Il Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è uno degli strumenti centrali del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) per identificare e minimizzare i rischi in una fase iniziale. È particolarmente rilevante nel caso di nuove tecnologie e quando i dati personali vengono elaborati in modo tale che un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche potrebbe risultare.
Ma: Quando è richiesta una DPIA? Quali criteri si applicano? E come possono essere utilizzati casi tipici come Profilazione o Sorveglianza video nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati?
Cos'è una DPIA e a cosa serve?
La valutazione d'impatto sulla protezione dei dati è una procedura strutturata in conformità a Art. 35 GDPR. Deve includere una descrizione sistematica delle operazioni di trattamento previste, una valutazione della necessità e della proporzionalità delle operazioni di trattamento, una valutazione dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati e le misure correttive previste - in particolare le garanzie, le misure di sicurezza e le procedure che garantiscono la protezione dei dati personali e dimostrano la conformità al GDPR.
Valuta sistematicamente i rischi di qualsiasi trattamento pianificato di dati personali, ad esempio nel contesto di una nuova soluzione software, di uno strumento per le risorse umane o di un sistema di gestione delle risorse umane. Trattamento dei dati sensibili.
L'obiettivo del DSFA è di, Misure tecniche e organizzative per ridurre al minimo i rischi . In questo modo, le aziende non si limitano ad adempiere ad un obbligo di legge, ma si impegnano anche attivamente Privacy-by-Design e rafforzare la loro conformità.
Quando è obbligatoria una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati?
La DPIA deve essere effettuata se il trattamento dei dati può comportare un rischio elevato. Il GDPR non contiene un elenco esaustivo, ma cita i principali scenari di rischio:
- Valutazione sistematica e completa delle caratteristiche personaliad esempio attraverso Processo decisionale automatizzato o Procedura di assegnazione dei punteggi
- Trattamento di categorie particolari di dati personali in conformità con l'art. 9 del GDPR (ad es. dati sanitari o biometrici)
- Sorveglianza delle aree accessibili al pubblicoAd esempio, la videosorveglianza
- Utilizzo di nuove tecnologiequando l'impatto sulle persone interessate è difficile da valutare
Inoltre, le autorità di vigilanza pubblicano i dati nazionali Elenchi positivi, come l'elenco delle attività di trattamento della Conferenza per la protezione dei dati (DSK). Specifica le operazioni di elaborazione dei dati per le quali il Obbligo di DSFA indiscutibile esiste.
Criteri DSFA: Quando c'è un "rischio elevato"?
L'ex Gruppo di Lavoro Articolo 29 ha identificato nove criteri per aiutare la valutazione del rischio. Se due o più di queste caratteristiche sono soddisfatte, è necessario effettuare una DPIA:
- Valutazione o categorizzazione (ad es. verifica del merito creditizio)
- Decisioni automatizzate con effetto legale
- Monitoraggio sistematico
- Trattamento di dati sensibili (salute, etnia, opinioni politiche, ecc.)
- Elaborazione su larga scala
- Unire record di dati provenienti da fonti diverse
- Trattamento dei dati di persone vulnerabili (ad es. bambini, dipendenti)
- Utilizzo di tecnologie innovative
- Limitazione dei diritti dell'interessato attraverso il trattamento
Questi criteri sono non finalizzato e non vi esonerano dall'obbligo di effettuare una valutazione del rischio individuale in ogni caso, anche se solo uno dei criteri è soddisfatto, ma forniscono una chiara guida, Quando è necessaria una DPIA.
Esempi pratici: In questi casi, una DPIA è solitamente obbligatoria
In pratica, esistono numerosi scenari in cui una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati non è solo raccomandata, ma anche richiesta dalla legge. Ciò vale in particolare per le attività di trattamento in cui vengono raccolti dati sensibili, analizzati in modo approfondito o prese decisioni automatizzate. Di seguito sono elencati gli scenari tipici in cui è necessario effettuare regolarmente una DPIA:
Un esempio è l'introduzione di un nuovo sistema di gestione delle risorse umane che effettua valutazioni algoritmiche dei dipendenti o dei candidati. Non appena viene effettuato un processo decisionale automatizzato con possibili effetti sulla persona interessata, deve essere effettuata una DPIA.
Un altro esempio è il Utilizzo dell'intelligenza artificiale (AI) nella selezione dei candidati. Quando i sistemi fanno previsioni sull'idoneità a partire da CV e dati comportamentali, ad esempio, c'è un rischio elevato in termini di GDPR, in particolare per quanto riguarda la trasparenza e la non discriminazione.
Anche con il Tracciamento della posizione del personale sul campo tramite sistemi basati sul GPS, spesso si applica l'obbligo di DPIA, poiché si tratta di un monitoraggio completo in tempo reale e di un'invasione della privacy.
Un altro importante campo di applicazione è la Tracciamento onlinesoprattutto quando si utilizzano cookie di tracciamento, tecniche di fingerprinting o tecnologie simili di profilazione degli utenti. In questo caso vi è un rischio maggiore per quanto riguarda la tracciabilità, il consenso e l'autodeterminazione informativa degli utenti.
Ultimo ma non meno importante, il Sorveglianza video Un esempio classico in cui è regolarmente richiesta una DPIA è quello dei locali accessibili al pubblico o meno, soprattutto se i dati vengono sistematicamente registrati, analizzati o collegati ad altre fonti di dati.
Questi esempi pratici chiariscono che l'obbligo di effettuare una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati riguarda molti processi aziendali moderni, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Le medie imprese, in particolare, dovrebbero verificare tempestivamente se le attività di trattamento pianificate rientrano nell'obbligo di DPIA, per evitare rischi di responsabilità e tutelare in modo coerente i diritti degli interessati.
Come funziona una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati?
La valutazione d'impatto sulla protezione dei dati è un processo strutturato e articolato in più fasi. L'obiettivo è quello di valutare sistematicamente l'impatto potenziale di un trattamento pianificato di dati personali e di adottare misure adeguate per mitigarlo.
Il primo passo è la Descrizione dettagliata delle operazioni di trattamento. Vengono documentati lo scopo, il tipo, l'ambito, il contesto e le tecnologie utilizzate per il trattamento. Ciò include anche l'identificazione dei gruppi di soggetti interessati e delle categorie di dati da trattare.
Successivamente, il Necessità e proporzionalità del trattamento. Si tratta di analizzare se il trattamento previsto si basa su una base giuridica e se esistono alternative meno invasive per raggiungere lo stesso scopo. Questa fase è fondamentale per il rispetto dei principi di minimizzazione dei dati e di limitazione delle finalità.
Il terzo passo è la Analisi del rischioQuali sono i rischi per i diritti e le libertà degli interessati? In questo caso si valutano i possibili danni come la discriminazione, il furto di identità, il danno economico o la perdita di controllo sui dati personali. È necessario valutare la probabilità che questi rischi si concretizzino e l'impatto che avrebbero in caso di emergenza.
Nella quarta fase Misure adeguate di minimizzazione del rischio derivati. Queste includono misure sia tecniche (ad esempio, crittografia, pseudonimizzazione, restrizioni di accesso) che organizzative (ad esempio, formazione, linee guida sulla protezione dei dati, meccanismi di controllo). L'obiettivo è ridurre il rischio a un livello accettabile.
Il passo successivo è la Documentazione dei risultati. Ciò è essenziale per la responsabilità in conformità all'art. 5 par. 2 del GDPR. La DPIA deve essere preparata in modo tale da essere comprensibile in caso di audit da parte dell'autorità di vigilanza.
Infine, occorre verificare se, nonostante tutte le misure adottate, permane un rischio elevato per gli interessati. In questo caso, il GDPR prevede una Consultazione con l'autorità di controllo della protezione dei dati ai sensi dell'art. 36 del GDPR. Il trattamento può iniziare solo dopo che la consultazione è stata effettuata e valutata.
Cosa succede se non viene eseguito?
La mancata esecuzione di una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA), richiesta per legge, può avere conseguenze legali, finanziarie e di reputazione significative per le aziende. L'articolo 83, paragrafo 4, lettera a), del GDPR stabilisce esplicitamente che la violazione dell'obbligo di effettuare una DPIA può essere sanzionata con un'ammenda fino a 10 milioni di euro o fino a 2 % del fatturato globale annuo totale generato nell'esercizio finanziario precedente, se superiore.
Oltre alle minacce astratte di multe, nella pratica si sono verificati numerosi casi specifici: Nel 2020, l'autorità francese di controllo della protezione dei dati CNIL ha imposto una multa di 2,25 milioni di euro all'azienda di vendita al dettaglio Carrefour perché, tra le altre cose, le valutazioni dei rischi e i relativi obblighi di trasparenza erano inadeguati. Anche in Germania, autorità come il Commissario di Stato per la protezione dei dati e la libertà di informazione (LfDI) del Baden-Württemberg hanno già imposto sanzioni severe alle aziende che hanno effettuato operazioni di trattamento ad alto rischio senza una preventiva DPIA.
Oltre al rischio finanziario, c'è anche una notevole perdita di reputazione: le violazioni della protezione dei dati vengono spesso comunicate pubblicamente, soprattutto nel caso di multe elevate o di gruppi di persone gravemente colpite. Ciò può avere un impatto duraturo sulla fiducia di clienti, dipendenti e partner commerciali. Inoltre, la mancanza di una DPIA aumenta la probabilità di reclami da parte degli interessati, di indagini da parte delle autorità di controllo e, se necessario, di cause civili.
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