Richiesta di informazioni: Diritti dell'interessato e diritto all'informazione GDPR

Diritti dell'interessato e diritto all'informazione GDPR

Secondo l'esperienza di un responsabile della protezione dei dati, la richiesta di informazioni ai sensi dell'art. 15 GDPR il diritto dell'interessato più frequentemente utilizzato ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati, insieme al diritto di Cancellazione (Art. 17 GDPR) o il diritto di opporsi a Pubblicità (Art. 21, paragrafi 2 e 3) GDPR).

Il Diritto all'informazione ha il vantaggio per il richiedente/interessato di poter ottenere quasi tutte le informazioni sulla Elaborazione i dati personali che l'azienda possiede su tale soggetto. La richiesta di informazioni crea le seguenti condizioni per l'interessato in relazione al trattamento dei dati Trasparenzache il Protezione dei dati dopo il GDPR vorrebbero raggiungere.

 Tuttavia, ciò può comportare notevoli difficoltà organizzative per le aziende. Il primo ostacolo è la quantità e la varietà di informazioni da fornire. Il GDPR prescrive esattamente quali informazioni il colpiti persona deve avere accesso ai "propri" dati:

• le finalità del Elaborazione dei dati personali;
• le categorie di dati trattati (ad esempio, nome, data di nascita, hobby, ecc.);
• Destinatari o categorie di destinatari ai quali i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se i destinatari hanno sede al di fuori dell’UE;
• se possibile, il periodo previsto per la conservazione dei dati personali o, qualora ciò non fosse possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
• l'esistenza di ulteriori Diritti degli interessaticioè il diritto di Correzione o Cancellazioneil diritto alla restrizione di Elaborazione e il diritto di opporsi;
• il diritto di rivolgersi all’autorità competente Autorità di vigilanza di poter presentare reclamo;
• se i dati personali non sono stati raccolti direttamente presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sull’origine dei dati;
• l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, tra cui Profilazione e, in questi casi, informazioni significative sulla logica coinvolta nella Profilazione e l'ambito di applicazione e gli effetti previsti di questa misura per la colpiti Persona.

È proprio questa combinazione di requisiti di legge e pressioni temporali che può rendere la richiesta di informazioni un rischio considerevole per le aziende.

Una risposta fornita in ritardo o incompleta può indurre rapidamente un interessato insoddisfatto a rivolgersi alla Autorità di vigilanza di lamentarsi. Nel peggiore dei casi, questo può portare a una Fine per l'azienda.

Per questi motivi, un’azienda responsabile deve prepararsi in anticipo a rispondere a una richiesta di informazioni.

Come primo passo, andrebbe istituito un punto di riferimento centrale. Le richieste di informazioni che pervengono all’ufficio sbagliato e circolano all’interno dell’azienda per giorni possono ridurre notevolmente il tempo rimanente del termine mensile. A tal fine, la figura più indicata è naturalmente il responsabile della protezione dei dati. Se non è stato nominato alcun responsabile della protezione dei dati, tale compito deve essere assunto da un’altra persona. È ovviamente importante anche informare tutti i colleghi dell’esistenza di questo punto di contatto. Questo punto di contatto centrale ha anche il compito di verificare l’identità del richiedente. Se non è garantito che il richiedente sia chi dice di essere, l’azienda può richiedere ulteriori informazioni. Solo una volta accertato che si tratti della persona giusta, si dovrebbe procedere.

Il passo successivo consiste nel creare un processo che consenta di raccogliere tutte le informazioni necessarie il più rapidamente possibile. Ciò può avvenire con l’aiuto di collaboratori che sanno dove trovare le informazioni necessarie, come ad esempio i responsabili di reparto o i collaboratori del reparto IT. Questo approccio, ovviamente, richiede il coinvolgimento dei collaboratori. A seconda della complessità dell’infrastruttura da cui devono essere estratte queste informazioni, diversi colleghi possono impiegare settimane per raccogliere i dati necessari.

Richiesta di informazioni su 2B Advice PrIME

Un'altra opzione è una soluzione supportata da software. 2B Advice PrIME può essere utilizzato per rispondere prontamente a una richiesta di informazioni ed elaborarla all'interno dell'azienda. In 2B Advice PrIME, le richieste possono essere ricevute centralmente tramite un sistema di ticket e create come ticket. Per ogni tipo di richiesta di protezione dei dati (accesso, cancellazione, rettifica, Revoca ecc.), è possibile definire e memorizzare i propri flussi di lavoro. In questo modo, i processi aziendali possono essere mappati in 2B Advice PrIME.

Un flusso di lavoro assegna ai singoli dipendenti dell'azienda delle attività che devono essere svolte dai rispettivi incaricati. L'azienda mantiene sempre il controllo sullo stato di elaborazione della richiesta di informazioni e può intervenire in qualsiasi momento qualora si verifichi un'ostruzione in una fase del processo.

Grazie a questa elaborazione supportata dal software, tutte le fasi della richiesta di informazioni possono essere sempre documentate. In una misura, è possibile stabilire una scadenza interna entro la quale le informazioni devono essere fornite. Il punto di contatto centrale può utilizzare le scadenze per garantire che la richiesta di informazioni venga elaborata entro i termini di legge. 2B Advice PrIME dispone anche di ampie funzioni di reporting che consentono di monitorare le richieste di protezione dei dati. La possibilità di documentare completamente questo processo vi consente di dimostrare di aver fatto tutto ciò che la legge richiede in caso di controversia con l'interessato. Questo vi permette anche di soddisfare il requisito di responsabilità imposto alle aziende dall'art. 5 par. 2 del GDPR. GDPR in materia di protezione dei dati.

Grazie alle funzionalità di 2B Advice PrIME, i collaboratori ricevono un supporto ottimale nella gestione delle richieste. In questo modo, le richieste di informazioni sono sempre sotto controllo a livello centrale e il rischio di sanzioni viene ridotto al minimo.

Conclusione della richiesta di informazioni

Il Parti interessate Con il diritto all'informazione, gli interessati hanno anche diritto a una copia di tali informazioni. Tuttavia, ciò non deve essere inteso in modo da consentire all'interessato di "accedere" a tutti i dati personali. Ad esempio, non possono essere divulgati dati che riguardano persone diverse dal richiedente o segreti aziendali interni. Anche per questo motivo, è necessario predisporre un processo accurato che impedisca anche la trasmissione di dati non autorizzati al richiedente.

Una volta completato il processo e raccolte tutte le informazioni necessarie, il richiedente dovrebbe, secondo il parere di Autorità di vigilanza Nella Renania Settentrionale-Vestfalia devono essere recapitate esclusivamente per posta. L’invio tramite e-mail sarebbe troppo insicuro. Tuttavia, se avete adottato misure che garantiscono un trasferimento elettronico sicuro dei dati, anche questa modalità può essere ammessa.