Quelles informations sont nécessaires pour la politique de dénonciation ?

Quelles informations les entreprises doivent-elles fournir concernant la directive relative aux lanceurs d'alerte ?

Une tempête dans un verre d'eau ou un besoin urgent d'agir ? À l'origine, la directive européenne sur les lanceurs d'alerte devait entrer en vigueur avant le 17 décembre 2021. Cependant, la procédure législative a échoué au cours de la dernière législature. Les entreprises (de taille moyenne) doivent-elles encore mettre en place un système de protection des lanceurs d’alerte au sein de leur structure ? Il convient en tout cas d’entamer les préparatifs sans tarder, car l’Allemagne doit transposer la directive dans les plus brefs délais. Les informations suivantes présentent ce à quoi les entreprises doivent s’attendre et comment elles peuvent s’y préparer.

La directive (UE) 2019/1937 (“ directive sur les lanceurs d'alerte ”) doit être transposée en droit allemand d'ici fin décembre 2021. La procédure législative engagée lors de la dernière législature a toutefois échoué dans un premier temps, de sorte que le délai de transposition n’a pas pu être respecté. Le secteur public doit néanmoins partir du principe que la directive est directement applicable et doit agir de toute urgence dès à présent. Les entreprises privées peuvent certes, en principe, attendre la transposition de la directive en droit allemand, mais là encore, la directive peut déjà avoir des effets indirects dans certains cas particuliers. C'est pourquoi toutes les entreprises devraient se pencher sur cette question dès que possible. La transposition de la directive européenne en droit national devrait intervenir sous peu.

Dans son accord de coalition, la coalition gouvernementale s'est clairement engagée en faveur de la protection des lanceurs d'alerte et d'une mise en œuvre “ juridiquement sûre et applicable ” de la directive. On peut même supposer que l'Allemagne ira au-delà des exigences minimales de la directive européenne 2019/1937. Ainsi, la loi nationale sur la protection des lanceurs d’alerte ne s’appliquera pas seulement aux signalements d’infractions au droit de l’Union européenne, mais également aux signalements “ d’infractions graves aux règles ou d’autres manquements graves dont la révélation présente un intérêt public particulier ”.”

Les modalités précises de la loi nationale sur la protection des lanceurs d'alerte ne sont pas encore définitivement connues. Il faudra toutefois, à tout le moins, transposer les dispositions de la directive européenne relative aux lanceurs d'alerte dans le droit allemand. Les entreprises peuvent d'ores et déjà s'y référer et commencer à mettre en place les mesures organisationnelles nécessaires.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les entreprises du secteur privé comptant au moins 250 salariés ou dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 10 millions d'euros doivent notamment mettre en place des canaux de signalement internes sécurisés – la directive européenne susmentionnée prévoit cette obligation dès le 17 décembre 2021. On peut donc s’attendre à ce que les exigences du droit européen soient mises en œuvre rapidement. De même, les organismes publics, les administrations et les communes de plus de 10 000 habitants doivent mettre en place des systèmes de signalement ; pour ces derniers, on peut d’ores et déjà considérer que la directive européenne s’applique immédiatement.

Les entreprises privées comptant entre 50 et 249 salariés doivent mettre en place un système d'alerte d'ici fin 2023.

Quels sont les différents types de systèmes d'alerte existants ?

La mise en place concrète du dispositif d'alerte laisse une certaine marge de manœuvre. Trois types de dispositifs d'alerte sont envisageables :

• Mise en place d'une boîte aux lettres interne à l'entreprise ;
• charger un médiateur de recueillir des informations à ce sujet ;
• Mise en place d'un système de notification électronique.

Dans tous les cas, les canaux de signalement doivent être conçus de manière à permettre de transmettre les informations par écrit ou oralement. En outre, si le lanceur d’alerte le souhaite, un entretien en personne devrait pouvoir être organisé dans un délai raisonnable.

Dans tous les cas, la Confidentialité (L'anonymat n'est pas une condition préalable) du lanceur d'alerte soit préservé.

Les différentes possibilités de signalement peuvent être combinées entre elles. Le choix de la solution à privilégier dans chaque cas particulier dépend des circonstances concrètes, telles que la taille, la structure et l'étendue de l'organisation de l'entreprise, ainsi que de la possibilité d'identifier une personne appropriée.

En outre, les personnes extérieures à l'entreprise devraient également avoir la possibilité d'utiliser le système d'alerte. Dans la mesure du possible, les entreprises devraient concevoir le canal de signalement de manière à ce qu’il soit également accessible aux collaborateurs des partenaires commerciaux de l’entreprise ou du groupe. Cela s’applique en plus des personnes qui reçoivent des informations provenant de l’entreprise dans le cadre de leur activité professionnelle. Cela inclut les intérimaires, les membres des organes de direction et les actionnaires de l’entreprise, les candidats à un poste, les travailleurs indépendants et les anciens collaborateurs.

Outre la mise en place d'un système interne de signalement, les entreprises doivent également fournir à leurs salariés, en tant que lanceurs d'alerte potentiels, des informations claires et facilement accessibles sur les possibilités de signalement externe auprès de certaines autorités.

Contrairement à ce qui se passait auparavant, le signalement interne n’a plus la priorité. Le lanceur d’alerte peut décider s’il souhaite signaler les infractions en interne ou en externe, auprès d’une autorité compétente. Les entreprises devraient donc veiller à mettre en place des systèmes de signalement internes et à créer des mesures incitatives.

Quels types de signalements bénéficient de la protection des lanceurs d'alerte ?

Conformément à la directive de l'UE, les lanceurs d'alerte sont habilités à signaler des infractions relevant du champ d'application des actes juridiques de l'UE énumérés en annexe et concernant notamment les domaines suivants :

• Marchés publics,
• Services financiers, produits financiers et marchés financiers, ainsi que la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme,
•  Sécurité et conformité des produits,
• la sécurité routière,
• Protection de l'environnement,
• Radioprotection et sûreté nucléaire,
• la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, la santé animale et le bien-être des animaux,
• santé publique,
• la protection des consommateurs,
• Protection des Vie privée et des données à caractère personnel, ainsi que la sécurité des réseaux et des systèmes d'information.

Signalement d'un cas de corruption – et ensuite ?

Si l'entreprise reçoit un rapport d'un lanceur d'alerte, la Confidentialité l'identité du lanceur d'alerte et des tiers mentionnés dans le signalement doit être préservée. Les membres du personnel non autorisés ne doivent pas avoir accès au signalement. La mise en place de systèmes de signalement anonymes ou la possibilité de signalement anonyme n'est pas obligatoire. Le lanceur d’alerte doit recevoir un accusé de réception de la déclaration dans un délai de sept jours.

Sur la base des signalements, les entreprises doivent désigner une personne ou un service impartial(e) chargé(e) de prendre les mesures de suivi, telles que des enquêtes internes. Il peut s'agir de la même personne ou du même service que celui qui reçoit les signalements. En outre, les lanceurs d'alerte doivent recevoir, dans un délai raisonnable, notamment dans un délai maximal de trois mois, un retour d'information sur les mesures prises à la suite de leur signalement.

L'entreprise doit documenter les signalements qu'elle reçoit. Si nécessaire, le lanceur d'alerte doit recevoir Documentation être mis à disposition à des fins de vérification.

Étant donné que les lanceurs d'alerte ont la possibilité de se manifester en interne ou en externe, les entreprises devraient de toute urgence mettre en place des structures internes professionnelles afin d'éviter les signalements à des organismes externes. Si les lanceurs d'alerte ont confiance dans le fait que les entreprises prennent les informations au sérieux, les examinent avec soin et Crimes et délits et les irrégularités et les sanctionner de manière appropriée, ils utiliseront des structures de signalement internes.

Protection accordée au lanceur d'alerte

Les lanceurs d’alerte ne bénéficient d’une protection juridique que s’il existait, au moment du signalement, des motifs légitimes de croire que les informations communiquées concernant des infractions étaient véridiques. Cela tient au fait qu’ils ont transmis ces informations par les voies de signalement internes ou externes prévues à cet effet. Dans ces conditions, la directive européenne sur les lanceurs d’alerte interdit toute forme de représailles, de discrimination ou de traitement défavorable. Lorsqu’un signalement a été effectué dans les règles, les lanceurs d’alerte n’ont pas à craindre de conséquences en matière de droit du travail. En cas de recours en matière de droit du travail, la directive prévoit un renversement de la charge de la preuve en faveur du lanceur d’alerte. L’employeur doit donc prouver qu’il n’y a aucun lien avec le signalement effectué par le salarié. En outre, la directive prévoit des sanctions pouvant, dans certains cas, se traduire par des amendes substantielles.

Il n'y a pas de temps à perdre : il faut agir dès maintenant !

La mise en œuvre de la directive sur les lanceurs d'alerte aura des répercussions considérables, en particulier pour les petites et moyennes entreprises, car celles-ci ne disposent généralement pas encore de systèmes de signalement. Il est donc conseillé de commencer dès que possible à mettre en place un tel système et de confier ces tâches aux personnes compétentes. Afin d’encourager les signalements internes et de prévenir ainsi toute atteinte potentielle à la réputation résultant de la divulgation de comportements répréhensibles, les entreprises devraient, dans la mesure du possible, mettre en place dès le départ un système de signalement interne transparent et en informer leurs collaborateurs. Il est essentiel qu’une politique de signalement soit intégrée au code de conduite ou qu’elle s’accompagne d’une politique interne en la matière.

Il convient de mettre en œuvre ces mesures dès que possible afin de clarifier les conditions techniques et le cadre juridique, notamment les éventuels droits de participation du comité d'entreprise et les exigences en matière de protection des données.