I dati dei database dei clienti nelle vendite e nell'assistenza sono un bene prezioso per le aziende. Contengono informazioni personali come nomi, indirizzi, dettagli di contatto e storie di acquisto, che possono essere utilizzate per contattare i clienti in modo mirato e per un'assistenza personalizzata. Tuttavia, il trattamento di questi dati comporta notevoli rischi per la protezione dei dati. Le violazioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) o di altre normative nazionali può portare a multe elevate e a danni di immagine. Vi mostriamo come potete evitare i rischi tipici della protezione dei dati. La lista di controllo collegata facilita l'analisi dei rischi associati ai dati personali.
Consenso insufficiente
Una fonte di errore frequente è la mancanza di una valida Consenso al Elaborazione dei dati dei clienti. In particolare, nel caso di misure di marketing diretto come la pubblicità via e-mail, l'acquisizione telefonica o le offerte personalizzate, è necessario un consenso esplicito ai sensi dell'art. 6 comma 1 lett. a. GDPR richiesto.
Nella pratica, spesso sorgono incertezze sul modo in cui un'effettiva Consenso si deve ottenere. Il GDPR richiede che il Consenso è dato in modo volontario, informato e non ambiguo. Ciò significa che i clienti devono acconsentire attivamente (ad esempio, selezionando una casella) e devono essere informati in modo chiaro sull'uso che verrà fatto dei loro dati. Il Consenso essere revocabile in qualsiasi momento.
Occorre prestare particolare attenzione alle caselle di controllo pre-selezionate: Secondo l'attuale giurisprudenza della Corte di Giustizia Europea (CGE), queste non sono considerate efficaci. Consenso. Allo stesso modo, non è sufficiente una clausola di consenso generale in termini e condizioni generali.
Raccomandazione:
- Le aziende devono formulare dichiarazioni di consenso trasparenti che riguardino specificamente le finalità del trattamento e siano di facile comprensione.
- Ogni raccolta Consenso devono essere documentati e recuperabili per la verifica.
- Implementate opzioni di cancellazione facili da usare, ad esempio attraverso un link di cancellazione chiaramente indicato nelle e-mail o un semplice modulo di cancellazione sul vostro sito web.
- Formate il vostro personale di vendita in modo specifico sulla gestione del consenso, affinché possa informare correttamente i clienti e ottenere il consenso in modo adeguato. Una fonte di errore frequente è la mancanza di una valida Consenso al Elaborazione dei dati dei clienti. In particolare, nel caso di misure di marketing diretto come la pubblicità via e-mail o le offerte personalizzate, il consenso esplicito ai sensi dell'art. 6 par. 1 lett. a GDPR richiesto.
Uso improprio dei dati del database dei clienti
Il Stanziamento di fondi è un principio centrale della GDPR e svolge un ruolo particolarmente importante nel trattamento dei dati dei clienti. Ai sensi dell'art. 5 par. 1 lett. b GDPR può Dati personali raccolti solo per finalità specifiche, esplicite e legittime e non ulteriormente trattati in modo incompatibile con tali finalità.
In pratica, accade spesso che i dati dei clienti, originariamente raccolti per uno scopo specifico, vengano successivamente cancellati senza essere riutilizzati. Consenso essere utilizzati per altri scopi. Questo rappresenta un rischio considerevole. Ad esempio, l'utilizzo dei dati dei servizi per scopi pubblicitari o la divulgazione dei dati dei clienti a società partner senza previo consenso può comportare multe considerevoli e una perdita di fiducia.
Esempi pratici di appropriazione indebita:
- Utilizzo delle richieste di assistenza per creare campagne pubblicitarie personalizzate. I clienti non si aspettano che le loro richieste di assistenza vengano utilizzate per scopi pubblicitari.
- Raccolta di dati relativi all'ubicazione per migliorare i servizi e successivo utilizzo di questi dati per Pubblicità. Tale cambiamento di finalità non è consentito senza un esplicito consenso.
- Memorizzazione dei dati di pagamento al di là del processo di fatturazione per effettuare analisi di mercato. Ecco un documento separato Consenso richiesto.
Un altro rischio è il presupposto errato che il consenso generale al trattamento dei dati consenta qualsiasi tipo di utilizzo dei dati. Non è così. Il Consenso devono sempre riferirsi specificamente al rispettivo scopo.
Raccomandazione:
- Nelle loro dichiarazioni sulla protezione dei dati, le aziende dovrebbero definire chiaramente le finalità che si applicano a colpiti sono trasparenti e di facile comprensione.
- Nel caso di modifiche pianificate della destinazione d'uso, una nuova Consenso prima che i dati vengano utilizzati per qualsiasi altro scopo.
- Le aziende dovrebbero tenere un inventario interno dei dati che fornisca informazioni su quali dati vengono elaborati per quale scopo e quando è necessario ripeterli. Consenso è necessario.
Misure di sicurezza mancanti o inadeguate
I metodi di lavoro mobili (ad esempio, assistenza sul campo, accesso remoto) sono particolarmente diffusi nelle vendite e nell'assistenza. Ciò aumenta notevolmente il rischio di fughe di dati e di accesso non autorizzato. A ciò si aggiungono i rischi derivanti da sistemi informatici non adeguatamente protetti, da sistemi insicuri e da Reti e dipendenti non adeguatamente formati.
Le vulnerabilità di sicurezza più comuni includono
- Dispositivi finali non criptati: I dipendenti utilizzano spesso computer portatili, smartphone o tablet per accedere ai dati dei clienti. Senza misure di crittografia adeguate, questi dispositivi possono diventare un rischio in caso di furto o smarrimento.
- Controlli di accesso insufficienti: La mancanza di concetti di ruolo e di autorizzazione fa sì che i dipendenti possano accedere a dati non necessari per il loro lavoro.
- Software e sistemi obsoleti: Le lacune di sicurezza di un software non aggiornato possono essere sfruttate da malintenzionati e mettere a rischio i dati sensibili dei clienti.
- Mancanza di sensibilizzazione dei dipendenti: Gli attacchi di social engineering, come le e-mail di phishing, sono spesso rivolti a dipendenti non addestrati e possono portare alla fuga di dati o alla divulgazione non autorizzata di informazioni sui clienti.
Raccomandazione: Le aziende devono Misure tecniche e organizzative (TOM), tra cui:
- Cifratura dei dispositivi finali: Tutti i dispositivi mobili e fissi devono essere criptati per garantire la sicurezza dei dati dei clienti in caso di furto o smarrimento.
- Diritti di accesso secondo il principio della minore assegnazione possibile di diritti: I dipendenti devono avere accesso solo ai dati di cui hanno bisogno per svolgere le loro mansioni.
- Autenticazione a due fattori (2FA): L'uso di 2FA per i sistemi critici e per l'accesso ai dati sensibili offre un'ulteriore protezione contro gli accessi non autorizzati.
- Aggiornamenti regolari della sicurezza: I sistemi informatici e il software devono essere costantemente aggiornati per colmare le lacune di sicurezza note.
- Implementazione delle linee guida sulla sicurezza: Le aziende devono definire chiare linee guida di sicurezza per la gestione dei dispositivi mobili, dell'accesso remoto e dei supporti di memorizzazione esterni e applicarle in modo coerente.
- Corsi di formazione periodici per i dipendenti: Agli attacchi di phishing, Ingegneria sociale e le violazioni dei dati, i dipendenti devono essere regolarmente informati sulle minacce attuali e sulle regole di condotta.
Un approccio lungimirante per Sicurezza informatica e la protezione dei dati dei clienti attraverso misure tecniche è fondamentale per evitare violazioni dei dati e multe.
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Violazione degli obblighi di informazione
Un'altra area di rischio chiave per il Elaborazione dei dati di inventario dei clienti riguarda la violazione di Obbligo di informazione in conformità agli artt. 13 e 14 GDPR. Le aziende sono obbligate, colpiti informare in modo esauriente le persone su quali dati personali raccolgono, per quale scopo vengono utilizzati e quali diritti spettano agli interessati.
L'obbligo di informazione si applica sia alla raccolta diretta dei dati (Art. 13 GDPR) nonché quando i dati sono ottenuti indirettamente da terzi (Art. 14 GDPR). In pratica, i problemi sorgono spesso perché questi obblighi non vengono rispettati in modo coerente, soprattutto nelle vendite e nell'assistenza, dove i dati vengono spesso raccolti per telefono, tramite moduli digitali o attraverso interazioni personali.
Le aziende talvolta trascurano di fornire informazioni quando i dati dei clienti vengono raccolti tramite biglietti da visita, contatti in fiera o conversazioni informali. Tuttavia, in questo caso esiste un chiaro obbligo di colpiti persona viene successivamente informata in modo esauriente. Allo stesso modo, spesso i clienti non vengono informati in modo esplicito dei loro diritti, come ad esempio la Diritto all'informazionediritto di rettifica e diritto di opposizione.
Un altro rischio deriva da avvisi sulla protezione dei dati poco chiari o di difficile comprensione. Termini tecnici incomprensibili, strutture poco chiare o la mancanza di riferimenti a canali di comunicazione specifici per le richieste di informazioni possono compromettere la certezza del diritto e portare a reclami presso le autorità di protezione dei dati.
Raccomandazione:
- Le aziende devono stabilire processi per la fornitura di informazioni che coprano tutti i punti di contatto, come siti web, telefonate e conversazioni personali.
- L'informativa deve essere redatta in un linguaggio chiaro e comprensibile, in modo da consentire un facile accesso alle informazioni sulla protezione dei dati anche ai non addetti ai lavori.
- È consigliabile offrire una formazione al personale di vendita e di assistenza, in modo che possa fornire informazioni corrette e complete nel contatto diretto con i clienti.
- Le aziende devono inoltre assicurarsi che le loro informative sulla protezione dei dati siano accessibili e facili da trovare in luoghi ben visibili, ad esempio tramite link nelle e-mail, nelle offerte e nei contratti.
Archiviazione e cancellazione impropria dei dati
Il GDPR richiede che Dati personali vengono memorizzati solo per il tempo necessario al rispettivo scopo. Non appena la conservazione non è più necessaria, i dati devono essere cancellati o resi anonimi. A Violazione La violazione di questa normativa comporta notevoli rischi di sanzioni e può anche comportare danni alla reputazione.
Un rischio particolare è rappresentato dal fatto che spesso le aziende non hanno linee guida chiare sulla Immagazzinamento e Cancellazione di dati. Questo porta spesso a conservare inutilmente i dati dei clienti obsoleti o non più necessari. Questo non è solo un Violazione contro il GDPRma aumenta anche il rischio di violazioni della protezione dei dati, ad esempio attraverso attacchi di hacker a database non più utilizzati ma ancora accessibili.
Un altro problema sorge se i periodi di conservazione previsti dalla legge non vengono rispettati correttamente. Diverse disposizioni di legge, come il diritto fiscale, il diritto commerciale o le normative specifiche del settore, definiscono diversi periodi di conservazione che le aziende devono tenere in considerazione. La violazione di questi termini può avere conseguenze legali.
Anche il passaggio dai sistemi di archiviazione cartacei a quelli digitali comporta delle sfide. Spesso i dati analogici non vengono trasferiti correttamente al sistema digitale o vengono archiviati in modo ridondante. Ciò rende difficile rispettare le scadenze di cancellazione e aumenta la complessità della gestione dei dati.
Raccomandazione:
- Implementare un inventario completo dei dati che documenti tutti i dati personali e ne registri lo scopo, nonché i periodi di conservazione applicabili.
- Sviluppare una struttura Concetto di cancellazioneche prevede regole chiare per l'identificazione e la rimozione tempestiva dei dati non più necessari. Ciò dovrebbe anche tenere conto dei requisiti per la distruzione sicura dei dati fisici e digitali.
- Le routine di cancellazione automatizzate e i meccanismi di controllo aiutano a rimuovere i dati in modo tempestivo e a garantire la conformità con la legge. GDPR garantire.
- Formate regolarmente i vostri dipendenti sui concetti di cancellazione e familiarizzateli con i requisiti legali per evitare errori e rischi di responsabilità.
Lista di controllo per la gestione dei dati di inventario dei clienti
La gestione responsabile dei dati dei clienti è fondamentale per ridurre al minimo i rischi di protezione dei dati e garantire la fiducia dei clienti.
Il Commissario federale per il Protezione dei dati e Freedom of Information offre una lista di controllo per la gestione dei dati dei clienti. In realtà si rivolge alle società di telecomunicazioni, ma la maggior parte dei punti si applica a quasi tutte le aziende. La lista di controllo ha lo scopo di aiutare ad analizzare i rischi in relazione a Dati personali facilitare. Vale la pena di dare un'occhiata.
Il nostro consiglio: mantenete una visione d'insieme e automatizzate la maggior parte dei vostri processi. Con Ailance è facile. Prendete un appuntamento con noi e vi presenteremo la nostra Gestione integrata dei rischi.
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