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Rapporto EDPB sul diritto di accesso: buone pratiche per le aziende

Il diritto all'informazione non è sempre attuato in conformità al GDPR.
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Il Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) ha recentemente pubblicato una relazione sull'attuazione del diritto di accesso ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Il rapporto evidenzia le sfide e fornisce le "migliori pratiche" che le aziende dovrebbero prendere in considerazione per conformarsi al diritto di accesso.

L'attuazione del diritto all'informazione deve essere migliorata

Il diritto di accesso ai sensi dell'articolo 15 del GDPR garantisce agli interessati l'accesso alle informazioni sul trattamento dei loro dati personali. Ciò consente loro di verificare la legittimità del trattamento dei dati e, se necessario, di far valere ulteriori diritti di protezione dei dati.

In questo contesto, l'EDPB ha preparato una relazione sull'attuazione del diritto di accesso da parte dei responsabili del trattamento. La relazione riassume i risultati di una serie di azioni nazionali coordinate condotte nel 2024 nell'ambito del Quadro di applicazione coordinata (CEF). Sono state coinvolte 30 autorità nazionali per la protezione dei dati. L'obiettivo era quello di rivedere e migliorare l'attuazione del diritto di accesso da parte dei responsabili del trattamento.

Per lo studio sono stati intervistati i responsabili del trattamento dei dati di organizzazioni pubbliche e private di diverse dimensioni e settori. I risultati hanno mostrato che circa due terzi delle autorità di protezione dei dati partecipanti hanno valutato l'attuazione del diritto di accesso come "medio-alto".

Tuttavia, secondo l'EDPB, il basso numero di richieste di informazioni segnalate rappresenta una sfida particolare. Ciò indica che molti responsabili del trattamento dei dati non identificano correttamente tali richieste o che gli interessati esercitano raramente i loro diritti.

Le linee guida EDPB 01/2022 forniscono informazioni complete sulla corretta attuazione del diritto all'informazione. Tuttavia, l'attuale relazione mostra che molti responsabili del trattamento non attuano pienamente tali linee guida.

Sfide legate al diritto all'informazione

  1. Insufficiente consapevolezza del diritto all'informazione
    Molti responsabili del trattamento non sono sufficientemente informati sui requisiti del GDPR e della linea guida EDPB 01/2022. Questo porta a un'attuazione inadeguata. Una migliore formazione e il regolare aggiornamento delle istruzioni procedurali interne potrebbero porre rimedio a questa situazione.

  1. Periodi di conservazione
    L'indagine ha dimostrato che i periodi di conservazione delle richieste di informazioni variano notevolmente. I responsabili del trattamento dei dati devono definire criteri specifici e oggettivi per la conservazione di tali dati al fine di soddisfare i requisiti di limitazione della conservazione (art. 5 par. 1 lett. e GDPR).

  1. Mancanza di procedure documentate
    Le aziende più piccole, in particolare, spesso non hanno processi chiaramente definiti per la gestione delle richieste di informazioni, il che aumenta il rischio di ritardi o errori. L'introduzione di procedure standardizzate e di formazione potrebbe contribuire a garantire la conformità al GDPR.

  1. Ostacoli all'accesso delle persone colpite
    Alcune organizzazioni utilizzano misure di autenticazione sproporzionate o richiedono solo l'uso di moduli online, rendendo più difficile l'accesso agli interessati. I responsabili devono garantire che le richieste siano trattate in modo appropriato, indipendentemente dal canale di comunicazione.

  1. Informazioni incomplete o generiche
    Gli interessati ricevono spesso informazioni prefabbricate e non adattate al loro caso specifico. Le risposte alle richieste di informazioni spesso non contengono tutte le informazioni richieste dalla legge, come ad esempio i destinatari esatti dei dati. I responsabili del trattamento devono garantire che le informazioni fornite siano accurate e adeguate alla richiesta specifica.

  1. Abuso di restrizioni
    Le aziende talvolta interpretano le eccezioni al diritto all'informazione in modo troppo ampio, il che porta a rifiuti ingiustificati.

Migliori pratiche per le aziende in materia di diritto all'informazione

Nonostante le sfide esistenti, sono state identificate anche le "migliori pratiche":

  • Soluzioni tecniche: Alcuni manager hanno implementato strumenti digitali come i sistemi di ticket per gestire le richieste in modo efficiente.
  • Facilitare l'accesso: L'uso di moduli online di facile utilizzo e di sistemi self-service rende molto più facile l'accesso ai dati personali.
  • Stabilire processi chiari: I responsabili con procedure ben documentate e personale formato sono stati in grado di elaborare le richieste di informazioni in modo più rapido e completo.
  • Gestione attenta delle restrizioni: Il rifiuto delle richieste deve essere ben giustificato e documentato per garantire la trasparenza e la conformità legale.
  • Migliorare la gestione dei dati: Un elenco aggiornato delle attività di trattamento facilita l'identificazione dei dati e dei destinatari rilevanti.


Suggerimento di lettura: Diritto di accesso nel GDPR: l'attuale giurisprudenza della Corte di giustizia europea e le linee guida dell'EDPB

La soluzione personalizzata supporta la conformità con il diritto all'informazione

Rispettare il diritto all'informazione non è solo un obbligo di legge, ma rafforza anche la fiducia dei clienti nella vostra organizzazione. Il rapporto dell'EDPB dimostra che, implementando processi chiari e una formazione regolare, le aziende possono assicurarsi di soddisfare i requisiti del GDPR e proteggere allo stesso tempo la propria reputazione.

Saremo lieti di fornirvi ulteriori informazioni o supporto per ottimizzare i vostri processi di protezione dei dati. Contattateci e svilupperemo per voi soluzioni personalizzate per la protezione dei dati e la conformità.

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Fonte: Relazione sull'attuazione del diritto di accesso da parte dei responsabili del trattamento dei dati personali

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