Nel mondo degli affari si dice spesso che, in caso di dubbio, \u00e8 meglio raccogliere e memorizzare pi\u00f9 informazioni del necessario da un cliente, perch\u00e9 le informazioni aggiuntive potrebbero essere utili in qualche momento. Tuttavia, spesso si trascura il fatto che la stragrande maggioranza di queste informazioni aggiuntive non viene mai utilizzata e che le informazioni effettivamente utili sono pi\u00f9 difficili da trovare tra le raccolte di dati, solitamente piuttosto ampie.<\/strong><\/p>\n Inoltre, un'ampia raccolta di dati richiede risorse corrispondenti, ad esempio tempo di lavoro e denaro. A prescindere da ci\u00f2, essa viola regolarmente il cosiddetto principio di minimizzazione dei dati del GDPR.<\/p>\n Che cos'\u00e8 la minimizzazione dei dati e come potete implementare i requisiti del GDPR?<\/p>\n \nL'articolo 5 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) elenca i principi fondamentali della protezione dei dati che devono essere osservati nel trattamento dei dati personali.<\/p>\n Nell'ambito dei requisiti di minimizzazione dei dati, il GDPR stabilisce che i dati personali devono essere \"adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario in relazione alle finalit\u00e0 per le quali sono trattati\". Ci\u00f2 significa che devono essere osservati i seguenti requisiti:<\/p>\n La raccolta dei dati deve essere idonea a soddisfare gli scopi specificati del trattamento. Quando ci si registra per una newsletter, ad esempio, la raccolta dell'indirizzo dell'interessato non \u00e8 idonea a soddisfare lo scopo (invio di newsletter digitali via e-mail) e non pu\u00f2 essere raccolta per questo scopo quando ci si registra per una e-newsletter. La situazione \u00e8 diversa quando ci si registra per ricevere il catalogo mensile dei prodotti, che viene inviato per posta.<\/p>\n Tuttavia, il fatto che la raccolta di un certo tipo di dati sia appropriata per raggiungere lo scopo del trattamento non \u00e8 sufficiente da solo. Il principio di minimizzazione dei dati richiede anche che tale raccolta sia necessaria perch\u00e9 lo scopo del trattamento non pu\u00f2 essere raggiunto altrimenti. Un esempio: la raccolta di dati biometrici nell'ambito di un controllo delle impronte digitali all'ingresso di un edificio ha lo scopo di impedire l'accesso non autorizzato. Tuttavia, sarebbe anche possibile utilizzare il controllo delle impronte digitali per registrare l'orario di lavoro dei dipendenti in Germania. Tuttavia, questo scopo pu\u00f2 essere raggiunto (senza l'utilizzo di categorie speciali di dati) utilizzando, ad esempio, un orologio o un software separato, entrambi mezzi pi\u00f9 blandi rispetto al trattamento di categorie speciali di dati (dati biometrici).<\/p>\n Il fatto che la raccolta di determinati dati sia adatta e necessaria per raggiungere lo scopo non \u00e8 sempre sufficiente. Anche il contesto in cui i dati vengono elaborati svolge un ruolo importante. Ad esempio, un sistema di geolocalizzazione pu\u00f2 essere installato su un camion al fine di pianificare efficacemente il percorso, ma pu\u00f2 essere attivo solo durante l'orario di lavoro del conducente. Un altro esempio \u00e8 la videosorveglianza. Pu\u00f2 essere utilizzata per la sicurezza degli edifici e la prevenzione dei furti. Tuttavia, le telecamere possono essere utilizzate solo in determinate aree: ad esempio, all'ingresso dell'edificio, ma non negli spogliatoi.<\/p>\n <\/p>\n Per molti, la minimizzazione dei dati sembra inizialmente positiva solo per le persone di cui vengono trattati i dati (\"soggetti interessati\": clienti, visitatori di siti web, ecc.) ed \u00e8 solitamente vista dall'imprenditore come una limitazione delle proprie opzioni nell'ambito delle proprie attivit\u00e0. La minimizzazione dei dati e l'economia dei dati sono anche nell'interesse delle aziende. Oltre a evitare possibili sanzioni, tra cui multe per violazioni della protezione dei dati, non conservare i dati rende pi\u00f9 facile trovare dati utili. Liberando spazio per l'archiviazione dei dati, si possono anche risparmiare risorse.<\/p>\n La creazione e la revisione del registro delle attivit\u00e0 di trattamento \u00e8 una buona occasione per riordinare i processi utilizzati e i dati memorizzati. Le procedure superflue vengono eliminate. I dati il cui trattamento non pu\u00f2 essere giustificato saranno cancellati. Oltre ai dati memorizzati, questo vale anche per i dati che non \u00e8 pi\u00f9 possibile identificare. Ad esempio, se disponete di dati di contatto di persone ma non sapete pi\u00f9 chi sono e in quale contesto sono stati raccolti i dati, \u00e8 segno che questi dati non devono pi\u00f9 essere conservati.<\/p>\n \u00c8 importante capire che la minimizzazione dei dati non implica il divieto di raccogliere determinati dati, ma solo la necessit\u00e0 di avere una giustificazione per la raccolta e il trattamento dei dati nel loro complesso.<\/p>\n Inoltre, la minimizzazione dei dati \u00e8 sempre pi\u00f9 importante per la fiducia dei clienti. Se i clienti si rendono conto che vengono utilizzati \"trucchi\" per scoprire pi\u00f9 informazioni su di loro di quanto sia necessario, potrebbero decidere di non continuare a lavorare con l'azienda.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Gli interessati godono di tutti i diritti di cui al capitolo III e all'articolo 77 del GDPR. In particolare, hanno il diritto di cancellare i dati se non sono necessari per raggiungere lo scopo del trattamento.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n A un certo punto, anche i dati devono essere cancellati, ossia quando non vi \u00e8 pi\u00f9 la necessit\u00e0 o l'obbligo di conservarli. I periodi di conservazione specifici dipendono fortemente dal contesto del trattamento dei dati. Si raccomanda pertanto di creare e implementare un concetto di cancellazione. In modo molto semplificato, i dati esistenti vengono classificati e dotati di scadenze in termini di necessit\u00e0; in particolare, devono essere rispettati i periodi di conservazione previsti dalla legge e dagli standard industriali. Nell'ambito di questo concetto, i periodi di conservazione per le diverse categorie di dati conservati insieme vengono armonizzati e viene fissato un termine comune. Tuttavia, un termine da solo non \u00e8 sufficiente, in quanto \u00e8 necessario determinare anche il momento in cui tale periodo inizia. Ad esempio, si potrebbe specificare che il periodo di cancellazione di un file di un cliente inizia non appena non ci sono pi\u00f9 contatti con il cliente per tre anni.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Per ogni operazione di trattamento dei dati, \u00e8 necessario chiedersi quali dati sono necessari per raggiungere lo scopo. Tutti gli altri dati (\"conservazione dei dati\") non possono essere trattati in questo contesto, oppure \u00e8 necessario utilizzare una norma di autorizzazione o una base giuridica separata (ad esempio, il consenso).<\/p>\n Anche la trasparenza \u00e8 molto importante. Non nascondete i riferimenti al trattamento dei dati in lunghi testi contrattuali o fate dipendere la conclusione del contratto dalla presentazione del consenso per altri trattamenti. Ad esempio, dovreste contrassegnare come obbligatori in un modulo solo i campi che sono necessari per raggiungere lo scopo del trattamento principale.<\/p>\n Un altro esempio: Di norma, ai fini dell'esecuzione di un contratto, non vi servono informazioni sul fatto che un cliente abbia figli o su quando sia stato in vacanza. Queste informazioni non possono quindi essere trattate sulla base dell'articolo 6, paragrafo 2, lettera b) del GDPR (\"adempimento del contratto\"). Tuttavia, in qualit\u00e0 di venditore, avete naturalmente un interesse legittimo a creare una base di fiducia con il cliente e scambiate alcune informazioni private a tale scopo. Queste informazioni possono essere trattate sulla base del consenso del cliente ai fini di una buona relazione con il cliente stesso. Tuttavia, dovreste essere l'unica persona ad avere accesso a queste informazioni; gli elementi non devono essere inseriti in un CRM, ad esempio. Se un altro venditore subentra al cliente, non potete trasmettere queste informazioni.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Il principio di minimizzazione dei dati si sovrappone al principio delle impostazioni predefinite favorevoli alla protezione dei dati (privacy by design), elencato nell'art. 25, par. 2 del GDPR.<\/p>\n Questo principio stabilisce che misure tecniche e organizzative adeguate devono garantire che, per impostazione predefinita, vengano trattati solo i dati personali il cui trattamento \u00e8 necessario per la specifica finalit\u00e0 di trattamento in questione. Il principio riguarda, tra l'altro, i mezzi che devono essere effettivamente implementati per rispettare il principio di minimizzazione dei dati. Ad esempio, i campi facoltativi e quelli obbligatori di un modulo devono essere facilmente distinguibili per il cliente.<\/p>\n Oltre alle impostazioni predefinite che rispettano la protezione dei dati e che attuano il principio della minimizzazione dei dati, vi consigliamo di evitare i campi di immissione a forma libera nei moduli e di preferire le opzioni di selezione a discesa o le caselle di controllo se non si tratta di moduli di contatto e se sono richiesti solo alcuni dati. Se le persone non sanno cosa inserire, rischiano di fornire informazioni non necessarie per l'elaborazione.<\/p>\n Come secondo esempio, vorremmo citare la questione dei campi di commento nei file gestiti dai vostri dipendenti. Le autorit\u00e0 di vigilanza hanno, ad esempio, imposto multe perch\u00e9 i dipendenti dei call center avevano inserito nei campi di commento del sistema CRM informazioni molto precise sui clienti (sulla loro salute, ecc.) che non erano pertinenti allo scopo del trattamento, a volte contenenti anche commenti offensivi. Oltre alla necessaria formazione dei vostri dipendenti in materia di protezione dei dati, vi consigliamo di impostare un banner di avvertimento per l'uso di tali campi di commento, o di limitare gli inserimenti mediante menu a discesa.<\/p>\n <\/p>\n Dovete valutare tutti i dati personali che avete nel vostro database, chiedendovi per ogni operazione di trattamento se i dati raccolti sono in linea con questo principio. Dovete poi verificare se i dati raccolti che non sono necessari possono essere trattati in un contesto diverso. Infine, dovete cancellare i dati per i quali non \u00e8 possibile trovare un contesto e non potete pi\u00f9 raccoglierli in futuro.<\/p>\n La raccolta di informazioni per il registro delle attivit\u00e0 di trattamento dovrebbe in realt\u00e0 fornire molti elementi che consentono di ottenere un quadro dello stato della vostra organizzazione in termini di principio di minimizzazione dei dati.<\/p>\n <\/p>\n Possiamo aiutarvi a determinare quando i dati sono necessari per l'elaborazione e a consigliare quadri alternativi per l'elaborazione dei dati aggiuntivi, ove ci\u00f2 sia possibile. Di norma, svolgiamo questo lavoro nel contesto della creazione o dell'aggiornamento di un registro, nell'ambito di mandati esterni di responsabile della protezione dei dati o di un incarico speciale a questo scopo. Inoltre, vi forniamo consulenza sulla migliore implementazione di impostazioni predefinite rispettose della protezione dei dati.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Il principio di minimizzazione dei dati nel GDPR Nella vita commerciale, spesso si dice che \u00e8 meglio raccogliere e conservare pi\u00f9 informazioni del necessario da un cliente, perch\u00e9 le informazioni aggiuntive potrebbero essere utili in qualche momento. 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Definizione del principio di minimizzazione dei dati<\/h3>\n
\u00a0<\/h3>\n
La minimizzazione dei dati \u00e8 un bene o un male per l'azienda?<\/h3>\n
Quali diritti ha l'interessato se il principio di minimizzazione dei dati viene disatteso?<\/h3>\n
Qual \u00e8 la durata massima di archiviazione dei dati?<\/h3>\n
Come garantite la minimizzazione dei dati?<\/h3>\n
Quale domanda dovete porvi?<\/h3>\n
Impostazioni predefinite favorevoli alla protezione dei dati come attuazione del principio di minimizzazione dei dati<\/h3>\n
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Conclusione: come si pu\u00f2 implementare con successo un'iniziativa di minimizzazione dei dati?<\/h3>\n
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In che modo 2B Advice pu\u00f2 aiutarvi ad attuare il principio di minimizzazione dei dati?<\/h3>\n