I dati dei database dei clienti nelle vendite e nell'assistenza sono un bene prezioso per le aziende. Contengono informazioni personali come nomi, indirizzi, dettagli di contatto e storie di acquisto, che possono essere utilizzate per contattare i clienti in modo mirato e per un'assistenza personalizzata. Tuttavia, il trattamento di questi dati comporta notevoli rischi per la protezione dei dati. Le violazioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) o di altre normative nazionali può portare a multe elevate e a danni di immagine. Vi mostriamo come potete evitare i rischi tipici della protezione dei dati. La lista di controllo collegata facilita l'analisi dei rischi associati ai dati personali.
Consenso insufficiente
Una fonte di errore frequente è la mancanza di una valida Consenso al Elaborazione dei dati dei clienti. Soprattutto nel caso di iniziative di marketing diretto come le e-mail-Pubblicità, per quanto riguarda il telemarketing o le offerte personalizzate, è necessario un consenso esplicito ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a) GDPR richiesto.
Nella pratica, spesso sorgono incertezze sul modo in cui un'effettiva Consenso si deve ottenere. Il GDPR richiede che il Consenso è dato in modo volontario, informato e non ambiguo. Ciò significa che i clienti devono acconsentire attivamente (ad esempio, selezionando una casella) e devono essere informati in modo chiaro sull'uso che verrà fatto dei loro dati. Il Consenso essere revocabile in qualsiasi momento.
Occorre prestare particolare attenzione alle caselle di controllo pre-selezionate: Secondo l'attuale giurisprudenza della Corte di Giustizia Europea (CGE), queste non sono considerate efficaci. Consenso. Allo stesso modo, non è sufficiente una clausola di consenso generale in termini e condizioni generali.
Raccomandazione:
- Le imprese dovrebbero redigere dichiarazioni di consenso trasparenti, che facciano specifico riferimento alla finalità del trattamento e siano di facile comprensione.
- Ogni raccolta Consenso devono essere documentati e recuperabili per la verifica.
- Prevedete modalità di revoca di facile utilizzo, ad esempio tramite un link di disiscrizione chiaramente indicato nelle e-mail o un semplice modulo di revoca sul vostro sito web.
- Formate il vostro personale di vendita in modo specifico sulla gestione del consenso, affinché possa informare correttamente i clienti e ottenere il consenso in modo adeguato. Una fonte di errore frequente è la mancanza di una valida Consenso al Elaborazione dei dati dei clienti. Soprattutto nel caso di iniziative di marketing diretto come le e-mail-Pubblicità o di offerte personalizzate è necessario un consenso esplicito ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a GDPR richiesto.
Uso improprio dei dati del database dei clienti
Il Stanziamento di fondi è un principio centrale della GDPR e svolge un ruolo particolarmente importante nel trattamento dei dati dei clienti. Ai sensi dell'art. 5 par. 1 lett. b GDPR può Dati personali siano raccolti solo per finalità determinate, precise e legittime e non siano ulteriormente trattati in modo incompatibile con tali finalità.
In pratica, accade spesso che i dati dei clienti, originariamente raccolti per uno scopo specifico, vengano successivamente cancellati senza essere riutilizzati. Consenso essere utilizzati per altri scopi. Questo rappresenta un rischio considerevole. Ad esempio, l'utilizzo dei dati dei servizi per scopi pubblicitari o la divulgazione dei dati dei clienti a società partner senza previo consenso può comportare multe considerevoli e una perdita di fiducia.
Esempi pratici di uso improprio:
- Utilizzo delle richieste di assistenza per creare campagne pubblicitarie personalizzate. I clienti non si aspettano che le loro richieste di assistenza vengano utilizzate per scopi pubblicitari.
- Raccolta di dati relativi all'ubicazione per migliorare i servizi e successivo utilizzo di questi dati per Pubblicità. Senza un consenso esplicito, tale modifica della finalità non è consentita.
- Conservazione dei dati di pagamento oltre il processo di fatturazione ai fini dell'esecuzione di analisi di mercato. Ecco un documento separato Consenso richiesto.
Un altro rischio è il presupposto errato che il consenso generale al trattamento dei dati consenta qualsiasi tipo di utilizzo dei dati. Non è così. Il Consenso devono sempre riferirsi specificamente al rispettivo scopo.
Raccomandazione:
- Nelle loro dichiarazioni sulla protezione dei dati, le aziende dovrebbero definire chiaramente le finalità che si applicano a colpiti sono trasparenti e di facile comprensione.
- Nel caso di modifiche pianificate della destinazione d'uso, una nuova Consenso prima che i dati vengano utilizzati per qualsiasi altro scopo.
- Le aziende dovrebbero tenere un inventario interno dei dati che fornisca informazioni su quali dati vengono elaborati per quale scopo e quando è necessario ripeterli. Consenso è necessario.
Mancanza o insufficienza delle misure di sicurezza
I metodi di lavoro mobili (ad esempio, assistenza sul campo, accesso remoto) sono particolarmente diffusi nelle vendite e nell'assistenza. Ciò aumenta notevolmente il rischio di fughe di dati e di accesso non autorizzato. A ciò si aggiungono i rischi derivanti da sistemi informatici non adeguatamente protetti, da sistemi insicuri e da Reti e dipendenti non adeguatamente formati.
Tra le vulnerabilità più comuni figurano:
- Dispositivi terminali non crittografati: I dipendenti accedono spesso ai dati anagrafici dei clienti tramite laptop, smartphone o tablet. Senza adeguate misure di crittografia, questi dispositivi possono rappresentare un rischio in caso di furto o smarrimento.
- Controlli di accesso insufficienti: L'assenza di una chiara definizione dei ruoli e delle autorizzazioni fa sì che i dipendenti possano accedere a dati non necessari per lo svolgimento delle loro mansioni.
- Software e sistemi obsoleti: Le vulnerabilità presenti nel software non aggiornato possono essere sfruttate dagli hacker e mettere a rischio i dati sensibili dei clienti.
- Mancanza di sensibilizzazione dei dipendenti: Attacchi di ingegneria sociale come PhishingLe e-mail di questo tipo sono spesso rivolte a dipendenti non adeguatamente formati e possono causare la fuga di dati o la divulgazione non autorizzata delle informazioni dei clienti.
Raccomandazione: Le aziende devono misure tecniche e organizzative (TOM), tra cui:
- Crittografia dei dispositivi terminali: Tutti i dispositivi mobili e fissi dovrebbero essere crittografati per garantire la sicurezza dei dati dei clienti in caso di furto o smarrimento.
- Diritti di accesso secondo il principio del minimo necessario: I dipendenti dovrebbero avere accesso solo ai dati necessari per lo svolgimento delle loro mansioni.
- Autenticazione a due fattori (2FA): L'utilizzo dell'autenticazione a due fattori (2FA) per i sistemi critici e l'accesso a dati sensibili offre una protezione aggiuntiva contro gli accessi non autorizzati.
- Aggiornamenti di sicurezza regolari: I sistemi informatici e i software dovrebbero essere aggiornati costantemente per colmare le vulnerabilità note.
- Implementazione delle linee guida sulla sicurezza: Le aziende dovrebbero definire chiare linee guida di sicurezza relative all'uso dei dispositivi mobili, all'accesso remoto e ai supporti di memorizzazione esterni, e applicarle con coerenza.
- Formazione periodica del personale: Per Phishing-attacchi, Ingegneria sociale Per evitare violazioni della protezione dei dati, i dipendenti dovrebbero essere informati regolarmente sulle minacce attuali e sulle regole di comportamento.
Un approccio lungimirante per Sicurezza informatica e la protezione dei dati dei clienti attraverso misure tecniche è fondamentale per evitare violazioni della privacy e sanzioni pecuniarie.
Suggerimento di lettura: Fattura manomessa tramite un’e-mail compromessa: chi non utilizza la crittografia ne subisce le conseguenze
Violazione degli obblighi di informazione
Un'altra area di rischio chiave per il Elaborazione dei dati di inventario dei clienti riguarda la violazione di Obbligo di informazione in conformità agli artt. 13 e 14 GDPR. Le aziende sono obbligate, colpiti informare in modo esauriente le persone su quali dati personali raccolgono, per quale scopo vengono utilizzati e quali diritti spettano agli interessati.
L'obbligo di informazione si applica sia alla raccolta diretta dei dati (Art. 13 GDPR) nonché quando i dati sono ottenuti indirettamente da terzi (Art. 14 GDPR). In pratica, i problemi sorgono spesso perché questi obblighi non vengono rispettati in modo coerente, soprattutto nelle vendite e nell'assistenza, dove i dati vengono spesso raccolti per telefono, tramite moduli digitali o attraverso interazioni personali.
Le aziende talvolta trascurano di fornire informazioni quando i dati dei clienti vengono raccolti tramite biglietti da visita, contatti in fiera o conversazioni informali. Tuttavia, in questo caso esiste un chiaro obbligo di colpiti persona viene successivamente informata in modo esauriente. Allo stesso modo, spesso i clienti non vengono informati in modo esplicito dei loro diritti, come ad esempio la Diritto all'informazionediritto di rettifica e diritto di opposizione.
Un ulteriore rischio deriva da informative sulla privacy poco chiare o di difficile comprensione. Termini tecnici incomprensibili, strutture poco chiare o la mancanza di indicazioni sui canali di comunicazione specifici per le richieste di informazioni possono compromettere la certezza del diritto e dare luogo a reclami presso le autorità garanti della protezione dei dati.
Raccomandazione:
- Le aziende dovrebbero definire procedure per la diffusione delle informazioni che coprano tutti i canali di contatto, quali siti web, telefonate e colloqui di persona.
- Le informazioni dovrebbero essere redatte in un linguaggio chiaro e comprensibile, in modo da consentire anche ai non addetti ai lavori di accedere facilmente alle informazioni rilevanti in materia di protezione dei dati.
- È consigliabile offrire corsi di formazione ai collaboratori dei reparti vendite e assistenza, affinché possano fornire informazioni corrette ed esaurienti nel contatto diretto con i clienti.
- Inoltre, le aziende dovrebbero garantire che le loro informative sulla privacy siano accessibili in una posizione ben visibile e facilmente individuabili, ad esempio tramite link presenti nelle e-mail, nelle offerte e nei contratti.
Conservazione e cancellazione improprie dei dati
Il GDPR richiede che Dati personali vengono memorizzati solo per il tempo necessario al rispettivo scopo. Non appena la conservazione non è più necessaria, i dati devono essere cancellati o resi anonimi. A Violazione La violazione di questa normativa comporta notevoli rischi di sanzioni e può anche comportare danni alla reputazione.
Un rischio particolare è rappresentato dal fatto che spesso le aziende non hanno linee guida chiare sulla Immagazzinamento e Cancellazione di dati. Questo porta spesso a conservare inutilmente i dati dei clienti obsoleti o non più necessari. Questo non è solo un Violazione contro il GDPRma aumenta anche il rischio di violazioni della protezione dei dati, ad esempio attraverso attacchi di hacker a database non più utilizzati ma ancora accessibili.
Un ulteriore problema sorge quando i termini di conservazione previsti dalla legge non vengono rispettati correttamente. Diverse disposizioni normative, ad esempio in materia di diritto tributario, diritto commerciale o normative settoriali, definiscono periodi di conservazione diversi che le aziende devono rispettare. Anche la violazione di tali termini può comportare conseguenze legali.
Inoltre, il passaggio dai sistemi di archiviazione cartacei a quelli digitali comporta alcune sfide. Accade spesso che i dati analoghi non vengano trasferiti correttamente nel sistema digitale o vengano archiviati in modo ridondante. Ciò rende più difficile il rispetto dei termini di cancellazione e aumenta la complessità della gestione dei dati.
Raccomandazione:
- Implementate un inventario completo dei dati che documenti tutte le banche dati contenenti dati personali e ne indichi la finalità e i relativi termini di conservazione.
- Sviluppare una struttura Piano di estinzione, che preveda regole chiare per l’identificazione e la tempestiva eliminazione dei dati non più necessari. Tale normativa dovrebbe inoltre tenere conto dei requisiti relativi alla distruzione sicura dei dati fisici e digitali.
- Le routine di cancellazione automatizzate e i meccanismi di controllo aiutano a rimuovere i dati in modo tempestivo e a garantire la conformità con la legge. GDPR garantire.
- Formate regolarmente i vostri collaboratori sull’applicazione delle procedure antincendio e illustrate loro le disposizioni di legge, al fine di evitare errori e rischi di responsabilità civile.
Lista di controllo per la gestione dei dati relativi alla clientela
La gestione responsabile dei dati dei clienti è fondamentale per ridurre al minimo i rischi di protezione dei dati e garantire la fiducia dei clienti.
La Commissaria federale per il Protezione dei dati e Freedom of Information offre una lista di controllo per la gestione dei dati dei clienti. In realtà si rivolge alle società di telecomunicazioni, ma la maggior parte dei punti si applica a quasi tutte le aziende. La lista di controllo ha lo scopo di aiutare ad analizzare i rischi in relazione a Dati personali facilitare. Vale la pena di dare un'occhiata.
Il nostro consiglio: mantenete una visione d’insieme e automatizzate la maggior parte dei vostri processi. Con Ailance è semplicissimo. Fissate un appuntamento con noi: vi presenteremo il nostro sistema di gestione integrata dei rischi.
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