Braucht ein Newsletter eigene Datenschutzhinweise?

Egal, ob Ihr Unternehmen die Registrierung für den Newsletter auf der Webseite, in einem Onlineshop oder in einer Smartphone-App anbietet. In der Regel zielt dies auf die Verarbeitung personenbezogener Daten ab, etwa der E-Mail-Adresse und des Namens des Empfängers.

Bei der Erhebung muss informiert werden

Will Ihr Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, muss es für die erforderliche Transparenz sorgen. Werden die personenbezogenen Daten beim Betroffenen erhoben, müssen die Informationen nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mitgeteilt werden. Und nun kommt das Entscheidende: Die Informationen müssen zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten gegeben werden. Der Betroffene muss also vorab wissen können, was mit seinen personenbezogenen Daten passiert. Dadurch wird er in die Lage versetzt, sich für oder gegen eine Verarbeitung seiner Daten zu entscheiden.

Einmalige Information reicht aus

Die DSGVO sieht keine mehrmalige Information des Betroffenen vor. Es reicht die Information zum Zeitpunkt der Erhebung aus. Das hat für Ihren Fall zur Folge, dass bei der Registrierung für den Newsletter die Möglichkeit zur Kenntnisnahme der relevanten Informationen gegeben werden muss. Dazu kann beispielsweise ein Link zu den Datenschutzhinweisen gesetzt werden. Über diesen werden dem Betroffenen die nötigen Informationen bereitgestellt.

Im Ergebnis besteht also keine Pflicht, im Newsletter selbst Datenschutzhinweise zu integrieren. Allerdings kann es aus pragmatischen Gründen sinnvoll sein, neben einer Abmeldemöglichkeit auch einen Link zu den Datenschutzhinweisen Ihres Unternehmens aufzunehmen. Eventuell kommt es dann gar nicht zu Anfragen von Betroffenen, weil sie den Umgang mit den personenbezogenen Daten jederzeit über die Datenschutzhinweise nachvollziehen können.