Quali sono le informazioni necessarie per la politica sugli informatori?

Quali informazioni devono fornire le aziende in merito alla direttiva sugli informatori?

Una tempesta in un bicchiere d’acqua o un’urgente necessità di intervenire? Inizialmente, la direttiva UE sugli informatori avrebbe dovuto entrare in vigore entro il 17 dicembre 2021. Tuttavia, l’iter legislativo è fallito nell’ultima legislatura. Le imprese (di medie dimensioni) devono ancora implementare un sistema di protezione degli informatori all’interno della propria organizzazione? Come minimo, è necessario avviare immediatamente i preparativi, poiché la Germania deve recepire la direttiva il prima possibile. Le informazioni che seguono illustrano cosa attende le imprese e come possono prepararsi.

Entro la fine di dicembre 2021 la direttiva (UE) 2019/1937 (“direttiva sugli informatori”) dovrà essere recepita nell’ordinamento giuridico tedesco. Il procedimento legislativo avviato nell’ultima legislatura è tuttavia fallito in una prima fase, per cui non è stato possibile rispettare il termine di recepimento. Ciononostante, il settore pubblico deve partire dal presupposto che la direttiva sia immediatamente applicabile e ha già ora un urgente bisogno di intervenire. Le imprese private possono in linea di principio attendere la trasposizione della direttiva nel diritto tedesco, ma anche in questo caso la direttiva può già avere effetti indiretti in singoli casi. Pertanto, tutte le imprese dovrebbero affrontare questo tema il prima possibile. La trasposizione della direttiva UE nel diritto nazionale è prevista a breve.

Nel suo accordo di coalizione, la coalizione di governo si è chiaramente impegnata a tutelare gli informatori e a garantire un’attuazione “giuridicamente sicura e praticabile” della direttiva. Si può addirittura presumere che la Germania andrà oltre i requisiti minimi previsti dalla direttiva UE 2019/1937. Pertanto, la legge nazionale sulla tutela degli informatori non si applicherà solo alle segnalazioni relative a violazioni del diritto dell’Unione europea, ma anche alle segnalazioni “riguardanti violazioni significative delle norme o altre condotte scorrette di rilievo, la cui scoperta riveste un particolare interesse pubblico”.”

I dettagli precisi della legge nazionale sulla tutela degli informatori non sono ancora noti in via definitiva. Tuttavia, è necessario che le disposizioni della direttiva UE sugli informatori vengano recepite nel diritto tedesco. Le aziende possono già orientarsi su tali disposizioni e avviare l’attuazione a livello organizzativo.

Quali sono le aziende interessate?

In particolare, le imprese del settore privato con 250 o più dipendenti o con un fatturato annuo superiore a 10 milioni di euro devono disporre di canali interni sicuri per la segnalazione: la suddetta direttiva UE lo prevede già a partire dal 17 dicembre 2021. Si può quindi presumere che i requisiti previsti dal diritto europeo saranno attuati rapidamente. Allo stesso modo, gli enti pubblici, le autorità e i comuni con almeno 10.000 abitanti devono introdurre sistemi di segnalazione; per questi ultimi si può già presumere che la direttiva UE sia immediatamente applicabile.

Le imprese private con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249 devono introdurre un sistema di segnalazione entro la fine del 2023.

Quali tipi di sistemi di segnalazione sono disponibili?

Per quanto riguarda l’organizzazione specifica del sistema di segnalazione, esiste un certo margine di manovra. Sono possibili tre tipi di sistemi di segnalazione:

• Impostazione di una casella di posta elettronica aziendale interna;
• Nomina di un difensore civico per ricevere informazioni rilevanti;
• Istituzione di un sistema di reporting elettronico.

In ogni caso, i canali di segnalazione devono essere strutturati in modo tale che le segnalazioni possano essere effettuate per iscritto o verbalmente. Inoltre, su richiesta del segnalante, dovrebbe essere reso possibile anche un incontro di persona entro un lasso di tempo ragionevole.

In ogni caso, il Riservatezza (L'anonimato non è un requisito indispensabile) dell'informatore debba essere garantito.

Le diverse modalità di segnalazione possono essere combinate tra loro. La scelta della soluzione più indicata in ciascun caso specifico dipende dalle circostanze concrete, quali ad esempio le dimensioni, la struttura e l’estensione dell’organizzazione aziendale, nonché dalla possibilità di individuare una persona idonea.

Inoltre, anche le persone esterne all’azienda dovrebbero avere la possibilità di utilizzare il sistema di segnalazione. Se possibile, le aziende dovrebbero strutturare il canale di segnalazione in modo tale che sia accessibile anche ai dipendenti dei partner commerciali dell’azienda o del gruppo aziendale. Ciò vale in aggiunta alle persone che, nell’ambito della loro attività professionale, ricevono informazioni dall’azienda. Tra queste figurano i lavoratori interinali, i membri degli organi societari e gli azionisti dell’azienda, i candidati, i lavoratori autonomi e gli ex dipendenti.

Oltre a istituire un sistema di segnalazione interno, le aziende devono fornire ai propri dipendenti – in quanto potenziali segnalanti – informazioni chiare e facilmente accessibili sulle possibilità di effettuare segnalazioni esterne a determinate autorità.

A differenza del passato, la segnalazione interna non ha più la precedenza. L’informatore può decidere se segnalare le violazioni internamente o esternamente a un’autorità. Le aziende dovrebbero quindi assicurarsi che siano presenti sistemi di segnalazione interni e creare incentivi.

Quali segnalazioni beneficiano della tutela degli informatori?

Ai sensi della direttiva UE, gli informatori hanno il diritto di segnalare violazioni che rientrano nel campo di applicazione degli atti giuridici dell’UE elencati nell’allegato e che riguardano, in particolare, i seguenti settori:

• Appalti pubblici,
• Servizi finanziari, prodotti finanziari e mercati finanziari, nonché prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo,
•  Sicurezza e conformità dei prodotti,
• Sicurezza stradale,
• Protezione dell'ambiente,
• Protezione dalle radiazioni e sicurezza nucleare,
• Sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali,
• salute pubblica,
• Protezione dei consumatori,
• Protezione del Privacy e dei dati personali, nonché la sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Segnalazione da parte di un whistleblower: e poi?

Se la società riceve una segnalazione di whistleblower, la Riservatezza L'identità dell'informatore e dei terzi citati nella segnalazione deve essere tutelata. I dipendenti non autorizzati non devono avere accesso alla segnalazione. Non è necessario istituire sistemi di segnalazione anonimi né prevedere la possibilità di effettuare segnalazioni in forma anonima. Il segnalante deve ricevere, entro sette giorni, una conferma di ricezione della segnalazione.

Sulla base delle segnalazioni, le imprese devono designare una persona o un reparto imparziale incaricato di adottare misure di seguito, quali indagini interne e accertamenti. Può trattarsi della stessa persona o dello stesso reparto che riceve le segnalazioni. Inoltre, gli informatori devono ricevere, entro un termine ragionevole, in particolare entro un massimo di tre mesi, un riscontro in merito alle azioni intraprese a seguito della segnalazione.

L'azienda deve documentare le segnalazioni ricevute. Se necessario, al whistleblower deve essere data la possibilità di Documentazione vengano messi a disposizione ai fini della verifica.

Poiché i whistleblower hanno la possibilità di segnalare internamente o esternamente, le aziende dovrebbero creare urgentemente strutture interne professionali per evitare la segnalazione a organismi esterni. Se gli informatori confidano nel fatto che le aziende prenderanno sul serio le segnalazioni, le seguiranno con attenzione e Reati penali e irregolarità e imporre sanzioni adeguate, si avvarranno di strutture interne di segnalazione.

Tutela dell'informatore

Gli informatori godono di tutela giuridica solo se, al momento della segnalazione, sussistevano motivi fondati per ritenere che le informazioni fornite in merito alle violazioni fossero veritiere. Ciò è dovuto al fatto che hanno trasmesso le informazioni attraverso i canali di segnalazione interni o esterni stabiliti. In tali circostanze, la direttiva UE sugli informatori vieta qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o svantaggio. In caso di segnalazione effettuata a regola d’arte, gli informatori non devono temere conseguenze sul piano del diritto del lavoro. In caso di azione legale in materia di diritto del lavoro, la direttiva prevede un’inversione dell’onere della prova a favore del segnalante. Di conseguenza, spetta al datore di lavoro dimostrare che non vi sia alcun nesso con la segnalazione effettuata dal dipendente. Inoltre, la direttiva prevede sanzioni che, in alcuni casi, comportano multe di entità considerevole.

Non c'è tempo da perdere: bisogna agire subito!

L’attuazione della direttiva sugli informatori avrà ripercussioni significative soprattutto per le piccole e medie imprese, poiché in queste aziende di norma non esistono ancora sistemi di segnalazione. È quindi consigliabile avviare tempestivamente l’implementazione di un sistema di questo tipo e affidare i relativi compiti alle persone competenti. Al fine di incentivare le segnalazioni interne e prevenire così eventuali danni alla reputazione derivanti dalla divulgazione di comportamenti scorretti, le imprese dovrebbero, per quanto possibile, istituire fin dall’inizio un sistema di segnalazione interno trasparente e informare i dipendenti al riguardo. È di fondamentale importanza che una politica di segnalazione delle irregolarità sia integrata nel codice di condotta o sia accompagnata da una politica interna in materia.

Si dovrebbe dare avvio a tali misure il prima possibile, al fine di chiarire i requisiti tecnici e il quadro normativo, quali ad esempio eventuali diritti di codecisione del comitato aziendale e i requisiti in materia di protezione dei dati.