Les règles de protection des données doivent être respectées
Lors de l'établissement des comptes annuels, les auditeurs prennent connaissance d'un grand nombre de documents de l'entreprise. Ce faisant, ils doivent également respecter les dispositions légales relatives à la protection des données.
En principe, le commissaire aux comptes dispose d'un droit de regard en vertu de l'article 320, paragraphe 2, p. 1 du Code de commerce allemand (HGB). Cette norme stipule que le commissaire aux comptes peut demander aux représentants légaux de lui fournir toutes les explications et preuves nécessaires à un contrôle minutieux. Cependant, presque tous les documents d'entreprise contiennent des données à caractère personnel conformément à l'article 3, paragraphe 1, de la loi allemande sur la protection des données (BDSG), non seulement des clients de l'entreprise, mais aussi et surtout de ses employés.
Même si l'article 320, paragraphe 2, première phrase, du Code de commerce allemand (HGB) confère à l'expert-comptable un droit de regard très étendu, conformément aux commentaires du droit commercial (par exemple Baumbach/Hopt, HGB, § 320), ce droit doit néanmoins être évalué à l'aune des normes d'admissibilité en matière de protection des données.
Transmission de données aux commissaires aux comptes
La remise de documents d'entreprise à des experts-comptables est considérée, du point de vue de la protection des données, comme Transmission de l'UE. Cette mesure pourrait être autorisée Transmission être si tous les employés sont intégrés dans Transmission ont donné leur consentement à l'utilisation de ces listes. Cela ne sera généralement pas le cas, de sorte qu'une disposition relative à l'autorisation en matière de protection des données doit s'appliquer. L'article 28, paragraphe 1, première phrase, point 2, de la BDSG peut être pris en considération à cet effet.
L'entreprise a un intérêt légitime à établir des comptes annuels exacts et conformes à la loi. À cet égard, il convient notamment de respecter le principe de nécessité. Il ne doit pas exister de moyen moins contraignant permettant d'établir les comptes annuels avec le même résultat.
Ainsi, pour certaines données, il est également possible de prouver leur existence à l'aide de données statistiques anonymes. Toutefois, il faut également tenir compte du fait que l'expert-comptable doit bien entendu être en mesure de vérifier les données statistiques. Les entreprises doivent tenir compte du fait que l'article 320, paragraphe 2, p.1 du HGB n'est pas une loi spéciale précédant la BDSG, car il ne prévoit pas explicitement les Traitement des données à caractère personnel. Cela est toutefois impératif pour la subsidiarité de la BDSG. Les entreprises devraient consulter leur délégué à la protection des données pour savoir quelles informations sont nécessaires et à quelles fins. Pour ce faire, il convient avant tout d'obtenir des commissaires aux comptes les finalités précises relatives aux données demandées.
Respecter les principes relatifs à la protection des données
Selon la législation actuellement en vigueur RGPD est la Transmission transmission régulière de données à caractère personnel à des commissaires aux comptes en vertu de l'article 6, paragraphe 1, point c) RGPD (Respect d'une obligation légale) ou art. 6, al. 1, let. f RGPD (intérêt légitime). Parallèlement, les principes de la Minimisation des données, Affectation des fonds et Confidentialité conformément à l'article 5 RGPD à prendre en compte. Les entreprises devraient donc vérifier quelles données à caractère personnel sont réellement nécessaires pour l'audit concerné et ne fournir à l'auditeur que les informations indispensables à la réalisation de l'audit des comptes annuels. Dans la mesure du possible, les données à caractère personnel peuvent être fournies sous forme pseudonymisée ou agrégée, sans compromettre la vérifiabilité des documents.
En outre, la collaboration avec les commissaires aux comptes dans le cadre de la gestion de la protection des données au sein de l'entreprise doit être documentée. Cela comprend notamment la définition des rôles respectifs en matière de protection des données, qui Documentation la base juridique du transfert de données ainsi que la prise en compte des activités d'audit dans le registre des activités de traitement. Les commissaires aux comptes étant généralement soumis à une obligation légale de confidentialité, les informations traitées bénéficient certes déjà d'un niveau élevé de protection. L’entreprise reste néanmoins tenue de garantir le respect des principes de protection des données tout au long du processus d’audit.
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