu'un module parmi tant d'autres. Il en résulte des interfaces utilisateur et des étapes de processus complexes qui ne correspondent pas toujours aux besoins opérationnels des délégués à la protection des données et des services métier.
Pourquoi les systèmes GRC d'entreprise classiques sont-ils souvent surdimensionnés pour la gestion de la protection des données ?
Les processus liés à la protection des données revêtent souvent un caractère plus opérationnel et nécessitent une collaboration étroite avec les services métier. Les systèmes initialement conçus pour une gestion stratégique globale des risques peuvent donc s'avérer inutilement complexes pour les tâches quotidiennes liées à la protection des données et nuire à leur acceptation par les utilisateurs.
Pourquoi la mise en place de systèmes GRC d'entreprise engendre-t-elle des coûts élevés ?
Les processus spécifiques liés à la protection des données, tels que les registres de traitement, les analyses d'impact relatives à la protection des données ou le traitement des droits des personnes concernées, ne peuvent souvent pas être pris en charge de manière satisfaisante par les modules standard. La personnalisation nécessaire mobilise des ressources internes et des consultants externes, tout en augmentant la complexité et la charge de maintenance ultérieure.
Pourquoi les modifications apportées à des systèmes GRC fortement personnalisés se transforment-elles rapidement en projets à part entière ?
Nouvelles exigences réglementaires, Lignes directrices, les décisions de justice ou les spécificités nationales peuvent nécessiter des ajustements réguliers. Dans les systèmes GRC d'entreprise fortement personnalisés, même les modifications les plus mineures nécessitent souvent des concertations, des tests et des mises en production, ce qui peut retarder la mise en œuvre.
Pourquoi, malgré l'existence d'un système GRC centralisé, voit-on apparaître des listes Excel et des processus parallèles ?
Lorsque les modèles de données et les logiques de processus rigides ne permettent pas de prendre suffisamment en compte les exigences de certains services ou les spécificités nationales, des solutions de contournement supplémentaires apparaissent souvent. Les listes Excel et les processus parallèles peuvent alors nuire à la qualité des données et affaiblir la fonction de contrôle centralisée du système GRC.
Quelles sont les alternatives à un système GRC d'entreprise classique en matière de protection des données ?
Les plateformes spécialisées de gestion de la protection des données, dotées de processus préconfigurés, constituent une alternative. Les architectures modulaires dotées d'interfaces avec les systèmes existants, ainsi que les approches « low-code » ou « no-code », peuvent également permettre une adaptation plus flexible, sans pour autant reprendre la complexité d'un système GRC centralisé et monolithique.
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