Demande de renseignements : RGPD Droits des personnes concernées & droit d'accès

RGPD Droits des personnes concernées & droit à l'information

D'après l'expérience d'un commissaire à la protection des données, la demande d'informations au titre de l'article 15 RGPD le droit de la personne concernée le plus fréquemment utilisé dans le RGPD, avec le droit de Suppression (Art. 17 RGPD) ou le droit d'opposition en cas de Publicité (art. 21, al. 2, 3 RGPD).

Le site Droit d'accès présente l'avantage pour le demandeur/la personne concernée de pouvoir obtenir, par une simple demande, la quasi-totalité des informations relatives à la Traitement données à caractère personnel qu'une entreprise détient sur cette personne. La demande d'accès crée pour la personne concernée, en ce qui concerne le traitement des données, les conditions suivantes Transparencequi a été Protection des données après la RGPD veut atteindre.

 Il peut toutefois en résulter des difficultés organisationnelles considérables pour les entreprises. Le premier obstacle est la quantité et la diversité des informations qui doivent être mises à disposition. Le site RGPD prescrit précisément les informations que les concernés personne doit avoir accès à "ses" données :

• les fins de Traitement des données à caractère personnel ;
• les catégories de données traitées (par exemple, nom, date de naissance, hobbies, etc.) ;
• les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, notamment lorsque ces destinataires sont établis en dehors de l'UE ;
• si possible, la durée prévue de conservation des données à caractère personnel ou, si cela n'est pas possible, les critères permettant de déterminer cette durée ;
• l'existence d'autres Droits des personnes concernéesà savoir le droit de Rectification ou Suppressionle droit à la limitation de l'accès aux données Traitement et le droit d'opposition ;
• le droit de saisir l'autorité compétente autorité de contrôle pouvoir se plaindre ;
• si les données à caractère personnel n'ont pas été collectées auprès de la personne concernée elle-même, toutes les informations disponibles concernant l'origine de ces données ;
• l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris Profilage et dans ces cas, des informations significatives sur la logique impliquée derrière le Profilage ainsi que la portée et les effets escomptés de cette mesure pour les concernés personne.

C'est cette combinaison d'exigences légales et de contraintes de temps qui peut faire de la demande d'informations un risque considérable pour les entreprises.

Une réponse fournie trop tard ou incomplète peut rapidement inciter une personne concernée mécontente à s'adresser à la autorité de contrôle de se plaindre. Dans le pire des cas, cela peut entraîner Amende pour l'entreprise.

C'est pourquoi une entreprise responsable doit se préparer à l'avance à une demande d'informations.

Dans un premier temps, il convient de mettre en place un point de contact central. Les demandes d'informations qui parviennent au mauvais service et circulent pendant des jours au sein de l'entreprise peuvent réduire considérablement le temps restant avant l'expiration du délai d'un mois. Le délégué à la protection des données est bien sûr la personne toute désignée pour cette fonction. Si aucun délégué à la protection des données n’a été désigné, une autre personne doit assumer cette tâche. Il est bien sûr également important d’informer tous les collègues de l’existence de ce point de contact. Ce point de contact central a également pour mission de vérifier l’identité du demandeur. S'il n'est pas certain que le demandeur soit bien celui qu'il prétend être, l'entreprise peut demander des informations complémentaires. Ce n'est qu'une fois qu'il est établi qu'il s'agit bien de la bonne personne qu'il convient de poursuivre la procédure.

La prochaine étape consiste à mettre en place un processus permettant de rassembler toutes les informations nécessaires le plus rapidement possible. Cela peut se faire avec l'aide de collaborateurs qui savent où trouver ces informations, comme les chefs de service ou les membres du service informatique. Cette démarche mobilise bien sûr des collaborateurs. Selon la complexité de l’infrastructure à partir de laquelle ces informations doivent être extraites, plusieurs collègues peuvent passer des semaines à rassembler les informations requises.

Demande d'informations concernant 2B Advice PrIME

Une autre possibilité est une solution basée sur un logiciel. Pour répondre rapidement à une demande de renseignements et la traiter au sein de l'entreprise, 2B Advice PrIME s'impose. Dans 2B Advice PrIME, les demandes peuvent être centralisées au moyen d'un système de tickets et être créées sous forme de tickets. Pour chaque type de demande de protection des données (accès, suppression, rectification, etc.), un ticket est disponible, Révocation etc.), il est possible de définir et d'enregistrer ses propres workflows. Les processus d'entreprise peuvent ainsi être représentés dans 2B Advice PrIME.

Un workflow attribue à chaque collaborateur de l'entreprise des tâches qui doivent être traitées par celui-ci. L'entreprise garde ainsi en permanence une vue d'ensemble de l'état d'avancement de la demande d'informations et peut intervenir à tout moment si le processus est bloqué à un stade quelconque.

Grâce à ce traitement assisté par logiciel, il est toujours possible de documenter toutes les étapes de la demande d'informations. Dans une mesure, il est possible de fixer un délai interne avant lequel les informations doivent être fournies. Grâce à ces délais, le point de contact central peut s'assurer que la demande d'information est également traitée dans le délai légal. Dans 2B Advice PrIME, il existe en outre des fonctions de reporting étendues qui permettent de surveiller les demandes de protection des données. La possibilité de documenter entièrement ce processus vous permet, en cas de litige avec la personne concernée, de prouver que vous avez fait tout ce que la loi exige de vous. Vous répondez ainsi à l'obligation de rendre compte qui incombe aux entreprises en vertu de l'article 5, paragraphe 2, de la loi sur la protection des données. RGPD en matière de protection des données.

Les fonctionnalités de 2B Advice PrIME apportent un soutien optimal aux collaborateurs dans le traitement des demandes. Ainsi, les demandes d'informations sont toujours gérées de manière centralisée et le risque de sanctions est réduit au minimum.

Clôture de la demande de renseignements

Le site Personnes concernées a également le droit, avec son droit d'accès, d'obtenir une copie de ces informations. Toutefois, cela ne doit pas être compris d'une manière qui permette à la personne concernée de "récupérer" toutes les données la concernant. Par exemple, aucune donnée ne peut être communiquée si elle concerne d'autres personnes que le demandeur ou si elle porte sur des secrets commerciaux internes. Pour cette raison également, il doit exister un processus approfondi qui empêche également que des données non autorisées ne parviennent au demandeur.

Une fois que le processus est terminé et que toutes les informations nécessaires ont été rassemblées, la Commission estime qu'elles devraient être fournies au demandeur. autorité de contrôle En Rhénanie-du-Nord-Westphalie, ces documents ne peuvent être transmis que par la poste. L'envoi par e-mail serait trop peu sûr. Toutefois, si vous avez mis en place des mesures garantissant un transfert électronique sécurisé des données, ce mode de transmission peut également être autorisé.