Quali sono le informazioni necessarie per la politica sugli informatori?

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Quali informazioni sono richieste alle aziende in relazione alla direttiva sugli informatori?

Una tempesta in un bicchier d'acqua o un'urgente necessità d'azione? Originariamente, la direttiva UE sugli informatori sarebbe dovuta entrare in vigore entro il 17 dicembre 2021. Tuttavia, l'iter legislativo è fallito durante la scorsa legislatura. Le aziende (di medie dimensioni) devono ancora implementare un sistema di protezione degli informatori nella loro azienda? Per lo meno, i preparativi dovrebbero essere fatti immediatamente, poiché la Germania deve implementare la direttiva il più rapidamente possibile. Le seguenti informazioni mostrano cosa le aziende possono aspettarsi e come possono prepararsi.

La Direttiva (UE) 2019/1937 ("Direttiva Whistleblower") deve essere recepita nel diritto tedesco entro la fine di dicembre 2021. Tuttavia, il processo legislativo avviato nella scorsa legislatura è inizialmente fallito, il che significa che non è stato possibile rispettare il termine di recepimento. Ciononostante, il settore pubblico deve partire dal presupposto che la direttiva sia direttamente applicabile e che vi sia già una forte necessità di intervento. Le aziende private possono, in linea di principio, attendere il recepimento della direttiva nel diritto tedesco, ma anche in questo caso la direttiva può già avere un impatto indiretto in singoli casi. Tutte le aziende dovrebbero quindi affrontare la questione il prima possibile. Il recepimento della direttiva UE nel diritto nazionale è previsto a breve.

Nel suo accordo di coalizione, la coalizione di governo si è chiaramente impegnata a proteggere gli informatori e ad attuare la direttiva in modo "giuridicamente sicuro e praticabile". Si può persino ipotizzare che la Germania andrà oltre i requisiti minimi della Direttiva UE 2019/1937. La legge nazionale sulla protezione degli informatori non si applicherà solo alle segnalazioni di violazioni del diritto dell'UE, ma anche a quelle di "significative violazioni di regolamenti o altre significative condotte scorrette, la cui divulgazione è di particolare interesse pubblico".

La forma esatta della legge nazionale sulla protezione degli informatori non è ancora stata finalizzata. Come minimo, tuttavia, i requisiti della direttiva UE sugli informatori devono essere recepiti nella legislazione tedesca. Le aziende possono già utilizzarla come guida e iniziare con l'implementazione organizzativa.

 

Quali sono le aziende interessate?

In particolare, le aziende private con 250 o più dipendenti o con un fatturato annuo superiore a 10 milioni di euro dovranno dotarsi di canali interni di rendicontazione sicuri - la direttiva UE già citata lo prevede a partire dal 17 dicembre 2021. Si può quindi presumere che i requisiti della legge europea saranno implementati rapidamente. Anche le istituzioni pubbliche, le autorità e i comuni con una popolazione di 10.000 o più abitanti devono introdurre sistemi di whistleblowing - si può già presumere che la direttiva europea si applicherà direttamente a loro.

Le aziende private con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249 devono introdurre un sistema di whistleblower entro la fine del 2023.

 

Quali tipi di sistemi di whistleblowing sono possibili?

 

Esiste un certo margine di manovra per quanto riguarda l'esatta progettazione del sistema di whistleblowing. Sono possibili tre tipi di sistemi di whistleblowing:

  • Impostazione di una casella di posta elettronica aziendale interna;
  • Nomina di un difensore civico per ricevere informazioni rilevanti;
  • Istituzione di un sistema di reporting elettronico.

 

In ogni caso, i canali di segnalazione devono essere organizzati in modo tale che le informazioni possano essere fornite per iscritto o oralmente. Inoltre, su richiesta dell'informatore, deve essere possibile un incontro personale in tempi ragionevoli.

In ogni caso, deve essere mantenuta la riservatezza (l'anonimato non è un prerequisito) dell'informatore.

Le varie opzioni di reporting possono essere combinate tra loro. La soluzione da preferire nei singoli casi dipende dalle circostanze specifiche, come le dimensioni, la struttura e la portata dell'organizzazione aziendale e la possibilità di individuare una persona adatta.

Inoltre, anche le persone esterne all'azienda dovrebbero avere la possibilità di utilizzare il sistema di segnalazione. Se possibile, le aziende dovrebbero organizzare il canale di segnalazione in modo che sia aperto anche ai dipendenti dei partner commerciali dell'azienda o del gruppo di aziende. Questo vale anche per le persone che ricevono informazioni dall'azienda nel corso delle loro attività professionali. Ciò include i lavoratori temporanei, i membri degli organi esecutivi e degli azionisti dell'azienda, i candidati all'assunzione, i lavoratori autonomi e gli ex dipendenti.

Oltre a istituire un sistema di segnalazione interna, le aziende devono anche fornire ai propri dipendenti, in quanto potenziali informatori, informazioni comprensibili e facilmente accessibili sulle possibilità di segnalazione esterna a determinate autorità.

A differenza del passato, la segnalazione interna non ha più la priorità. Il whistleblower può decidere se segnalare le violazioni internamente o esternamente a un'autorità. Le aziende devono quindi garantire l'esistenza di sistemi di segnalazione interna e creare incentivi.

 

Quali segnalazioni godono della protezione degli informatori?

 

Secondo la direttiva UE, gli informatori sono autorizzati a segnalare le violazioni che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti giuridici dell'UE elencati nell'allegato e che riguardano in particolare le seguenti aree:

  • Appalti pubblici,
  • Servizi finanziari, prodotti finanziari e mercati finanziari, nonché prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo,
  •  Sicurezza e conformità dei prodotti,
  • Sicurezza stradale,
  • Protezione dell'ambiente,
  • Protezione dalle radiazioni e sicurezza nucleare,
  • Sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali,
  • salute pubblica,
  • Protezione dei consumatori,
  • Protezione della privacy e dei dati personali, nonché sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

 

Rapporto Whistleblower - e poi?

 

Se l'azienda riceve una segnalazione da parte di un whistleblower, deve essere tutelata la riservatezza dell'identità del whistleblower e dei terzi citati nella segnalazione. I dipendenti non autorizzati non devono avere accesso alla segnalazione. Non è richiesta l'istituzione di sistemi di whistleblowing anonimi o la possibilità di effettuare segnalazioni anonime. Il whistleblower deve ricevere conferma del ricevimento della segnalazione entro sette giorni.

Sulla base delle segnalazioni, le aziende devono nominare una persona o un dipartimento imparziale che prenda misure di follow-up, come indagini interne e inchieste. Può trattarsi della stessa persona o dello stesso dipartimento che riceve le segnalazioni. Inoltre, i whistleblower devono fornire un feedback sulla risposta alla segnalazione entro un periodo di tempo ragionevole, in particolare entro un massimo di tre mesi.

L'azienda deve documentare le segnalazioni ricevute. Se necessario, la documentazione deve essere messa a disposizione dell'informatore per essere esaminata.

Poiché i whistleblower hanno la possibilità di segnalare internamente o esternamente, le aziende dovrebbero creare urgentemente strutture interne professionali per evitare di segnalare a organismi esterni. Se gli informatori confidano che le aziende prenderanno sul serio le segnalazioni, le seguiranno con attenzione e indagheranno e sanzioneranno adeguatamente i reati e le irregolarità, utilizzeranno le strutture di segnalazione interne.

 

Effetto protettivo per il whistleblower

 

I whistleblower godono di protezione legale solo se, al momento della segnalazione, vi erano ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni segnalate sulle violazioni fossero vere. Questo perché hanno fornito le informazioni attraverso i canali di segnalazione interni o esterni specificati. A queste condizioni, la Direttiva UE sugli informatori vieta qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o svantaggio. I whistleblower che effettuano una segnalazione corretta non devono temere alcuna conseguenza ai sensi del diritto del lavoro. In caso di denuncia ai sensi del diritto del lavoro, la direttiva prevede l'inversione dell'onere della prova a favore dell'informatore. Ciò significa che il datore di lavoro deve dimostrare che non vi era alcun legame con la segnalazione del dipendente all'informatore. Inoltre, la direttiva prevede sanzioni, che in alcuni casi comportano multe consistenti.

Non c'è tempo da perdere: bisogna agire subito!

L'attuazione della Direttiva Whistleblower avrà un impatto significativo soprattutto sulle piccole e medie imprese, che in genere non dispongono ancora di sistemi di whistleblower. È quindi consigliabile iniziare a implementare tale sistema fin dalle prime fasi e affidare i compiti alle persone competenti. Per creare un incentivo alla segnalazione interna e prevenire così eventuali danni alla reputazione causati dalla divulgazione di comportamenti scorretti, le aziende dovrebbero istituire un sistema di segnalazione interna trasparente fin dall'inizio, se possibile, e informarne i dipendenti. È fondamentale che una politica di denuncia sia inclusa nel codice di condotta o accompagnata da una politica interna di denuncia.

Queste misure dovrebbero essere avviate il prima possibile per chiarire i requisiti tecnici e il quadro giuridico, come gli eventuali diritti di codecisione del comitato aziendale e i requisiti di protezione dei dati.

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