Marcus Belke
CEO di 2B Advice GmbH, che guida l'innovazione nella privacy conformità e di gestione del rischio e di guidare lo sviluppo di Ailance, la nuova generazione di prodotti per la salute. conformità piattaforma.
Da anni i sistemi GRC aziendali sono considerati lo standard per la governance, il rischio e Conformità nelle grandi organizzazioni. Anche nel Protezione dei dati vengono spesso utilizzate come piattaforme centrali per soddisfare requisiti normativi quali la GDPR da attuare in modo strutturato. Nella pratica, tuttavia, emerge sempre più spesso un conflitto: l’esigenza di un controllo completo si scontra spesso con le realtà operative. È soprattutto nel campo della protezione dei dati che si manifestano le debolezze strutturali dei classici approcci Enterprise GRC.
Sovradimensionamento: quando i sistemi sono più grandi del problema
Le soluzioni GRC aziendali sono generalmente progettate per soddisfare esigenze di controllo altamente complesse a livello di gruppo. Coprono una vasta gamma di casi d'uso, tra cui i rischi finanziari, l'audit interno e la rendicontazione normativa. La protezione dei dati è spesso solo uno dei tanti moduli disponibili.
A causa di questa ampiezza, tuttavia, si verifica spesso un sovradimensionamento. Rispetto ad altri ambiti GRC, i processi di protezione dei dati sono spesso più snelli, hanno un carattere più operativo e richiedono una stretta collaborazione con i reparti specialistici. Un sistema sviluppato per la gestione strategica dei rischi non è quindi necessariamente la soluzione ottimale per il lavoro quotidiano dei responsabili della protezione dei dati o dei reparti specialistici.
Ne conseguono interfacce utente complesse, fasi di processo superflue e uno scarso grado di accettazione all'interno dell'azienda.
Costi di personalizzazione: il prezzo dell'adattamento
Per poter utilizzare i sistemi GRC aziendali al fine di soddisfare i requisiti in materia di protezione dei dati, sono necessari adeguamenti di ampia portata. I moduli standard non sono di norma sufficienti per soddisfare requisiti specifici quali i registri dei trattamenti, le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati o Diritti degli interessati attuare in modo efficiente.
Questa personalizzazione non solo richiede molto tempo, ma è anche costosa. Impiega risorse interne e consulenti esterni per lunghi periodi. Allo stesso tempo, crea una forte dipendenza da configurazioni personalizzate, che spesso sono difficili da documentare e ancora più difficili da mantenere.
Un aspetto particolarmente critico è che ogni ulteriore modifica aumenta la complessità del sistema e, di conseguenza, anche il rischio di errori e incongruenze.
Dipendenza dal cambiamento: ogni adeguamento diventa un progetto
I requisiti normativi in materia di protezione dei dati sono in continua evoluzione. Nuovi Linee guida, le sentenze dei tribunali o le specificità nazionali rendono necessari continui adeguamenti dei processi e dei sistemi.
In un sistema Enterprise GRC fortemente personalizzato, ogni modifica può trasformarsi rapidamente in un progetto a sé stante. Anche le modifiche più piccole possono comportare lunghe fasi di coordinamento, test e rilasci. Di conseguenza, i tempi di immissione sul mercato delle modifiche necessarie si allungano notevolmente.
Per le organizzazioni che si occupano di protezione dei dati, ciò significa che reagiscono più lentamente agli sviluppi normativi. Un chiaro svantaggio in un contesto che richiede agilità.
Mancanza di flessibilità: strutture rigide in un contesto dinamico
Un altro problema fondamentale è lo scarso grado di flessibilità. I sistemi GRC aziendali seguono spesso modelli di dati e logiche di processo rigidi. Di conseguenza, è possibile soddisfare solo in misura limitata le esigenze specifiche dei singoli reparti o le peculiarità proprie di ogni paese.
Proprio nel settore della protezione dei dati, in cui i processi sono strettamente integrati con le procedure operative, la flessibilità è tuttavia fondamentale. Modelli di business, tecnologie e flussi di dati diversi richiedono soluzioni personalizzabili.
Se i sistemi non offrono questa flessibilità, si ricorre a soluzioni alternative, ad esempio sotto forma di elenchi Excel o processi paralleli. Ciò compromette non solo la qualità dei dati, ma anche la funzione di controllo centrale del sistema GRC.
Suggerimento di lettura: Preparazione all'audit per la protezione dei dati
Modelli alternativi: specializzazione anziché generalizzazione
In questo contesto, gli approcci alternativi stanno acquisendo sempre maggiore importanza. Al posto dei sistemi GRC aziendali monolitici, molte organizzazioni puntano sempre più su modelli specializzati.
Tra queste figurano piattaforme dedicate alla gestione della protezione dei dati, progettate specificamente per soddisfare le esigenze dei GDPR sono orientate. Queste soluzioni offrono spesso processi preconfigurati, una maggiore facilità d'uso e un'implementazione più rapida.
Un altro approccio è rappresentato dalle architetture modulari, in cui la protezione dei dati viene considerata come un dominio a sé stante, integrabile in modo flessibile nei contesti IT esistenti. Le API e le interfacce standard consentono in questo caso un collegamento senza soluzione di continuità con altri sistemi, senza la complessità di un monolite GRC centralizzato.
Anche le piattaforme low-code o no-code stanno acquisendo sempre più importanza, poiché consentono ai reparti specialistici di adattare autonomamente i processi senza dover ricorrere a lunghi progetti IT.
È ora di riconsiderare la questione
Se il vostro attuale sistema Enterprise GRC sta raggiungendo i propri limiti in materia di protezione dei dati, un’ottimizzazione puntuale spesso non è più sufficiente. È necessario un approccio radicalmente diverso.
È proprio qui che entra in gioco Ailance: come piattaforma specializzata e flessibile per la gestione moderna della protezione dei dati. Ailance offre un’architettura chiara e orientata all’applicazione, che si basa sui processi effettivi della vostra organizzazione. Ailance è veloce da implementare, intuitiva da utilizzare e non richiede una personalizzazione complessa.
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Marcus Belke è CEO di 2B Advice e avvocato ed esperto di informatica per la protezione dei dati e la digitalizzazione. Conformità. Scrive regolarmente di governance dell'IA, GDPR-Conformità e la gestione dei rischi. Per saperne di più su di lui, visitate il suo Pagina del profilo dell'autore.
Domande e risposte
Perché i sistemi GRC aziendali falliscono spesso in materia di protezione dei dati?
I sistemi GRC aziendali sono solitamente destinati a processi complessi di governance, gestione dei rischi e Conformità-progettati in base a determinati requisiti. La protezione dei dati è spesso solo uno dei tanti moduli presenti in tali sistemi. Ciò comporta la creazione di interfacce utente e fasi di processo complesse, che non sempre si adattano alle esigenze operative dei responsabili della protezione dei dati e dei reparti specializzati.
Perché i sistemi GRC aziendali tradizionali sono spesso sovradimensionati per la gestione della protezione dei dati?
I processi relativi alla protezione dei dati hanno spesso un carattere prevalentemente operativo e richiedono una stretta collaborazione con i reparti specializzati. I sistemi sviluppati principalmente per una gestione strategica globale dei rischi possono quindi risultare inutilmente complessi per le attività quotidiane relative alla protezione dei dati e ridurre il grado di accettazione da parte degli utenti.
Perché l'adeguamento dei sistemi GRC aziendali comporta costi elevati?
Spesso i moduli standard non consentono di gestire in modo adeguato determinati processi relativi alla protezione dei dati, quali i registri dei trattamenti, le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati o la gestione dei diritti degli interessati. La personalizzazione necessaria impegna risorse interne e consulenti esterni, aumentando al contempo la complessità e il successivo onere di manutenzione.
Perché le modifiche apportate a sistemi GRC altamente personalizzati finiscono rapidamente per diventare progetti a sé stanti?
Nuovi requisiti normativi, Linee guida, le sentenze dei tribunali o le specificità nazionali possono rendere necessari adeguamenti continui. Nei sistemi Enterprise GRC altamente personalizzati, anche le modifiche più piccole richiedono spesso coordinamenti, test e rilasci, il che può causare ritardi nell'implementazione.
Perché, nonostante l’esistenza di un sistema GRC centralizzato, continuano a nascere elenchi in Excel e processi paralleli?
Quando i modelli di dati rigidi e le logiche di processo non riescono a rappresentare adeguatamente le esigenze dei singoli reparti o le specificità nazionali, spesso si ricorre a soluzioni alternative. Gli elenchi Excel e i processi paralleli possono quindi compromettere la qualità dei dati e indebolire la funzione di controllo centrale del sistema GRC.
Quali alternative esistono a un classico sistema GRC aziendale nel campo della protezione dei dati?
Un'alternativa è rappresentata dalle piattaforme specializzate per la gestione della protezione dei dati con processi preconfigurati. Anche le architetture modulari con interfacce verso i sistemi esistenti, così come gli approcci low-code o no-code, possono consentire un adattamento più flessibile, senza dover affrontare la complessità di un sistema GRC monolitico centralizzato.
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