Datenschutzkonformer Umgang mit Krankmeldungen

von R. Olschewski

Der Umgang mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen im Unternehmen stellt Unternehmen und Datenschutzbeauftragte aufgrund der besonderen Sensibilität der Information vor besondere Herausforderungen. Da die ausstellende Stelle, d.h. der (Fach-)Arzt erkennbar ist, lassen sich hieraus möglicherweise Rückschlüsse auf die Art der Erkrankung bzw. Behandlung herleiten.

Klare gesetzliche oder höchstrichterliche Vorgaben im Sinne eines Beschäftigtendatenschutzgesetzes existieren zu dieser Frage noch nicht, auch wenn das Bundesarbeitsgericht in einer aktuellen Entscheidung vom 14.11.12 (5 AZR 886/11) zum zeitnahen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit entschieden hat. Auch die Regelungen des Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall insbesondere § 5 EFZG helfen zu der Frage des datenschutzkonformen Umgangs nicht weiter.

Laut aktuellem Tätigkeitsbericht des Landesdatenschutzbeauftragten NRW (LDI NRW) stellt die Aufsichtsbehörde (S.65) fest, dass Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht über den Fachvorgesetzten an die Personalabteilung verschickt werden sollen, sondern vom Mitarbeiter unmittelbar an die Personalabteilung versendet werden müssen. Eine Übermittlung der Bescheinigung zunächst an den Fachvorgesetzen hält die Aufsichtsbehörde für nicht erforderlich. Es soll ihrer Ansicht nach ausreichend sein, wenn die Personalabteilung wiederum dem Fachvorgesetzten die Arbeitsunfähigkeit des erkrankten Mitarbeiters und -soweit bekannt- die vermeintliche Dauer der Erkrankung mitteilt. Die häufig anzutreffende Praxis, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen über den Vorgesetzten oder über das Abteilungssekretariat versendet werden, ist nach Ansicht des obersten Datenschutzbeauftragten des Landes NRW nicht datenschutzkonform. Der Begründung seines Tätigkeitsberichts ist zu entnehmen, dass Hinweise auf die Art der Erkrankung, z.B. über den behandelnden Arzt vermieden werden sollen.

Es ist daher ratsam eine unternehmensinterne Regelung verbindlich zu vereinbaren und bekanntzugeben, damit dem Mitarbeiter im Krankheitsfall keine Unklarheiten zugemutet werden, wem er diesen Nachweis zu erbringen hat. Ob eine telefonische Vorabmeldung an die Fachabteilung zulässig ist, war zwar nicht Gegenstand der Entscheidung des LDI NRW. Eine solche Meldung dürfte allerdings aus den vorgenannten Gründen eher unproblematisch sein.

Natürlich muss der Arbeitnehmer sich auch wieder arbeitsfähig melden, wenn er wieder gesund ist, dies sollte dann sowohl bei der Personalabteilung wie beim Fachvorgesetzten geschehen.

Weitere Informationen:
#ldi.nrw.de/mainmenu_Service/submenu_Berichte/Inhalt/21_DIB/DIB_2013.pdf