Marcus Belke
CEO di 2B Advice GmbH, che guida l'innovazione nella privacy conformità e di gestione del rischio e di guidare lo sviluppo di Ailance, la nuova generazione di prodotti per la salute. conformità piattaforma.
Nella pratica operativa della protezione dei dati, viene ancora utilizzato prevalentemente un mezzo di comunicazione che non era stato originariamente concepito per processi di governance strutturati: la posta elettronica. Quello che era nato come uno strumento di scambio flessibile e a bassa soglia si è trasformato in un veicolo centrale per i processi rilevanti per la protezione dei dati in molte organizzazioni, con notevoli conseguenze legali e organizzative. In particolare nel contesto della responsabilità ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 2, del Codice Civile. GDPR e gli obblighi organizzativi generali di cui all'art. 24 GDPR diventa chiaro che la posta elettronica come strumento di controllo primario presenta dei deficit strutturali.
L'e-mail come problema di governance
Nella pratica, l'e-mail viene spesso utilizzata come strumento di controllo centrale per le operazioni rilevanti ai fini della protezione dei dati. La sua apparente efficienza si basa sulla semplicità Disponibilità e flessibilità. Proprio queste caratteristiche favoriscono però l'insorgere di processi informali che sfuggono a un controllo sistematico. Le questioni relative alla protezione dei dati vengono spesso affrontate in base alla situazione specifica tramite e-mail, senza che vi sia una registrazione strutturata o una chiara gestione dei processi.
Tale comportamento è in contrasto con i requisiti del GDPR. La responsabilità richiede non solo azioni conformi alle regole, ma anche prove affidabili di tali azioni. Documentazione. Le sequenze di comunicazione, distribuite in caselle di posta individuali e prive di una struttura uniforme, possono tuttavia essere integrate solo in misura limitata in strutture di governance verificabili. In questo modo, risulta difficile applicare standard affidabili e procedure coerenti.
A ciò si aggiunge il fatto che la comunicazione via e-mail è fortemente legata alle singole persone. Le conoscenze, le competenze e lo stato delle decisioni sono spesso legati a singole caselle di posta elettronica. In caso di assenze o cambiamenti di competenza si verificano interruzioni che possono essere compensate solo con un notevole dispendio di risorse. Ciò comporta una perdita di efficienza e aumenta il rischio di decisioni errate o incoerenti.
Mancanza di trasparenza con la posta elettronica
La gestione delle pratiche relative alla protezione dei dati tramite e-mail rende difficile avere una visione d’insieme dell’intero processo. Le richieste, le segnalazioni e le consultazioni si distribuiscono di norma su più filoni di comunicazione, che procedono in parallelo o vengono frammentati dai reindirizzamenti. È quindi spesso difficile ricostruire lo stato attuale di elaborazione di una pratica.
Ciò comporta conseguenze significative per la gestione operativa. Ad esempio, non è immediatamente chiaro quali pratiche siano ancora in sospeso, né è possibile determinare con certezza a che punto sia la loro elaborazione. Anche le responsabilità rimangono spesso implicite. La conseguenza è un maggiore dispendio di tempo per il coordinamento, che impegna risorse e rallenta l’elaborazione.
Questo deficit è particolarmente rilevante per quanto riguarda le scadenze legali. Il trattamento tempestivo dei diritti dell'interessato ai sensi dell'art. 12, par. 3 GDPR e il rispetto dei termini di notifica in caso di violazione dei dati, ai sensi dell'art. 33. GDPR richiedono che le informazioni siano disponibili in modo completo e tempestivo. Una comunicazione via e-mail frammentata, invece, aumenta il rischio di ritardi e valutazioni errate.
Le cronologie delle e-mail come trappola per gli audit
Mentre il Trasparenza Lo stato attuale di un processo, la questione della tracciabilità retrospettiva si pone anche in questo caso. Anche in questo caso, la debolezza strutturale della posta elettronica diventa evidente. I processi di comunicazione non sono generalmente progettati per rappresentare sistematicamente i processi decisionali. Le informazioni rilevanti si perdono in lunghe discussioni, le fasi intermedie rimangono poco chiare e il coordinamento parallelo porta a stati di documentazione contraddittori.
Ciò rappresenta un problema soprattutto in occasione di verifiche e audit. Le autorità di vigilanza, infatti, si aspettano una chiara illustrazione di come siano state prese le decisioni e quali misure siano state adottate. Le catene di e-mail spesso non costituiscono una base attendibile a tal fine: sono difficili da analizzare, spesso incomplete e offrono una garanzia di tracciabilità solo limitata.
La conseguenza è una limitazione di fatto della capacità di rendere conto. Senza una struttura Documentazione È possibile dimostrare i requisiti in materia di protezione dei dati solo in misura limitata. Ciò non riguarda solo i singoli casi, ma anche l’effettivo funzionamento dell’intero sistema di gestione della protezione dei dati. Di conseguenza, aumenta il rischio di contestazioni da parte delle autorità di regolamentazione.
Suggerimento di lettura: La giusta preparazione all'audit nella protezione dei dati
Separare i processi dalla comunicazione via e-mail
In questo contesto, assume sempre maggiore importanza un approccio basato sui sistemi. L’obiettivo è quello di separare i processi rilevanti ai fini della protezione dei dati dalla comunicazione via e-mail e trasferirli in sistemi specializzati. Tali sistemi consentono una registrazione strutturata delle operazioni, una chiara attribuzione delle responsabilità e una gestione completa Documentazione di tutte le fasi rilevanti.
Un approccio basato su un sistema crea i presupposti per flussi di lavoro standardizzati. Le richieste o le segnalazioni in arrivo vengono registrate a livello centrale, classificate e gestite secondo processi definiti. Le informazioni sullo stato sono consultabili in qualsiasi momento. Le scadenze possono essere monitorate automaticamente. Le decisioni vengono documentate in modo coerente e sono tracciabili a fini di revisione.
Inoltre, un sistema di questo tipo facilita l'integrazione nei sistemi esistenti Conformità- e le strutture di gestione dei rischi. Il Protezione dei dati non viene più gestito in modo isolato attraverso canali di comunicazione individuali, ma è considerato parte integrante della governance aziendale.
Modello di collaborazione basato sui ruoli
Oltre alla dimensione tecnica, è necessario anche un modello di collaborazione adeguato. Poiché la protezione dei dati è una funzione trasversale, sono coinvolti diversi settori specialistici quali IT, affari legali, risorse umane o unità operative. Un coordinamento basato principalmente sulla posta elettronica porta spesso a responsabilità poco chiare e a strutture di comunicazione inefficienti.
Un modello di collaborazione supportato dal sistema consente invece una collaborazione basata sui ruoli. Gli attori coinvolti lavorano all’interno di un contesto comune e accedono in modo mirato alle informazioni rilevanti per ciascuno di essi. La comunicazione avviene direttamente all’interno della rispettiva pratica e rimane così attribuibile in modo permanente.
In questo modo è possibile accelerare i processi di coordinamento e ridurre le perdite di informazioni. Allo stesso tempo, un modello di questo tipo favorisce la definizione di responsabilità chiare e di procedure standardizzate. Ciò rende la protezione dei dati non solo più efficiente, ma anche strutturalmente più solida.
Soluzione intelligente: Ailance come modello di processo centrale
Le carenze strutturali di un'organizzazione per la protezione dei dati basata sulla posta elettronica descritte sopra possono essere colmate in modo sostenibile solo attraverso un approccio sistematico. Ailance mostra come questo può apparire nella pratica.
Ailance integra le operazioni rilevanti ai fini della protezione dei dati in un modello di processo centralizzato e supportato dal sistema. Richieste, incidenti e processi di verifica non vengono più gestiti tramite canali di comunicazione distribuiti, ma elaborati secondo flussi di lavoro chiaramente definiti. Le responsabilità sono assegnate in modo univoco, lo stato di elaborazione è trasparente in ogni momento e tutte le misure sono documentate in modo da garantire la tracciabilità.
Ailance sviluppa la protezione dei dati della vostra azienda da un processo reattivo via e-mail a una componente controllabile della governance aziendale. Saremo lieti di mostrarvi esattamente come funziona in una demo.
In particolare, illustriamo come Trasparenza Il sistema consente di avere una chiara visione d'insieme di tutti i processi in corso, di mantenere la trasparenza dei processi decisionali e di rispettare in modo affidabile le scadenze. Allo stesso tempo, diventa chiaro come la cooperazione tra la protezione dei dati, i dipartimenti specializzati e gli altri stakeholder possa essere organizzata in modo strutturato ed efficiente.
Marcus Belke è CEO di 2B Advice e avvocato ed esperto di informatica per la protezione dei dati e la digitalizzazione. Conformità. Scrive regolarmente di governance dell'IA, GDPR-Conformità e la gestione dei rischi. Per saperne di più su di lui, visitate il suo Pagina del profilo dell'autore.
Domande e risposte
Perché la posta elettronica è adatta solo in misura limitata ai processi di protezione dei dati?
Le e-mail non sono state concepite per la gestione strutturata dei processi relativi alla protezione dei dati. Le richieste, le decisioni e i coordinamenti sono spesso distribuiti tra diverse caselle di posta e filtri di comunicazione. Di conseguenza, mancano una gestione unitaria dei processi, competenze chiare e un sistema affidabile Documentazione.
Quali rischi comporta la gestione delle operazioni relative alla protezione dei dati tramite e-mail?
Quando la gestione delle pratiche avviene tramite e-mail, spesso non è chiaro quali pratiche siano ancora in sospeso, chi sia responsabile della fase successiva e a che punto sia la gestione. Ciò comporta un aumento del carico di lavoro necessario per il coordinamento e del rischio che le informazioni vadano perse o che le decisioni prese siano incoerenti.
Perché la posta elettronica rende più difficile il rispetto dei termini previsti dalla normativa sulla protezione dei dati?
Per garantire il trattamento tempestivo delle richieste relative ai diritti degli interessati e delle violazioni della protezione dei dati, è necessario che le procedure siano registrate in modo completo e monitorate costantemente. Se le informazioni sono distribuite su più filari di e-mail, è possibile che i termini vengano trascurati, che le responsabilità vengano valutate in modo errato o che le informazioni necessarie vengano raccolte troppo tardi.
Perché le cronologie delle e-mail rappresentano un problema durante gli audit sulla protezione dei dati?
Le conversazioni via e-mail spesso non documentano i processi decisionali in modo sistematico e a prova di revisione. Le informazioni rilevanti possono andare perse in lunghe catene di messaggi, mentre le consultazioni parallele portano a livelli di documentazione discordanti. Di conseguenza, risulta difficile dimostrare in modo comprensibile alle autorità di vigilanza come siano state prese le decisioni e quali misure siano state adottate.
Quali vantaggi offrono i flussi di lavoro relativi alla protezione dei dati supportati da sistemi informatici?
I flussi di lavoro supportati dal sistema consentono la registrazione, la classificazione e l’elaborazione centralizzate delle operazioni relative alla protezione dei dati. È possibile assegnare in modo univoco le responsabilità, rappresentare in modo trasparente lo stato di avanzamento delle pratiche e monitorare automaticamente le scadenze. Allo stesso tempo, le decisioni e le misure adottate rimangono documentate in modo da garantirne la tracciabilità nel tempo.
In che modo Ailance aiuta a separare i processi relativi alla protezione dei dati dalla comunicazione via e-mail?
Ailance integra le richieste, gli incidenti e i processi di verifica relativi alla protezione dei dati in flussi di lavoro centralizzati e chiaramente definiti. I reparti coinvolti operano nell’ambito di una procedura comune, le responsabilità e lo stato di avanzamento delle pratiche rimangono trasparenti e tutte le misure vengono documentate in modo da garantire la tracciabilità a fini di revisione.
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