Le aziende si trovano oggi ad affrontare la grande sfida non solo di trattare i dati personali in conformità alla legge, ma anche di proteggerli in modo adeguato. Non si tratta solo di un obbligo etico, ma anche di una necessità legale, in particolare per quanto riguarda il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Le misure tecniche e organizzative (TOM) svolgono un ruolo centrale in questo senso. Gli aspetti chiave che le aziende devono considerare per soddisfare i requisiti legali.
Le misure tecniche e organizzative devono essere adeguate, appropriate e aggiornate.
La sicurezza del trattamento dei dati personali svolge un ruolo di primo piano nel GDPR. Per garantirla, il GDPR specifica i punti più importanti nell'art. 32:
"Tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione e della natura, dell'ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il responsabile del trattamento e l'incaricato del trattamento attuano misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio..."
Il GDPR si concentra sulle misure tecniche e organizzative che devono essere implementate. Tali misure devono soddisfare i tre criteri seguenti:
- Idoneità
La misura deve essere idonea a ridurre al minimo il verificarsi del danno. La misura deve essere scelta di conseguenza sulla base di una valutazione del rischio. La valutazione del rischio deve tenere conto di fattori quali la natura, la portata, le circostanze e le finalità del trattamento dei dati, nonché la probabilità e la gravità del rischio per i diritti e le libertà degli interessati.
- Appropriatezza
Le misure devono essere economicamente giustificabili e adeguate al rischio da proteggere. Ciò significa che il costo dell'implementazione delle misure deve essere proporzionato ai danni e ai rischi potenziali. Le aziende devono quindi scegliere misure che siano al tempo stesso efficienti dal punto di vista dei costi ed efficaci, al fine di garantire un livello di sicurezza adeguato senza causare sforzi sproporzionati.
- Stato dell'arte
Nella scelta delle misure si deve tenere conto dell'attuale stato dell'arte. Ciò significa che le misure di sicurezza utilizzate devono corrispondere al più recente stato dell'arte e agli standard e alle pratiche di sicurezza attuali. Esse devono essere continuamente riviste per verificarne l'efficacia e, se necessario, adattate a nuove minacce e sviluppi.
Misure tecniche: Protezione a più livelli
Le misure tecniche sono salvaguardie fisiche o digitali volte a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o distruzione. Queste misure comprendono un'ampia gamma di tecnologie e procedure che devono essere regolarmente adeguate allo stato attuale della tecnica.
Crittografia: Uno dei metodi più semplici ed efficaci per proteggere i dati è la crittografia. Essa deve essere utilizzata sia per la trasmissione che per l'archiviazione dei dati. È necessario assicurarsi che i metodi di crittografia utilizzati siano aggiornati e riconosciuti come sicuri.
Controlli di accesso: L'accesso ai dati personali deve essere rigorosamente controllato. Ciò comprende controlli fisici dell'accesso alle sale server e controlli digitali attraverso account utente, politiche di password e autenticazione a due fattori. Solo le persone autorizzate devono avere accesso ai dati sensibili.
Sicurezza della rete: Un'altra misura tecnica consiste nel proteggere l'ambiente di rete. Ciò include l'uso di firewall, sistemi di rilevamento delle intrusioni e aggiornamenti regolari della sicurezza. Anche la segmentazione della rete può contribuire a ridurre al minimo il rischio di fughe di dati.
Backup e ripristino dei dati: Le aziende devono eseguire regolarmente il backup dei propri dati e garantire che possano essere ripristinati rapidamente in caso di perdita di dati. È fondamentale che i backup siano archiviati in modo sicuro e protetti da accessi non autorizzati.
Misure organizzative: Processi e responsabilità
Oltre alle misure tecniche, anche le misure organizzative sono fondamentali per garantire la protezione dei dati. Queste misure riguardano l'organizzazione interna dell'azienda, in particolare i processi che garantiscono che la protezione dei dati sia presa in considerazione in tutti i settori dell'azienda.
Gestione della protezione dei dati: deve essere istituito un efficace sistema di gestione della protezione dei dati (DSMS). Questo sistema comprende linee guida e procedure per la raccolta, l'elaborazione, la conservazione e la cancellazione dei dati personali. Un DSMS assicura che le misure di protezione dei dati siano costantemente monitorate e migliorate.
Sensibilizzazione e formazione: tutti i dipendenti devono ricevere una formazione regolare sulle politiche e sulle pratiche di protezione dei dati. Le misure di sensibilizzazione aiutano ad aumentare la consapevolezza dei rischi legati alla protezione dei dati e a garantire la conformità. La formazione deve tenere conto degli sviluppi attuali della legge sulla protezione dei dati e della sicurezza informatica.
Documentazione e verificabilità: le aziende devono documentare la conformità alle norme sulla protezione dei dati. Ciò include la registrazione delle attività di trattamento, la documentazione delle valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e la registrazione dell'accesso ai dati personali. Questa documentazione non è solo un requisito legale, ma serve anche come prova di conformità durante gli audit o in caso di incidenti legati alla protezione dei dati.
Regolamenti contrattuali: Se i dati personali vengono trasferiti a terzi, ad esempio agli incaricati del trattamento, è necessario stipulare accordi contrattuali adeguati. Questi contratti devono garantire che anche i terzi adottino le misure tecniche e organizzative necessarie per proteggere i dati.
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Monitoraggio e miglioramento continuo delle misure
Una volta implementato, un concetto di protezione dei dati non è una struttura statica. I rischi e le minacce per i dati personali cambiano costantemente, sia a causa degli sviluppi tecnologici che di nuovi requisiti legali. Le aziende devono quindi rivedere continuamente le loro misure tecniche e organizzative e adattarle se necessario.
Valutazione dei rischi: le valutazioni periodiche dei rischi aiutano a individuare i potenziali punti deboli delle misure di protezione dei dati esistenti. Su questa base, le aziende possono adottare misure mirate per aumentare la sicurezza dei propri dati.
Audit: gli audit interni ed esterni devono essere effettuati regolarmente per verificare l'efficacia delle misure adottate. Gli audit sono uno strumento importante per garantire che tutti i requisiti di protezione dei dati siano soddisfatti e che eventuali carenze possano essere colmate in tempo utile.
Piani di emergenza: in caso di incidenti legati alla protezione dei dati, come ad esempio una violazione dei dati, devono essere predisposti piani di emergenza. Questi piani includono misure per limitare i danni, per informare le persone interessate e per comunicare con le autorità di vigilanza.
L'implementazione di misure tecniche e organizzative per la protezione dei dati è essenziale per le aziende al fine di soddisfare i requisiti legali e mantenere la fiducia dei clienti. Combinando soluzioni tecniche e processi organizzativi, le aziende possono garantire la sicurezza dei dati personali e proteggersi dalle conseguenze legali. La chiave del successo risiede nel continuo adattamento e miglioramento delle misure per affrontare le sfide in continua evoluzione della protezione dei dati.
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