Quelles informations sont nécessaires pour la politique de dénonciation ?

Lanceur d'alerte
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Quelles sont les informations requises par les entreprises en ce qui concerne la directive sur les lanceurs d'alerte ?

Une tempête dans un verre d'eau ou un besoin urgent d'agir ? A l'origine, la directive européenne sur les lanceurs d'alerte devait entrer en vigueur avant le 17 décembre 2021. La procédure législative a toutefois échoué lors de la dernière législature. Les (moyennes) entreprises doivent-elles maintenant encore mettre en œuvre un système de protection des lanceurs d'alerte dans leur entreprise ? Du moins, les préparatifs devraient être entrepris immédiatement, car l'Allemagne doit mettre en œuvre la directive le plus rapidement possible. Les informations suivantes montrent ce qui attend les entreprises et comment elles peuvent s'y préparer.

La directive (UE) 2019/1937 ("directive sur les lanceurs d'alerte") doit être transposée dans le droit allemand d'ici fin décembre 2021. Cependant, la procédure législative lancée lors de la dernière législature a d'abord échoué, de sorte que le délai de mise en œuvre n'a pas pu être respecté. Néanmoins, le secteur public doit partir du principe que la directive est directement applicable et a d'ores et déjà un besoin urgent d'agir. Les entreprises privées peuvent certes en principe attendre la transposition de la directive dans le droit allemand - mais là aussi, la directive peut déjà avoir un effet indirect dans certains cas. C'est pourquoi toutes les entreprises devraient se pencher sur cette question le plus rapidement possible. La transposition de la directive européenne dans le droit national est attendue sous peu.

Dans son accord de coalition, la coalition gouvernementale s'est clairement engagée à protéger les lanceurs d'alerte et à mettre en œuvre la directive de manière "juridiquement sûre et praticable". On peut même s'attendre à ce que l'Allemagne aille au-delà des exigences minimales de la directive européenne 2019/1937. Ainsi, la loi nationale sur la protection des lanceurs d'alerte ne s'appliquera pas seulement aux signalements de violations du droit de l'UE, mais aussi aux signalements "d'infractions importantes aux règles ou d'autres manquements importants dont la révélation présente un intérêt public particulier".

La forme exacte de la loi nationale sur la protection des lanceurs d'alerte n'est pas encore définitivement connue. Mais les dispositions de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte doivent au moins être transposées dans le droit allemand. Les entreprises peuvent déjà s'en inspirer et commencer à mettre en place leur organisation.

 

Quelles sont les entreprises concernées ?

En particulier, les entreprises du secteur privé employant 250 personnes ou plus ou réalisant un chiffre d'affaires annuel de plus de 10 millions d'euros doivent disposer de voies de déclaration internes sûres - la directive européenne précitée le prévoit déjà à partir du 17 décembre 2021. On peut donc s'attendre à ce que les exigences du droit européen soient rapidement mises en œuvre. De même, les institutions publiques, les autorités et les communes de plus de 10.000 habitants doivent mettre en place des systèmes de dénonciation - pour ces dernières, on peut d'ores et déjà supposer que la directive européenne est directement applicable.

Les entreprises privées employant entre 50 et 249 personnes doivent mettre en place un système d'alerte avant la fin 2023.

 

Quels sont les types de systèmes de dénonciation possibles ?

 

Il existe une certaine marge de manœuvre dans la conception précise du système d'alerte. Trois types de systèmes d'alerte sont possibles :

  • Mise en place d'une boîte aux lettres interne à l'entreprise ;
  • charger un médiateur de recueillir des informations à ce sujet ;
  • Mise en place d'un système de notification électronique.

 

Dans tous les cas, les voies de signalement doivent être conçues de manière à ce que les indices puissent être donnés par écrit ou oralement. En outre, si le lanceur d'alerte le souhaite, une rencontre personnelle doit être possible dans un délai raisonnable.

Dans tous les cas, la confidentialité (l'anonymat n'est pas une condition préalable) du lanceur d'alerte doit être préservée.

Les différentes possibilités de signalement peuvent être combinées entre elles. La solution à privilégier dans chaque cas dépend des circonstances concrètes, telles que la taille, la structure et l'étendue de l'organisation de l'entreprise, et de la possibilité d'identifier une personne appropriée.

En outre, les personnes extérieures à l'entreprise devraient également avoir la possibilité d'utiliser le système d'alerte. Dans la mesure du possible, les entreprises devraient concevoir la voie de signalement de manière à ce qu'elle soit également ouverte aux collaborateurs des partenaires commerciaux de l'entreprise ou du groupe d'entreprises. Cela s'ajoute aux personnes qui reçoivent des informations de l'entreprise dans le cadre de leur activité professionnelle. Il s'agit notamment des travailleurs intérimaires, des membres des organes et des actionnaires de l'entreprise, des candidats, des travailleurs indépendants et des anciens salariés.

Outre la mise en place d'un système de signalement interne, les entreprises doivent également fournir à leurs employés, en tant que dénonciateurs potentiels, des informations compréhensibles et facilement accessibles sur les possibilités de signalement externe à certaines autorités.

Contrairement au passé, le signalement interne n'est plus prioritaire. Le lanceur d'alerte peut décider de signaler les violations en interne ou en externe à une autorité. Les entreprises doivent donc s'assurer de l'existence de systèmes de signalement internes et mettre en place des mesures d'incitation.

 

Quelles sont les informations qui bénéficient de la protection des lanceurs d'alerte ?

 

En vertu de la directive européenne, les informateurs ont le droit de signaler les infractions qui relèvent du champ d'application des actes législatifs de l'UE énumérés en annexe et qui concernent notamment les domaines suivants :

  • Marchés publics,
  • les services financiers, les produits financiers et les marchés financiers, ainsi que la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme,
  •  Sécurité et conformité des produits,
  • la sécurité routière,
  • Protection de l'environnement,
  • Radioprotection et sûreté nucléaire,
  • la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, la santé animale et le bien-être des animaux,
  • santé publique,
  • la protection des consommateurs,
  • la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, ainsi que la sécurité des réseaux et des systèmes d'information.

 

Signalement d'un lanceur d'alerte - et ensuite ?

 

Lorsque l'entreprise reçoit un rapport d'un lanceur d'alerte, la confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte et des tiers mentionnés dans le rapport doit être préservée. Les employés non autorisés ne doivent pas avoir accès au signalement. Il n'est pas nécessaire de mettre en place des systèmes d'alerte anonymes ou de permettre le whistleblowing anonyme. Le lanceur d'alerte doit recevoir un accusé de réception du signalement dans un délai de sept jours.

Sur la base des notifications, les entreprises doivent désigner une personne ou un service impartial chargé d'assurer le suivi, comme les enquêtes internes et les investigations. Il peut s'agir de la même personne ou du même service que celui qui reçoit les signalements. En outre, les lanceurs d'alerte doivent fournir un retour d'information sur les réponses apportées à l'alerte dans un délai raisonnable, notamment dans un délai maximal de trois mois.

L'entreprise doit documenter les signalements qu'elle reçoit. Si nécessaire, la documentation doit être mise à la disposition du lanceur d'alerte pour qu'il puisse l'examiner.

Étant donné que les lanceurs d'alerte ont la possibilité de se manifester en interne ou en externe, les entreprises devraient de toute urgence mettre en place des structures internes professionnelles afin d'éviter les signalements à des organismes externes. Si les lanceurs d'alerte ont confiance dans le fait que les entreprises prennent les informations au sérieux, les examinent avec soin, enquêtent sur les délits et les irrégularités et les sanctionnent de manière appropriée, ils utiliseront des structures internes de signalement.

 

Effet protecteur pour le lanceur d'alerte

 

Les lanceurs d'alerte ne bénéficient d'une protection juridique que si, au moment du signalement, ils avaient des raisons légitimes de croire que les informations signalées sur les violations étaient vraies. Cela tient au fait qu'ils ont transmis les informations par les voies de signalement internes ou externes établies. Dans ces conditions, la directive européenne sur les dénonciateurs interdit toute forme de représailles, de discrimination ou de traitement défavorable. Si le signalement est effectué en bonne et due forme, les lanceurs d'alerte n'ont pas à craindre de conséquences en matière de droit du travail. En cas de plainte relevant du droit du travail, la directive prévoit un renversement de la charge de la preuve en faveur du lanceur d'alerte. Selon cette disposition, l'employeur doit prouver qu'il n'y avait aucun lien avec le signalement du salarié au lanceur d'alerte. En outre, la directive prévoit des sanctions, parfois assorties d'amendes substantielles.

Il n'y a pas de temps à perdre - il faut agir maintenant !

La mise en œuvre de la directive sur les lanceurs d'alerte aura un impact considérable, en particulier pour les petites et moyennes entreprises, étant donné qu'elles ne disposent généralement pas encore de systèmes de lanceurs d'alerte. Il est donc conseillé de commencer très tôt à mettre en place un tel système et de confier les tâches aux personnes concernées. Afin d'inciter les signalements internes et de prévenir ainsi les éventuelles atteintes à la réputation dues à la révélation de comportements répréhensibles, les entreprises devraient, si possible, mettre en place dès le départ un système de signalement interne transparent et en informer les collaborateurs. Il est essentiel d'inclure une politique de dénonciation dans le code de conduite ou de l'accompagner d'une politique interne de dénonciation.

Il convient de commencer ces mesures le plus tôt possible afin de clarifier les conditions techniques et le cadre juridique, comme les éventuels droits de codécision du comité d'entreprise et les exigences en matière de protection des données.

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