Aristotelis Zervos
Aristotelis Zervos, directeur de la rédaction de 2B Advice, allie expertise juridique et journalistique en Protection des données, informatique-Conformité et la réglementation de l'IA.
Avec la directive sur la transparence des rémunérations (UE) 2023/970, les entreprises allemandes se verront imposer de nouvelles obligations d’ici à sa mise en œuvre, au plus tard le 7 juin 2026. Parmi celles-ci figurent les droits d’accès aux informations relatives aux rémunérations et aux valeurs de référence, les rapports de transparence et, le cas échéant, les évaluations conjointes des rémunérations. Parallèlement, les données salariales constituent des informations à caractère personnel. Cet article met en évidence les points sur lesquels la directive pose problème au regard de la protection des données et explique comment les entreprises peuvent d’ores et déjà mettre en place des stratégies en matière d’accès à l’information, de reporting et de gestion des accès RGPD- conformément aux exigences.
Contexte et mise en œuvre de la directive européenne sur la transparence des rémunérations
La directive européenne sur la transparence salariale (directive (UE) 2023/970) est entrée en vigueur le 6 juin 2023. Cette directive a pour objectif de garantir plus efficacement le principe de „ l'égalité de rémunération pour un travail égal ou de valeur égale “ et de réduire l'écart de rémunération entre les hommes et les femmes. L'Allemagne est tenue de transposer la directive dans son droit national au plus tard le 7 juin 2026. En conséquence, une révision de la loi allemande sur la transparence salariale (EntgTranspG) est attendue d’ici cette date. Une commission d’experts a déjà présenté des propositions de mise en œuvre en novembre 2025 ; la procédure législative devrait débuter début 2026.
Remarque : D'ici à la mise en œuvre, l'étendue concrète des obligations peut encore évoluer. Le législateur allemand doit notamment décider de la manière précise dont les dispositions de la directive seront transposées au niveau national. Il s'agira notamment de déterminer si une taille minimale des groupes de référence (à l'instar de la limite actuelle de 6 personnes prévue par l'EntgTranspG) sera maintenue et sous quelle forme l'article 12, paragraphe 3, de la directive sera transposé. Les entreprises devraient toutefois se pencher dès à présent sur les nouvelles réglementations à venir, car des adaptations importantes des systèmes de rémunération et des processus internes seront nécessaires.
Du point de vue du droit de la protection des données, ces prescriptions sont explosives en ce qu'elles impliquent un niveau élevé de protection des données. Transparence sur les salaires. Un sujet qui, jusqu'à présent, était souvent traité de manière confidentielle. Les employeurs doivent ainsi collecter des quantités considérables de données personnelles sur la rémunération, les analyser et les transmettre à des tiers. Troisième (Employés, Comité d'entreprise, autorités) : Cela doit être fait en conformité avec la protection des données.
Conflit entre la transparence salariale et la protection des données
La directive souligne expressément à l'article 12, paragraphe 1, que toute enquête, Traitement et de la divulgation d'informations dans le cadre des articles 7, 9 et 10, conformément à la RGPD doit être effectuée. Les principes fondamentaux de la législation sur la protection des données s'appliquent donc aussi sans restriction à la mise en œuvre des mesures de transparence des rémunérations.
Les données de rémunération sont données à caractère personnel. Ce n'est pas seulement le cas lorsque le nom d'un salarié est directement mentionné. Même des informations apparemment anonymisées peuvent permettre d'identifier indirectement une personne. C’est le cas, par exemple, lorsque la personne peut être identifiée en raison de la petite taille d’un groupe de référence ou d’autres informations contextuelles. Étant donné que la directive, contrairement à la loi allemande sur la transparence salariale (EntgTranspG) en vigueur, ne prescrit pas de taille minimale pour les groupes de référence, la rémunération moyenne de référence peut révéler le salaire individuel d’une personne, en particulier lorsque les groupes de référence sont très petits. Exemple : si un salarié de sexe masculin demande le salaire moyen des femmes au sein de son groupe de référence restreint et qu’il n’y a qu’une seule femme dans ce groupe, cette information révélerait le salaire de cette dernière. Le législateur allemand était déjà conscient de ce risque dans la loi précédente : l’article 12, paragraphe 3, deuxième phrase, de l’EntgTranspG prévoit qu’aucune rémunération de référence ne doit être indiquée lorsque l’activité de référence est exercée par moins de six salariés de l’autre sexe. Cette clause de protection empêchait l’identification des salaires individuels. Cependant, elle a également pour conséquence que, dans les petites entreprises, le droit à l’information reste souvent lettre morte.
La directive européenne renonce certes à des seuils rigides, mais l'article 12, paragraphe 3, de la directive sur la protection des données fournit un instrument permettant d'atténuer les tensions. Selon cet article, les États membres peuvent prévoir qu'en cas de risque de divulgation indirecte des salaires individuels, les informations sensibles relatives à la rémunération ne soient pas communiquées directement au salarié qui en fait la demande, mais uniquement à un organisme intermédiaire. Cela peut permettre à l Comité d'entreprisequi autorité de contrôle ou l'organisme de promotion de l'égalité. Ces organismes devraient alors conseiller le travailleur sur ses droits, sans révéler les montants concrets de la rémunération. Ainsi, la concernés La personne concernée serait certes informée de ses droits éventuels (par exemple pour discrimination), mais le salaire de la personne de référence resterait protégé.
Affectation spécifique des données salariales
La directive contient en outre, à l'art. 12, par. 2, une disposition claire sur la protection des données. Affectation des fonds: Données personnelles, collectées dans le cadre des mesures de transparence, ne peuvent être utilisées que pour garantir le respect du principe d'égalité. Tout traitement ultérieur de ces données à d’autres fins incompatibles avec la transparence salariale (par exemple, des analyses générales de benchmarking salarial allant au-delà de ce qui est prescrit) est interdit.
Les entreprises doivent donc veiller à ne pas utiliser à d'autres fins les données salariales collectées pour établir des rapports ou fournir des informations.
Principales dispositions de la directive sur la transparence des rémunérations relatives à la protection des données
La directive sur la transparence salariale comporte plusieurs Transparence- et les obligations de déclaration qui incombent à la Traitement des données relatives à la rémunération des salariés. Les directives suivantes, en particulier, se trouvent dans un rapport de tension avec la protection des données :
- Droit d'accès individuel (art. 7 de la directive sur la transparence des rémunérations) : Les salariés ont le droit d'obtenir des informations sur leur rémunération individuelle ainsi que sur les niveaux de rémunération moyens de leurs collègues exerçant une activité identique ou équivalente. Ces informations doivent être ventilées par sexe. La demande d'informations doit recevoir une réponse écrite dans un délai de deux mois. Contrairement à la situation juridique antérieure, la restriction aux entreprises de plus de 200 salariés est supprimée. Ce droit s'appliquera désormais quelle que soit la taille de l'entreprise. En outre, tous les salariés doivent être informés chaque année de ce Droit d'accès d'informer.
- Rapport sur la transparence salariale (art. 9 de la directive sur la transparence salariale) : Les employeurs comptant au moins 100 salariés sont tenus d'établir régulièrement un rapport sur l'écart de rémunération entre les hommes et les femmes au sein de leur entreprise. Ce rapport doit notamment indiquer l'écart salarial global entre les hommes et les femmes ainsi que les différences au sein de chaque groupe de salariés exerçant une activité identique ou équivalente, le tout ventilé par composante salariale. Les rapports doivent être mis à la disposition des salariés et des représentants du personnel. Sur demande, les autorité de contrôle ou à l'organisme chargé de l'égalité. Les entreprises comptant 250 salariés ou plus doivent établir un rapport annuel (le premier devant être remis au plus tard le 7 juin 2027, portant sur l'année 2026). En revanche, les entreprises comptant entre 100 et 249 salariés ne sont tenues d'établir un rapport que tous les trois ans.
- Évaluation commune des rémunérations (art. 10 de la directive sur la transparence des rémunérations) : Si le rapport de transparence constate des écarts de rémunération moyenne entre les femmes et les hommes au sein d'un groupe de référence supérieurs à 5 %, et si l’employeur ne peut pas justifier objectivement cet écart de rémunération entre les sexes, il doit procéder à une évaluation détaillée des rémunérations en collaboration avec la représentation du personnel. Dans le cadre de cette analyse conjointe, il convient d’identifier les causes de l’écart de rémunération et d’élaborer des mesures correctives. Le résultat de cette évaluation salariale doit ensuite être communiqué à l'ensemble du personnel et à la autorité de contrôle le rendre accessible. En outre, l'employeur doit remédier à toute disparité injustifiée dans un délai de six mois à compter de la publication du rapport.
Recommandations pour une mise en œuvre conforme à la protection des données
Compte tenu des obligations à venir, les entreprises devraient prendre des mesures dès maintenant afin de RGPD-Conformité à la Traitement des données de rémunération. Les principes et précautions suivants se sont notamment révélés essentiels :
- Affectation des fonds s'assurer Les données salariales ne peuvent être utilisées que pour la mise en œuvre des dispositions relatives à la transparence salariale. Toute utilisation à d’autres fins (telles que des statistiques générales de planification des effectifs ou des comparaisons salariales hors du contexte de l’égalité salariale) est interdite (art. 12, al. 2, de la directive sur la transparence salariale). Les entreprises doivent donc communiquer clairement en interne à quelles fins les données salariales collectées peuvent être utilisées et à quelles fins elles ne le peuvent pas.
- Minimisation des données et limitation de la mémoire : Il s'agit de réduire au maximum données à caractère personnel que possible. Seules les données nécessaires au respect des obligations de transparence (art. 5, paragraphe 1, point c)) sont traitées. RGPD) peuvent être traités. En outre, un Stratégie d'extinction Recommandation : les données nouvellement collectées (par exemple, les listes de salaires destinées au rapport) ne devraient être conservées que le temps nécessaire. Une fois l'objectif atteint, ces données devraient être supprimées ou anonymisées dans les meilleurs délais.
- Principe du besoin de savoir (restriction d'accès, art. 5 let. f RGPD): Les données salariales hautement sensibles ne doivent être accessibles qu'à un cercle très restreint de personnes. Élaborez donc un dispositif d’accès qui définit quelles personnes, occupant quelles fonctions, ont accès à quelles données salariales. Les droits d’accès ne doivent être accordés que dans la mesure où cela est réellement nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches. L’accès aux données brutes pourrait, par exemple, être réservé à certains responsables RH ou Conformité-aux collaborateurs. Consignez par écrit l'attribution des autorisations et veillez à limiter autant que possible le cercle des personnes autorisées. De plus, toutes les personnes autorisées doivent être expressément informées de la Confidentialité des données (mot-clé : secret de fonction). Lorsque des données sont transmises au Comité d'entreprise ou d'autres représentants des travailleurs, il faut s'assurer que seules les informations absolument nécessaires sont transmises et que les destinataires sont informés de leur obligation légale de confidentialité. Ainsi, en vertu de l'article 79 de la BetrVG, les comités d'entreprise sont tenus de garder le secret dès que l'employeur Confidentialité est expressément souligné dans les informations transmises.
TOMs et documentation
- Mesures techniques et organisationnelles: Élaborez un dispositif de gestion des données qui définisse comment et où les données salariales sont stockées en toute sécurité. Les données salariales doivent être stockées exclusivement dans des emplacements définis et sécurisés, et ne doivent être consultées qu’à partir de ces emplacements. La circulation incontrôlée des listes de salaires, par exemple par e-mail à des listes de diffusion étendues ou sous forme de fichier Excel stocké dans des emplacements non sécurisés, doit être strictement évitée. De tels scénarios comportent un risque élevé de fuite et d’utilisation abusive : si des données salariales volumineuses tombent entre de mauvaises mains, cela risque non seulement RGPD- des amendes, mais aussi une atteinte considérable à l'image de marque et une perte de confiance. Dans la mesure du possible, privilégiez les solutions techniques qui intègrent d'emblée le principe de « Privacy by Default ». Les logiciels spécialisés dans la transparence salariale peuvent, par exemple, offrir des droits d’accès basés sur les rôles, l’enregistrement automatique de chaque consultation et des mesures de sécurité prédéfinies. Cela permet de garantir que les données sensibles ne puissent pas être copiées ou dérobées à l’insu de tous. Dans tous les cas, les entreprises devraient mettre en place des mesures appropriées mesures techniques et organisationnelles (TOMs) selon l'art. 32 RGPD afin de garantir un niveau de protection adapté au risque. Certes, les données salariales ne font pas partie des données particulièrement sensibles au sens de l'article 9 de la directive sur la protection des données. RGPD, Les données à caractère personnel ne sont pas toujours disponibles, mais elles sont très personnelles et confidentielles pour la plupart des travailleurs, ce qui justifie un niveau de protection plus élevé.
- Documentation et de la responsabilité : Les entreprises devraient documenter par écrit toutes les mesures et concepts adoptés (art. 5, al. 2 RGPD). En cas de contrôle, il est ainsi possible de prouver aux autorités de surveillance que les principes de la RGPD ont été respectées. Une propreté Documentation crée en outre de la clarté en interne et peut gagner la confiance des collaborateurs.
Conseil de lecture : Les données de santé en cas de poursuite de la maladie : un défi pour la protection des données
Transparence salariale et protection des données : 2B Advice vous accompagne dans la mise en œuvre
Les entreprises devraient poser dès maintenant des jalons organisationnels pour ne pas être prises au dépourvu à la date butoir du 7 juin 2026. Il s'agit notamment de développer à temps des concepts de rôles et d'autorisations et de mettre en place des directives internes sur le traitement des données de rémunération. Le cas échéant, il convient également de conclure des accords d'entreprise avec le Comité d'entreprise recommandé afin de régler de manière contraignante la mise en œuvre des mesures de transparence dans l'entreprise. Enfin, tous les acteurs concernés - du service des ressources humaines à la direction en passant par le délégué à la protection des données - devraient être préparés aux nouvelles exigences par des formations.
Il est indispensable de traiter les informations salariales avec soin et en toute confidentialité afin que l'objectif noble de la directive – l'égalité salariale entre les sexes – puisse être atteint sans porter atteinte à la Vie privée des salariés.
2B Advice vous aide à, avec entre autres
- Contrôle de préparation / analyse des écarts (exigences EntgTranspRL vs. processus réels, situation des données)
- Concept de protection des données pour la transparence salariale (Bases juridiques, Affectation des fonds, Minimisation des données, Stratégie d'extinction)
- Concept d'accès et d'autorisation (besoin de savoir, rôles, journalisation, gouvernance)
- Conception de processus pour les demandes d'informations et les rapports
- Revue TOM et évaluation des risques des plans d'action axés sur la pratique
- Formations pour HR, Legal, Privacy & Conformité (y compris guide de communication)
Si vous souhaitez mettre en œuvre en amont, dans le respect du droit et de manière pragmatique Si vous souhaitez mettre en place un tel projet, n'hésitez pas à nous contacter ! Nous serons ravis de vous accompagner dans la planification et la mise en œuvre opérationnelle.
Aristotelis Zervos est directeur éditorial chez 2B Advice, juriste et journaliste avec un savoir-faire approfondi en matière de protection des données, RGPD, informatique-Conformité et la gouvernance de l'IA. Il publie régulièrement des articles approfondis sur la réglementation de l'IA, RGPD-Conformité et la gestion des risques. Pour en savoir plus sur lui, rendez-vous sur son Page du profil de l'auteur.
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