Questions relatives à la protection des données dans le cadre de la gestion des pandémies

Questions relatives à la protection des données dans le cadre de l'utilisation du coronavirus

La pandémie actuelle oblige les gouvernements et les entreprises à prendre des décisions rapides et de grande envergure.

En raison de cette évolution rapide, nous souhaitons à nouveau vous tenir au courant des développements actuels en matière de protection des données, afin que vous puissiez, en tant qu'employeur, répondre sans délai inutile aux questions qui se posent et qui ont des implications en matière de protection des données.

Entre-temps, le commissaire fédéral à la protection des données et à la liberté d'information (BfDI) s'est également prononcé sur la question du traitement des données dans le contexte de la pandémie. Du point de vue du BfDI, les traitements de données suivants - y compris les données relatives à la santé - doivent être considérés comme autorisés pour endiguer et combattre la pandémie :

Collecte et traitement des données à caractère personnel (y compris les données relatives à la santé) des employés par l'employeur ou le responsable de service afin de prévenir ou d'endiguer au mieux la propagation du virus parmi les employés. Il s'agit notamment d'informations sur les cas...

• au cours desquels une infection a été constatée ou un contact a été établi avec une personne dont l'infection est avérée.
• au cours desquelles un séjour dans une zone classée à risque par l'Institut Robert Koch (RKI) a eu lieu pendant la période concernée.
• ont séjourné pendant la période concernée dans une zone classée à risque par le RKI.
• la collecte et le traitement des données à caractère personnel (y compris les données relatives à la santé) des hôtes et des visiteurs, notamment pour déterminer s'ils sont eux-mêmes infectés ou s'ils ont été en contact avec une personne dont l'infection est avérée.
• la divulgation de données à caractère personnel de personnes dont l'infection ou la suspicion d'infection est avérée, afin d'informer les personnes de contact, n'est en revanche légitime que si la connaissance de l'identité est exceptionnellement nécessaire aux mesures de précaution des personnes de contact.

Sur la base des informations dont nous disposons actuellement, la situation juridique en Allemagne en la matière est comparable à celle qui prévaut au États-Unis sont comparables. Nos remarques à ce sujet devraient donc s'appliquer mutatis mutandis aux obligations et possibilités d'information et de renseignement.

FAQ pour les entreprises

En tant qu'entreprise, dois-je déclarer un cas suspect aux autorités sanitaires ?

Réponse : Non. Les obligations de déclaration n'existent pas pour les entreprises, mais uniquement pour les médecins et les hôpitaux qui constatent une infection. Cette obligation de notification est définie dans la loi sur la protection contre les infections. Si vous deviez déclarer un cas suspect aux autorités sanitaires, cela pourrait constituer, du point de vue de la protection des données, une transmission de données sanitaires sans base juridique. Il s'agirait d'une infraction au RGPD, qui peut être sanctionnée par une amende.

Même si vous vous sentez obligé de signaler les soupçons, n'oubliez pas qu'il existe déjà une obligation de déclaration pour les médecins et les hôpitaux. Il n'y a donc aucune raison impérative pour que vous agissiez également.

Sur demande d'une autorité sanitaire, les données personnelles concernant les employés malades ou ayant séjourné dans des zones à risque doivent être transmises. Il n'existe toutefois pas encore d'obligation de déclaration. Mais cela peut encore changer.

En tant qu'entreprise, puis-je collecter les coordonnées privées de mes employés afin de pouvoir les informer des développements actuels ?

Réponse : La collecte de données de contact privées telles que le numéro de téléphone portable/fixe ou l'adresse e-mail est autorisée et couverte par l'intérêt légitime de l'entreprise à diffuser rapidement des informations dans le contexte du virus. Ainsi, l'employeur doit pouvoir informer les employés de la fermeture du bureau et des dispositions relatives au home-office, etc. sans que ceux-ci ne doivent d'abord se rendre au bureau.

Veuillez toutefois noter que ces données collectées dans ce but précis ne peuvent pas être utilisées à d'autres fins et doivent être supprimées à la fin de la crise ou lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.

En tant qu'entreprise, dois-je informer le personnel en cas de soupçon ?

Réponse : L'employeur a un devoir d'assistance envers ses propres employés. Il peut en résulter une obligation d'informer le personnel d'un cas suspect. Veuillez toutefois tenir compte du fait que l'information selon laquelle le collègue X est peut-être infecté par le virus constitue une transmission de données relatives à la santé. Cette transmission est en principe interdite sans le consentement du collègue potentiellement infecté. Demandez donc au collègue concerné de vous confirmer par écrit ou par voie électronique que vous pouvez également mentionner son nom dans une déclaration à ses collègues.

Puis-je communiquer le nom de la personne potentiellement infectée au personnel, même sans son consentement ?

Réponse : Cela n'est possible que dans le cas tout à fait exceptionnel où l'employé lui-même n'est pas en mesure de le faire, parce qu'il/elle n'est pas joignable ou ne peut plus donner son accord, même après des tentatives répétées de contact, et que la protection du personnel ne peut pas être assurée autrement. En règle générale, il ne sera toutefois pas nécessaire de communiquer le nom de la personne potentiellement infectée au personnel.

Un tel cas exceptionnel pourrait par exemple se présenter si l'infection d'un collègue a été détectée positivement, mais que celui-ci n'est plus joignable ou est si gravement malade qu'aucune communication n'est possible. En raison de la forte probabilité de contamination d'autres collègues, toute personne ayant été en contact avec la personne infectée doit se faire tester le plus rapidement possible. Dans ce cas, il serait permis de mentionner le nom de la personne infectée, même sans son consentement.

Les autorités de surveillance considèrent également qu'une procédure échelonnée est admissible. Ainsi, une information sur une infection doit tout d'abord être donnée au niveau du département/de l'équipe sans mentionner de nom concret.

Si, exceptionnellement, cela ne suffit pas, l'employeur doit prendre contact avec les autorités sanitaires et demander leur décision. Toutefois, en raison de la charge de travail des autorités sanitaires, cette mesure doit être choisie avec prudence.

S'il n'est pas possible d'obtenir une réponse de l'autorité sanitaire, les autres collaborateurs peuvent être informés de la suspicion de contagion ou de maladie du collaborateur concret, en citant son nom, afin de localiser et d'endiguer les sources d'infection.

En tant qu'entreprise, dois-je enquêter moi-même sur les contacts de l'employé en cas de soupçon ?

Réponse : Non. Si vous avez rendu publique la possibilité d'une infection virale dans l'entreprise afin de protéger le personnel, vous avez rempli votre devoir d'assistance. L'entreprise n'est pas tenue de collecter des données supplémentaires pour identifier les contacts éventuels du collègue potentiellement infecté. Bien entendu, vous êtes libre de prendre des mesures préventives appropriées, par exemple en demandant à votre personnel de renoncer, dans la mesure du possible, aux voyages d'affaires et aux rendez-vous avec des partenaires commerciaux et/ou d'utiliser le télétravail.

Du point de vue des autorités de contrôle, il est permis de collecter des informations sur les personnes avec lesquelles un employé malade a été en contact.

Puis-je demander à mes collaborateurs s'ils ont été infectés par le virus ?

Réponse : Si vous n'êtes pas soumis à une obligation légale, vous ne pouvez pas poser cette question sous cette forme. Les employeurs du secteur de la santé ou de la restauration peuvent être soumis à une obligation légale. Dans les autres professions, la santé des employés est en principe une affaire privée. Si vous posez tout de même la question, il est fort probable que vous agissiez sans autorisation légale.

Il serait toutefois admissible de demander où le collaborateur a séjourné au cours des derniers jours ou semaines. La réponse à cette question ne permet évidemment pas de tirer des conclusions directes sur l'état de santé du salarié. En tant qu'employeur, vous pourriez toutefois prendre des mesures de sécurité appropriées en cas de séjour dans une zone à risque, par exemple en libérant le salarié jusqu'à nouvel ordre ou en le transférant dans la mesure du possible dans un bureau à domicile.

Du point de vue des autorités de contrôle, il est également permis d'interroger les employés pour savoir s'ils ont séjourné dans une zone à risque.

Dois-je informer mes partenaires commerciaux d'une suspicion de pandémie dans mon entreprise ?

Réponse : La protection des données ne prévoit pas d'obligation d'information à ce sujet. Toutefois, s'il existe un risque de contagion, une obligation d'information peut découler des obligations générales d'assistance entre les parties contractantes.

Si vous informez vos partenaires commerciaux d'un cas suspect, notez toutefois que la mention du nom de la personne potentiellement infectée n'est possible qu'avec son consentement et qu'elle doit par ailleurs être évitée.

Dois-je établir des listes de participants lors de manifestations afin de pouvoir fournir cette liste aux autorités sanitaires en cas d'infection constatée ultérieurement ?

Réponse : Il n'existe pas d'obligation légale d'établir une telle liste. Vous pouvez toutefois remettre les noms collectés aux autorités sanitaires sur demande, afin de protéger l'intérêt public. Si vous avez déjà l'intention d'établir une telle liste avant un événement, vous devez informer les participants, dans le cadre de l'obligation d'information prévue par l'article 13 du RGPD, que les données collectées peuvent être transmises aux autorités sanitaires en cas d'infection par le virus.

Puis-je transmettre aux autorités sanitaires, à leur demande, une liste de participants déjà existante ?

Réponse : Une liste d'abonnés déjà établie dans un autre but peut être publiée dans un nouveau but, à savoir la recherche de personnes de contact. La protection de la vie et de la santé des personnes susceptibles d'être concernées prévaut et autorise un changement de finalité en ce sens. Si ce cas se présente et que vous transmettez la liste, vous devez en informer les personnes figurant sur cette liste. Il suffit pour cela d'envoyer un e-mail ou une simple lettre.

Dois-je répondre à la question de l'employeur concernant une infection pandémique ?

Réponse : Vous n'êtes tenu de répondre à une telle question de votre employeur que dans les cas où vous ou votre employeur êtes soumis à une obligation légale. Une telle obligation existe par exemple pour les professionnels de la santé et de la restauration. Si vous ne travaillez pas dans ces secteurs et que vous n'avez pas connaissance d'une autre obligation de communiquer votre état de santé, vous ne devez pas répondre à cette question. S'il existe une autre obligation dont vous n'aviez pas connaissance jusqu'à présent, votre employeur vous en informera généralement dans le cadre de l'entretien.

Il est donc en principe tout à fait suffisant d'informer l'employeur d'une incapacité de travail pour cause de maladie, comme cela se fait habituellement au moyen de l'avis de maladie.

Vous êtes toutefois libre, pour protéger vos collègues et vos clients, d'informer votre employeur d'une éventuelle infection par le virus.

Dois-je informer mon employeur si j'ai été dans une zone infectée ?

Réponse : La législation en Allemagne ne prévoit pas actuellement que vous soyez obligé de donner cette information. Cependant, là encore, vous êtes libre de transmettre cette information à votre employeur dans l'intérêt de vos collègues et de vos clients.

Gestion individuelle des pays européens

Italie

Seules les personnes travaillant dans le secteur de la santé ou de la protection civile peuvent demander des informations sur l'état de santé des personnes concernées. Toutefois, les travailleurs soupçonnés d'être infectés sont tenus d'informer leur employeur et les services de santé.

Dans la situation critique dans laquelle nous nous trouvons, l'employeur devrait prendre les mesures suivantes :

faciliter la communication entre les professionnels de la santé et le personnel (par exemple, informations sur un numéro central qui peut être appelé)

Recommandez aux personnes ayant voyagé dans les pays à risque d'informer les services de santé.

Informer les autorités sanitaires des infections suspectées dans l'entreprise

Source : garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9282117

Grande-Bretagne

La situation en matière de protection des données est comparable à celle de l'Italie. Le gouvernement britannique a en outre publié des directives très complètes sur la manière de se comporter dans de telles situations.

Seuls les professionnels de la santé enregistrés peuvent collecter des données sanitaires/médicales. Par conséquent, l'employeur ne peut pas collecter de données sur la santé des travailleurs. Si l'on soupçonne qu'un travailleur a été infecté par le virus, la direction de l'entreprise doit en informer le Public Health England (PHE) qui conseillera sur les mesures appropriées.

Pour l'instant, les autorités ne recommandent pas encore la fermeture des bureaux, etc :

Recommander aux personnes ayant voyagé dans les zones à risque de surveiller leur propre état de santé

Le Public Health England (PHE) doit être informé si l'on soupçonne que l'infection se propage au sein de l'entreprise.

Source : gov.uk/government/publications/guidance-for-social-or-community-care-and-residential- settings-on-covid-19/guidance-for-social-or-community-care-and-residential-settings-on-covid-19

France

Comme prévu, l'employeur peut également prendre des mesures générales en France, telles que donner des instructions de santé à tous les travailleurs et rappeler la recommandation du gouvernement d'informer l'employeur lorsque le travailleur revient de l'un de ces domaines à risque. En dehors de cela, selon l'autorité de contrôle française, la CNIL, les employeurs devraient s'abstenir de collecter des informations liées à la recherche d'éventuels symptômes de manière systématique et générale ou sur la base de demandes individuelles.

Il est recommandé que le travailleur informe son employé avant de reprendre le travail s'il revient d'une de ces zones à risque. L'employeur n'a toutefois pas le droit de demander à un travailleur s'il a pris des vacances dans l'une de ces zones à risque.

Si l'employeur sait qu'un salarié revient d'une des zones à risque, il doit recommander à ce salarié de travailler à domicile dans le cadre de son obligation de santé et de sécurité (article L.4121-1 du Code du travail) ou d'aménager son poste de travail de manière à limiter le risque de contagion.

Si l'employeur ne peut pas adapter le lieu de travail de l'employé pour limiter les contacts et si le travail à domicile n'est pas compatible avec l'activité, l'employeur peut demander à l'employé de rester chez lui.

Comme dans les deux autres pays, si un employé soupçonne un contact avec le virus, il doit en informer son employeur. En cas de risque identifié, le salarié concerné ou, à défaut, l'employeur doit appeler le service médical d'urgence (SAMU). Dans ce cas, l'employeur peut recueillir la date et l'identité de la personne susceptible d'avoir été exposée au virus, afin de pouvoir communiquer aux autorités sanitaires, à leur demande, les informations sur la nature de l'exposition nécessaires à une prise en charge sanitaire ou médicale de la personne susceptible d'être malade.

L'employeur devrait prendre contact avec le médecin du travail de l'entreprise pour discuter de la meilleure façon de mettre en œuvre les recommandations du gouvernement concernant la protection des autres travailleurs.

Source :

gouvernement.fr/info-coronavirus https://www.cnil.fr/fr/coronavirus-covid-19-les-rappels-de-la-cnil-sur-la-collecte-de-donnees-personnelles https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/coronavirus-questions-reponses-entreprises- salaires

Bien que nous estimions que les informations contenues dans ce document sont correctes, il s'agit d'informations juridiques et commerciales générales qui ne sont pas adaptées aux faits de votre situation. Elles ne constituent pas un conseil juridique. Pour obtenir des conseils juridiques adaptés à vos besoins, veuillez consulter un avocat habilité à pratiquer le droit dans votre pays.