Protezione dei dati per le associazioni

Che impatto ha il GDPR su club e associazioni?

Tutti i club e le associazioni sono soggetti al GDPR, indipendentemente dalla loro organizzazione. Inoltre, ogni club o associazione con più di 20 dipendenti deve nominare un responsabile della protezione dei dati interno o esterno.

Perché il GDPR è importante per il vostro club o associazione?

In qualità di associazione, trattate i dati personali dei vostri soci. Oltre all'obbligo legale, avete anche la responsabilità etica di trattare i dati dei vostri soci in modo riservato.

Un club o un'associazione deve nominare un responsabile della protezione dei dati?

Sì, ai sensi dell'art. 37 del GDPR, è necessario nominare un responsabile della protezione dei dati all'interno dell'organizzazione se questa ha più di 20 dipendenti. È necessario tenere conto del fatto che non vengono conteggiati solo i dipendenti a tempo pieno, ma anche quelli a tempo parziale, i mini-lavoratori e i volontari. È possibile nominare un responsabile della protezione dei dati interno o esterno. 2B Advice può fornire alla vostra organizzazione o associazione un esperto legale e di protezione dei dati come responsabile esterno della protezione dei dati: Responsabile esterno della protezione dei dati: Servizi di 2B Advice GmbH (2b-advice.com)

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A cosa dovete prestare attenzione quando si tratta di conformità al GDPR nel vostro club o associazione?

Le domande tipiche a questo proposito sono:

• Le liste dei soci possono essere pubblicate?
• Quali informazioni di contatto dei membri possono essere trasmesse a terzi?
• Chi è autorizzato a trattare, leggere e cancellare i dati?
• Per quanto tempo posso/devo conservare i dati?

Queste sono alcune considerazioni importanti per la protezione dei dati nel vostro club o associazione.

Quale responsabilità avete come membri del consiglio direttivo di un'associazione o di un'organizzazione se la protezione dei dati non viene rispettata?

Con l'entrata in vigore del GDPR nel 2018, con multe fino al 4% del fatturato globale dell'anno precedente, sono state introdotte alcune delle sanzioni più severe al mondo per le violazioni della protezione dei dati. Ciò conferisce alle autorità di regolamentazione una potente leva per imporre la conformità alla legge, garantire il consenso degli interessati e ridurre la probabilità che si verifichino violazioni dei dati. Oltre alla pressione e alla minaccia di multe, anche una piccola multa o una violazione dei dati può compromettere la reputazione e la fiducia nel club o nell'associazione. Pertanto, i responsabili dell'organizzazione devono assicurarsi che vengano fornite e attuate linee guida chiare per il funzionamento della protezione dei dati.

Quali categorie di dati personali raccoglie un club o un'associazione?

I dati personali raccolti dai membri dell'associazione possono includere il nome, l'indirizzo, la data di nascita, il sesso, il numero di telefono, l'indirizzo e-mail, le coordinate bancarie e le convinzioni religiose o politiche.

Qual è il trattamento dei dati tipico di un club o di un'associazione?

Le tipiche attività di trattamento dei dati di un club o di un'associazione includono

• Amministrazione e comunicazione con i soci
• Sito web
• Sito web del donatore
• I social media
• Organizzazione di eventi

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Una lista di controllo per la protezione dei dati per il vostro club o associazione che dovreste prendere in considerazione

La lista di controllo per la protezione dei dati della vostra organizzazione o associazione deve includere un registro delle attività di trattamento che contenga le seguenti informazioni:

• Nome e dati di contatto della persona responsabile
• Finalità del trattamento
• Categorie di persone interessate
• Categorie di dati personali
• Base giuridica del trattamento
• Utenti autorizzati
• Periodi di cancellazione
• Misure tecniche e organizzative (TOM)
• Destinatario dei dati

È inoltre necessario notare che i membri dell'associazione devono acconsentire esplicitamente ad alcune elaborazioni dei dati prima che queste abbiano inizio.

Obblighi speciali dei responsabili

Le persone responsabili di un club o di un'associazione, come i membri del consiglio direttivo, hanno un obbligo particolare di rispettare e garantire la protezione dei dati.

Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati per club e associazioni

Una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati è necessaria se il trattamento dei dati può comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati. Le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati sono importanti strumenti di responsabilità e sono uno dei requisiti che i club e le associazioni devono soddisfare per proteggere i dati personali che trattano. Una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati può richiedere competenze legali e di protezione dei dati specializzate o strumenti che il consiglio dell'associazione non possiede. 2B Advice può supportare il vostro club o associazione con competenze in materia di valutazione d'impatto sulla protezione dei dati.

Mantenere sempre aggiornata l'informativa sulla privacy sul sito web del club o dell'associazione.

Se è da molto tempo che non rivedete l'informativa sulla privacy del sito web del vostro club o associazione, è il momento giusto per farlo. Copre i seguenti punti?

• Chi è responsabile?
• Quali sono le finalità del trattamento sulla base di quale base giuridica?
• Per quanto tempo verranno conservati i dati?
• Quali diritti hanno gli interessati?
• Esiste un elenco dei cookie utilizzati e una funzione per ottenere il consenso?

Fate ciò che è meglio per la protezione dei dati nel vostro club o associazione

Se siete alla ricerca di competenze legali sul GDPR, di un responsabile esterno della protezione dei dati o di un software di gestione della protezione dei dati, o se volete saperne di più sulla protezione dei dati e sugli obblighi della vostra organizzazione o associazione, contattate 2B Advice oggi stesso. Saremo lieti di sostenervi!