Prima di condividere o pubblicare documenti, file o immagini, è spesso necessario, Dati personali da rimuovere o rendere illeggibili. Ciò avviene di norma tramite l’oscuramento. Se nel farlo si commette un errore, si configura quasi certamente una violazione della protezione dei dati. Quali sono le fonti di errore che si verificano con particolare frequenza nella pratica e come avviene l’oscuramento GDPRpossa essere implementato in conformità con [...].
Richiesta di oscuramento in qualità di TOM ai sensi dell’art. 25 del GDPR
La riduzione è una misura tecnica e organizzativa (TOM) ai sensi dell'art. 25 del GDPR. GDPR. Questo TOM viene utilizzato, ad esempio, quando un'azienda o un'autorità pubblica o trasmette documenti che contengono dati di terzi meritevoli di protezione.
Tuttavia, se l'eliminazione può essere annullata con semplici misure e i dati personali possono essere nuovamente letti, si tratta di un'eliminazione. Violazione dei dati prima. La violazione dei dati comporta l'obbligo di segnalazione al responsabile. Autorità di vigilanza ai sensi dell'art. 33 GDPR.
Le aziende dovrebbero quindi prevedere linee guida chiare e corsi di formazione sulla gestione dei documenti e dei metadati, nonché sulle modalità di oscuramento delle informazioni. In questo modo è possibile GDPR-sia garantita la conformità dei trasferimenti o delle pubblicazioni dei dati. Il Garante per la protezione dei dati della Sassonia e l’Autorità per la protezione dei dati del Liechtenstein hanno riassunto i punti più importanti al riguardo.
Occultamento digitale di documenti e testi
In linea di massima si raccomanda di cancellare o rimuovere il passaggio di testo in questione prima di coprirlo visivamente. In questo modo si va sul sicuro.
È piuttosto inadatto impostare solo il colore di sfondo sul nero o posizionare marcatori grafici sopra il testo. Con entrambe le misure, il colpiti Il passaggio del testo è di solito completamente leggibile senza grandi sforzi.
In un documento Word, i passaggi di testo interessati possono essere sostituiti, ad esempio, con „xxx“ o con un altro testo di esempio. In un PDF, le immagini e i testi riservati possono essere rimossi o resi illeggibili utilizzando lo strumento „Oscura file PDF“. Ciò è possibile, ad esempio, con Adobe Acrobat.
L'Autorità per la protezione dei dati del Liechtenstein raccomanda di installare localmente un software di oscuramento dei dati e di evitare i servizi online che richiedono di caricare prima i file PDF per poi oscurarli.
In caso di piccole quantità di documenti, è consigliabile anche oscurare prima il testo sul computer, quindi stampare la versione oscurata e riscansionare la stampa. Questo metodo, sebbene un po’ macchinoso, è considerato particolarmente sicuro.
Non dimenticare! Rimuovere i metadati
I metadati (proprietà del file) vengono spesso trascurati durante l'oscuramento. Tuttavia, possono contenere informazioni di ampia portata: nel caso delle immagini, ad esempio, dati relativi all'autore o alla GPS-Posizione.
I metadati di Office possono contenere, tra le altre cose, anche una cronologia delle modifiche; pertanto, il documento Office oscurato non dovrebbe essere trasmesso nel formato originale (ad es. .docx). Il file potrebbe invece essere salvato o esportato, ad esempio, in formato PDF. Se si desidera trasmettere una versione modificabile di Word, si consiglia di copiare l’intero testo già reso anonimo in un nuovo documento e di trasmettere solo quest’ultimo. Inoltre, Microsoft Office, ad esempio, offre una funzione integrata per rimuovere i metadati oscurati o le informazioni personali memorizzate nel documento (disponibile in “File” – “Verifica documento”).
Attenzione: il solo salvataggio di un documento di Office con un nuovo nome non è sufficiente per rimuovere i metadati! A tale scopo è necessario creare un nuovo documento.
Va tuttavia tenuto presente che, anche in caso di conversione in formato PDF o di copia in un nuovo documento Office, in determinate circostanze potrebbero essere trasferiti dei metadati che andrebbero rimossi. È quindi sempre necessario effettuare un controllo finale delle proprietà del documento. In determinati casi, in particolare quando si tratta di dati molto sensibili, possono essere necessarie anche misure aggiuntive, come l’utilizzo di software specifici per la pulizia dei metadati.
Suggerimento di lettura: Anonimizzazione dei dati personali – una guida pratica
Oscuramento di documenti cartacei
Quando si oscurano i documenti cartacei, si distinguono due casi:
- Il documento viene stampato e annerito manualmente, con una penna o incollandolo. In entrambi i casi, verificare che la scritta non sia più visibile quando il documento è esposto alla luce. In passato si sono verificati casi in cui Terza parte hanno ottenuto l'accesso ai contenuti redatti aumentando il contrasto dei colori o utilizzando filtri nei programmi di grafica. L'italiano Autorità di vigilanza Ha quindi già comminato sanzioni pecuniarie a causa di un oscuramento manuale insufficiente. Anche nel caso dell’oscuramento analogico è quindi necessario prestare la massima attenzione.
- Il documento viene stampato e oscurato manualmente, con una penna o incollando della carta, e poi nuovamente scansionato per l'utilizzo elettronico. In questo caso, la scansione deve essere successivamente controllata per verificare che non vi siano parti non oscurate.
Rimuovere i dati personali dalle immagini
L'uso di effetti di sfocatura nei programmi di grafica, ad esempio per rendere irriconoscibili volti o targhe automobilistiche, è meno sicuro rispetto alla vera e propria oscuramento, poiché i contenuti sfocati possono essere ricostruiti, ad esempio, con l'ausilio dell'intelligenza artificiale.
In alternativa, nel software di grafica è possibile sovrapporre al dato personale in questione un altro elemento, ad esempio una barra nera o un altro ritaglio dell’immagine. I volti possono anche essere coperti con macchie di colore digitali e successivamente pixelati. È importante che l’immagine modificata venga poi salvata in un formato di file che non consenta il ripristino del livello originale. A tal fine è indicato, ad esempio, il formato JPG.
Anche in questo caso è necessario cancellare i metadati (ad es. EXIF).
In tutti i casi vale la regola seguente: prima di divulgare o pubblicare il documento o l’immagine, è necessario effettuare in ogni caso una verifica approfondita e definitiva per individuare eventuali lacune nell’oscuramento!
Fonte 1: Occultamento di documenti e immagini – Autorità per la protezione dei dati del Principato del Liechtenstein
Fonte 2: Occultamento dei dati nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati: ecco a cosa prestare attenzione! – Garante per la protezione dei dati e la trasparenza della Sassonia
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