Il trasferimento di dati personali a Paesi terzi pone alle aziende sfide importanti. Secondo il GDPR, il livello di protezione dei dati deve essere mantenuto anche al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE). L'autorità francese per la protezione dei dati CNIL ha quindi sviluppato una guida per le aziende su come effettuare la necessaria Valutazione d'impatto del trasferimento (TIA). Questa procedura consente alle aziende di valutare il livello di protezione dei dati nel Paese ricevente e di adottare misure di protezione adeguate.
Quando è necessaria una valutazione dell'impatto del trasferimento
La valutazione dell'impatto del trasferimento (TIA) è necessaria se i dati personali vengono trasferiti a un Paese terzo e non esiste una decisione di adeguatezza generale da parte della Commissione europea. L'art. 46 del GDPR prevede che tale trasferimento di dati possa avvenire solo se sono presenti garanzie adeguate e se sono disponibili diritti azionabili e rimedi legali efficaci per gli interessati.
Le Clausole Contrattuali Standard (SCC) e le Norme Vincolanti d'Impresa (BCR) sono garanzie particolarmente adatte. Questi meccanismi contrattuali mirano a garantire che il trattamento dei dati personali nel Paese terzo offra un livello di protezione paragonabile a quello dello Spazio economico europeo (SEE). Tuttavia, la semplice applicazione di tali meccanismi non è sufficiente. Le aziende devono verificare se il Paese terzo può effettivamente garantire un livello di protezione adeguato. In particolare, è necessario analizzare la legislazione del paese e i diritti di accesso ufficiali ai dati.
Dopo la sentenza della Corte di giustizia europea nel caso "Schrems II", è stato chiarito che gli esportatori di dati sono responsabili di una valutazione completa del quadro di protezione dei dati nel paese ricevente. Se un livello di protezione adeguato non può essere garantito dalle sole clausole contrattuali standard o dalle BCR, devono essere adottate misure aggiuntive. Queste possono essere di natura tecnica, organizzativa o contrattuale, come ad esempio tecniche di crittografia forti, pseudonimizzazione o meccanismi completi di verifica e controllo.
Se risulta che, nonostante tutte le misure, non è possibile raggiungere un livello di protezione equivalente, la spedizione non deve essere effettuata. Le aziende devono inoltre verificare regolarmente se le condizioni generali del Paese destinatario sono cambiate e richiedono una nuova valutazione della TIA. L'obbligo di effettuare una TIA viene meno solo se la Commissione europea ha emesso una decisione di adeguatezza per il Paese terzo in questione ai sensi dell'art. 45 del GDPR o se si applica una delle eccezioni ristrette di cui all'art. 49 del GDPR.
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Obiettivo e portata di una valutazione d'impatto del trasferimento
L'obiettivo principale di una TIA è valutare il rispetto degli obblighi di protezione dei dati da parte dell'importatore nel Paese terzo e garantire che il livello di protezione dei dati corrisponda a quello dell'UE. Ciò comprende un esame dettagliato del quadro normativo, in particolare delle leggi sulla protezione dei dati e delle possibilità di accesso ai dati trasferiti da parte delle autorità statali. L'analisi della compatibilità della legislazione del Paese terzo con i principi europei di protezione dei dati o dell'esistenza di rischi che potrebbero portare a una protezione inadeguata dei dati personali svolge un ruolo centrale.
La valutazione di un TIA comprende diversi aspetti. In primo luogo, è necessario determinare la situazione giuridica del Paese terzo. Ciò include le leggi esistenti in materia di protezione dei dati, i poteri delle autorità locali per la protezione dei dati e l'applicabilità dei diritti degli interessati. In secondo luogo, occorre analizzare le effettive possibilità di accesso delle agenzie governative, in particolare per quanto riguarda i programmi di sorveglianza e gli obblighi legali di divulgazione dei dati. In terzo luogo, occorre analizzare l'efficacia dello strumento di trasferimento scelto, ad esempio le clausole contrattuali standard o le norme aziendali vincolanti. Se questi non sono sufficienti, è necessario adottare ulteriori misure di protezione.
Le misure aggiuntive possono essere di natura tecnica, organizzativa o contrattuale. Le misure tecniche includono una forte crittografia, l'anonimizzazione o la pseudonimizzazione dei dati in modo che non possano essere letti da terzi non autorizzati. Le misure organizzative comprendono l'introduzione di chiare linee guida sulla sicurezza, la formazione del personale e verifiche e controlli regolari. Le misure contrattuali possono includere l'obbligo da parte dell'importatore dei dati di difendersi dall'accesso governativo e di informare immediatamente l'esportatore dei dati di qualsiasi richiesta ufficiale.
Le aziende devono effettuare e documentare una valutazione completa dei rischi. Inoltre, è necessario un monitoraggio continuo per poter reagire tempestivamente ai cambiamenti della legislazione o della prassi ufficiale. Se risulta che non è possibile garantire un livello di protezione equivalente, il trasferimento non può essere effettuato.
In questo caso, l'autorità francese per la protezione dei dati CNIL offre un supporto alle aziende con le sue linee guida pubblicate. Le aziende sono guidate attraverso una TIA in sei fasi e le tabelle forniscono supporto per la documentazione.
Le aziende possono effettuare una valutazione d'impatto del trasferimento sicuro con questi 6 passi
La CNIL definisce sei fasi essenziali per una TIA:
- Conoscenza del trasferimentoIn primo luogo, è necessario determinare il tipo di trasferimento, le parti coinvolte e la sensibilità dei dati. A tal fine, è necessario documentare le categorie di dati, i percorsi di trasmissione e la durata di conservazione.
- Identificazione dello strumento di trasferimentoÈ necessario stabilire la base giuridica del trasferimento. Le clausole contrattuali standard o le BCR devono essere verificate e applicate correttamente.
- Valutazione del paese di destinazioneViene analizzata la legislazione del Paese destinatario. In particolare, devono essere esaminate le autorizzazioni al monitoraggio e i possibili interventi delle autorità. Le aziende devono anche valutare se esistono meccanismi di protezione legale per gli interessati.
- Identificazione e attuazione di misure aggiuntiveSe il livello di protezione nel Paese terzo è inadeguato, le aziende devono adottare misure di protezione tecniche, organizzative o contrattuali. Queste includono la crittografia, la pseudonimizzazione e gli obblighi contrattuali da parte dell'importatore dei dati.
- Attuazione delle misure supplementariLe misure di protezione identificate devono essere effettivamente implementate e applicate operativamente. Ciò può essere fatto attraverso politiche interne, formazione e verifiche periodiche. In questo modo si garantirà l'efficacia delle misure e l'anticipazione di eventuali ostacoli (ad esempio, difficoltà finanziarie, indisponibilità dei team competenti, ecc.
- Rivalutazione regolareIl quadro giuridico e le misure adottate devono essere riesaminati a intervalli regolari. Se la situazione giuridica o le pratiche delle autorità del Paese terzo cambiano, il TIA deve essere aggiornato di conseguenza.
Guida CNIL per le aziende che supportano la TIA
Le linee guida del CNIL offrono alle aziende un supporto pratico per svolgere le TIA in modo efficiente e soddisfare i requisiti di protezione dei dati del GDPR. Un vantaggio fondamentale risiede nell'approccio strutturato, che fornisce alle aziende un orientamento chiaro quando effettuano una TIA. Ciò facilita l'identificazione dei potenziali rischi per la protezione dei dati e consente una valutazione mirata delle condizioni quadro per la protezione dei dati nel Paese destinatario.
Un altro vantaggio risiede nell'applicabilità pratica delle linee guida. Le aziende ricevono istruzioni specifiche su come analizzare sistematicamente gli aspetti legali, tecnici e organizzativi pertinenti. Questo aiuta in particolare le piccole e medie imprese, che potrebbero non avere grandi competenze in materia di protezione dei dati, a garantire comunque un trasferimento dei dati conforme al GDPR.
Descrivendo nel dettaglio misure di protezione come la crittografia, l'anonimizzazione e gli obblighi contrattuali dell'importatore di dati, la guida offre raccomandazioni concrete per l'azione. Ciò consente alle aziende di implementare misure di sicurezza efficaci per armonizzare il livello di protezione dei dati nel Paese terzo con quello europeo.
Inoltre, la metodologia della CNIL facilita la revisione e l'aggiornamento regolari del TIA. Poiché le condizioni quadro legali nei Paesi terzi possono cambiare, le linee guida assicurano che le aziende adattino continuamente le loro misure ed evitino potenziali violazioni della conformità. Ciò contribuisce a ridurre il rischio di sanzioni normative e a rafforzare la fiducia di partner commerciali e clienti nella gestione dei dati personali.
In definitiva, la guida non solo aiuta a soddisfare gli obblighi di legge, ma migliora anche la strategia interna di protezione dei dati dell'azienda. Le aziende che applicano le linee guida del CNIL beneficiano di un approccio sistematico ed efficiente al trasferimento internazionale dei dati, che porta a una migliore cultura della protezione dei dati e a una maggiore certezza giuridica a lungo termine.
Fonte: Linee guida della CNIL sulla valutazione dell'impatto dei trasferimenti
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