Renseignements sur la protection des données : quelles informations dois-je fournir ?

Quand une personne concernée vous a-t-elle demandé pour la dernière fois de lui fournir les données à caractère personnel que vous traitez ?

De plus en plus souvent, les personnes concernées sont conscientes que le règlement général sur la protection des données (RGPD) leur confère de nouveaux droits pour protéger efficacement leurs données personnelles.

Conformément à l'article 15(1) du RGPD, les personnes concernées ont le droit d'obtenir des informations sur la protection des données : savoir quelles données à caractère personnel les concernant sont traitées par un responsable du traitement. Le droit d'accès à la protection des données est donc un élément clé du RGPD, afin de satisfaire aux obligations de transparence des responsables.

Il protège particulièrement les personnes concernées et jouit désormais d'une popularité croissante dans le cadre des relations de travail. Notre pratique nous a appris que de plus en plus de salariés utilisent le droit d'accès aux données pour obtenir de leur employeur des informations sur les données à caractère personnel qu'il traite ou a traitées dans le cadre de la relation de travail.

On nous demande donc souvent quelles informations, et surtout dans quelle mesure, doivent être fournies par l'employeur pour répondre à la demande de renseignements des (anciens) salariés.

Définition des données à caractère personnel

La première question qui se pose est de savoir quelles informations sont comprises dans la notion de "données à caractère personnel" et font donc partie de l'information fournie par l'employeur. En outre, il convient de clarifier, pour chaque demande d'information, sous quelle forme et dans quelle mesure les informations peuvent être communiquées. En effet, l'article 15, paragraphe 3, du RGPD prévoit que les personnes concernées peuvent également obtenir une copie de leurs données à caractère personnel. doivent recevoirLes produits qui font l'objet de la transformation sont les suivants

Il convient par exemple de déterminer si des copies complètes de dossiers doivent être réalisées et remises. Comment traiter la question de la protection des droits des tiers ou de la protection des secrets d'affaires ?

Certes, selon le libellé de l'article 15, paragraphe 1, du RGPD, le droit d'accès à la protection des données concerne la communication d'informations sur les données à caractère personnel traitées par l'employeur (objet du traitement). Cela ne signifie pas pour autant la remise de tous les documents, courriels, images, évaluations, etc.

Il n'est donc pas nécessaire de disposer d'une copie conforme de chaque document dans lequel figurent, par exemple, le nom ou l'adresse électronique de la personne concernée (voir LG Köln Az. 26 O 25/18 et CJCE Affaire C-372/12).

Le droit d'accès prévu à l'article 15 du RGPD ne constitue pas, à notre avis, un droit général justifié à obtenir des copies de tous les documents ou dossiers contenant des données à caractère personnel des personnes concernées.

Relations avec les autorités

Afin de satisfaire aux exigences imposées par les autorités de contrôle de la protection des données en matière de demande de renseignements, nous recommandons de mettre en œuvre la demande de renseignements selon un processus échelonné.

Dans le cadre d'un processus échelonné, les demandeurs d'information (employés) reçoivent tout d'abord les informations visées à l'article 15(1) du RGPD après avoir introduit une demande d'information. En outre, une copie contenant un ensemble de données de base étendues contenant les informations pertinentes essentielles faisant l'objet du traitement est mise à leur disposition.

Nous vous aidons volontiers à mettre en œuvre les exigences de l'article 15 du RGPD. Vous pouvez par exemple donner aux collaborateurs l'accès à des systèmes d'information spécialement organisés, à partir desquels ils peuvent eux-mêmes consulter les données à caractère personnel correspondantes.