Protection des données pour les associations

Quelles sont les conséquences du RGPD pour les associations et les fédérations ?

Tous les clubs et associations sont concernés par la RGPDquel que soit leur mode d'organisation. En outre, chaque club ou association de plus de 20 employés doit désigner un délégué à la protection des données interne ou externe.

Pourquoi le RGPD s'applique-t-il à votre association ou fédération ?

En tant qu'association, vous traitez les données à caractère personnel de vos adhérents. Outre l'obligation légale, vous avez également la responsabilité éthique envers vos adhérents de traiter leurs données de manière confidentielle.

Un club ou une association doit-il/elle désigner un/e délégué/e à la protection des données ?

Oui, conformément à l'art. 37 RGPD un(e) délégué(e) à la protection des données doit être désigné(e) au sein de l'association si celle-ci compte plus de 20 collaborateurs/trices. Vous devez tenir compte du fait que non seulement les employés à temps plein, mais aussi les employés à temps partiel, les mini-jobs et les bénévoles sont pris en compte. Il est possible de désigner un(e) délégué(e) à la protection des données interne ou externe. 2B Advice peut mettre à la disposition de votre association ou fédération un expert juridique et en protection des données expérimenté en tant que délégué externe à la protection des données : Délégués externes à la protection des données : prestations de 2B Advice GmbH (2b-advice.com)

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À quoi devez-vous faire attention lorsqu'il s'agit de respecter le RGPD dans votre club ou association ?

Voici quelques questions typiques à ce sujet :

• Les listes de membres peuvent-elles être publiées ?
• Quelles sont les informations de contact des membres qui peuvent être transmises à Troisième être transmis ?
• Qui est autorisé à modifier, consulter et supprimer ces données ?
• Combien de temps puis-je/dois-je conserver les données ?

Voici quelques éléments importants à prendre en compte concernant le Protection des données dans votre club ou association.

Quelle est votre responsabilité en tant que dirigeant d'association ou de fédération si la protection des données n'est pas respectée ?

Avec la prise d'effet de la RGPD en 2018, avec des amendes pouvant atteindre quatre pour cent du chiffre d'affaires mondial de l'année précédente, certaines des sanctions les plus sévères au monde ont été introduites pour les violations de données. Les autorités de contrôle disposent ainsi d'un levier puissant pour faire respecter les lois qui Consentement des personnes concernées et de réduire la probabilité d'occurrence des violations de la protection des données. Outre les pressions et les menaces d'amendes, même une faible Amende ou une Panne de données porter atteinte à la réputation et à la confiance de votre club ou association. C'est pourquoi les responsables d'associations doivent veiller à ce que des directives claires soient données et appliquées pour une protection des données qui fonctionne.

Quelles sont les catégories de données à caractère personnel collectées par une association ou une fédération ?

Les données à caractère personnel collectées concernant les membres de l'association peuvent inclure le nom, l'adresse, la date de naissance, le sexe, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, les coordonnées bancaires ainsi que les convictions religieuses ou politiques.

Quels sont les traitements de données typiques effectués par un club ou une association ?

Parmi les traitements de données typiques d'une association ou d'une fédération, on peut citer :

• Gestion des membres et communication
• Site web
• Site web des donateurs
• Médias sociaux
• Organisation d'événements

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Une liste de contrôle relative à la protection des données pour votre association ou fédération, à prendre en compte

La liste de contrôle de protection des données de votre association ou fédération devrait contenir un Répertoire des activités de traitement contenant les informations suivantes :

• Nom et coordonnées du responsable
• But de la Traitement
• Catégories de personnes concernées
• Catégories de données à caractère personnel
• Base juridique de la Traitement
• Accès autorisé
• Délais de suppression
• Mesures techniques et organisationnelles (TOM)
• Destinataires des données

En outre, vous devez savoir que les membres de l'association doivent être informés de certains traitements de données avant le début de la période de référence. Traitement doivent donner leur consentement explicite.

Obligations particulières des responsables

Les personnes responsables d'une association ou d'une fédération, telles que les membres du conseil d'administration, ont une obligation particulière de respecter et de garantir la protection des données.

Analyse d'impact relative à la protection des données pour les associations et fédérations

Une Analyse d'impact relative à la protection des données est nécessaire lorsqu'un traitement de données est susceptible d'entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. Les analyses d'impact relatives à la protection des données constituent des outils importants en matière de responsabilité et font partie des exigences auxquelles les clubs et fédérations doivent se conformer afin de protéger les données à caractère personnel qu'ils traitent. Une Analyse d'impact relative à la protection des données peut nécessiter des compétences ou des outils spécifiques en matière juridique et de protection des données dont le comité directeur de votre association ne dispose pas. 2B Advice peut apporter à votre association ou fédération son expertise en matière de Analyse d'impact relative à la protection des données soutenir.

Veillez à ce que la politique de confidentialité figurant sur le site web de votre club ou de votre fédération soit toujours à jour

Si vous n'avez pas revu depuis longtemps la politique de confidentialité publiée sur le site web de votre association ou fédération, c'est le moment idéal pour le faire. Couvre-t-elle les points suivants :

• Qui est le Responsable?
• Quelles sont les finalités du traitement et sur quelles Bases juridiques au lieu de ?
• Combien de temps les données sont-elles conservées ?
• Quels sont les droits des personnes concernées ?
• Existe-t-il une liste des Cookies et une fonction permettant d'obtenir un Consentement?

Faites ce qu'il y a de mieux pour la protection des données au sein de votre club ou de votre fédération

Si vous êtes à la recherche d'une expertise juridique sur la RGPDSi vous avez besoin d'un délégué externe à la protection des données, d'un logiciel de gestion de la protection des données ou si vous souhaitez en savoir plus sur la protection des données et les obligations de votre association ou fédération, contactez 2B Advice dès aujourd'hui. Nous nous ferons un plaisir de vous aider !