Renseignements sur la protection des données : quelles informations dois-je fournir ?

À quand remonte la dernière fois où une personne concernée vous a demandé la communication des données à caractère personnel que vous traitez ?

De plus en plus souvent, les personnes concernées ont conscience que, dans le cadre de la Règlement général sur la protection des données (RGPD) ont obtenu de nouveaux droits pour protéger efficacement leurs données personnelles.

Conformément à l'article 15(1) RGPD ont concernés Les personnes ont le droit d'obtenir des informations sur la protection des données : savoir quelles données à caractère personnel les concernant sont traitées par un responsable du traitement. Le droit d'accès à la protection des données est donc un élément clé de la directive sur la protection des données. RGPD, afin de satisfaire aux obligations de transparence des responsables du traitement.

Il protège tout particulièrement les personnes concernées et connaît désormais un succès croissant, y compris dans le cadre des relations de travail. D'après notre expérience, nous constatons que de plus en plus de salariés font usage de leur droit d'accès aux données pour obtenir de leur employeur des informations sur les données à caractère personnel qu'il traite ou a traitées dans le cadre de la relation de travail.

On nous demande donc souvent quelles informations l'employeur est tenu de communiquer, et surtout dans quelle mesure, pour répondre à une demande d'accès aux données formulée par des (anciens) salariés.

Définition des données à caractère personnel

La première question qui se pose est de savoir quelles informations sont comprises dans la notion de "données à caractère personnel" et font donc partie de l'information fournie par l'employeur. En outre, pour chaque demande d'information, il convient de déterminer sous quelle forme et dans quelle mesure les informations peuvent être communiquées. En effet, l'article 15(3) RGPD prévoit que concernés personnes peuvent également obtenir une copie de leurs données à caractère personnel doivent recevoirqui font l'objet de la Traitement sont

Il convient par exemple de déterminer s'il est nécessaire de réaliser et de communiquer des copies intégrales des dossiers. Comment garantir la protection des droits des tiers ou celle des secrets d'affaires ?

Bien que le droit d'accès à la protection des données concerne, selon le libellé de l'article 15(1) RGPD une demande d'information sur les données à caractère personnel traitées par l'employeur (objet de la Traitement). Cela ne signifie pas pour autant que tous les documents, e-mails, images, évaluations, etc. contenant par exemple le nom de la personne concernée ou d'autres informations éventuelles sur cette personne doivent être remis.

Il n'est donc pas nécessaire de fournir une copie intégrale de chaque document dans lequel figurent, par exemple, le nom ou l'adresse e-mail de la personne concernée (cf. tribunal régional de Cologne, réf. 26 O 25/18, et CJUE, affaire C-372/12).

Le site Droit d'accès conformément à l'article 15 RGPD n'a pas, à notre avis, de droit général et justifié à obtenir des copies de tout document ou dossier qui données à caractère personnel des personnes concernées.

Relations avec les autorités

Afin de respecter les exigences fixées par les autorités de contrôle de la protection des données concernant les demandes d'accès, nous recommandons de mettre en œuvre ces demandes dans le cadre d'un processus par étapes.

Dans le cadre d'un processus échelonné, les demandeurs d'informations (salariés) reçoivent d'abord les informations visées à l'article 15(1) après avoir introduit une demande d'informations. RGPD informations mentionnées ci-dessus. En outre, une copie contenant un ensemble de données de base étendues contenant les informations pertinentes essentielles qui font l'objet de l'enquête vous sera envoyée. Traitement sont mis à disposition.

Nous nous ferons un plaisir de vous aider à mettre en œuvre les exigences de l'article 15. RGPD. Par exemple, vous pouvez donner aux collaborateurs l'accès à des systèmes d'information spécialement organisés, à partir desquels ils peuvent eux-mêmes trouver les informations nécessaires. données à caractère personnel peuvent consulter.