Aristotelis Zervos
Aristotelis Zervos, direttore editoriale di 2B Advice, unisce competenze giuridiche e giornalistiche in Protezione dei dati, IT-Conformità e la regolamentazione dell'IA.
Con la direttiva sulla trasparenza retributiva (UE) 2023/970, le imprese in Germania dovranno adempiere a nuovi obblighi entro la data di attuazione, fissata al più tardi al 7 giugno 2026. Tra questi figurano il diritto all’informazione in materia di retribuzioni e valori di riferimento, le relazioni sulla trasparenza e, se del caso, le valutazioni congiunte delle retribuzioni. Allo stesso tempo, i dati relativi alle retribuzioni costituiscono informazioni personali. Questo articolo illustra in quali punti la direttiva presenta problemi dal punto di vista della protezione dei dati e come le aziende possano già ora definire strategie in materia di informazione, rendicontazione e accesso GDPR- in modo conforme.
Contesto e attuazione della Direttiva UE sulla trasparenza delle retribuzioni
La direttiva UE sulla trasparenza retributiva (direttiva (UE) 2023/970) è entrata in vigore il 6 giugno 2023. L’obiettivo della direttiva è garantire un’applicazione più efficace del principio della „parità retributiva per un lavoro uguale o di valore equivalente“ e ridurre il divario retributivo di genere. La Germania è tenuta a recepire la direttiva nel diritto nazionale entro e non oltre il 7 giugno 2026. Di conseguenza, entro tale data è prevista una modifica della legge tedesca sulla trasparenza retributiva (EntgTranspG). Già nel novembre 2025 una commissione di esperti ha presentato proposte di attuazione; l’iter legislativo dovrebbe avviarsi all’inizio del 2026.
Nota: Fino all’attuazione, l’ambito concreto degli obblighi potrebbe ancora subire modifiche. Il legislatore tedesco dovrà, tra l’altro, decidere in che modo le disposizioni della direttiva saranno recepite a livello nazionale. Ad esempio, se verrà mantenuta una dimensione minima dei gruppi di riferimento (analogamente all’attuale limite di 6 persone previsto dall’EntgTranspG) e in quale forma verrà recepito l’art. 12, comma 3, della direttiva. Le imprese dovrebbero tuttavia occuparsi già da ora delle imminenti nuove disposizioni, poiché saranno necessari adeguamenti di ampia portata dei sistemi retributivi e dei processi interni.
L'aspetto controverso di questi requisiti in termini di legge sulla protezione dei dati è che essi Trasparenza sugli stipendi. Un argomento che finora è stato spesso trattato in modo confidenziale. I datori di lavoro devono raccogliere e analizzare una quantità considerevole di dati personali sulle retribuzioni e trasmetterli ai propri dipendenti. Terza parte (Dipendenti, Consiglio di fabbrica, autorità): Questo deve essere organizzato nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.
Il conflitto tra trasparenza salariale e protezione dei dati
La direttiva sottolinea espressamente all'art. 12 (1) che qualsiasi raccolta, Elaborazione e la divulgazione di informazioni ai sensi degli artt. 7, 9 e 10, in conformità con le norme di legge. GDPR deve avvenire. I principi fondamentali della legge sulla protezione dei dati si applicano quindi senza limitazioni anche all'attuazione delle misure di trasparenza retributiva.
I dati di carica sono Dati personali. Ciò non vale solo quando viene citato direttamente il nome di un dipendente. Anche i dati apparentemente resi anonimi possono essere indirettamente personali. Ad esempio, se la singola persona è identificabile sulla base di un gruppo di riferimento di piccole dimensioni o di altre informazioni contestuali. Poiché la direttiva, a differenza dell’attuale legge tedesca sulla trasparenza salariale (EntgTranspG), non prescrive una dimensione minima per i gruppi di riferimento, la retribuzione media di riferimento può rivelare lo stipendio individuale di una persona, in particolare nel caso di gruppi di riferimento molto piccoli. Esempio: se un dipendente di sesso maschile chiede quale sia lo stipendio medio delle donne nel suo ristretto gruppo di riferimento e in tale gruppo è presente una sola donna, l’informazione fornita rivelerebbe lo stipendio di quest’ultima. Il legislatore tedesco era già consapevole di questo rischio nella precedente normativa: l’articolo 12, comma 3, seconda frase, dell’EntgTranspG prevede che non venga indicata alcuna retribuzione di riferimento qualora l’attività di riferimento sia svolta da meno di sei dipendenti dell’altro sesso. Questa clausola di salvaguardia impediva l’identificazione dei singoli stipendi. Tuttavia, essa comporta anche che, nelle piccole imprese, il diritto all’informazione spesso non abbia alcun effetto.
Pur rinunciando a soglie rigide, la Direttiva UE fornisce uno strumento per attenuare questa tensione all'art. 12, comma 3, della Direttiva sulla trasparenza delle retribuzioni. In base a questa disposizione, gli Stati membri possono stabilire che, nei casi in cui vi sia un rischio di divulgazione indiretta delle retribuzioni individuali, le informazioni sensibili sulle retribuzioni non vengano fornite direttamente al dipendente che effettua la richiesta, ma solo a un ente intermediario. Questo può essere il Consiglio di fabbricache Autorità di vigilanza o l'ufficio per le pari opportunità. Questi organismi dovrebbero quindi consigliare il dipendente sui suoi diritti, senza rivelare i livelli retributivi specifici. In questo modo colpiti La persona verrebbe informata di eventuali richieste di risarcimento (ad esempio per discriminazione), ma allo stesso tempo il salario del comparatore rimarrebbe protetto.
Destinazione d'uso dei dati salariali
Inoltre, l'art. 12 (2) della direttiva contiene un chiaro Stanziamento di fondi: Dati personali, raccolti nell’ambito delle misure di trasparenza, possono essere utilizzati esclusivamente per garantire il rispetto del principio di parità. È vietato il trattamento successivo di tali dati per altre finalità incompatibili con la trasparenza retributiva (ad esempio, analisi generali di benchmarking salariale che vadano oltre quanto prescritto).
Le imprese dovrebbero quindi assicurarsi di non utilizzare i dati retributivi, raccolti a fini informativi o per la redazione di relazioni, per scopi diversi da quelli previsti.
Importanti requisiti della direttiva sulla trasparenza delle retribuzioni con riferimento alla protezione dei dati
La direttiva sulla trasparenza retributiva prevede diverse Trasparenza- e gli obblighi di rendicontazione che la Elaborazione dei dati retributivi dei dipendenti. In particolare, i seguenti requisiti sono in conflitto con la protezione dei dati:
- Diritto individuale all'informazione (art. 7 della direttiva sulla trasparenza delle retribuzioni): I lavoratori hanno il diritto di ottenere informazioni sulla propria retribuzione individuale e sugli importi medi delle retribuzioni dei colleghi che svolgono mansioni identiche o equivalenti. Tali informazioni devono essere suddivise per sesso. La richiesta di informazioni deve essere soddisfatta per iscritto entro due mesi. A differenza della normativa vigente, viene meno la limitazione alle aziende con più di 200 dipendenti. In futuro, tale diritto si applicherà indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda. Inoltre, tutti i lavoratori devono essere informati annualmente in merito a questo Diritto all'informazione informare.
- Relazione sulla trasparenza retributiva (art. 9 della direttiva sulla trasparenza retributiva): I datori di lavoro con almeno 100 dipendenti sono tenuti a redigere periodicamente una relazione sul divario retributivo di genere all’interno della propria azienda. In tale relazione devono essere indicati, tra l’altro, il divario retributivo di genere generale e le differenze all’interno dei singoli gruppi di lavoratori che svolgono attività identiche o equivalenti, in ciascun caso suddivise per componenti retributive. Le relazioni devono essere messe a disposizione dei lavoratori e delle rappresentanze dei lavoratori. Su richiesta, anche i Autorità di vigilanza oppure all'Ufficio per le pari opportunità. Le imprese con 250 o più dipendenti sono tenute a presentare una relazione annuale (la prima entro il 7 giugno 2027, relativa all'anno 2026). Le imprese con un numero di dipendenti compreso tra 100 e 249, invece, devono presentare una relazione solo ogni tre anni.
- Valutazione congiunta delle retribuzioni (art. 10 della direttiva sulla trasparenza retributiva): Se la relazione sulla trasparenza rileva disparità nelle retribuzioni medie tra donne e uomini in un gruppo di riferimento, con una differenza superiore a 5 %, e se il datore di lavoro non è in grado di giustificare oggettivamente tale divario retributivo di genere, è tenuto a effettuare, insieme alla rappresentanza dei lavoratori, una valutazione dettagliata delle retribuzioni. Nell’ambito di tale analisi congiunta occorre individuare le cause del divario retributivo e sviluppare misure correttive. Il risultato della valutazione retributiva deve poi essere comunicato al personale e al Autorità di vigilanza renderlo accessibile. Inoltre, il datore di lavoro deve eliminare eventuali disparità ingiustificate entro sei mesi dalla pubblicazione della relazione.
Raccomandazioni operative per un’attuazione conforme alla normativa sulla protezione dei dati
In vista degli obblighi imminenti, le aziende dovrebbero adottare misure tempestive per garantire che la GDPR-Conformità al Elaborazione dei dati di carica. In particolare, i seguenti principi e precauzioni si sono rivelati essenziali:
- Stanziamento di fondi garantire: I dati relativi alle retribuzioni possono essere utilizzati esclusivamente per l’attuazione delle disposizioni in materia di trasparenza retributiva. È vietato utilizzarli per altri scopi (ad esempio, statistiche generali sulla pianificazione del personale o confronti salariali al di fuori del contesto della parità retributiva) (art. 12, comma 2, della direttiva sulla trasparenza retributiva). Le imprese dovrebbero pertanto comunicare chiaramente a livello interno per quali scopi è consentito utilizzare i dati salariali raccolti e per quali no.
- Minimizzazione dei dati e la limitazione della memoria: L'obiettivo è ridurre al minimo Dati personali per quanto possibile. Solo i dati necessari per l'adempimento degli obblighi di trasparenza (art. 5 par. 1 lett. c)) sono stati raccolti. GDPR) può essere elaborato. Inoltre, un Piano di estinzione Si raccomanda di conservare i dati appena raccolti (ad esempio, i prospetti salariali per il rapporto) solo per il tempo necessario. Una volta raggiunto lo scopo, i dati dovrebbero essere cancellati o resi anonimi tempestivamente.
- Principio della necessità di sapere implementare (limitazione dell'accesso, art. 5 lett. f). GDPR): I dati retributivi altamente sensibili devono essere accessibili solo a una cerchia ristretta di persone. Elaborate pertanto un piano di accesso che definisca quali persone, in base alle rispettive funzioni, possano accedere a quali dati retributivi. L’accesso dovrebbe essere concesso solo nella misura in cui sia realmente necessario per l’adempimento dei compiti. L’accesso ai dati grezzi potrebbe, ad esempio, essere limitato a determinati responsabili delle risorse umane o Conformità-dipendenti. Documentate l'assegnazione delle autorizzazioni e limitate deliberatamente il numero di autorizzati al minimo possibile. Inoltre, tutte le persone autorizzate dovrebbero essere espressamente informate in merito alla Riservatezza dei dati (parola chiave: segreto d'ufficio). Se i dati vengono trasmessi al Consiglio di fabbrica Se le informazioni vengono trasmesse al comitato aziendale o ad altri rappresentanti dei lavoratori, è necessario assicurarsi che vengano trasmesse solo le informazioni assolutamente necessarie e che i destinatari siano consapevoli dell'obbligo di riservatezza previsto dalla legge. Ai sensi della Sezione 79 della BetrVG, i comitati aziendali sono tenuti a mantenere la riservatezza non appena il datore di lavoro divulga le informazioni. Riservatezza come espressamente sottolineato nelle informazioni trasmesse.
TOM e documentazione
- Misure tecniche e organizzative: Sviluppate un piano di gestione dei dati che definisca come e dove archiviare in modo sicuro i dati relativi alle retribuzioni. I dati relativi alle retribuzioni devono essere archiviati esclusivamente in luoghi prestabiliti e protetti e devono essere consultati solo da lì. È assolutamente da evitare la circolazione incontrollata dei fogli paga, ad esempio tramite e-mail a liste di distribuzione estese o sotto forma di file Excel in archivi non sicuri. Tali scenari comportano un elevato rischio di fuga di informazioni e di abuso: se una grande quantità di dati relativi alle retribuzioni finisse nelle mani sbagliate, non solo si rischierebbe GDPR-Non solo multe, ma anche un notevole danno d’immagine e una perdita di fiducia. Se possibile, ricorrete a soluzioni tecniche che abbiano già implementato il principio della “privacy by default”. Un software specifico per la trasparenza salariale può, ad esempio, offrire diritti di accesso basati sui ruoli, la registrazione automatica di ogni accesso e misure di sicurezza preimpostate. In questo modo si garantisce che i dati sensibili non possano essere copiati o sottratti senza che nessuno se ne accorga. In ogni caso, le aziende dovrebbero adottare misure adeguate misure tecniche e organizzative (TOM) in conformità con l'art. 32 GDPR per garantire un livello di protezione adeguato al rischio. Sebbene i dati relativi alla retribuzione non siano considerati dati particolarmente sensibili ai sensi dell'art. 9 GDPR, Tuttavia, per la maggior parte dei dipendenti si tratta di informazioni molto personali e riservate, per cui è giustificato un livello di protezione più elevato.
- Documentazione e responsabilità: Le aziende devono documentare per iscritto tutte le misure e i concetti adottati (art. 5, comma 2). GDPR). In caso di revisione, è possibile dimostrare alle autorità di vigilanza che i principi del GDPR sono stati rispettati. Un pulito Documentazione crea inoltre chiarezza interna e può guadagnare la fiducia dei dipendenti.
Suggerimento di lettura: I dati sulla salute in caso di malattia continua come sfida alla protezione dei dati
Trasparenza salariale e protezione dei dati: 2B Advice vi supporta nell'attuazione
Le aziende dovrebbero impostare fin da ora il percorso organizzativo per non farsi trovare impreparate alla scadenza del 7 giugno 2026. Ciò include lo sviluppo di concetti di ruolo e di autorizzazione in una fase iniziale e la stesura di linee guida interne per la gestione dei dati retributivi. Se necessario, gli accordi aziendali con il Consiglio di fabbrica È consigliabile redigere un regolamento vincolante per l'attuazione delle misure di trasparenza in azienda. Infine, tutte le persone coinvolte, dal dipartimento delle risorse umane al responsabile della protezione dei dati e alla direzione, dovrebbero essere preparate ai nuovi requisiti attraverso la formazione.
È indispensabile garantire un trattamento accurato e riservato delle informazioni relative alle retribuzioni affinché il nobile obiettivo della direttiva – la parità retributiva tra i sessi – possa essere raggiunto senza violare la Privacy dei lavoratori.
2B Advice vi aiuta a, tra gli altri con:
- Verifica della preparazione / analisi delle lacune (requisiti EntgTranspRL vs. processi reali, situazione dei dati)
- Concetto di protezione dei dati per la trasparenza salariale (Base giuridica, Stanziamento di fondi, Minimizzazione dei dati, Piano di estinzione)
- Concetto di accesso e autorizzazione (necessità di sapere, ruoli, registrazione, governance)
- Progettazione del processo per richieste di informazioni e rendicontazione
- Revisione del TOM e valutazione del rischio piani d'azione orientati alla pratica
- Corsi di formazione per le risorse umane, l'ufficio legale, la protezione dei dati e Conformità (compresa la guida alla comunicazione)
Se volete realizzare in modo tempestivo, nel rispetto della normativa e con un approccio pragmatico Se desiderate avviare un progetto, contattateci! Saremo lieti di assistervi nella pianificazione e nella realizzazione operativa.
Aristotelis Zervos è direttore editoriale di 2B Advice, avvocato e giornalista esperto di protezione dei dati, GDPR, IT-Conformità e la governance dell'IA. Pubblica regolarmente articoli approfonditi sulla regolamentazione dell'IA, GDPR-Conformità e la gestione dei rischi. Per saperne di più su di lui, visitate il suo Pagina del profilo dell'autore.
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