Traitement des déclarations de maladie conforme à la protection des données

de R. Olschewski

Le traitement des certificats d'incapacité de travail dans l'entreprise pose des défis particuliers aux entreprises et aux responsables de la protection des données en raison de la sensibilité particulière de ces informations. Étant donné que l'organisme émetteur, c'est-à-dire le médecin (spécialiste), est reconnaissable, il est possible d'en tirer des conclusions sur la nature de la maladie ou du traitement.

Il n'existe pas encore de dispositions légales claires ou de décisions de la plus haute instance judiciaire au sens d'une loi sur la protection des données des employés, même si la Cour fédérale du travail a décidé dans une décision récente du 14.11.12 (5 AZR 886/11) de prouver l'incapacité de travail en temps réel. Les dispositions de la loi sur le paiement de la rémunération pendant les jours fériés et en cas de maladie, en particulier le § 5 EFZG, ne permettent pas non plus de répondre à la question de la conformité avec la protection des données.

Selon le rapport d'activité actuel du délégué à la protection des données du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (LDI NRW), l'autorité de surveillance (p. 65) constate que les certificats d'incapacité de travail ne doivent pas être envoyés au service du personnel par l'intermédiaire du supérieur hiérarchique, mais doivent être envoyés directement par le salarié au service du personnel. L'autorité de surveillance estime qu'il n'est pas nécessaire d'envoyer d'abord le certificat au supérieur hiérarchique. Elle estime qu'il suffit que le service du personnel communique à son tour au supérieur hiérarchique l'incapacité de travail du collaborateur malade et - dans la mesure où elle est connue - la durée présumée de la maladie. Selon le responsable suprême de la protection des données du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie, la pratique fréquente consistant à envoyer les certificats d'incapacité de travail par l'intermédiaire du supérieur hiérarchique ou du secrétariat du service n'est pas conforme à la protection des données. Il ressort de l'exposé des motifs de son rapport d'activité que les indications sur la nature de la maladie, par exemple via le médecin traitant, doivent être évitées.

Il est donc conseillé de convenir d'un règlement interne à l'entreprise et de le faire connaître, afin que le collaborateur ne soit pas confronté, en cas de maladie, à des incertitudes quant à la personne à laquelle il doit fournir cette preuve. La décision du LDI NRW ne portait certes pas sur la question de savoir si une notification préalable par téléphone au service spécialisé était autorisée. Une telle notification ne devrait toutefois pas poser de problème pour les raisons susmentionnées.

Bien entendu, l'employé doit également se déclarer à nouveau apte à travailler lorsqu'il est rétabli, ce qui devrait alors se faire aussi bien auprès du service du personnel que du supérieur professionnel.

Plus d'informations :
#ldi.nrw.de/mainmenu_Service/submenu_Berichte/Inhalt/21_DIB/DIB_2013.pdf