{"id":45008,"date":"2026-08-21T09:00:50","date_gmt":"2026-08-21T07:00:50","guid":{"rendered":"https:\/\/2b-advice.com\/?p=45008"},"modified":"2026-08-20T21:44:09","modified_gmt":"2026-08-20T19:44:09","slug":"sub-verarbeitungen-ropa-konzern-stammverarbeitung-lokale-varianten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/2b-advice.com\/de\/2026\/08\/21\/sub-verarbeitungen-ropa-konzern-stammverarbeitung-lokale-varianten\/","title":{"rendered":"Was sind Sub-Verarbeitungen im Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten?"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"45008\" class=\"elementor elementor-45008\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-0445a28 e-con-full e-flex e-con e-parent\" data-id=\"0445a28\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-7871b48 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"7871b48\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\"><h2><span lang=\"EN-US\">Kurzantwort<\/span><\/h2><\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4771cad elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"4771cad\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Sub-Verarbeitungen sind keine eigenst\u00e4ndige Kategorie der DSGVO. Der Begriff bezeichnet hier ein organisatorisches und technisches Strukturprinzip im Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten: Eine zentrale Stammverarbeitung bildet den gemeinsamen Kern eines Prozesses ab. Lokale oder use-case-spezifische Varianten werden als untergeordnete Auspr\u00e4gungen dieser Stammverarbeitung gef\u00fchrt.<\/p><p>Ein solches Modell kann insbesondere f\u00fcr Konzerne relevant sein. Viele Prozesse werden in mehreren Gesellschaften, L\u00e4ndern oder Standorten in vergleichbarer Weise durchgef\u00fchrt, unterscheiden sich jedoch in einzelnen Punkten. Unverbundene Kopien k\u00f6nnen unter diesen Voraussetzungen zu Inkonsistenzen f\u00fchren. Eine Stammverarbeitung mit zugeordneten Sub-Verarbeitungen erm\u00f6glicht es dagegen, gemeinsame Standards, lokale Abweichungen, Verantwortlichkeiten, Freigaben, Versionen, Statusangaben und die Stilllegung nicht mehr ben\u00f6tigter Varianten miteinander zu verbinden.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9567497 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"9567497\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Lokale Abweichungen im Konzern-RoPA<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-185d9c6 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"185d9c6\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>In Konzernen bestehen zahlreiche Verarbeitungst\u00e4tigkeiten, die in mehreren Gesellschaften oder an mehreren Standorten in \u00e4hnlicher Form durchgef\u00fchrt werden. Dies betrifft beispielsweise HR-Prozesse, Bewerbermanagement, CRM, Mieterkommunikation, Facility-Prozesse, Lieferantenmanagement, Besucherregistrierung, Schulungsverwaltung, IT-Support, Fuhrparkverwaltung, Hinweisgebersysteme und Marketingprozesse.<\/p><p>Der gemeinsame Prozesskern ist dabei h\u00e4ufig vergleichbar. Bei n\u00e4herer Betrachtung k\u00f6nnen jedoch erhebliche Unterschiede bestehen. Eine Gesellschaft nutzt einen lokalen Dienstleister, w\u00e4hrend eine andere auf einen konzernweit eingesetzten Anbieter zur\u00fcckgreift. An einzelnen Standorten werden zus\u00e4tzliche Daten verarbeitet oder weitere Empf\u00e4nger einbezogen. Aufbewahrungsfristen k\u00f6nnen aufgrund lokaler Anforderungen voneinander abweichen. Auch der Zweckzuschnitt, die eingesetzten Anwendungen, die Rechtsgrundlagen oder die internen Freigabeprozesse m\u00fcssen nicht in allen Gesellschaften identisch sein.<\/p><p>Nicht jede dieser Abweichungen erfordert zwangsl\u00e4ufig eine vollst\u00e4ndig eigenst\u00e4ndige Verarbeitungst\u00e4tigkeit. Sie muss jedoch so strukturiert dokumentiert werden, dass der gemeinsame Standard und die jeweilige lokale Besonderheit nachvollziehbar bleiben.<\/p><p>In der Praxis wird eine bestehende Verarbeitungst\u00e4tigkeit h\u00e4ufig kopiert und anschlie\u00dfend f\u00fcr die jeweilige Gesellschaft oder den betreffenden Standort angepasst. Dieses Vorgehen kann zun\u00e4chst den Dokumentationsaufwand reduzieren. Mit zunehmender Zahl der Kopien wird es jedoch schwieriger, den Zusammenhang zwischen dem urspr\u00fcnglichen Prozess und den lokalen Varianten zu erkennen und dauerhaft zu steuern.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-77b765e elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"77b765e\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Risiken unverbundener RoPA-Kopien<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c619371 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"c619371\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Eine Kopie einer bestehenden Verarbeitungst\u00e4tigkeit l\u00e4sst sich regelm\u00e4\u00dfig schnell erstellen. Der vorhandene Eintrag wird \u00fcbernommen und in einzelnen Feldern an die lokalen Gegebenheiten angepasst. Problematisch kann dieses Vorgehen werden, sobald sich die zentrale Beschreibung oder eine andere gemeinsame Vorgabe \u00e4ndert.<\/p><p>Eine unverbundene Kopie enth\u00e4lt in der Regel keine belastbare Information dar\u00fcber, auf welchem Stammprozess sie beruht. Wird beispielsweise eine zentrale Datenkategorie ge\u00e4ndert, muss zun\u00e4chst ermittelt werden, welche lokalen Eintr\u00e4ge von dieser \u00c4nderung betroffen sind. Entsprechendes gilt beim Austausch eines Dienstleisters, bei der Anpassung einer L\u00f6schfrist, bei \u00c4nderungen an technischen und organisatorischen Ma\u00dfnahmen oder bei der \u00dcberarbeitung einer zentralen Prozessbeschreibung.<\/p><p>Bestehen zahlreiche \u00e4hnliche Kopien, kann mit der Zeit unklar werden, welcher Eintrag den konzernweiten Standard abbildet und welche Eintr\u00e4ge lediglich lokale Abweichungen enthalten. Damit entsteht nicht nur ein Dokumentationsproblem. Betroffen sind insbesondere die Steuerung, die Aktualisierung, das Reporting und die Nachweisf\u00fchrung.<\/p><p>Nach Art. 30 DSGVO muss das Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten unter anderem Angaben zu den Zwecken der Verarbeitung, den Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten, den Empf\u00e4ngern, etwaigen Drittland\u00fcbermittlungen, den vorgesehenen L\u00f6schfristen und, soweit m\u00f6glich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Ma\u00dfnahmen enthalten. Das Verzeichnis ist schriftlich zu f\u00fchren, wobei auch ein elektronisches Format zul\u00e4ssig ist, und der zust\u00e4ndigen Aufsichtsbeh\u00f6rde auf Anfrage zur Verf\u00fcgung zu stellen.<\/p><p>Vor diesem Hintergrund ist nicht nur die Vollst\u00e4ndigkeit der einzelnen Eintr\u00e4ge, sondern auch die Struktur des Verzeichnisses von Bedeutung. Beschreiben mehrere Kopien denselben Prozess in voneinander abweichender Weise, kann es gegen\u00fcber Management, Datenschutzbeauftragten oder Aufsichtsbeh\u00f6rden schwierig werden, den tats\u00e4chlich geltenden Stand nachvollziehbar darzustellen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-d464f70 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"d464f70\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Begriff der Sub-Verarbeitung im RoPA<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-e4c6cbb elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"e4c6cbb\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Der Begriff \u201eSub-Verarbeitung\u201c wird in diesem Beitrag bewusst in einem operativen Sinn verwendet. Gemeint ist weder eine Unterauftragsverarbeitung durch einen weiteren Auftragsverarbeiter noch eine neue rechtliche Kategorie der DSGVO.<\/p><p>Eine Sub-Verarbeitung bezeichnet vielmehr eine untergeordnete Variante einer Stammverarbeitung innerhalb des Verzeichnisses von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten.<\/p><p>Die Stammverarbeitung beschreibt insbesondere den gemeinsamen Kern des Prozesses:<\/p><ul><li>den \u00fcbergeordneten Zweck,<\/li><li>den Hauptprozess,<\/li><li>die regelm\u00e4\u00dfig betroffenen Personengruppen,<\/li><li>typische Datenkategorien,<\/li><li>zentrale Systeme,<\/li><li>Standardempf\u00e4nger,<\/li><li>typische Dienstleister,<\/li><li>grundlegende technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen,<\/li><li>die Standardl\u00f6schlogik,<\/li><li>zentrale Risiken,<\/li><li>zentrale Verantwortlichkeiten sowie<\/li><li>vorgesehene Standardpr\u00fcfungen und Freigaben.<\/li><\/ul><p><br \/>Die Sub-Verarbeitung bildet demgegen\u00fcber die kontrollierte Abweichung vom gemeinsamen Standard ab. Sie kann sich insbesondere beziehen auf:<\/p><ul><li>eine lokale Gesellschaft,<\/li><li>einen Standort,<\/li><li>ein bestimmtes Land,<\/li><li>einen Fachbereich,<\/li><li>einen zus\u00e4tzlichen Use Case,<\/li><li>einen abweichenden Dienstleister,<\/li><li>eine zus\u00e4tzliche Datenkategorie,<\/li><li>eine andere lokale Aufbewahrungsfrist,<\/li><li>einen zus\u00e4tzlichen Empf\u00e4nger,<\/li><li>einen lokalen Prozessschritt,<\/li><li>einen abweichenden Status,<\/li><li>eine lokale Freigabe oder<\/li><li>eine erg\u00e4nzende lokale Ma\u00dfnahme.<\/li><\/ul><p><br \/>Anstelle mehrerer unverbundener Kopien entsteht damit eine Stammverarbeitung, der die jeweiligen lokalen oder use-case-spezifischen Varianten nachvollziehbar zugeordnet sind.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-23a93df elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"23a93df\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Beispiel: Bewerbermanagement im Konzern<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6c6d78d elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"6c6d78d\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Beim Bewerbermanagement ist der gemeinsame Prozesskern in vielen Gesellschaften vergleichbar. Bewerbungen werden entgegengenommen, gepr\u00fcft, mit den zust\u00e4ndigen Fachbereichen abgestimmt, dokumentiert und nach Ablauf der jeweils ma\u00dfgeblichen Fristen gel\u00f6scht. Betroffen sind Bewerberinnen und Bewerber. Zu den typischerweise verarbeiteten Daten geh\u00f6ren Kontaktinformationen, Angaben aus Lebensl\u00e4ufen, Qualifikationsnachweise, Gespr\u00e4chsnotizen und Kommunikationsdaten. Regelm\u00e4\u00dfig sind ein Bewerbermanagementsystem, die Personalabteilung, die beteiligten Fachbereiche und gegebenenfalls externe Dienstleister eingebunden.<\/p><p>Dieser gemeinsame Kern kann in einer Stammverarbeitung dokumentiert werden. Die konkrete Ausgestaltung kann sich jedoch zwischen den Gesellschaften unterscheiden.<\/p><p>So kann eine deutsche Gesellschaft das zentrale Bewerbermanagementsystem verwenden, w\u00e4hrend in Frankreich zus\u00e4tzlich ein lokaler Dienstleister eingebunden wird. In den USA kann eine andere Interviewplattform zum Einsatz kommen. Eine Gesellschaft bewahrt bestimmte Unterlagen aufgrund lokaler arbeitsrechtlicher Anforderungen l\u00e4nger auf. Eine Business Unit erhebt zus\u00e4tzliche Portfolio-Unterlagen. An einem Standort werden f\u00fcr bestimmte Rollen Sicherheits\u00fcberpr\u00fcfungen durchgef\u00fchrt. In einem Land gelten abweichende Informationspflichten, w\u00e4hrend in einer anderen Gesellschaft zus\u00e4tzlich ein Betriebsratsprozess vorgesehen ist.<\/p><p>Diese Unterschiede begr\u00fcnden nicht in jedem Fall zehn vollst\u00e4ndig eigenst\u00e4ndige Verarbeitungst\u00e4tigkeiten. Soweit der gemeinsame Prozesskern weiterhin tragf\u00e4hig ist, k\u00f6nnen sie als Varianten der Stammverarbeitung gef\u00fchrt werden. Durch die Zuordnung als Sub-Verarbeitungen bleibt erkennbar, welche Angaben konzernweit gelten und an welchen Stellen lokale Abweichungen bestehen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-977418e elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"977418e\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<style>\r\n  .ropa-variant-comparison-wrapper {\r\n    width: 100%;\r\n    overflow-x: auto;\r\n    margin: 32px 0;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-variant-comparison {\r\n    width: 100%;\r\n    min-width: 1050px;\r\n    border-collapse: collapse;\r\n    font-size: 15px;\r\n    line-height: 1.5;\r\n    color: #ffffff;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-variant-comparison caption {\r\n    caption-side: top;\r\n    text-align: left;\r\n    font-weight: 700;\r\n    font-size: 20px;\r\n    margin-bottom: 12px;\r\n    color: #ffffff;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-variant-comparison th,\r\n  .ropa-variant-comparison td {\r\n    border: 1px solid rgba(255,255,255,0.35);\r\n    padding: 12px 14px;\r\n    vertical-align: top;\r\n    text-align: left;\r\n    color: #ffffff !important;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-variant-comparison th {\r\n    font-weight: 700;\r\n  }\r\n\r\n  @media (max-width: 767px) {\r\n    .ropa-variant-comparison {\r\n      font-size: 14px;\r\n    }\r\n\r\n    .ropa-variant-comparison th,\r\n    .ropa-variant-comparison td {\r\n      padding: 10px 12px;\r\n    }\r\n  }\r\n<\/style>\r\n\r\n<div class=\"ropa-variant-comparison-wrapper\">\r\n  <table class=\"ropa-variant-comparison\">\r\n    <caption>Stammverarbeitung und lokale Variante im Vergleich<\/caption>\r\n    <thead>\r\n      <tr>\r\n        <th scope=\"col\">Bewertungsfrage<\/th>\r\n        <th scope=\"col\">Unverbundene Kopie<\/th>\r\n        <th scope=\"col\">Stammverarbeitung mit Sub-Verarbeitung<\/th>\r\n      <\/tr>\r\n    <\/thead>\r\n    <tbody>\r\n      <tr>\r\n        <td>Gemeinsamer Prozesskern<\/td>\r\n        <td>Wird mehrfach beschrieben.<\/td>\r\n        <td>Wird einmal in der Stammverarbeitung gepflegt.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Lokale Abweichung<\/td>\r\n        <td>Ist h\u00e4ufig nur innerhalb der Kopie erkennbar.<\/td>\r\n        <td>Wird ausdr\u00fccklich als Variante dokumentiert.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>\u00c4nderungen am Standard<\/td>\r\n        <td>M\u00fcssen in den betroffenen Kopien einzeln nachgezogen werden.<\/td>\r\n        <td>K\u00f6nnen zentral gesteuert und f\u00fcr die Varianten gepr\u00fcft werden.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Lokale Verantwortung<\/td>\r\n        <td>Ist h\u00e4ufig unklar oder nur in Freitextfeldern enthalten.<\/td>\r\n        <td>Kann einer eigenen lokalen Rolle oder einem Owner zugeordnet werden.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Reporting<\/td>\r\n        <td>Erfordert die nachtr\u00e4gliche Konsolidierung mehrerer Eintr\u00e4ge.<\/td>\r\n        <td>Varianten bleiben dem jeweiligen Stammprozess zugeordnet.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Auditf\u00e4higkeit<\/td>\r\n        <td>Historie und Entscheidungen verteilen sich auf mehrere Eintr\u00e4ge.<\/td>\r\n        <td>Abweichungen, Pr\u00fcfungen und Freigaben bleiben miteinander verbunden.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Deaktivierung und Archivierung<\/td>\r\n        <td>Nicht mehr genutzte Kopien bleiben h\u00e4ufig bestehen.<\/td>\r\n        <td>Varianten k\u00f6nnen gezielt deaktiviert oder archiviert werden.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Managementsicht<\/td>\r\n        <td>Zeigt zahlreiche \u00e4hnliche Eintr\u00e4ge ohne \u00fcbergeordnete Zuordnung.<\/td>\r\n        <td>Zeigt einen gemeinsamen Prozess mit kontrollierten Auspr\u00e4gungen.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n    <\/tbody>\r\n  <\/table>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3753a53 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"3753a53\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Sub-Verarbeitungen dienen damit nicht dazu, den erforderlichen Dokumentationsumfang zu reduzieren. Sie sollen die Dokumentation so strukturieren, dass gemeinsame Standards und lokale Besonderheiten steuerbar bleiben.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-d814968 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"d814968\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Vererbung und lokale Pflege von Feldern<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4991135 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"4991135\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Nicht s\u00e4mtliche Angaben einer Verarbeitungst\u00e4tigkeit m\u00fcssen in jeder lokalen Variante erneut gepflegt werden. Bei konzernweit vergleichbaren Prozessen kann es sinnvoll sein, bestimmte Informationen aus der Stammverarbeitung zu \u00fcbernehmen. Andere Angaben sollten lokal erg\u00e4nzt, \u00fcberpr\u00fcft oder \u00fcberschrieben werden k\u00f6nnen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-f750976 elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"f750976\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<style>\r\n  .ropa-field-inheritance-wrapper {\r\n    width: 100%;\r\n    overflow-x: auto;\r\n    margin: 32px 0;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-field-inheritance {\r\n    width: 100%;\r\n    min-width: 1100px;\r\n    border-collapse: collapse;\r\n    font-size: 15px;\r\n    line-height: 1.5;\r\n    color: #ffffff;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-field-inheritance caption {\r\n    caption-side: top;\r\n    text-align: left;\r\n    font-weight: 700;\r\n    font-size: 20px;\r\n    margin-bottom: 12px;\r\n    color: #ffffff;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-field-inheritance th,\r\n  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vererben<\/td>\r\n        <td>Unterst\u00fctzt eine einheitliche Struktur und Wiedererkennbarkeit.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Beschreibung des Standardprozesses<\/td>\r\n        <td>Zentral vererben<\/td>\r\n        <td>Vermeidet voneinander abweichende Kopien derselben Beschreibung.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Standarddatenkategorien<\/td>\r\n        <td>Vererben und lokal erg\u00e4nzen<\/td>\r\n        <td>Zus\u00e4tzliche lokale Datenkategorien m\u00fcssen erkennbar bleiben.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Betroffenengruppen<\/td>\r\n        <td>Vererben und lokal erg\u00e4nzen<\/td>\r\n        <td>Die Gruppen sind h\u00e4ufig vergleichbar, aber nicht zwingend vollst\u00e4ndig identisch.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Zentrales System<\/td>\r\n        <td>Zentral vererben<\/td>\r\n        <td>Konzernweit eingesetzte Systeme m\u00fcssen nicht mehrfach gepflegt werden.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Lokale Systeme<\/td>\r\n        <td>Lokal erg\u00e4nzen<\/td>\r\n        <td>Abweichende Anwendungen sollen ausdr\u00fccklich dokumentiert werden.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Standarddienstleister<\/td>\r\n        <td>Zentral vererben<\/td>\r\n        <td>Vermeidet eine mehrfache Pflege derselben Dienstleisterangaben.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Lokale Dienstleister<\/td>\r\n        <td>Lokal erg\u00e4nzen<\/td>\r\n        <td>Kann f\u00fcr Auftragsverarbeitung, Drittlandtransfers und Risiken relevant sein.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Rechtsgrundlagen<\/td>\r\n        <td>Teilweise \u00fcbernehmen und lokal pr\u00fcfen<\/td>\r\n        <td>Lokale Besonderheiten k\u00f6nnen eine gesonderte Bewertung erfordern.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>L\u00f6schfristen<\/td>\r\n        <td>Vererben und lokal \u00fcberschreibbar ausgestalten<\/td>\r\n        <td>Nationale oder organisatorische Unterschiede m\u00fcssen abgebildet werden k\u00f6nnen.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen<\/td>\r\n        <td>Vererben und lokal erg\u00e4nzen<\/td>\r\n        <td>Zentrale Ma\u00dfnahmen k\u00f6nnen durch lokale Vorkehrungen erg\u00e4nzt werden.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Risiken<\/td>\r\n        <td>Zentrale und lokale Risiken miteinander verbinden<\/td>\r\n        <td>Konzernweite und lokale Risikolagen sind voneinander zu unterscheiden.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Owner<\/td>\r\n        <td>Lokal zuweisen<\/td>\r\n        <td>Die operative Verantwortung muss f\u00fcr die jeweilige Variante feststehen.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Freigabe<\/td>\r\n        <td>Je nach Prozess lokal oder zentral<\/td>\r\n        <td>Der Freigabestatus kann zwischen den Varianten abweichen.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Status<\/td>\r\n        <td>Lokal f\u00fchren<\/td>\r\n        <td>Eine Variante kann aktiv, geplant, deaktiviert oder archiviert sein.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Review-Termin<\/td>\r\n        <td>Lokal oder zentral festlegen<\/td>\r\n        <td>Die Zust\u00e4ndigkeit richtet sich nach Risikoprofil und Organisationsmodell.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n    <\/tbody>\r\n  <\/table>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-88ae90b elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"88ae90b\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Ma\u00dfgeblich ist nicht, m\u00f6glichst viele Felder zentral zu vererben. Vielmehr ist zu bestimmen, welche Angaben tats\u00e4chlich einen verbindlichen Standard darstellen und welche Informationen einer lokalen Pr\u00fcfung und Steuerung bed\u00fcrfen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5284ab5 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"5284ab5\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Anforderungen an lokale Varianten<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-e4fd074 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"e4fd074\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Lokale Varianten sollten nicht als frei bearbeitbare Kopien gef\u00fchrt werden. Erforderlich ist vielmehr eine Struktur, anhand derer der Bezug zur Stammverarbeitung, die konkrete Abweichung und die hierf\u00fcr bestehende Verantwortung nachvollzogen werden k\u00f6nnen.<\/p><p>Eine Sub-Verarbeitung sollte deshalb mindestens erkennen lassen:<\/p><ul><li>welche Stammverarbeitung zugrunde liegt,<\/li><li>welche Gesellschaft, welcher Standort oder welcher Fachbereich betroffen ist,<\/li><li>welche Felder vom konzernweiten Standard abweichen,<\/li><li>aus welchem Grund die Abweichung erforderlich ist,<\/li><li>wer die Abweichung gepr\u00fcft hat,<\/li><li>wer die Freigabe erteilt hat,<\/li><li>welche zus\u00e4tzlichen Risiken durch die Abweichung entstehen k\u00f6nnen,<\/li><li>welche lokalen Ma\u00dfnahmen vorgesehen sind,<\/li><li>zu welchem Zeitpunkt eine erneute \u00dcberpr\u00fcfung erfolgen soll und<\/li><li>ob die Variante geplant, in Pr\u00fcfung, aktiv, deaktiviert oder archiviert ist.<\/li><\/ul><div><span style=\"color: #ffffff;\">\u00a0<\/span><\/div><p>Ohne diese Angaben besteht das Risiko, dass lediglich eine weitere Kopie mit einer abweichenden Bezeichnung entsteht. Erst die dokumentierte Zuordnung, Begr\u00fcndung und Freigabe macht aus der lokalen Abweichung ein steuerbares Governance-Objekt.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-29b1950 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"29b1950\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Use-Case-spezifische Abweichungen<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-f63117d elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"f63117d\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Nicht jede Variante ist an ein bestimmtes Land, eine Gesellschaft oder einen Standort gebunden. Abweichungen k\u00f6nnen auch aufgrund eines besonderen Use Cases entstehen.<\/p><p>Ein CRM-Prozess kann beispielsweise im Standard der Kundenbetreuung dienen. Eine Business Unit nutzt denselben Prozess zus\u00e4tzlich f\u00fcr ein Veranstaltungsprogramm, w\u00e4hrend eine andere Einheit ihn f\u00fcr die Kommunikation mit Partnern einsetzt. An einem Standort kann eine zus\u00e4tzliche Datenquelle genutzt werden. Ein Projektteam kann den bestehenden Prozess um Analysefunktionen erg\u00e4nzen.<\/p><p>In solchen F\u00e4llen ist zu pr\u00fcfen, ob weiterhin eine Auspr\u00e4gung des bestehenden Prozesskerns vorliegt oder ob eine eigenst\u00e4ndige Verarbeitungst\u00e4tigkeit dokumentiert werden sollte. Ma\u00dfgeblich sind insbesondere der Zweck, die verarbeiteten Daten, die Empf\u00e4nger, die Risikolage und die organisatorische Verantwortung.<\/p><p>Es w\u00e4re daher weder sachgerecht, jede Abweichung automatisch als Sub-Verarbeitung einzuordnen, noch jede Besonderheit durch eine vollst\u00e4ndig neue und unverbundene Kopie abzubilden. Entscheidend ist, ob der gemeinsame Prozesskern weiterhin tr\u00e4gt und die Abweichung hinreichend bestimmt beschrieben, gepr\u00fcft und freigegeben werden kann.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-070cc92 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"070cc92\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Abgrenzung zur eigenst\u00e4ndigen Verarbeitungst\u00e4tigkeit<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ca1a6ed elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"ca1a6ed\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Sub-Verarbeitungen d\u00fcrfen nicht dazu f\u00fchren, wesentliche Unterschiede zwischen Verarbeitungst\u00e4tigkeiten zu verdecken. Eine eigenst\u00e4ndige Verarbeitung kann insbesondere dann in Betracht kommen, wenn:<\/p><ul><li>sich der Zweck wesentlich unterscheidet,<\/li><li>andere Betroffenengruppen einbezogen werden,<\/li><li>zus\u00e4tzliche Datenkategorien mit einem h\u00f6heren Risiko verarbeitet werden,<\/li><li>ein anderes System oder ein anderer Dienstleister die Risikolage wesentlich ver\u00e4ndert,<\/li><li>andere Empf\u00e4nger eingebunden werden oder<\/li><\/ul><div><span style=\"color: #ffffff;\">\u00a0<\/span><\/div><ul><li>die lokale Variante organisatorisch einen eigenst\u00e4ndigen Prozess darstellt.<br \/><br \/><\/li><\/ul><p>Wird ein HR-System im Standard f\u00fcr das Bewerbermanagement genutzt, f\u00fchrt eine lokale Gesellschaft damit aber zus\u00e4tzlich automatisierte Eignungsbewertungen unter Einsatz von KI durch, kann dies je nach konkreter Ausgestaltung \u00fcber eine geringf\u00fcgige Abweichung hinausgehen. In einem solchen Fall kann eine eigenst\u00e4ndige Verarbeitungst\u00e4tigkeit oder zumindest eine deutlich abgegrenzte Sub-Verarbeitung mit eigener Risikobewertung und gesonderter Freigabe erforderlich sein.<\/p><p>Ma\u00dfgeblich ist somit die fachliche Abgrenzung. Die administrative Vereinfachung kann f\u00fcr die Entscheidung, ob eine Variante oder eine eigenst\u00e4ndige Verarbeitungst\u00e4tigkeit vorliegt, nicht allein ausschlaggebend sein.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1a26bcc elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"1a26bcc\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Freigabe lokaler Abweichungen<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-0234d9d elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"0234d9d\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Eine lokale Variante sollte nicht ohne dokumentierte Pr\u00fcfung in den operativen Status \u00fcberf\u00fchrt werden. Der erforderliche Freigabeprozess muss nicht zwangsl\u00e4ufig umfangreich ausgestaltet sein, sollte jedoch klare Zust\u00e4ndigkeiten und Pr\u00fcfschritte vorsehen.<\/p><p>Ein typischer Ablauf kann folgende Schritte umfassen:<\/p><ol><li>Der lokale Owner beantragt die Abweichung.<\/li><li>Das System weist aus, welche Felder vom Standard abweichen.<\/li><li>Die zust\u00e4ndige Datenschutzfunktion pr\u00fcft die datenschutzrechtliche Relevanz.<\/li><li>Soweit erforderlich, werden Legal, IT Security, der Datenschutzbeauftragte oder weitere zust\u00e4ndige Stellen einbezogen.<\/li><li>Festgestellte Risiken und erforderliche Ma\u00dfnahmen werden dokumentiert.<\/li><li>Die Variante wird freigegeben, mit Bedingungen freigegeben oder zur \u00dcberarbeitung zur\u00fcckgegeben.<\/li><li>Der Variante werden ein Status und ein Review-Termin zugeordnet.<\/li><li>Die Abweichung bleibt mit der zugrunde liegenden Stammverarbeitung verbunden.<\/li><\/ol><div><span style=\"color: #ffffff;\">\u00a0<\/span><\/div><p>Auf diese Weise wird nicht nur eine \u00c4nderung am Datensatz dokumentiert. Vielmehr bleibt auch nachvollziehbar, auf welcher Grundlage die Abweichung gepr\u00fcft und freigegeben wurde.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1f45f61 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"1f45f61\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Statusmodell f\u00fcr Sub-Verarbeitungen<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-49cbdb0 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"49cbdb0\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Sub-Verarbeitungen sollten \u00fcber einen eigenen Status verf\u00fcgen. Ohne ein solches Statusmodell kann nicht zuverl\u00e4ssig unterschieden werden, ob eine Variante lediglich vorbereitet, bereits gepr\u00fcft, operativ eingesetzt oder nicht mehr genutzt wird.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5939abb elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"5939abb\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<style>\r\n  .ropa-status-model-wrapper {\r\n    width: 100%;\r\n    overflow-x: auto;\r\n    margin: 32px 0;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-status-model {\r\n    width: 100%;\r\n    min-width: 850px;\r\n    border-collapse: collapse;\r\n    font-size: 16px;\r\n    line-height: 1.5;\r\n    color: #ffffff;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-status-model caption {\r\n    caption-side: top;\r\n    text-align: left;\r\n    font-weight: 700;\r\n    font-size: 20px;\r\n    margin-bottom: 12px;\r\n    color: #ffffff;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-status-model th,\r\n  .ropa-status-model td {\r\n    border: 1px solid rgba(255,255,255,0.35);\r\n    padding: 14px 16px;\r\n    vertical-align: top;\r\n    text-align: left;\r\n    color: #ffffff !important;\r\n  }\r\n\r\n  .ropa-status-model th {\r\n    font-weight: 700;\r\n  }\r\n\r\n  @media (max-width: 767px) {\r\n    .ropa-status-model {\r\n      font-size: 15px;\r\n    }\r\n\r\n    .ropa-status-model th,\r\n    .ropa-status-model td {\r\n      padding: 12px 14px;\r\n    }\r\n  }\r\n<\/style>\r\n\r\n<div class=\"ropa-status-model-wrapper\">\r\n  <table class=\"ropa-status-model\">\r\n    <caption>Ein m\u00f6gliches Statusmodell kann wie folgt ausgestaltet sein:\r\n<\/caption>\r\n    <thead>\r\n      <tr>\r\n        <th scope=\"col\">Status<\/th>\r\n        <th scope=\"col\">Bedeutung<\/th>\r\n      <\/tr>\r\n    <\/thead>\r\n    <tbody>\r\n      <tr>\r\n        <td>Entwurf<\/td>\r\n        <td>Die Variante wird vorbereitet und ist noch nicht g\u00fcltig.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>In Pr\u00fcfung<\/td>\r\n        <td><a href=\"https:\/\/2b-advice.com\/de\/marcus-belke\/\">Datenschutz<\/a>, Legal oder andere zust\u00e4ndige Rollen pr\u00fcfen die Abweichung.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Zur\u00fcckgegeben<\/td>\r\n        <td>Angaben fehlen oder die Abweichung ist nicht hinreichend begr\u00fcndet.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Freigegeben<\/td>\r\n        <td>Die Variante ist aktiv und darf verwendet werden.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Freigegeben mit Bedingungen<\/td>\r\n        <td>Die Variante ist aktiv, unterliegt aber bestimmten Ma\u00dfnahmen oder Fristen.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>In Review<\/td>\r\n        <td>Die Variante wird erneut bewertet.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Deaktiviert<\/td>\r\n        <td>Die Variante wird nicht mehr genutzt, bleibt aber nachvollziehbar.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Archiviert<\/td>\r\n        <td>Die Variante ist historisch relevant, jedoch nicht mehr operativ aktiv.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n      <tr>\r\n        <td>Gel\u00f6scht<\/td>\r\n        <td>Die Variante kann entfernt werden, sofern keine rechtlichen oder fachlichen Nachweispflichten entgegenstehen.<\/td>\r\n      <\/tr>\r\n    <\/tbody>\r\n  <\/table>\r\n<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-006322d elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"006322d\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Ein Konzern-RoPA kann nicht nur durch die fortlaufende Anlage neuer Eintr\u00e4ge un\u00fcbersichtlich werden. Entsprechendes gilt f\u00fcr Varianten, die operativ nicht mehr ben\u00f6tigt werden, deren Status aber nicht angepasst wurde. Ein nachvollziehbares Statusmodell ist deshalb Voraussetzung f\u00fcr die laufende Pflege des Verzeichnisses.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-8c1c407 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"8c1c407\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Deaktivierung, Archivierung und L\u00f6schung<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ce56836 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"ce56836\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Nicht mehr relevante Varianten sollten nicht dauerhaft als aktive Verarbeitungst\u00e4tigkeiten gef\u00fchrt werden. Eine unmittelbare L\u00f6schung ist jedoch ebenfalls nicht in jedem Fall sachgerecht.<\/p><p>Zun\u00e4chst ist zu pr\u00fcfen, ob die betreffende Variante tats\u00e4chlich operativ genutzt wurde. Wurde sie nie eingesetzt, kann eine L\u00f6schung in Betracht kommen, sofern weder rechtliche Nachweispflichten noch interne Gr\u00fcnde f\u00fcr eine weitere Aufbewahrung bestehen.<\/p><p>Wurde die Variante dagegen produktiv genutzt, ist eine Deaktivierung oder Archivierung regelm\u00e4\u00dfig besser geeignet. Auf diese Weise bleibt nachvollziehbar, dass und in welchem Zeitraum die Variante bestand, wann sie beendet wurde, welche Daten betroffen waren, welche L\u00f6schfristen weiterhin zu ber\u00fccksichtigen sind und welche Entscheidungen im Zusammenhang mit der Verarbeitung getroffen wurden.<\/p><p>Eine \u00dcberpr\u00fcfung der Sub-Verarbeitung kommt insbesondere in Betracht, wenn:<\/p><ul><li>die betreffende Gesellschaft den Prozess nicht mehr nutzt,<\/li><li>das eingesetzte System abgeschaltet wurde,<\/li><li>ein Dienstleister gewechselt wurde,<\/li><li>der Zweck entfallen ist,<\/li><li>der zugrunde liegende Use Case beendet wurde,<\/li><li>eine bisher lokale Abweichung in den konzernweiten Standard \u00fcbernommen wurde,<\/li><li>die Variante durch eine neue Variante ersetzt wurde oder<\/li><li>im Rahmen eines Audits eine veraltete Struktur festgestellt wurde.<\/li><\/ul><div><span style=\"color: #ffffff;\">\u00a0<\/span><\/div><p>Die Deaktivierung ist damit Teil der Governance und nicht lediglich eine Ma\u00dfnahme zur formalen Bereinigung des Verzeichnisses.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-01c70be elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"01c70be\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Anforderungen an das Reporting<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-b0e74fd elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"b0e74fd\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>F\u00fcr einen Konzern-Datenschutzbeauftragten oder eine zentrale Datenschutzfunktion ist eine Auflistung zahlreicher nahezu identischer Verarbeitungst\u00e4tigkeiten regelm\u00e4\u00dfig nur eingeschr\u00e4nkt aussagekr\u00e4ftig. Erforderlich ist vielmehr eine Auswertung, aus der hervorgeht:<\/p><ul><li>welche Prozesse konzernweit standardisiert sind,<\/li><li>welche Gesellschaften oder Standorte vom Standard abweichen,<\/li><li>welche Abweichungen ein erh\u00f6htes Risiko aufweisen,<\/li><li>welche Varianten noch nicht freigegeben wurden,<\/li><li>bei welchen Varianten lokale Ma\u00dfnahmen \u00fcberf\u00e4llig sind,<\/li><li>welche Eintr\u00e4ge veraltet sind und<\/li><li>welche lokalen Abweichungen gegebenenfalls in den konzernweiten Standard \u00fcbernommen werden sollten.<\/li><\/ul><p>Ein Bericht zum Bewerbermanagement sollte deshalb nicht lediglich mehrere unverbundene Verarbeitungst\u00e4tigkeiten nebeneinanderstellen. Er sollte den Stammprozess, die aktiven Varianten, die jeweiligen Abweichungen, den Risiko- und Freigabestatus, \u00fcberf\u00e4llige Reviews, offene Ma\u00dfnahmen, abgelaufene Varianten und Gesellschaften ohne aktuelle Pr\u00fcfung ausweisen.<\/p><p>Ein solches Reporting setzt voraus, dass Stammverarbeitung und Varianten strukturiert miteinander verbunden sind. Erst dann kann das RoPA \u00fcber die reine Dokumentation hinaus als Steuerungsinstrument genutzt werden.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-2a6def3 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"2a6def3\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Verh\u00e4ltnis zu Art. 30 DSGVO<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-43b3870 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"43b3870\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Art. 30 DSGVO verlangt von Verantwortlichen ein Verzeichnis der Verarbeitungst\u00e4tigkeiten, die ihrer Zust\u00e4ndigkeit unterliegen. Auftragsverarbeiter m\u00fcssen ein Verzeichnis der Kategorien von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten f\u00fchren, die sie im Auftrag eines Verantwortlichen durchf\u00fchren. Das jeweilige Verzeichnis ist der Aufsichtsbeh\u00f6rde auf Anfrage zur Verf\u00fcgung zu stellen.<\/p><p>Die DSGVO schreibt jedoch kein bestimmtes technisches Datenmodell vor. Insbesondere ergibt sich aus Art. 30 DSGVO nicht, dass jede lokale Abweichung zwingend als vollst\u00e4ndig isolierter Eintrag gef\u00fchrt werden muss. Ebenso wenig verlangt die Vorschrift, gleichartige Prozesse durch unverbundene Kopien zu dokumentieren.<\/p><p>Entscheidend ist, dass die tats\u00e4chlich relevanten Informationen zutreffend, nachvollziehbar und verf\u00fcgbar sind. Die EDPB beschreibt das Verzeichnis als Inventar der Verarbeitungsvorg\u00e4nge, anhand dessen Verantwortlichkeiten und m\u00f6gliche Risiken erkennbar werden k\u00f6nnen. Zu den ma\u00dfgeblichen Angaben geh\u00f6ren unter anderem der Zweck, die Datenkategorien, die Empf\u00e4nger, etwaige \u00dcbermittlungen, Speicher- beziehungsweise L\u00f6schfristen und die vorgesehenen Sicherheitsma\u00dfnahmen.<\/p><p>Sub-Verarbeitungen ersetzen daher nicht die Anforderungen aus Art. 30 DSGVO. Sie stellen vielmehr ein m\u00f6gliches Organisationsmodell dar, um die erforderlichen Informationen in komplexen Konzernstrukturen geordnet abzubilden.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-fb74f23 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"fb74f23\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Unterst\u00fctzung durch Ailance RoPA<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-7d9a451 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"7d9a451\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><a href=\"https:\/\/2b-advice.com\/de\/2025\/07\/07\/verarbeitungsverzeichnis-nach-dsgvo-pflicht-aufbau-und-umsetzung-eines-vvt-einfach-erklaert\/\">Ailance RoPA<\/a> kann Konzernprozesse als miteinander verbundene Stammverarbeitungen und lokale beziehungsweise use-case-spezifische Varianten abbilden. Die zentrale Stammverarbeitung beschreibt dabei den gemeinsamen Standard. Untergeordnete Sub-Verarbeitungen erfassen die jeweiligen Besonderheiten.<\/p><p>Felder k\u00f6nnen aus der Stammverarbeitung \u00fcbernommen, lokal erg\u00e4nzt oder kontrolliert \u00fcberschrieben werden. Abweichungen bleiben dadurch erkennbar. Verantwortlichkeiten, Freigaben, Ma\u00dfnahmen, Statusangaben und Review-Termine k\u00f6nnen der jeweiligen Variante zugeordnet werden.<\/p><p>F\u00fcr die Steuerung sind insbesondere drei Ebenen voneinander zu unterscheiden:<\/p><h3><strong>Standard<\/strong><\/h3><p>Welche Angaben gelten konzernweit f\u00fcr den gemeinsamen Prozess?<\/p><h3><strong>Variante<\/strong><\/h3><p>Welche Angaben gelten f\u00fcr eine bestimmte Gesellschaft, einen Standort oder einen besonderen Use Case abweichend?<\/p><h3><strong>Nachweis<\/strong><\/h3><p>Wer hat die Abweichung gepr\u00fcft, freigegeben, ge\u00e4ndert, erneut bewertet oder deaktiviert?<\/p><p>Diese Trennung ist insbesondere f\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Organisationen mit zahlreichen vergleichbaren Prozessen relevant. Probleme im RoPA entstehen h\u00e4ufig nicht allein durch fehlende Eintr\u00e4ge, sondern dadurch, dass zwischen \u00e4hnlichen Eintr\u00e4gen keine nachvollziehbare Struktur besteht.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-de78494 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"de78494\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Beispiel: Mieterkommunikation<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6698807 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"6698807\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Ein Immobilienkonzern f\u00fchrt eine Verarbeitungst\u00e4tigkeit zur Mieterkommunikation. Die Stammverarbeitung kann insbesondere folgende Angaben enthalten:<\/p><ul><li>Kommunikation mit Mieterinnen und Mietern,<\/li><li>Stammdaten,<\/li><li>Kontaktdaten,<\/li><li>Vertragsbezug,<\/li><li>Bearbeitung von Anliegen,<\/li><li>Nutzung eines zentralen CRM-Systems,<\/li><li>eine Standardl\u00f6schfrist,<\/li><li>Standardempf\u00e4nger und<\/li><li>zentrale technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen.<\/li><\/ul><div><span style=\"color: #ffffff;\">\u00a0<\/span><\/div><p>Auf lokaler Ebene k\u00f6nnen hiervon unterschiedliche Varianten bestehen. Eine Gesellschaft nutzt zus\u00e4tzlich ein lokales Servicecenter. An einem Standort kommt ein weiteres Kommunikationstool zum Einsatz. In einer Region werden besondere Schadensinformationen verarbeitet. Eine Gesellschaft beauftragt einen externen Druckdienstleister, w\u00e4hrend eine andere eine eigene Mieter-App betreibt.<\/p><p>Diese Besonderheiten k\u00f6nnen entweder als eigenst\u00e4ndige Verarbeitungst\u00e4tigkeiten oder als klar abgegrenzte Sub-Verarbeitungen dokumentiert werden. Soweit der gemeinsame Prozesskern fortbesteht, erm\u00f6glicht die Zuordnung zur Stammverarbeitung eine deutlichere Darstellung des konzernweiten Standards und der jeweiligen lokalen Abweichungen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-d11c624 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"d11c624\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Beispiel: Facility-Prozesse<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-8ffdfce elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"8ffdfce\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Facility-Prozesse sind aufgrund ihrer standortbezogenen Ausgestaltung besonders anf\u00e4llig f\u00fcr die Anlage zahlreicher \u00e4hnlicher Eintr\u00e4ge. Hierzu geh\u00f6ren beispielsweise Besucherregistrierung, Zutrittskontrolle, Video\u00fcberwachung, Schl\u00fcsselverwaltung, Parkplatzverwaltung, Reinigungskoordination und Reparaturmeldungen.<\/p><p>Viele Standorte f\u00fchren diese Prozesse in vergleichbarer Weise durch. Die konkrete Ausgestaltung kann jedoch erheblich voneinander abweichen. An einem Standort wird Video\u00fcberwachung eingesetzt, an einem anderen nicht. Einzelne Standorte nutzen lokale Dienstleister, verarbeiten Kfz-Kennzeichen, f\u00fchren zus\u00e4tzliche Zutrittsprotokolle oder setzen eine besondere App ein. Andere Standorte arbeiten weiterhin mit manuellen Listen.<\/p><p>Sub-Verarbeitungen k\u00f6nnen dazu beitragen, diese Standortvarianten sichtbar zu machen, ohne den gemeinsamen Facility-Prozess in zahlreiche unverbundene Eintr\u00e4ge aufzuteilen. F\u00fcr die zentrale Steuerung bleibt dadurch erkennbar, welche Vorgaben zum Standardprozess geh\u00f6ren und an welchen Standorten aus welchen Gr\u00fcnden davon abgewichen wird.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-81db547 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"81db547\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Beispiel: CRM<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-f637824 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"f637824\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>CRM-Prozesse sind regelm\u00e4\u00dfig konzernweit relevant. Die Stammverarbeitung kann die Verwaltung von Kunden und Interessenten beschreiben. Lokale Varianten k\u00f6nnen unter anderem unterschiedliche Marketingeinwilligungen, lokale Kampagnen, zus\u00e4tzliche Datenquellen, besondere Empf\u00e4nger, abweichende L\u00f6schlogiken oder unterschiedliche Formen der Systemnutzung abbilden.<\/p><p>Gerade bei CRM-Prozessen besteht bei unverbundenen Kopien das Risiko widerspr\u00fcchlicher Angaben zu Zwecken, Empf\u00e4ngern, Rechtsgrundlagen und L\u00f6schfristen. Eine Stammverarbeitung mit zugeordneten Sub-Verarbeitungen kann dagegen erkennen lassen, welche Angaben konzernweit gelten und welche lokalen oder use-case-spezifischen Besonderheiten gepr\u00fcft und freigegeben wurden.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5bbe1bf elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"5bbe1bf\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Pr\u00fcffragen f\u00fcr bestehende Konzern-RoPAs<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ff8ca48 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"ff8ca48\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>F\u00fcr eine erste Bestandsaufnahme kann ein Prozess ausgew\u00e4hlt werden, der in mehreren Gesellschaften oder an mehreren Standorten vorkommt. In Betracht kommen beispielsweise Bewerbermanagement, CRM, Mieterkommunikation, Facility Management, Lieferantenmanagement, Besucherregistrierung, Schulungsverwaltung oder IT-Support.<\/p><p>Anschlie\u00dfend sollten insbesondere folgende Fragen gepr\u00fcft werden:<\/p><ol><li>Besteht ein klar definierter Stammprozess?<\/li><li>Welche lokalen oder use-case-spezifischen Varianten existieren?<\/li><li>Sind die Abweichungen ausdr\u00fccklich dokumentiert oder lediglich in voneinander unabh\u00e4ngigen Kopien enthalten?<\/li><li>Wer hat die jeweiligen Abweichungen gepr\u00fcft und freigegeben?<\/li><li>Welche Varianten werden operativ nicht mehr genutzt?<\/li><\/ol><div><span style=\"color: #ffffff;\">\u00a0<\/span><\/div><p>Lassen sich diese Fragen nicht ohne Weiteres beantworten, spricht dies regelm\u00e4\u00dfig nicht f\u00fcr eine zu geringe Zahl an Verarbeitungst\u00e4tigkeiten. Vielmehr kann eine fehlende Struktur zwischen den vorhandenen Eintr\u00e4gen vorliegen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-7f92db9 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"7f92db9\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Fazit<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-a0096bf elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"a0096bf\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Sub-Verarbeitungen k\u00f6nnen ein geeignetes Strukturmodell f\u00fcr Konzern-RoPAs darstellen, wenn vergleichbare Prozesse in mehreren Gesellschaften, L\u00e4ndern oder Standorten durchgef\u00fchrt werden, ohne in allen Einzelheiten identisch zu sein.<\/p><p>Unverbundene Kopien lassen sich zun\u00e4chst mit geringem Aufwand anlegen. Mit zunehmender Anzahl k\u00f6nnen sie jedoch zu widerspr\u00fcchlichen Angaben, unklaren Verantwortlichkeiten, erschwerten Aktualisierungen und einer eingeschr\u00e4nkten Auswertbarkeit f\u00fchren. Eine Stammverarbeitung mit zugeordneten lokalen oder use-case-spezifischen Varianten kann demgegen\u00fcber erkennen lassen, welche Angaben den gemeinsamen Standard bilden und an welchen Stellen gepr\u00fcfte Abweichungen bestehen.<\/p><p>Eine solche Struktur unterst\u00fctzt Freigabeprozesse, Reporting, Reviews sowie die Deaktivierung und Archivierung nicht mehr ben\u00f6tigter Varianten. Ma\u00dfgeblich ist, dass jede Abweichung einem nachvollziehbaren Prozess, einer verantwortlichen Stelle und einem dokumentierten Status zugeordnet werden kann.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-2270ef4 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"2270ef4\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Fragen und Antworten<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-8a1451d elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"8a1451d\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h3><strong>Was sind Sub-Verarbeitungen im Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten?<\/strong><\/h3><p>Sub-Verarbeitungen sind untergeordnete Varianten einer Stammverarbeitung. Sie bilden lokale oder use-case-spezifische Abweichungen vom gemeinsamen Prozesskern ab. Der Begriff bezeichnet keine eigenst\u00e4ndige Kategorie der DSGVO, sondern ein m\u00f6gliches Strukturmodell f\u00fcr Konzern-RoPAs.<\/p><h3><strong>Sind Sub-Verarbeitungen dasselbe wie Unterauftragsverarbeitung?<\/strong><\/h3><p>Nein. Mit Sub-Verarbeitungen sind in diesem Beitrag weder Subprocessor noch Unterauftragsverarbeiter gemeint. Der Begriff bezeichnet Varianten einer Verarbeitungst\u00e4tigkeit innerhalb eines strukturierten RoPA-Modells.<\/p><h3><strong>Warum k\u00f6nnen Sub-Verarbeitungen f\u00fcr Konzerne hilfreich sein?<\/strong><\/h3><p>Viele Prozesse werden in Konzernen in \u00e4hnlicher, aber nicht vollst\u00e4ndig identischer Form durchgef\u00fchrt. Sub-Verarbeitungen erm\u00f6glichen es, einen gemeinsamen Stammprozess und kontrollierte lokale Abweichungen miteinander zu verbinden, ohne f\u00fcr jede Variante eine unverbundene Kopie anzulegen.<\/p><h3><strong>Wann sollte eine Sub-Verarbeitung anstelle einer Kopie verwendet werden?<\/strong><\/h3><p>Eine Sub-Verarbeitung kommt in Betracht, wenn der gemeinsame Prozesskern erhalten bleibt und lediglich einzelne Angaben lokal oder use-case-spezifisch abweichen. Dies kann beispielsweise lokale Dienstleister, zus\u00e4tzliche Datenkategorien, abweichende Fristen, lokale Systeme oder besondere Freigaben betreffen.<\/p><h3><strong>Wann ist eine eigene Verarbeitung besser als eine Sub-Verarbeitung?<\/strong><\/h3><p>Eine eigenst\u00e4ndige Verarbeitung kann erforderlich sein, wenn sich insbesondere der Zweck, die Risikolage, das eingesetzte System, die Datenkategorien, die Empf\u00e4nger oder die organisatorische Verantwortung so wesentlich unterscheiden, dass der urspr\u00fcngliche Prozesskern nicht mehr tragf\u00e4hig ist.<\/p><h3><strong>Welche Felder sollten aus der Stammverarbeitung \u00fcbernommen werden?<\/strong><\/h3><p>Typischerweise k\u00f6nnen Prozessname, Grundzweck, Standardbeschreibung, zentrale Systeme, Standarddatenkategorien, Standarddienstleister, zentrale technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen sowie die Standardl\u00f6schlogik \u00fcbernommen werden. Ob eine \u00dcbernahme sachgerecht ist, muss f\u00fcr die jeweilige Feldgruppe gepr\u00fcft werden.<\/p><h3><strong>Welche Informationen geh\u00f6ren in eine lokale Variante?<\/strong><\/h3><p>Eine lokale Variante sollte insbesondere die betroffene Gesellschaft, den Standort oder den Use Case, die abweichenden Felder, den Grund der Abweichung, die zust\u00e4ndigen Personen, Risiken, Ma\u00dfnahmen, Freigaben, Statusangaben und den vorgesehenen Review-Termin enthalten.<\/p><h3><strong>Wie sollten lokale Abweichungen freigegeben werden?<\/strong><\/h3><p>Eine lokale Abweichung sollte beantragt, fachlich gepr\u00fcft, dokumentiert und freigegeben werden. Je nach Art und Risiko der Abweichung k\u00f6nnen Datenschutz, Legal, IT Security, der Datenschutzbeauftragte oder weitere zust\u00e4ndige Stellen einzubeziehen sein. Die Variante sollte der zugrunde liegenden Stammverarbeitung zugeordnet bleiben.<\/p><h3><strong>Wann sollten Sub-Verarbeitungen deaktiviert werden?<\/strong><\/h3><p>Eine Deaktivierung ist insbesondere zu pr\u00fcfen, wenn die lokale Variante nicht mehr genutzt wird, ihr Zweck entfallen ist, ein System abgeschaltet wurde, ein Dienstleister gewechselt wurde oder die bisherige Abweichung in den konzernweiten Standard \u00fcbernommen wurde.<\/p><h3><strong>Sollten Sub-Verarbeitungen gel\u00f6scht oder archiviert werden?<\/strong><\/h3><p>Wurde eine Variante operativ genutzt, ist eine Archivierung oder Deaktivierung regelm\u00e4\u00dfig besser geeignet als eine unmittelbare L\u00f6schung. Dadurch bleiben fr\u00fchere Entscheidungen, L\u00f6schfristen und weitere Nachweise nachvollziehbar. Eine L\u00f6schung kann insbesondere dann in Betracht kommen, wenn die Variante nie produktiv eingesetzt wurde und keine rechtlichen oder fachlichen Aufbewahrungsgr\u00fcnde bestehen.<\/p><h3><strong>Wie kann Ailance RoPA Sub-Verarbeitungen unterst\u00fctzen?<\/strong><\/h3><p>Ailance RoPA kann Stammverarbeitungen, lokale Varianten, \u00fcbernommene Felder, Abweichungen, Verantwortlichkeiten, Freigaben, Ma\u00dfnahmen, Statusangaben und Reviews miteinander verbinden. Dadurch k\u00f6nnen gemeinsame Standards und lokale Besonderheiten innerhalb des Konzern-RoPA strukturiert abgebildet werden.<\/p><h3><strong>Was ist der wesentliche Vorteil von Sub-Verarbeitungen?<\/strong><\/h3><p>Der wesentliche Vorteil liegt in der nachvollziehbaren Verbindung zwischen Standard und Abweichung. Das RoPA zeigt damit nicht lediglich mehrere \u00e4hnliche Prozesse, sondern auch, welche Variante in welchen Punkten vom Standard abweicht, aus welchem Grund dies erfolgt und wer die Abweichung gepr\u00fcft und freigegeben hat.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-73fe111 elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"73fe111\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<script type=\"application\/ld+json\">\r\n{\r\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\r\n  \"@type\": \"FAQPage\",\r\n  \"mainEntity\": [\r\n    {\r\n      \"@type\": \"Question\",\r\n      \"name\": \"Was sind Sub-Verarbeitungen im Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten?\",\r\n      \"acceptedAnswer\": {\r\n        \"@type\": \"Answer\",\r\n        \"text\": \"Sub-Verarbeitungen sind untergeordnete Varianten einer Stammverarbeitung. 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