Gestione delle note di malattia nel rispetto della protezione dei dati

da R. Olschewski

La gestione dei certificati di inabilità al lavoro nelle aziende pone sfide particolari alle imprese e ai responsabili della protezione dei dati a causa della particolare sensibilità delle informazioni. Poiché l'organismo che li rilascia, cioè il medico (specialista), è riconoscibile, è possibile trarre conclusioni sulla natura della malattia o del trattamento.

Non esistono ancora chiari requisiti legali o della Corte Suprema in termini di legge sulla protezione dei dati dei dipendenti su questo tema, anche se il Tribunale Federale del Lavoro si è pronunciato in una recente decisione del 14.11.12 (5 AZR 886/11) sulla prova tempestiva dell'incapacità lavorativa. Anche le disposizioni della legge sul pagamento dei salari nei giorni festivi e in caso di malattia, in particolare la sezione 5 dell'EFZG, non aiutano a risolvere la questione della gestione conforme alla protezione dei dati.

Secondo l'attuale rapporto di attività del Commissario per la protezione dei dati dello Stato NRW (LDI NRW), l'autorità di controllo afferma (pag. 65) che i certificati di incapacità lavorativa non devono essere inviati al dipartimento delle risorse umane tramite il responsabile di linea, ma devono essere inviati direttamente dal dipendente al dipartimento delle risorse umane. L'autorità di vigilanza non ritiene necessario che il certificato venga inviato prima al responsabile di linea. A loro avviso, dovrebbe essere sufficiente che l'ufficio risorse umane informi a sua volta il superiore gerarchico dell'incapacità lavorativa del dipendente malato e, se nota, della durata presunta della malattia. La pratica spesso riscontrata di inviare i certificati di inabilità al lavoro tramite il manager di linea o la segreteria del dipartimento non è conforme alle norme sulla protezione dei dati, secondo il massimo responsabile della protezione dei dati del NRW. Dalla motivazione del suo rapporto di attività si può dedurre che i riferimenti al tipo di malattia, ad esempio tramite il medico curante, dovrebbero essere evitati.

È quindi consigliabile concordare e rendere pubblico un regolamento aziendale interno vincolante, in modo che il dipendente non abbia dubbi su chi debba fornire questa prova in caso di malattia. La decisione dell'LDI NRW non riguardava l'ammissibilità di una notifica telefonica anticipata al reparto specializzato. Tuttavia, per le ragioni sopra menzionate, tale notifica non presenta problemi.

Naturalmente, il dipendente deve anche tornare al lavoro quando è di nuovo in salute; questo dovrebbe essere fatto sia con il dipartimento delle risorse umane che con il manager di linea.

Ulteriori informazioni:
#ldi.nrw.de/mainmenu_Service/submenu_Reports/Content/21_DIB/DIB_2013.pdf