Dans le monde des affaires, on se dit souvent qu'en cas de doute, il est pr\u00e9f\u00e9rable de collecter et de stocker plus d'informations que n\u00e9cessaire chez un client, car ces informations suppl\u00e9mentaires pourraient \u00eatre utiles \u00e0 un moment ou \u00e0 un autre. On oublie souvent que la grande majorit\u00e9 de ces informations suppl\u00e9mentaires ne sont jamais utilis\u00e9es et que, parmi les collections de donn\u00e9es g\u00e9n\u00e9ralement assez volumineuses, il est plus difficile de trouver celles qui sont r\u00e9ellement utiles.<\/strong><\/p>\n En outre, la collecte de donn\u00e9es \u00e0 grande \u00e9chelle n\u00e9cessite des ressources correspondantes, par exemple du temps de travail et de l'argent. Ind\u00e9pendamment de cela, cela va r\u00e9guli\u00e8rement \u00e0 l'encontre du principe de minimisation des donn\u00e9es du RGPD.<\/p>\n Qu'est-ce que la minimisation des donn\u00e9es et comment pouvez-vous mettre en \u0153uvre les exigences du RGPD ?<\/p>\n \nL'article 5 du r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es (RGPD) \u00e9num\u00e8re les grands principes de base de la protection des donn\u00e9es qui doivent \u00eatre respect\u00e9s lors du traitement des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel On y trouve notamment la minimisation des donn\u00e9es, souvent appel\u00e9e \"minimisation des donn\u00e9es\".<\/p>\n Dans le cadre des exigences de minimisation des donn\u00e9es, le RGPD pr\u00e9voit que les donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel doivent \u00eatre \"ad\u00e9quates, pertinentes et limit\u00e9es \u00e0 ce qui est n\u00e9cessaire au regard des finalit\u00e9s pour lesquelles elles sont trait\u00e9es\". Cela signifie que les exigences suivantes doivent \u00eatre respect\u00e9es :<\/p>\n La collecte des donn\u00e9es doit \u00eatre appropri\u00e9e pour atteindre les objectifs fix\u00e9s pour le traitement. Par exemple, lors de l'inscription \u00e0 une lettre d'information, la collecte de l'adresse de la personne concern\u00e9e n'est pas appropri\u00e9e pour atteindre la finalit\u00e9 (envoi de la lettre d'information num\u00e9rique par courrier \u00e9lectronique) et ne doit pas \u00eatre collect\u00e9e \u00e0 cet effet lors de l'inscription \u00e0 une lettre d'information \u00e9lectronique. Il en va autrement pour l'inscription \u00e0 la r\u00e9ception d'un catalogue de produits mensuel envoy\u00e9 par la poste.<\/p>\n Mais le fait que la collecte d'un certain type de donn\u00e9es soit appropri\u00e9e pour atteindre la finalit\u00e9 du traitement n'est pas suffisant en soi. Le principe de minimisation des donn\u00e9es exige \u00e9galement que cette collecte soit \u00e9galement n\u00e9cessaire parce que l'objectif du traitement ne peut pas \u00eatre atteint autrement. Un exemple : la collecte de donn\u00e9es biom\u00e9triques dans le cadre d'un contr\u00f4le des empreintes digitales \u00e0 l'entr\u00e9e d'un b\u00e2timent a pour but d'emp\u00eacher l'acc\u00e8s de personnes non autoris\u00e9es. Mais il serait en outre possible d'utiliser le contr\u00f4le des empreintes digitales pour enregistrer les heures de travail des employ\u00e9s en Allemagne. Cette finalit\u00e9 peut toutefois \u00eatre atteinte (sans utiliser de cat\u00e9gories particuli\u00e8res de donn\u00e9es), par exemple au moyen d'une pointeuse ou d'un logiciel s\u00e9par\u00e9 - ces deux moyens devraient \u00eatre moins contraignants que le traitement de cat\u00e9gories particuli\u00e8res de donn\u00e9es (donn\u00e9es biom\u00e9triques).<\/p>\n Le fait que la collecte de certaines donn\u00e9es soit appropri\u00e9e et n\u00e9cessaire \u00e0 la r\u00e9alisation de l'objectif ne suffit pas toujours. Le contexte du traitement des donn\u00e9es joue \u00e9galement un r\u00f4le. Par exemple, un syst\u00e8me de g\u00e9olocalisation peut \u00eatre install\u00e9 sur un camion en vue d'une planification efficace de l'itin\u00e9raire, mais il ne peut \u00eatre actif que pendant les heures de travail du chauffeur. Un autre exemple est la vid\u00e9osurveillance. Elle peut \u00eatre utilis\u00e9e \u00e0 des fins de s\u00e9curit\u00e9 du b\u00e2timent et de pr\u00e9vention des vols. Toutefois, les cam\u00e9ras ne peuvent \u00eatre utilis\u00e9es que dans certaines zones : par exemple, \u00e0 l'entr\u00e9e du b\u00e2timent, mais pas dans les vestiaires.<\/p>\n <\/p>\n Pour beaucoup, la minimisation des donn\u00e9es semble d'abord n'\u00eatre bonne que pour les personnes dont les donn\u00e9es sont trait\u00e9es (\"personnes concern\u00e9es\" : client, visiteur du site web, etc.) et est g\u00e9n\u00e9ralement consid\u00e9r\u00e9e par l'entrepreneur comme une limitation de ses possibilit\u00e9s d'action dans le cadre de ses activit\u00e9s. Pourtant, la minimisation des donn\u00e9es ou l'\u00e9conomie de donn\u00e9es est \u00e9galement dans l'int\u00e9r\u00eat des entreprises. Outre le fait d'\u00e9viter d'\u00e9ventuelles mesures de sanction, y compris des amendes, en raison d'une violation de la protection des donn\u00e9es, le fait de renoncer \u00e0 la conservation des donn\u00e9es facilite la recherche des donn\u00e9es utiles. En lib\u00e9rant de l'espace pour la conservation des donn\u00e9es, vous pouvez \u00e9galement \u00e9conomiser des ressources.<\/p>\n L'\u00e9tablissement et l'audit du registre des activit\u00e9s de traitement est une bonne occasion de faire le m\u00e9nage parmi les proc\u00e9dures que vous utilisez et les donn\u00e9es que vous stockez. Les proc\u00e9dures superflues sont \u00e9limin\u00e9es. Les donn\u00e9es dont vous ne pouvez pas justifier le traitement sont supprim\u00e9es. En dehors des donn\u00e9es que vous avez conserv\u00e9es, cela concerne \u00e9galement les donn\u00e9es que vous ne pouvez plus identifier. Par exemple, si vous avez les coordonn\u00e9es de personnes, mais que vous ne savez plus de qui il s'agit ni dans quel contexte les donn\u00e9es ont \u00e9t\u00e9 collect\u00e9es, c'est le signe que ces donn\u00e9es ne doivent plus \u00eatre conserv\u00e9es.<\/p>\n Il est important de comprendre ici que la minimisation des donn\u00e9es ne signifie pas l'interdiction de collecter certaines donn\u00e9es, mais seulement que vous devez avoir une justification pour leur collecte et leur traitement dans leur ensemble.<\/p>\n En outre, la minimisation des donn\u00e9es est de plus en plus importante pour la confiance des clients. Si les clients remarquent que des \"astuces\" sont utilis\u00e9es pour en savoir plus sur eux que ce qui est n\u00e9cessaire, cela peut les inciter \u00e0 ne plus travailler avec l'entreprise.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Les personnes concern\u00e9es disposent de tous les droits d\u00e9crits au chapitre III et \u00e0 l'article 77 du RGPD. Elles ont notamment le droit de demander l'effacement des donn\u00e9es si celles-ci ne sont pas n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9alisation de la finalit\u00e9 du traitement.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Les donn\u00e9es doivent \u00e9galement \u00eatre supprim\u00e9es \u00e0 un moment donn\u00e9, \u00e0 savoir lorsqu'il n'est plus n\u00e9cessaire ou obligatoire de les conserver. Les d\u00e9lais de conservation concrets d\u00e9pendent fortement du contexte du traitement des donn\u00e9es. Il est donc vivement recommand\u00e9 d'\u00e9laborer et de mettre en \u0153uvre un concept de suppression. De mani\u00e8re tr\u00e8s simplifi\u00e9e, les donn\u00e9es existantes sont class\u00e9es par cat\u00e9gories et des d\u00e9lais leur sont attribu\u00e9s en fonction de leur n\u00e9cessit\u00e9 ; il convient notamment de respecter les d\u00e9lais de conservation l\u00e9gaux et usuels dans le secteur. Dans le cadre du concept, les d\u00e9lais de conservation sont harmonis\u00e9s pour diff\u00e9rentes cat\u00e9gories de donn\u00e9es qui sont conserv\u00e9es ensemble et un d\u00e9lai commun est fix\u00e9 pour celles-ci. Un d\u00e9lai seul ne suffit toutefois pas, car il faut \u00e9galement d\u00e9terminer quand il commence \u00e0 courir. Par exemple, il pourrait \u00eatre \u00e9tabli que le d\u00e9lai de suppression d'un dossier client commence \u00e0 courir d\u00e8s qu'il n'y a plus de contact avec celui-ci pendant trois ans.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Pour chaque traitement de donn\u00e9es, vous devez vous demander quelles sont les donn\u00e9es n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9alisation de la finalit\u00e9. Toutes les autres donn\u00e9es (\"stockage de donn\u00e9es\") ne peuvent pas \u00eatre trait\u00e9es dans ce cadre ou doivent faire l'objet d'une autorisation\/d'une base juridique distincte (par exemple, le consentement).<\/p>\n La transparence est \u00e9galement tr\u00e8s importante. Ne cachez pas les r\u00e9f\u00e9rences aux traitements de donn\u00e9es dans de longs textes contractuels ou ne faites pas d\u00e9pendre la conclusion d'un contrat de la remise d'un consentement \u00e0 un autre traitement. Par exemple, dans un formulaire, n'indiquez comme champs obligatoires que ceux qui sont n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9alisation de la finalit\u00e9 du traitement principal.<\/p>\n Prenons un autre exemple : En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, vous n'avez pas besoin, aux fins de l'ex\u00e9cution d'un contrat, d'informations indiquant si un client a des enfants ou quand il est parti en vacances. Ces informations ne peuvent donc pas \u00eatre trait\u00e9es sur la base de l'article 6, paragraphe 2, point b), du RGPD (\"ex\u00e9cution du contrat\"). Bien entendu, en tant que vendeur, vous avez un int\u00e9r\u00eat l\u00e9gitime \u00e0 cr\u00e9er une base de confiance avec le client et \u00e9changez pour cela quelques informations priv\u00e9es. Ces informations peuvent \u00eatre trait\u00e9es sur la base du consentement du client dans le but d'entretenir de bonnes relations avec lui. Toutefois, vous devez \u00eatre le seul \u00e0 avoir acc\u00e8s \u00e0 ces informations, les \u00e9l\u00e9ments ne doivent pas \u00eatre inscrits dans un CRM par exemple. Si un autre vendeur reprend le client, vous ne devez pas transmettre ces informations.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Le principe de minimisation des donn\u00e9es a des points de recoupement avec le principe de la protection des donn\u00e9es par d\u00e9faut (Privacy by design), qui est mentionn\u00e9 \u00e0 l'article 25, paragraphe 2 du RGPD.<\/p>\n Ce principe signifie que des mesures techniques et organisationnelles appropri\u00e9es doivent \u00eatre prises pour garantir que, par d\u00e9faut, seules les donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel dont le traitement est n\u00e9cessaire au regard de la finalit\u00e9 sp\u00e9cifique du traitement sont trait\u00e9es. Ce principe concerne entre autres les moyens qui doivent effectivement \u00eatre mis en \u0153uvre pour que le principe de minimisation des donn\u00e9es soit respect\u00e9. Par exemple, les champs optionnels et les champs obligatoires dans un formulaire doivent pouvoir \u00eatre facilement diff\u00e9renci\u00e9s les uns des autres pour le client.<\/p>\n Nous vous recommandons \u00e9galement, en tant que param\u00e8tres de protection des donn\u00e9es qui mettent en \u0153uvre le principe de minimisation des donn\u00e9es, d'\u00e9viter les champs de saisie de forme libre dans les formulaires et de privil\u00e9gier les choix d\u00e9roulants ou les cases \u00e0 cocher lorsqu'il ne s'agit pas de formulaires de contact et que seules certaines donn\u00e9es sont n\u00e9cessaires. Si les gens ne savent pas ce qu'ils doivent saisir, il y a un risque qu'ils donnent des informations qui ne sont pas n\u00e9cessaires au traitement.<\/p>\n Comme deuxi\u00e8me exemple, nous souhaitons mentionner la question des champs de commentaires dans les fichiers g\u00e9r\u00e9s par vos collaborateurs. Des autorit\u00e9s de contr\u00f4le ont par exemple inflig\u00e9 des amendes \u00e0 des collaborateurs de centres d'appel qui avaient saisi des informations tr\u00e8s pr\u00e9cises et non pertinentes pour la finalit\u00e9 du traitement sur des clients (sur leur sant\u00e9,...), parfois m\u00eame avec des remarques insultantes, dans des champs de commentaires du syst\u00e8me CRM. Outre la formation n\u00e9cessaire de vos collaborateurs en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es, nous vous recommandons de mettre en place un bandeau d'avertissement pour l'utilisation de tels champs de commentaires ou de limiter les inscriptions par des menus d\u00e9roulants.<\/p>\n <\/p>\n Vous devez \u00e9valuer toutes les donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel que vous avez dans votre base de donn\u00e9es en vous demandant, pour chaque traitement, si les donn\u00e9es qui sont collect\u00e9es sont conformes \u00e0 ce principe. Ensuite, vous devez v\u00e9rifier si les donn\u00e9es collect\u00e9es qui ne sont pas n\u00e9cessaires peuvent \u00eatre trait\u00e9es dans un autre cadre. Enfin, vous devez supprimer les donn\u00e9es pour lesquelles aucun cadre ne peut \u00eatre trouv\u00e9 et vous ne devez plus collecter ces donn\u00e9es \u00e0 l'avenir.<\/p>\n La collecte des informations pour le registre des activit\u00e9s de traitement devrait en fait vous donner de nombreux \u00e9l\u00e9ments qui vous permettront de vous faire une id\u00e9e de l'\u00e9tat de votre organisation par rapport au principe de minimisation des donn\u00e9es.<\/p>\n <\/p>\n Nous pouvons vous aider \u00e0 d\u00e9terminer quand les donn\u00e9es sont n\u00e9cessaires au traitement et vous conseiller sur les cadres alternatifs pour le traitement des donn\u00e9es suppl\u00e9mentaires, si cela est possible. En g\u00e9n\u00e9ral, nous effectuons ce travail dans le cadre de l'\u00e9tablissement d'un registre ou de sa mise \u00e0 jour, dans le cadre d'un mandat de d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 la protection des donn\u00e9es externe ou d'un mandat sp\u00e9cial \u00e0 cet effet. En outre, nous vous donnons des conseils sur la meilleure fa\u00e7on de mettre en \u0153uvre des param\u00e8tres de protection des donn\u00e9es.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Le principe de minimisation des donn\u00e9es dans le RGPD Dans le monde des affaires, on se dit souvent qu'en cas de doute, il vaut mieux collecter et stocker plus d'informations que n\u00e9cessaire aupr\u00e8s d'un client, car les informations suppl\u00e9mentaires pourraient \u00eatre utiles \u00e0 un moment ou \u00e0 un autre. 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D\u00e9finition du principe de minimisation des donn\u00e9es<\/h3>\n
\u00a0<\/h3>\n
La minimisation des donn\u00e9es est-elle une bonne ou une mauvaise chose pour vous en tant qu'entreprise ?<\/h3>\n
Quels sont les droits d'une personne concern\u00e9e en cas de non-respect du principe de minimisation des donn\u00e9es ?<\/h3>\n
Quelle est la dur\u00e9e maximale de conservation des donn\u00e9es ?<\/h3>\n
Comment garantissez-vous la minimisation des donn\u00e9es ?<\/h3>\n
Quelle est la question que vous devez vous poser ?<\/h3>\n
Pr\u00e9f\u00e9rences en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es en tant que mise en \u0153uvre du principe de minimisation des donn\u00e9es<\/h3>\n
\u00a0<\/h3>\n
Conclusion : comment r\u00e9ussir \u00e0 mettre en \u0153uvre une initiative de minimisation des donn\u00e9es ?<\/h3>\n
\u00a0<\/h3>\n
Comment 2B Advice peut-il vous aider \u00e0 mettre en \u0153uvre le principe de minimisation des donn\u00e9es ?<\/h3>\n