Nouvelle version du logiciel de gestion de la protection des données 2B Advice PrIME

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Logiciel de gestion de la protection des données 2B Advice PrIME


Voir la présentation vidéo de 2B Advice PrIME 7.6

2B Advice a le plaisir d'annoncer la sortie de la version 7.6 de son logiciel de gestion de la protection des données 2B Advice PrIME. Tous les utilisateurs SaaS pourront profiter des nouvelles fonctionnalités à partir du 15 décembre. Pour tous les utilisateurs des licences Enterprise qui hébergent eux-mêmes leur système 2B Advice PrIME, la mise à jour sera disponible en téléchargement sur le portail 2B Advice PrIME à partir du 15 décembre.

GÉNÉRALITÉS

1. soutien linguistique étendu

2B Advice PrIME prend désormais en charge les langues suivantes :

  • Chinois
  • Polonais
  • Espagnol
  • Turc

Les modèles de workflow sont désormais disponibles en allemand.

 

2. respect des délais de suppression

Avec le temps, la création de mesures dans 2B Advice PrIME dépose de nombreuses données personnelles. Afin de respecter les délais de suppression des mesures clôturées, il existe désormais une fonction de suppression automatique après un délai prédéfini.

3. rôles différents par mandant, traitement ou contrôle

Dans les structures d'entreprise complexes, il peut arriver que des collaborateurs avec des autorisations et des rôles différents doivent travailler sur différents mandants. C'est pourquoi il est désormais possible d'attribuer un rôle d'utilisateur au niveau du mandant. Un collaborateur peut ainsi avoir tous les droits d'un responsable de la protection des données dans une entreprise d'une organisation, mais seulement ceux d'un coordinateur de la protection des données dans une autre entreprise de la même organisation. Ces rôles individuels peuvent être attribués par mandant, traitement ou contrôle.

4. aperçu élargi des mesures

Les mesures peuvent être utilisées dans 2B Advice PrIME pour les tâches les plus diverses. Par exemple, pour distribuer des tâches à différentes personnes dans l'entreprise. Pour que l'utilisateur ait une meilleure vue d'ensemble de ses interventions, deux colonnes supplémentaires ont été ajoutées à l'affichage des interventions. Ainsi, la catégorie et la date de resoumission sont désormais affichées dans l'aperçu. Il est ainsi possible de voir en un coup d'œil à quelle catégorie l'intervention est affectée et quand elle doit être resoumise. Le travail quotidien s'en trouve nettement simplifié.

5. escalade des billets

Le système de tickets est utilisé par beaucoup de nos clients pour enregistrer et documenter les processus. Comme ces processus peuvent concerner des questions critiques en termes de temps et importantes pour l'entreprise, il faut s'assurer qu'il existe automatiquement une possibilité d'escalade en cas de dépassement d'un délai. L'administrateur peut alors définir l'envoi d'un e-mail d'escalade à une adresse e-mail supplémentaire après un délai configurable.

6e rapport

Jusqu'à présent, notre moteur de rapports prenait en charge les formats Word, Excel et PDF courants. Ce qui est nouveau et unique, c'est que nous pouvons désormais générer des présentations Powerpoint directement à partir de 2B Advice PrIME. Ainsi, en appuyant sur un bouton, vous avez généré la présentation pour le conseil d'administration, toujours avec vos données actuelles. Vous trouverez un modèle pour la génération d'une présentation Powerpoint professionnelle sur le portail 2B Advice PrIME. Vous pouvez bien sûr l'adapter ou fournir votre propre modèle.

7. masquer l'onglet Déclarations lors du traitement

Dans le cadre de l'introduction du Cookie Consent, du Privacy Statement Generator et de l'administration ainsi que du Consent Management, un nouvel onglet "Déclarations" a été ajouté dans le module Traitements. Ce nouvel onglet peut désormais être masqué par l'administrateur si ces fonctions ne sont pas utilisées. Nous pouvons également annoncer à cette occasion qu'il y aura bientôt en plus une application autonome Cookie Consent et une application de déclaration qui pourront être utilisées indépendamment de 2B Advice PrIME.

8) Traitement des données en sous-traitance

Au plus tard dans le cadre de Schrems II, des exigences plus élevées ont été définies pour la protection des données en ce qui concerne les transferts vers des pays tiers. Ainsi, il est désormais nécessaire d'inclure les transferts vers des pays tiers effectués par des sous-traitants. Il se peut donc qu'un contrat de sous-traitance prévoie explicitement des sous-traitants qui traitent des données en dehors de l'UE. Pour refléter cela, il est désormais possible d'ajouter des sous-traitants aux contrats en tant que parties prenantes supplémentaires.

Il est ainsi possible de saisir, par sous-traitant, le pays, le framework et le nom du sous-traitant. Ces informations sont également prises en compte lors de la sélection du contrat à un traitement. Si un sous-prestataire est sélectionné lors d'un traitement, les informations relatives à la transmission à l'étranger sont activées. En outre, les données relatives au framework applicable et au pays de traitement des données sont reprises. Il est bien entendu possible d'écraser tout ou partie des données reprises.

PORTAIL DE CONFIDENTIALITÉ PERSONNEL

Le Personal Privacy Portal (PPP) est un portail propre à l'entreprise qui peut être mis à disposition pour la coordination avec les collaborateurs qui ne doivent pas travailler directement avec 2B Advice PrIME. Et ce, sans que ces collaborateurs soient créés en tant qu'utilisateurs dans le système. Dans ce portail, les collaborateurs peuvent voir les mesures, les contrôles et les traitements pour lesquels ils sont autorisés. Il est ainsi possible d'impliquer dans la protection des données des personnes qui ne sont pas formées à l'utilisation de 2B Advice PrIME et d'accéder facilement aux informations.

1. achèvement des mesures et des évaluations

La nouveauté réside dans le fait que les mesures et les contrôles peuvent désormais être clôturés directement dans le PPP.

2. collecte des traitements

La saisie des traitements pose des défis à chaque entreprise et nécessite beaucoup de ressources. 2B Advice PrIME a très tôt offert la possibilité de saisir un traitement en ligne. Un formulaire préconfigurable est toujours disponible pour la saisie de nouveaux traitements au sein de l'entreprise. Mais pour offrir encore plus de flexibilité à nos clients, la notification de traitements a été complétée par la possibilité de relever des traitements dans le PPP. Ainsi, il est désormais possible de définir et d'individualiser soi-même les champs demandés.

En outre, il est possible de relier un workflow à la déclaration de traitement, de sorte que les étapes prédéfinies du workflow soient obligatoirement suivies lors de la déclaration d'un traitement. Ce flux de travail peut bien entendu être défini librement. Il peut s'agir par exemple de la vérification par un délégué à la protection des données ou de l'analyse des risques d'un traitement. Ainsi, de nombreuses étapes de la notification d'un traitement peuvent être automatisées et transmises aux bonnes personnes.

3. lier des actions à un flux de travail

Il est désormais possible d'intégrer des questionnaires dans un flux de travail. Par exemple, lors de la notification de traitements, un questionnaire de risque supplémentaire peut être demandé afin de mieux évaluer le risque individuel d'un traitement. Les actions suivantes peuvent désormais être déclenchées au sein d'un workflow, en plus de la procédure en ligne :

  • Suppression des droits d'édition
  • Désactivation du mode d'enregistrement (avec options supplémentaires)
  • Finalisation des évaluations d'examens
  • Créer le rapport sélectionné
  • Exécution d'un contrôle défini lorsqu'un workflow est lancé
  • Poursuite d'un workflow en fonction d'un résultat de contrôle défini

 

4. création automatique d'utilisateurs et de rôles

Avant qu'un traitement puisse être introduit par le service concerné, le nouvel utilisateur doit se voir attribuer un droit et un rôle correspondants. Cela peut désormais se faire automatiquement en cas de connexion LDAP correspondante. Ainsi, les nouveaux contacts qui laissent une adresse e-mail de l'entreprise sont automatiquement créés en option comme utilisateurs dans 2B Advice PrIME. Le rôle attribué au nouvel utilisateur dans le système peut être préconfiguré en fonction des informations trouvées dans le répertoire de l'entreprise. Si le système trouve les données correspondantes dans le répertoire de l'entreprise, le rôle prédéfini est attribué dans 2B Advice PrIME.

EXAMENS EN LIGNE - ASSESSMENTS

Nos examens en ligne sont un outil très utilisé pour réaliser des examens/évaluations et recueillir facilement des informations importantes.

1. questions dépendantes

Les examens de 2B Advice PrIME peuvent contenir des questions qui dépendent d'une autre question. Elles ne peuvent être traitées qu'en cas de réponse spécifique à cette question. Dans le cas contraire, elles restent verrouillées. Pour qu'un utilisateur puisse traiter un examen en ligne plus efficacement, il est possible d'ignorer de telles questions verrouillées. Cela peut maintenant être configuré en conséquence dans chaque modèle d'examen en ligne. Les questions dépendantes qui ne sont pas actives ne sont alors pas affichées dans le questionnaire en ligne dans la vue détaillée.

2. examens en ligne

Lors du traitement par des personnes externes, il pouvait arriver qu'en cliquant sur Terminer, le contrôle en ligne se termine par erreur. Pour éviter ce comportement, il est désormais possible de masquer le bouton Terminer ou d'afficher un avertissement supplémentaire.

COOKIE CONSENT

1. soutien de Google Consent Mode

Google Consent Mode permet aux exploitants de sites web de personnaliser le comportement des balises et des scripts Google en fonction du consentement des visiteurs. Google Consent Mode est désormais également pris en charge par notre solution Cookie Consent. Pour faciliter l'implémentation de Google Consent Mode, un modèle est disponible dans la galerie de modèles Tag Manager accessible au public.

2. base de données de cookies à croissance dynamique

Le nombre de cookies et de descriptions de cookies présents dans notre base de données de cookies ne cesse de croître au fil du temps.

GESTIONNAIRE DE CONSENTEMENT

Notre outil Opt In/Out est utilisé pour obtenir le consentement d'un grand nombre de nos clients. Nous l'avons complété par un double opt-in/out. Il est désormais possible de configurer les formulaires opt-in/out de manière à ce que le consentement doive être confirmé via un lien. Le lien est automatiquement envoyé à l'adresse e-mail saisie.

NOUVEAUX CATALOGUES, RAPPORTS ET MODELES DE FORMATION - 2B Advice PrIME Portal

Sur notre portail 2B Advice PrIME, tous les clients disposant d'un abonnement ou d'un contrat de maintenance correspondant trouveront les nouveaux modèles suivants :

1er catalogue NIST

2ème questionnaire Application Windows 10 respectueuse de la vie privée

3. rapport de criticité

Lors de l'examen de la criticité d'un traitement, il faut rapidement savoir comment se compose cette criticité pour pouvoir prendre une décision sur cette base. Le rapport de synthèse de la criticité a été développé pour donner aux utilisateurs la meilleure vue d'ensemble possible du calcul des valeurs de criticité configurées. Ce rapport détaille les différentes valeurs du calcul de la criticité et facilite ainsi l'interprétation de la valeur de criticité.

4. modèle Powerpoint - Statut du DSMS (voir aussi sous Rapport dans le paragraphe GÉNÉRAL)

6. nouvelle formation complète pour sensibiliser les employés

7. catalogues spéciaux hôpitaux

Il vaut la peine de consulter régulièrement le portail. De nouveaux contenus y sont publiés en permanence.

Bonne utilisation de 2B Advice PrIME 7.6

Votre équipe 2B ADVICE TEAM


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