{"id":35348,"date":"2024-12-19T10:20:56","date_gmt":"2024-12-19T10:20:56","guid":{"rendered":"https:\/\/2b-advice.com\/?p=35348"},"modified":"2024-12-19T10:20:56","modified_gmt":"2024-12-19T10:20:56","slug":"ailance-ropa-compliance-erinnerungen-und-warnungen-automatisieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/2b-advice.com\/de\/2024\/12\/19\/ailance-ropa-compliance-erinnerungen-und-warnungen-automatisieren\/","title":{"rendered":"Ailance RoPA: Compliance-Erinnerungen und -Warnungen automatisieren"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"35348\" class=\"elementor elementor-35348\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-d7ab4c7 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"d7ab4c7\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6ba2fe6 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"6ba2fe6\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Ailance vereinfacht die Compliance Ihres Unternehmens durch automatisierte Erinnerungen und Warnungen f\u00fcr verschiedene Datenschutzaufgaben. So wird jedes Mal, wenn eine Verarbeitungsaktivit\u00e4t \u00fcberpr\u00fcft werden muss, eine automatische Warnung generiert. Workflows sorgen f\u00fcr eine rechtzeitige \u00dcberpr\u00fcfung der Compliance. Hier finden Sie eine kurze \u00dcbersicht, wie Sie Workflows in <a href=\"https:\/\/2b-advice.com\/de\/2025\/07\/07\/verarbeitungsverzeichnis-nach-dsgvo-pflicht-aufbau-und-umsetzung-eines-vvt-einfach-erklaert\/\">Ailance RoPA<\/a> effektiv nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-72dee19 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"72dee19\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Was sind Workflows und wie kann ich sie nutzen?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c9aefda elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"c9aefda\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Automatisierte Prozesse (auch Workflows genannt) sind Werkzeuge, die Routinet\u00e4tigkeiten selbstst\u00e4ndig und ohne manuelles Eingreifen ausf\u00fchren. Durch die Automatisierung sich wiederholender oder komplexer Aufgaben helfen diese Prozesse, Arbeitsabl\u00e4ufe zu optimieren, Zeit zu sparen und sowohl den manuellen Aufwand als auch das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren.<\/p><p>Ailance RoPA bietet eine Reihe integrierter automatischer Prozesse, die Sie aktivieren k\u00f6nnen, um die Effizienz zu steigern, einen reibungsloseren Betrieb zu gew\u00e4hrleisten und die Zuverl\u00e4ssigkeit des Gesamtsystems zu erh\u00f6hen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c53310f elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"c53310f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Diese Compliance Workflows sind bereits in RoPA vorhanden<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1ace3e2 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"1ace3e2\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Ailance RoPA bietet folgende Workflows an:<\/p><ul><li><strong>Benennung des Datenschutzbeauftragten f\u00fcr Deutschland (Kundenanlage):<\/strong> <br \/>Pr\u00fcft, ob neue Kunden einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ben\u00f6tigen. Wenn der Kunde in Deutschland ans\u00e4ssig ist, 10 oder mehr Mitarbeiter besch\u00e4ftigt und noch keinen DSB benannt hat, erstellt der Prozess eine Aufgabe (To-do) mit Anweisungen zur Benennung eines DSB f\u00fcr den Kunden.<\/li><li><strong>Benennung eines DSB f\u00fcr Deutschland (Kundenaktualisierung):<\/strong> <br \/>Pr\u00fcft, ob aktualisierte Kunden einen DSB ben\u00f6tigen. Wenn der Kunde in Deutschland ans\u00e4ssig ist, 10 oder mehr Mitarbeiter besch\u00e4ftigt und kein DSB benannt ist, erstellt der Prozess eine Aufgabe (To-do) mit Anweisungen zur Benennung eines DSB f\u00fcr den Kunden.<p><strong>Tipp:<\/strong>Um eine kontinuierliche \u00dcberpr\u00fcfung der Benennung des DSB zu gew\u00e4hrleisten empfehlen wir, sowohl den automatischen Prozess \u201eBenennung des DSB f\u00fcr Deutschland (Kundenanlage)\u201c als auch den automatischen Prozess \u201eBenennung des DSB f\u00fcr Deutschland (Kundenaktualisierung)\u201c zu aktivieren.<\/p><\/li><\/ul><p><strong>Lese-Tipp:<\/strong> <a href=\"https:\/\/2b-advice.com\/de\/2024\/12\/05\/ailance-ropa-effiziente-to-do-erstellung-und-aufgabenzuteilung\/\">Effiziente To-do-Erstellung und Aufgabenzuteilung in Ailance RoPA<\/a><\/p><ul><li>Veraltete Verarbeitungst\u00e4tigkeiten identifizieren:<br \/>F\u00fchrt w\u00f6chentlich (jeden Sonntag um 16:00 Uhr) einen Scan nach Verarbeitungsaktivit\u00e4ten durch, die seit einem Jahr oder l\u00e4nger nicht mehr aktualisiert wurden. Wenn eine solche Verarbeitungsaktivit\u00e4t gefunden wird, \u00e4ndert der Prozess ihren Status in \u201eZu aktualisieren\u201c.<\/li><li>\u00dcberpr\u00fcfung veralteter Verarbeitungsaktivit\u00e4ten: \u00dcberwacht den Status der Verarbeitungsaktivit\u00e4ten. Wenn der Status einer Verarbeitungsaktivit\u00e4t auf \u201eZu aktualisieren\u201c gesetzt wird, erstellt der Prozess eine Aufgabe mit Anweisungen zur \u00dcberpr\u00fcfung der Verarbeitungsaktivit\u00e4t.<p>Tipp: F\u00fcr eine effektive Statusverwaltung von Verarbeitungsaktivit\u00e4ten empfehlen wir, sowohl die automatische Erkennung veralteter Verarbeitungsaktivit\u00e4ten als auch die automatische \u00dcberpr\u00fcfung veralteter Verarbeitungsaktivit\u00e4ten zu aktivieren.<\/p><\/li><\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-89da7c8 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"89da7c8\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Wie aktiviere ich automatische Prozesse?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6732015 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"6732015\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Achtung! Nur Organisationsmitglieder mit der Rolle \u201eAdministrator (RoPA)\u201c oder \u201eL\u00f6sungsentwickler\u201c k\u00f6nnen automatische Prozesse aktivieren.<\/p><p>Workflows sind standardm\u00e4\u00dfig deaktiviert. Um einen automatischen Prozess (Workflow) zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:<\/p><ol><li>Gehen Sie zu \u201eEinstellungen\u201c und w\u00e4hlen Sie \u201eSolutions und Assets\u201c.<\/li><li>\u00d6ffnen Sie den Reiter \u201eSolutions\u201c.<\/li><li>\u00d6ffnen Sie die RoPA-Solution: Klicken Sie auf die Kachel \u201eRoPA\u201c.<\/li><li>W\u00e4hlen Sie Workflows in der Navigationsleiste auf der linken Seite.<\/li><li>Klicken Sie auf den Namen des automatisierten Prozesses (Workflow), den Sie aktivieren m\u00f6chten.<\/li><li>Aktivieren Sie das Kontrollk\u00e4stchen \u201eAktiv\u201c (Active).<\/li><li>Klicken Sie auf \u201eSpeichern\u201c (Save).<\/li><\/ol>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-be33d73 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"be33d73\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c9f05f0 elementor-widget elementor-widget-image\" data-id=\"c9f05f0\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"image.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/2b-advice.com\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/RoPA-Workflow-Video.gif\" title=\"RoPA-Workflow-Video\" alt=\"RoPA Workflow aktivieren.\" loading=\"lazy\" \/>\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3ba623f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"3ba623f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Wenn Sie f\u00fcr Ihre Organisation einen Workflow ben\u00f6tigen, der noch nicht abgebildet wird, ist das kein Problem: In Ailance k\u00f6nnen Sie einen beliebigen Workflow anlegen und in RoPA nutzen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ailance vereinfacht die Compliance Ihres Unternehmens durch automatisierte Erinnerungen und Warnungen f\u00fcr verschiedene Datenschutzaufgaben. 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